qsb會議管理制度

qsb會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了加強qsb會議管理，提高會議效率，確保會議質量，制定本管理制度。會議應遵循務實高效、充分準備、廣泛參與、明確決策的原則。

二、適用范圍

本管理制度適用于qsb公司內部各類會議，包括但不限于：董事會、總經理辦公會、部門例會、專題協調會等。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如部門例會、總經理辦公會等。

2.臨時會議：根據工作需要，臨時召集的會議，如專題協調會、緊急會議等。

四、參會人員

1.會議主持人：負責組織、主持、引導會議討論，確保會議按照預定議程進行。

2.與會人員：根據會議主題、議程，參與討論、發(fā)表意見、提供決策建議的人員。

3.記錄人：負責記錄會議內容、整理會議紀要，確保會議紀要的準確性和完整性。

五、會議通知

1.會議主持人應在會議召開前至少1個工作日，向與會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、議程等內容。

2.會議通知應包括會議主題、參會人員、會議議程、預期目標等要素。

3.與會人員收到會議通知后，應及時回復確認參會情況。

六、會議紀律

1.與會人員應按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，與會人員應保持手機靜音或振動，不得隨意接打電話、玩手機。

3.與會人員應積極參與討論，尊重他人意見，遵守會議議程，確保會議高效進行。

4.會議內容、紀要等資料應妥善保管，不得泄露給無關人員。

七、本管理制度的解釋權歸qsb公司所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。各部門應根據本管理制度，制定具體的實施細則。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據公司戰(zhàn)略、業(yè)務需求或部門工作計劃，明確會議目的、議題和預期成果。

2.制定會議議程：會議主持人負責梳理會議議題，合理安排議程，確保會議高效進行。

3.確定參會人員：根據會議主題和議程，邀請相關部門和人員參加，并明確各自職責。

4.預約會議室：根據參會人數、會議時間等因素，提前預約合適的會議室，并確保會議設施齊全。

二、會議通知與資料準備

1.發(fā)送會議通知：會議主持人應在會議召開前至少1個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內容。

2.準備會議資料：會議相關人員應提前準備與會議議題相關的資料，包括但不限于報告、數據、方案等，并在會議前分發(fā)至與會人員。

三、會議進行

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，記錄人負責統計參會人員。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和預期目標，明確會議紀律。

3.討論與決策：根據會議議程，依次討論各個議題，與會人員充分發(fā)表意見，形成決策。

4.會議記錄：記錄人應詳細記錄會議內容、與會人員的觀點和決策結果。

四、會議總結與反饋

1.會議總結：會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項進行總結，明確責任人和完成時限。

2.會議紀要整理：記錄人根據會議內容，整理會議紀要，并在會議結束后1個工作日內發(fā)送給與會人員。

3.反饋與落實：與會人員對會議紀要內容進行確認，如有異議，應及時提出；各部門應根據會議決策，推進相關工作，確保落實到位。

五、會議評估與改進

1.會議評估：會議結束后，組織與會人員對會議效果、組織籌備等方面進行評估，提出改進意見。

2.改進措施：根據會議評估結果，會議主持人及相關責任人應制定改進措施，提高會議質量。

本章所述會議流程旨在規(guī)范qsb公司各類會議的組織與實施，確保會議務實高效，為公司發(fā)展提供有力支持。各部門應參照本章內容，結合實際情況，制定具體的會議流程實施細則。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應準確反映會議內容、討論重點和決策結果，確保信息的真實性和完整性。

2.記錄人應在會議結束后盡快整理會議紀要，并在1個工作日內完成初稿。

3.會議紀要初稿應發(fā)送給會議主持人審核，經審核確認無誤后，由會議主持人發(fā)布。

4.會議紀要的發(fā)布對象應包括所有與會人員及相關利益相關者。

二、會議紀要的審批與分發(fā)

1.會議紀要發(fā)布前，需由會議主持人審批，確保紀要內容符合會議討論事實和決策精神。

2.審批通過后，會議紀要應以書面形式分發(fā)至與會人員，并抄送相關部門和領導。

3.分發(fā)會議紀要時，應明確要求與會人員在規(guī)定時間內對紀要內容進行確認。

三、會議決策的跟蹤與落實

1.各部門負責人應依據會議紀要中的決策事項，制定具體的執(zhí)行計劃，明確責任人、完成時限等。

2.相關責任人應按照執(zhí)行計劃推進工作，并及時向會議主持人匯報進展情況。

3.會議主持人應定期檢查決策落實情況，對存在的問題予以指導和協調，確保決策落地。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應作為公司重要文件進行歸檔，以備后續(xù)查詢和追溯。

2.歸檔的會議紀要應按照規(guī)定年限保存，確保信息安全。

3.對于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會議紀要，應采取相應的保密措施，防止信息泄露。

五、會議紀要的反饋與改進

1.與會人員應積極參與會議紀要的反饋，對執(zhí)行過程中發(fā)現的問題和不足提出建議。

2.會議主持人應根據反饋意見，及時調整決策和執(zhí)行計劃，以提高會議紀要的落實效果。

3.定期對會議紀要的編制、審批、落實等環(huán)節(jié)進行總結，不斷優(yōu)化流程，提升管理效率。

本章旨在明確qsb公司會議紀要的跟蹤落實機制，確保會議成果轉化為實際行動，推動公司業(yè)務發(fā)展。各部門應遵循本章規(guī)定，切實加強對會議紀要的跟蹤與落實。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議申請人提前向行政部門或指定管理人員提出申請。

2.申請時應明確會議時間、參會人數、所需設備等，以便行政部門合理分配會議室資源。

3.預訂成功后，會議申請人需在會議前確認會議室準備情況，確保會議設施齊全、環(huán)境整潔。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應嚴格按照預訂時間進行，不得隨意占用或提前結束。

2.會議期間，與會人員應保持室內安靜、整潔，禁止吸煙、進食。

3.使用會議室時，應愛護公物，規(guī)范操作設備，如有損壞，需照價賠償。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由行政部門負責維護和管理，確保設備正常運行。

2.會議申請人如需使用特殊設備，應提前通知行政部門，以便安排技術人員進行調試。

3.會議結束后，與會人員應將設備恢復至初始狀態(tài)，并關閉電源、投影儀等設備，節(jié)約能源。

四、會議室清潔與維護

1.會議室使用完畢，應由會議申請人或指定人員負責清理場地，確保會議室整潔。

2.行政部門應定期對會議室進行清潔和維護，確保會議環(huán)境良好。

3.如遇會議室衛(wèi)生問題，應及時報告行政部門，以便及時處理。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應確保消防安全通道暢通，消防設施完好。

2.會議期間，禁止在會議室存放易燃、易爆等危險物品。

3.與會人員應遵守公司安全規(guī)定，如遇緊急情況，按照應急預案進行疏散。

本章針對qsb公司會議室管理規(guī)定進行詳細闡述，旨在提高會議室使用效率，保障會議順利進行。各部門應遵循本章規(guī)定，共同維護會議室的正常使用秩序。

第五章附則

一、