理事會會議召集管理制度

理事會會議召集管理制度第一章總則

一、目的與依據

為確保理事會會議的有序、高效召開，規(guī)范會議的組織、準備、進行及后續(xù)工作，根據《中華人民共和國公司法》、《理事會章程》及相關法律法規(guī)，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司理事會會議的召集、組織、召開及后續(xù)管理工作。

三、會議性質

1.理事會會議分為定期會議和臨時會議。

2.定期會議每半年召開一次，臨時會議根據工作需要或應三分之一以上理事的提議召開。

四、會議召集

1.定期會議由理事長召集。

2.臨時會議由理事長或委托副理事長召集。

3.召集人應提前十日通知全體理事，通知應包括會議時間、地點、議程等內容。

五、會議議程

1.會議議程由理事長或委托副理事長確定。

2.理事會會議的議程應包括但不限于以下內容：

a)審議公司工作報告；

b)審議公司財務預算、決算；

c)決定公司重大事項；

d)討論其他需要理事會審議的事項。

六、參會人員

1.理事會會議的參會人員為全體理事。

2.理事因故不能參加會議的，應提前向理事長請假，并可以委托其他理事代為出席。

3.會議可以邀請公司高級管理人員、監(jiān)事及相關部門負責人列席。

七、會議紀律

1.會議應保持嚴肅、認真、高效的氣氛。

2.與會人員應準時參加會議，遵守會議紀律，不得無故遲到、早退。

3.與會人員應保守公司秘密，不得泄露會議內容。

八、本制度的解釋權歸公司理事會。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.召集人根據理事會工作計劃，確定會議時間、地點，制定會議議程。

2.會議籌備組負責會議通知、會議材料準備、會場布置等前期工作。

3.會議通知應包括會議時間、地點、議程、參會人員等內容，并在會議召開前十日發(fā)送給全體理事。

二、會議簽到

1.與會人員應在會議開始前十五分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議籌備組負責核實與會人員身份，發(fā)放會議材料，并引導與會人員入座。

三、會議主持人宣布會議開始

1.會議主持人由理事長或委托副理事長擔任。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹與會人員，說明會議議程。

四、會議議程進行

1.各項議程按照會議通知中的順序進行。

2.每項議程的討論時間由會議主持人根據實際情況進行控制。

3.與會人員應圍繞議程充分發(fā)表意見，進行討論。

五、表決與決策

1.會議主持人根據討論情況，適時提出表決事項。

2.表決分為贊成、反對、棄權三種，與會人員應明確表達自己的意見。

3.表決結果由會議主持人當場公布，并記錄在會議紀要中。

4.重大事項的表決，應達到理事會全體理事三分之二以上同意方可通過。

六、會議總結

1.會議主持人對會議討論情況進行總結，概括會議成果。

2.與會人員就會議總結發(fā)表意見，提出改進建議。

七、會議閉幕

1.會議主持人宣布會議閉幕，感謝與會人員的積極參與。

2.會議籌備組負責收集會議材料，整理會議紀要。

八、會議記錄

1.會議記錄應由專人負責，確保記錄真實、完整、準確。

2.會議記錄應包括會議時間、地點、議程、與會人員、表決結果等內容。

3.會議記錄應在會議結束后三日內完成，并提交給理事長審核。

九、會議通知與傳達

1.會議紀要經理事長審核通過后，由會議籌備組通知全體理事。

2.會議紀要應作為公司內部文件，傳達至公司相關部門和人員。

3.會議紀要涉及公司機密內容的，應嚴格按照公司保密規(guī)定進行管理。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的制定與發(fā)布

1.會議紀要由會議記錄人根據會議討論內容和表決結果編寫。

2.會議紀要應準確反映會議的決策和議定事項，確保內容完整、清晰。

3.會議紀要經理事長審核批準后，由會議籌備組進行發(fā)布，確保每位理事及時收到。

二、會議決策的分解與責任分配

1.會議紀要發(fā)布后，相關部門應根據會議決策內容，將任務進行分解，明確責任人和完成時限。

2.各責任部門應制定詳細的執(zhí)行計劃，確保會議決策的順利實施。

3.對于涉及多個部門的決策事項，應指定牽頭部門負責協調和推進。

三、會議決策的跟蹤與監(jiān)督

1.公司管理層應建立會議決策跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查。

2.跟蹤檢查可以通過報告、現場查看、聽取匯報等方式進行，確保決策執(zhí)行的及時性和質量。

3.對于執(zhí)行過程中出現的問題和困難，應及時上報理事會，尋求解決方案。

四、會議決策的反饋與評估

1.各責任部門在執(zhí)行會議決策過程中，應定期向理事長或指定負責人反饋執(zhí)行情況。

2.反饋內容包括但不限于決策執(zhí)行進度、存在的問題、已采取的措施和效果等。

3.理事會應根據反饋情況，對會議決策的實施效果進行評估，必要時進行調整和優(yōu)化。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要作為公司重要文件，應由專人負責歸檔管理，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀要的查閱應遵循公司保密規(guī)定，非相關人員不得隨意查閱或泄露內容。

3.需要查閱會議紀要的，應向理事長或指定負責人提出申請，經批準后方可查閱。

六、會議決策的持續(xù)改進

1.理事會應對會議決策的實施情況進行定期回顧，總結經驗教訓，促進管理水平的不斷提升。

2.基于回顧結果，理事會應更新和完善會議管理制度，優(yōu)化決策流程，提高決策質量。

3.公司應鼓勵員工對會議決策的執(zhí)行和改進提出意見和建議，形成持續(xù)改進的良好氛圍。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室使用申請。

2.申請內容包括會議時間、預計參會人數、會議類型、所需設備等。

3.行政管理部門根據申請情況進行統籌安排，確保會議室使用合理、高效。

二、會議室布置

1.行政管理部門負責會議室的布置工作，包括座椅擺放、設備檢查、資料準備等。

2.會議室布置應考慮會議類型和參會人數，確保舒適、實用的會議環(huán)境。

3.會議室內應配備必要的信息技術設備，如投影儀、音響、視頻會議系統等。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內應保持安靜、整潔，與會人員應遵守會議室使用規(guī)定，不得隨意損壞設備或物品。

2.會議期間，與會人員應關閉手機或將其調至靜音狀態(tài)，避免影響會議進程。

3.嚴禁在會議室內吸煙、進食，保持會議室內環(huán)境整潔。

四、會議室設備管理

1.會議室設備由行政管理部門負責日常維護和管理。

2.使用會議室的部門應指定專人負責設備的操作，并在會議結束后及時歸還設備。

3.發(fā)現設備故障或損壞，應及時報告行政管理部門，以便及時維修或更換。

五、會議室安全保障

1.行政管理部門應確保會議室的安全設施正常運行，如消防設備、監(jiān)控系統等。

2.會議室應定期進行安全檢查，排除安全隱患。

3.會議期間，與會人員應遵守安全規(guī)定，緊急情況下按照應急預案有序撤離。

六、會議室衛(wèi)生與保潔

1.行政管理部門負責會議室的衛(wèi)生與保潔工作，確保會議環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.會議結束后，應及時清理會議室，恢復原狀。

3.定期對會議室進行深度清潔，保持會議室空氣質量。

七、會議室使用反饋

1.使用會議室的部門應在會議結束后向行政管理部門反饋使用情況，包括設備運行、衛(wèi)生狀況等。

2.行政管理部門根據反饋意見，及時調整會議室管理規(guī)定，提高服務質量。

3.鼓勵各部門提出改進會議室管理及服務的建議，共同提升公司