杭州會議室管理制度規(guī)定

杭州會議室管理制度規(guī)定第一章總則

為加強杭州會議室的管理，提高會議效率，確保會議有序進(jìn)行，特制定本管理制度。本規(guī)定適用于杭州公司內(nèi)部所有會議室的使用及相關(guān)管理活動。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會議組織、召開、服務(wù)和管理工作，保障公司會議的順利進(jìn)行。

2.會議管理遵循高效、務(wù)實、節(jié)儉、環(huán)保的原則，提高會議質(zhì)量，降低會議成本。

二、適用范圍

1.本制度適用于杭州公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

2.本制度適用于公司內(nèi)部會議室的預(yù)定、使用、維護(hù)和管理。

三、責(zé)任主體

1.會議的組織者、參與者及服務(wù)管理人員應(yīng)遵守本制度，共同維護(hù)會議秩序。

2.各部門負(fù)責(zé)人對本部門的會議管理工作負(fù)責(zé)，確保會議的順利進(jìn)行。

四、會議分類

1.按照會議的性質(zhì)和內(nèi)容，會議分為：例行會議、專題會議、臨時會議等。

2.各類會議的組織、召開、服務(wù)和管理工作應(yīng)遵循本制度的相關(guān)規(guī)定。

五、會議紀(jì)律

1.會議參與者應(yīng)按時參加，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，手機等通訊工具應(yīng)關(guān)閉或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場安靜。

3.會議參與者應(yīng)尊重發(fā)言者，不隨意打斷他人發(fā)言，積極參與討論，提高會議效率。

六、本制度的解釋權(quán)歸杭州公司行政管理部門。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)會議目的和內(nèi)容，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等。

2.會議組織者提前至少三個工作日向行政管理部門提交會議申請，包括會議相關(guān)信息及所需資源。

3.行政管理部門收到會議申請后，負(fù)責(zé)安排會議室、會議設(shè)備、會議資料等，并在會議前至少兩個工作日通知參會人員。

二、會議通知

1.會議組織者通過電子郵件、電話、即時通訊工具等方式，將會議通知發(fā)送給參會人員。

2.會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、會議要求等。

3.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)，如有特殊情況需提前向會議組織者請假。

三、會議簽到

1.會議開始前，行政管理部門負(fù)責(zé)設(shè)置簽到臺，準(zhǔn)備簽到表、會議資料等。

2.參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會場，進(jìn)行簽到。

3.會議組織者應(yīng)在會議開始前5分鐘，對參會人員進(jìn)行點到，確認(rèn)參會人員是否到齊。

四、會議進(jìn)行

1.會議主持人按照議程主持會議，確保會議有序進(jìn)行。

2.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員積極發(fā)言，控制會議時間，避免跑題。

3.會議記錄員負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容、發(fā)言要點、決議等。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束時，會議主持人對會議內(nèi)容進(jìn)行簡要總結(jié)，明確會議成果、決議及下一步工作安排。

2.會議主持人征求參會人員對會議的意見和建議，以便改進(jìn)會議組織和服務(wù)工作。

六、會議紀(jì)要

1.會議結(jié)束后，會議記錄員應(yīng)在48小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決議等。

2.會議紀(jì)要由會議組織者審核后，發(fā)送給參會人員，抄送相關(guān)部門。

3.參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后48小時內(nèi)，對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時提出。

七、會議資料的歸檔

1.行政管理部門負(fù)責(zé)將會議資料、會議紀(jì)要等歸檔，保存期限為至少一年。

2.如有需要，會議資料可提供相關(guān)部門查閱或復(fù)印。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議決議執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中明確的決議和任務(wù)分配，相關(guān)責(zé)任部門和個人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)予以執(zhí)行。

2.會議組織者應(yīng)定期檢查決議執(zhí)行情況，對執(zhí)行不力的部門和個人進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

3.如遇特殊情況導(dǎo)致決議無法按時完成，相關(guān)責(zé)任部門和個人應(yīng)及時向會議組織者報告，并說明原因及解決方案。

二、會議紀(jì)要的跟蹤

1.行政管理部門負(fù)責(zé)建立會議紀(jì)要跟蹤機制，確保會議決議的落實。

2.會議紀(jì)要跟蹤應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：決議執(zhí)行進(jìn)度、存在的問題、需協(xié)調(diào)的事項、預(yù)計完成時間等。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)跟蹤情況，對會議紀(jì)要進(jìn)行更新，并在必要時召開補充會議，以確保決議的順利實施。

三、反饋與評估

1.會議紀(jì)要執(zhí)行過程中，相關(guān)責(zé)任部門和個人應(yīng)及時向會議組織者反饋執(zhí)行情況，以便掌握整體進(jìn)度。

2.會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

3.對于執(zhí)行效果良好的決議，應(yīng)予以肯定和表揚；對于執(zhí)行不力的，應(yīng)查找原因，制定整改措施。

四、溝通與協(xié)調(diào)

1.在會議紀(jì)要執(zhí)行過程中，如遇到跨部門協(xié)作問題，會議組織者應(yīng)主動溝通協(xié)調(diào)，確保決議順利推進(jìn)。

2.各部門應(yīng)積極配合會議組織者，共同解決會議紀(jì)要執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，提高工作效率。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要跟蹤完成后，行政管理部門應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔，便于今后查閱。

2.公司員工有權(quán)查閱會議紀(jì)要及相關(guān)資料，了解公司決策和執(zhí)行情況。

3.會議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，確保信息安全。

六、定期回顧與總結(jié)

1.會議組織者應(yīng)定期組織回顧會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高會議決策的質(zhì)量和效率。

2.定期回顧會議紀(jì)要執(zhí)行情況，有助于發(fā)現(xiàn)潛在問題，為公司決策提供有益參考。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室申請。

2.行政管理部門根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議室資源，確保會議需求得到滿足。

3.預(yù)訂會議室時，申請部門需提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便行政管理部門做好會議室布置和設(shè)備準(zhǔn)備。

二、會議室使用

1.會議室使用遵循“先用先得”原則，已預(yù)訂的會議室不得隨意占用或更改。

2.會議開始前，申請部門應(yīng)提前到場檢查會議室設(shè)備、環(huán)境等，確保會議順利進(jìn)行。

3.會議期間，參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔，遵守會議紀(jì)律。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的維護(hù)、管理和更新，確保設(shè)備正常運行。

2.會議組織者應(yīng)提前向行政管理部門報備所需設(shè)備，行政管理部門負(fù)責(zé)在會議前調(diào)試設(shè)備，確保設(shè)備滿足會議需求。

3.如會議過程中出現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時向行政管理部門報告，以便及時處理。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.行政管理部門定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，保持會議室環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.會議室應(yīng)配置消防設(shè)施、安全通道等，確保會議安全。

3.參會人員應(yīng)遵守會議室安全管理規(guī)定，不得在會議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。

五、會議室使用情況的反饋

1.會議結(jié)束后，申請部門應(yīng)對會議室使用情況進(jìn)行反饋，包括設(shè)備運行情況、環(huán)境整潔度等。

2.行政管理部門根據(jù)反饋意見，及時改進(jìn)會議室管理工作，提高會議室使用效率。

六、會議室的臨時調(diào)配

1.如遇特殊情況，行政管理部門有權(quán)對會議室進(jìn)行臨時調(diào)配，以保障公司重要會議的順利進(jìn)行。

2.會議室臨時調(diào)配時，行政管理部門應(yīng)提前通知受影響的部門，并盡量協(xié)商解決。

七、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門和個人，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告等處理。

2.違規(guī)行為嚴(yán)重者，將按公司相關(guān)規(guī)定予以處罰，并納入個人或部門績效考核。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸杭州公司行政管