日照職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類(lèi)檔案工作規(guī)范及流程

黨、政管理類(lèi)、外事類(lèi)文件材料的工作規(guī)范及流程一、文件材料的來(lái)源（一）每年初從黨辦院辦機(jī)要室簽收的與本單位工作職責(zé)相關(guān)的國(guó)家、省、市文件。（二）與本單位工作職責(zé)相關(guān)的學(xué)校發(fā)文（含擬文稿）。（三）本單位人員外出開(kāi)會(huì)、交流帶回的文件和會(huì)議材料。（四）本單位工作中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的文件材料。（具體內(nèi)容詳見(jiàn)歸檔范圍）二、文件材料的整理（一）件的確定件是檔案保管的最小個(gè)體，一般以每份文件為一件。但是實(shí)際工作中文件的形式多種多樣，要用以下材料來(lái)確定件：文件正本與定稿為一件。定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件。正文與附件為一件。如附件數(shù)量較多也可各為一件。原件與復(fù)制件為一件。對(duì)制成材料（熱敏傳真紙）或字跡材料（圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)）不利于長(zhǎng)期保管的，以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。會(huì)議記錄、介紹信存根等一本為一件。不便拆開(kāi)的整本會(huì)議記錄可作為一件，但須在檔案管理軟件中輸入每次會(huì)議的主要議題。如果會(huì)議記錄不是一本，可以每次會(huì)議記錄分別作為一件。成套的會(huì)議材料各為一件。一次會(huì)議的材料不能簡(jiǎn)單作一件處理，而要分別以件歸檔，如會(huì)議決議、會(huì)議報(bào)告、會(huì)議通知、代表名冊(cè)……等等。重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件。重要文件須保留歷次修改稿，正文與歷次稿各為一件。計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，正文與計(jì)算機(jī)打印的擬文稿為一件。行政發(fā)文擬文稿須蓋校長(zhǎng)辦公室公章，黨委發(fā)文擬文稿須蓋黨委辦公室公章。正文與文件處理單為一件。文件處理單能體現(xiàn)文件處理的軌跡，應(yīng)與文件一起歸檔。來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為一件。這樣可減少整理此類(lèi)文件的工作量，但在以后的編目（請(qǐng)示、報(bào)告、函）中文件題名應(yīng)寫(xiě)批復(fù)的題名，在題名后面要注明（附請(qǐng)示、報(bào)告、函）。經(jīng)過(guò)若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來(lái)文、復(fù)文，超過(guò)兩件的，則將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件。這樣能將辦文復(fù)雜的來(lái)文、復(fù)文更好地處理，便于檢索。報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件。充分尊重和利用原來(lái)的基礎(chǔ)。未裝訂的式樣相同的表格，以一定的單位結(jié)合，可裝訂在一起作為一件。（二）文件的修整整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)“2005”。3.室編件號(hào)不需填寫(xiě)4.機(jī)構(gòu)或問(wèn)題如：JX115.保管期限如：永久、30、106.館編件號(hào)：不需填寫(xiě)（七）編頁(yè)碼每件文件無(wú)論是單面或雙面只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)每面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)；頁(yè)號(hào)的位置在每份材料非裝訂線的右上角。各單位保管期限為永久、長(zhǎng)期、短期的歸檔文件分別自1開(kāi)始編流水號(hào)（件號(hào)），第二年仍然分別從1開(kāi)始編號(hào)。（八）編目編目是指根據(jù)分類(lèi)方案和件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，是對(duì)歸檔文件以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、排列、編號(hào)后，將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號(hào)登記下來(lái)，以備查找利用和管理統(tǒng)計(jì)之需。編目工作是檔案人員按文件分類(lèi)、排列的結(jié)果逐類(lèi)、逐件登錄，也是對(duì)歸檔文件內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引、著錄的過(guò)程，應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。歸檔文件目錄有統(tǒng)一的格式。歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注件號(hào)：填寫(xiě)歸檔章上的件號(hào)。責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱，填寫(xiě)責(zé)任者使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，原文上沒(méi)有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。文號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫(xiě)完整，不得省略。在錄入計(jì)算機(jī)過(guò)程中，年度用半角狀態(tài)下的方括號(hào)加阿拉伯?dāng)?shù)字輸入，如日職院字[2006]3號(hào)。題名：歸檔文件的標(biāo)題。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的，填寫(xiě)時(shí)照實(shí)錄入。文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無(wú)須錄入。文件有并列題名的，并列題名與正題名一并錄入。沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正題名不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并錄入，外加“（）”標(biāo)注。日期：文件的形成時(shí)間，以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2004.05.18。頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)歸檔章上的頁(yè)數(shù)。備注：注釋文件需說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等（一般情況下空著）。（九）裝盒將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，不同保管期限不同年度的不得裝在同一盒內(nèi)?？裳b滿一盒后再裝下一盒，不要求將同一事由的歸檔文件裝入一盒，同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號(hào)順序裝在一起，檔案盒僅是裝具，不是“一卷”的概念。盒內(nèi)備考表放置在盒內(nèi)文件之后，要簽署完畢。情況說(shuō)明⑴立卷人⑵檢查人⑶立卷時(shí)間⑷1.情況說(shuō)明：正常情況下不填寫(xiě)內(nèi)容。出現(xiàn)文件收集不完整、破損等情況時(shí)才要在此處進(jìn)行說(shuō)明。歸檔文件是復(fù)制件要說(shuō)明原件在何處。檔案保管中出現(xiàn)移出