行政公文管理制度

XZ-ZD-001第4頁(yè)共5頁(yè)行政公文管理制度一、目的為使公司的行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，進(jìn)一步提高行政公文處理的效率、質(zhì)量，加強(qiáng)密級(jí)公文的保密制度建設(shè)，同時(shí)做好對(duì)行政公文傳達(dá)、落實(shí)的督促檢查工作，提升執(zhí)行力，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于各職能部門(mén)、各子公司可參照本辦法制定相應(yīng)的行政公文處理及督查辦法。三、職責(zé)權(quán)限1、行政管理部是行政公文處理的管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司的公文處理、督查，并指導(dǎo)各部門(mén)及各分（子）公司的公文處理工作。2、各職能部門(mén)、分（子）公司負(fù)責(zé)本單位的公文處理及督辦。四、管控說(shuō)明（一）定義1、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。2、督查工作指對(duì)集團(tuán)公司、各分（子）公司內(nèi)部公文、對(duì)外發(fā)文、外部來(lái)文辦理情況的督促檢查。（二）發(fā)文形式1、凡是制度性的、指導(dǎo)全公司工作的重要決定、決議、公告、通告、通報(bào)、通知等文件，都要以公司名義發(fā)文。2、凡是公司專(zhuān)業(yè)部門(mén)開(kāi)展的日常性工作、組織開(kāi)展的活動(dòng)通知、專(zhuān)業(yè)體系內(nèi)的一般性工作通報(bào)及部門(mén)會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要等，可以發(fā)部門(mén)文件，但部門(mén)文件一律不準(zhǔn)對(duì)外行文。（三）公文種類(lèi)1、決定——適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，對(duì)有關(guān)部門(mén)及人員的獎(jiǎng)懲，組織變更或人事任免等。2、決議——適用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。3、通告、通知（或公告）——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來(lái)文件、公開(kāi)發(fā)布全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。（內(nèi)部通知用內(nèi)部文件格式、外部通知用公文格式并加蓋公章）通報(bào)——適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況。報(bào)告——適用于下級(jí)向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、提出申請(qǐng)或建議。請(qǐng)示——適用于下級(jí)向上級(jí)或政府部門(mén)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項(xiàng)。函——適用于對(duì)外溝通，對(duì)內(nèi)用于各公司之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項(xiàng)（工作函、聯(lián)系函）。規(guī)定（或辦法）——適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度。會(huì)議紀(jì)要——適用于記載、督辦、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（四）公文格式及規(guī)則1、公文一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文日期、主題詞、抄送單位、擬文部門(mén)、份數(shù)和印發(fā)日期等部分組成。（1）涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)。（2）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（3）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，統(tǒng)一使用標(biāo)宋字體。（4）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括代字、年份、序號(hào)。（5）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位，公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（6）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。（7）成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（8）對(duì)外公文除“會(huì)議紀(jì)要”外，以紅頭文件下發(fā)的對(duì)外公文均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章（部門(mén)文件除外）。（9）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱(chēng)。（10）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位（個(gè)人），應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。2、公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，雙面打印，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。3、部門(mén)之間對(duì)相關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自對(duì)外行文。（五）發(fā)文辦理及督查1、發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。2、公文擬稿、發(fā)文（1）以公司名義擬發(fā)的文件，經(jīng)總裁簽發(fā)后，由行政管理部按發(fā)文規(guī)則編號(hào)、印制、用4、公司便簽紙XZ-BG-0025、對(duì)外商務(wù)函XZ-BG-0036、發(fā)文審批單XZ-BG-0047、收文處理單XZ-BG-0058、文件發(fā)放記錄XZ-BG-0069、文件接收記錄XZ-BG-00710、銷(xiāo)毀記錄XZ-BG