行政事務(wù)管理制度

湖南省南岳云霧茶業(yè)有限公司《行政事務(wù)管理制度》PAGE2PAGE1湖南省南岳云霧茶業(yè)有限公司《行政事務(wù)管理制度》PAGE0行政事務(wù)管理制度目錄1．工作證管理制度 22、辦公用品管理制度 33、電話(huà)使用管理制度 44、空調(diào)使用管理制度 55、印章管理制度 66、衛(wèi)生管理制度 77、會(huì)議管理制度 8于常態(tài)使用，避免故障或電池不足等狀況影響正常使用。3.5管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，因正常損耗需重新購(gòu)置由部門(mén)填寫(xiě)辦公用品需求計(jì)劃表，遺失應(yīng)由個(gè)人或部門(mén)按原價(jià)賠償。3.5嚴(yán)禁將辦公用品外帶回家私用。3.6辦公室根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)消耗品、管理消耗品備適當(dāng)庫(kù)存，管理品采購(gòu)需填報(bào)《物品需求申購(gòu)單》。3.7辦公用品的采購(gòu)統(tǒng)一由綜合部購(gòu)置。三、電話(huà)使用管理制度為合理有效的利用公司通訊資源，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，提高辦公效率，節(jié)約辦公費(fèi)用，特制定本管理規(guī)定。一、固定電話(huà)公司的電話(huà)是作為方便與外界溝通、方便開(kāi)展業(yè)務(wù)之用。嚴(yán)禁打私人電話(huà)，聊與工作無(wú)關(guān)的事情。員工因工作需要撥打電話(huà)，用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以減少通話(huà)時(shí)間，一般控制在3分鐘以?xún)?nèi)。接聽(tīng)電話(huà)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)，電話(huà)鈴響3聲之內(nèi)必須接聽(tīng)電話(huà)。接聽(tīng)外線(xiàn)“您好！南岳云霧茶業(yè)xxxxxx”,對(duì)方講述時(shí)留心聽(tīng)并記下要點(diǎn)，未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問(wèn)話(huà)，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話(huà)。A.聯(lián)系業(yè)務(wù)：與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門(mén)相關(guān)人員；無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生(小姐)，公司暫無(wú)這方面需求，謝謝您的來(lái)電！B.找人：確定是否有聯(lián)系或預(yù)約，再確定轉(zhuǎn)接。轉(zhuǎn)拔分機(jī)時(shí)“請(qǐng)稍等，正在為您轉(zhuǎn)接”C.不指明的電話(huà)，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上把電話(huà)轉(zhuǎn)給能處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地告訴接話(huà)人；D.轉(zhuǎn)接電話(huà)至分機(jī)時(shí)，如分機(jī)占線(xiàn)或無(wú)人接聽(tīng)，在對(duì)方許可的情況下，應(yīng)問(wèn)清對(duì)方姓名、電話(huà)、簡(jiǎn)單事由，以方便轉(zhuǎn)告公司同事盡快回電。通話(huà)簡(jiǎn)明扼要，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線(xiàn)。結(jié)束時(shí)應(yīng)說(shuō)“謝謝！”，禮貌道別，待對(duì)方切斷電話(huà)，再放下聽(tīng)筒。5、如本部門(mén)同事不在座位時(shí)有來(lái)電，其他員工應(yīng)主動(dòng)幫助接聽(tīng)，在可能的情況下，應(yīng)記錄對(duì)方姓名、電話(huà)、簡(jiǎn)要事由，以方便轉(zhuǎn)告。移動(dòng)電話(huà)管理人員應(yīng)24小時(shí)保持手機(jī)暢通，確保手機(jī)不欠費(fèi)停機(jī)，如因需要更換手機(jī)號(hào)要及時(shí)告知綜合部。四、空調(diào)使用管理制度本著正確使用、安全管理、節(jié)約能耗的原則，根據(jù)季節(jié)氣溫的變化，對(duì)空調(diào)的啟用、管理作如下規(guī)定：

一、空調(diào)的啟用

1、空調(diào)的啟動(dòng)要嚴(yán)格按照操作規(guī)程開(kāi)啟，嚴(yán)禁在冬天開(kāi)啟制冷或在夏天開(kāi)啟制熱，避免使用不當(dāng)對(duì)壓縮機(jī)造成嚴(yán)重?fù)p壞，影響其正常使用壽命。2、空調(diào)開(kāi)放規(guī)定：夏季室內(nèi)溫度超過(guò)33攝氏度，冬季溫度低于8攝氏度時(shí)方可開(kāi)放空調(diào)。3、空調(diào)開(kāi)啟后，設(shè)置的溫度要適中：制冷設(shè)置在26-28攝氏度；制熱設(shè)置在20—24攝氏度之間。

二、空調(diào)的使用與責(zé)任管理

1、空調(diào)開(kāi)啟時(shí)應(yīng)及時(shí)將門(mén)窗關(guān)上，各部門(mén)指定專(zhuān)人為空調(diào)使用管理責(zé)任人。2、室內(nèi)無(wú)人時(shí)，最后離開(kāi)者負(fù)責(zé)關(guān)閉空調(diào)?？照{(diào)遙控器要妥善保管，造成丟失或損壞的，照價(jià)賠償。3、由于空調(diào)的使用開(kāi)啟不當(dāng)，造成空調(diào)損壞或不能正常運(yùn)行，應(yīng)追究其使用者責(zé)任。注意用電安全，發(fā)現(xiàn)電路或空調(diào)故障要及時(shí)停止使用并報(bào)修，不得強(qiáng)行使用。4、長(zhǎng)時(shí)間不用空調(diào)，應(yīng)將插頭拔下，將遙控器內(nèi)電池取出，同時(shí)做好室內(nèi)和室外機(jī)的保潔工作。5、倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)冷庫(kù)、成品倉(cāng)庫(kù)空調(diào)的管理，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)匯報(bào)。6、本辦法即日起實(shí)施。五、印章管理制度本制度就公司印章的改正與廢止、管理及使用方法作出規(guī)定。本規(guī)定中所指印章是指在公司發(fā)行名稱(chēng)或有關(guān)部門(mén)名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。公司印章的制定、改記與廢止的方案由綜合部提出，除財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、公司公章外，其他印章由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。公司印章散失、損毀、被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向公司遞交書(shū)面報(bào)告，綜合部根據(jù)情況辦理相關(guān)手續(xù)。綜合部負(fù)責(zé)公司所有印章臺(tái)賬錄入工作，此臺(tái)賬需永久保存。6、公司印章的使用依照以下手續(xù)：6.1公司印章原則上不得帶出公司，如確因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理或顧問(wèn)批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)用印人寫(xiě)出借據(jù)并標(biāo)明借用時(shí)間，使用完后第一時(shí)間交回印章管理人。6.2因工作需要借蓋印章時(shí)，需經(jīng)部門(mén)第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，印章管理人審核后辦理登記手續(xù)再予以蓋印。6.3印章的使用原則上由印章管理人保管，印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍。如有利用職務(wù)之便借用印章做與工作無(wú)關(guān)的情形，給公司帶來(lái)不良后果或造成損失依法追究相關(guān)責(zé)任。8、本規(guī)定從發(fā)布之日起實(shí)行。六、衛(wèi)生管理制度1、為營(yíng)造良好的工作環(huán)境，維護(hù)員工健康，特制訂本制度。2．公司衛(wèi)生事宜，除補(bǔ)充規(guī)定外，皆依本制度實(shí)行。3、所有員工必須養(yǎng)成清潔衛(wèi)生的好習(xí)慣。各工作場(chǎng)所內(nèi)隨時(shí)保持環(huán)境整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑，嚴(yán)禁隨地吐痰。管理公司公共衛(wèi)生區(qū)域按《煙霞投資管理公司月份衛(wèi)生值班表》執(zhí)行，各部門(mén)個(gè)人辦公區(qū)域衛(wèi)生每天要進(jìn)行日常清潔、清掃。各經(jīng)營(yíng)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)衛(wèi)生工作由部門(mén)進(jìn)行安排，確保環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔。垃圾、廢棄物、放置于指定范圍內(nèi)。管理公司不定期對(duì)各單位、各部門(mén)衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，檢查不合格立即予以整改到位。本準(zhǔn)則經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。七、會(huì)議管理制度1、目的：為規(guī)范公司內(nèi)部會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于公司各單位、各部門(mén)。3、管理權(quán)責(zé)：1)綜合部負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。2)會(huì)議提擬人或主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作。會(huì)議分類(lèi)：序號(hào)會(huì)議名稱(chēng)主題類(lèi)別主持參加人員召開(kāi)時(shí)間1經(jīng)營(yíng)例會(huì)上月經(jīng)營(yíng)情況分析、匯報(bào)、總結(jié)經(jīng)營(yíng)會(huì)議總經(jīng)理顧問(wèn)、各經(jīng)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)部次月第二個(gè)周一下午2行政例會(huì)行政事務(wù)的執(zhí)行、落實(shí)情況，工作布置行政會(huì)議總經(jīng)理/顧問(wèn)資產(chǎn)部、綜合部臨時(shí)通知3季度總結(jié)會(huì)各單位、部門(mén)上季度工作總結(jié)，下季度工作計(jì)劃行政會(huì)議總經(jīng)理顧問(wèn)、各經(jīng)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)部、綜合部臨時(shí)通知4部門(mén)例會(huì)部門(mén)工作安排、落實(shí)部門(mén)會(huì)議部門(mén)負(fù)責(zé)人/主管部門(mén)成員自己安排管理內(nèi)容：1）會(huì)議通知形式一般為電話(huà)通知。會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體。2）經(jīng)營(yíng)例會(huì)、季度總結(jié)會(huì)各單位應(yīng)于會(huì)議召開(kāi)前一天將會(huì)議匯報(bào)資料交至綜合部。3）會(huì)議紀(jì)律：所有參會(huì)人員需于會(huì)前5分種到場(chǎng)，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)，遲到或早退按正常考