公司檔案建立與管理的方法與制度

公司檔案建立與管理的方法與制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司檔案的建立與管理，確保檔案的安全性、完整性與有效性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，特制定本制度。本制度旨在為公司檔案管理提供指導(dǎo)，確保檔案信息能夠有效支持公司的管理與決策。第二條適用范圍本制度適用于公司所有部門(mén)及員工所涉及的各類檔案管理，包括但不限于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案及其他重要文件。所有員工均應(yīng)遵守本制度。第三條法規(guī)依據(jù)本制度的制定依據(jù)包括但不限于：1.《中華人民共和國(guó)檔案法》2.《企業(yè)檔案管理規(guī)范》3.公司相關(guān)內(nèi)部管理規(guī)章制度第二章檔案管理的任務(wù)與職責(zé)第一條任務(wù)檔案管理的主要任務(wù)包括：1.收集、整理、歸檔各類檔案材料。2.確保檔案的安全存儲(chǔ)與保密性。3.及時(shí)更新與維護(hù)檔案信息。4.提供檔案查閱和借用服務(wù)，保證檔案使用的規(guī)范性。第二條職責(zé)1.綜合服務(wù)部：負(fù)責(zé)公司所有檔案的集中管理，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱及借用等。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的初步整理與歸檔，確保檔案材料的完整與準(zhǔn)確。3.員工：對(duì)自身產(chǎn)生的檔案材料負(fù)責(zé)，確保及時(shí)、準(zhǔn)確地提交給相關(guān)部門(mén)。第三章檔案的收集與歸檔第一條收集檔案材料的收集包括：1.員工登記表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、考核材料。2.相關(guān)證書(shū)復(fù)印件、獎(jiǎng)懲材料及兼職情況。3.勞動(dòng)合同、各類審批材料及其他可供參考的文件。第二條歸檔1.材料歸檔應(yīng)遵循“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)歸檔”的原則，確保材料的時(shí)效性與有效性。2.歸檔的材料應(yīng)保證字跡工整、內(nèi)容完整，綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)不符合要求的材料進(jìn)行校正與完善。3.所有歸檔材料應(yīng)按類別、時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)及分類存放，便于后續(xù)查閱。第四章檔案的保管與維護(hù)第一條保管1.檔案由綜合服務(wù)部專人負(fù)責(zé)保管，存放于專用檔案室。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施，確保檔案的安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完好與完整。第二條維護(hù)1.定期更新檔案，及時(shí)補(bǔ)充新的材料，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。2.對(duì)于過(guò)時(shí)或失效的檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。第五章檔案的查閱與借用第一條查閱1.員工如需查閱檔案，需提前向綜合服務(wù)部提出申請(qǐng)，填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表。2.查閱過(guò)程應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃、拆換。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并填寫(xiě)查閱記錄。第二條借用1.檔案原則上不外借，特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)綜合服務(wù)部及相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外借檔案時(shí)，需填寫(xiě)借用登記表，明確借用人及歸還日期。3.借用人對(duì)外借檔案負(fù)有全責(zé)，若遺失或損壞需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀第一條轉(zhuǎn)遞1.檔案轉(zhuǎn)遞需由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)，采用密封、機(jī)要的方式進(jìn)行，禁止個(gè)人隨意攜帶。2.轉(zhuǎn)遞檔案需填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞通知單，并記錄轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞人、接收人等信息。第二條銷毀1.對(duì)于超過(guò)保存期限的檔案，綜合服務(wù)部應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀過(guò)程需由專人監(jiān)督，并記錄銷毀情況，確保銷毀檔案的安全性。第七章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制第一條監(jiān)督1.建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查與評(píng)估。2.各部門(mén)應(yīng)定期向綜合服務(wù)部反饋檔案管理中的問(wèn)題與建議。第二條評(píng)估1.綜合服務(wù)部應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)與評(píng)估，形成評(píng)估報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，適時(shí)修訂本制度，確保其適應(yīng)性與有效性。附則1.本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施。2.本制度如需調(diào)整或修訂，需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后方可實(shí)施。---通過(guò)以上制度的制定，旨在為公司建