華為公司的會(huì)議管理制度

華為公司的會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范華為公司會(huì)議的召開(kāi)、組織、管理及跟蹤，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提升公司決策效能。制定會(huì)議管理制度遵循以下原則：

-高效決策：會(huì)議應(yīng)聚焦核心議題，提高決策效率；

-有序組織：會(huì)議的組織和召開(kāi)應(yīng)有明確的流程和職責(zé)分工；

-公開(kāi)透明：會(huì)議內(nèi)容、決議及跟蹤情況應(yīng)對(duì)相關(guān)人員公開(kāi)；

-節(jié)約資源：合理安排會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，減少無(wú)效會(huì)議。

第二條適用范圍

本制度適用于華為公司全體員工，包括但不限于公司級(jí)會(huì)議、部門(mén)級(jí)會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。

第三條會(huì)議類(lèi)型

根據(jù)會(huì)議目的和參與范圍，將會(huì)議分為以下幾類(lèi)：

-公司級(jí)會(huì)議：涉及公司戰(zhàn)略、重大決策的會(huì)議；

-部門(mén)級(jí)會(huì)議：各部門(mén)內(nèi)部或跨部門(mén)協(xié)調(diào)的會(huì)議；

-項(xiàng)目會(huì)議：針對(duì)特定項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議；

-專(zhuān)題會(huì)議：針對(duì)某一特定議題召開(kāi)的會(huì)議。

第四條會(huì)議召開(kāi)原則

會(huì)議召開(kāi)應(yīng)遵循以下原則：

-必要性原則：會(huì)議議題需具備明確目標(biāo)和實(shí)際意義；

-準(zhǔn)備充分原則：會(huì)議召開(kāi)前需做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，包括議題收集、資料準(zhǔn)備等；

-議程明確原則：會(huì)議議程應(yīng)清晰、具體，便于與會(huì)人員提前準(zhǔn)備；

-時(shí)間控制原則：合理安排會(huì)議時(shí)間，避免拖延。

第五條職責(zé)分工

會(huì)議管理涉及以下職責(zé)分工：

-會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、主持、總結(jié)等工作；

-會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、整理會(huì)議紀(jì)要；

-與會(huì)人員：積極參與會(huì)議，提出建議和意見(jiàn)；

-會(huì)務(wù)人員：負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、資料等準(zhǔn)備工作。

第六條制度修訂

本制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際情況進(jìn)行修訂，修訂程序遵循公司內(nèi)部管理規(guī)定。修訂后的制度自發(fā)布之日起生效。

第七條解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸華為公司所有。如有疑問(wèn)，請(qǐng)向公司管理部門(mén)咨詢。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議目的和議題：會(huì)議主持人根據(jù)工作需要，明確會(huì)議目的、主要議題及預(yù)期成果。

2.擬定會(huì)議議程：會(huì)議主持人制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論順序，并將議程提前通知與會(huì)人員。

3.確定與會(huì)人員：會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議議題，邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)，并確保與會(huì)人員具備相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

4.預(yù)約會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)預(yù)約會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備，確保會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)符合與會(huì)人員需求。

5.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議主持人或會(huì)務(wù)人員通過(guò)郵件、電話等方式，將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息通知與會(huì)人員。

6.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人及相關(guān)人員準(zhǔn)備會(huì)議所需資料，包括但不限于報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)記錄簽到情況。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程，明確會(huì)議紀(jì)律和注意事項(xiàng)。

3.主題發(fā)言：會(huì)議主持人或指定發(fā)言人就會(huì)議議題進(jìn)行詳細(xì)闡述。

4.討論與發(fā)言：與會(huì)人員針對(duì)議題展開(kāi)討論，提出建議和意見(jiàn)。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步行動(dòng)計(jì)劃。

6.會(huì)議結(jié)束：會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝與會(huì)人員的參與。

三、會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括主要觀點(diǎn)、建議和決議。

2.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議成果和下一步行動(dòng)計(jì)劃。

3.發(fā)送會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要整理完成后，由會(huì)議主持人或會(huì)務(wù)人員發(fā)送給與會(huì)人員，以便于跟蹤落實(shí)。

四、會(huì)議跟蹤

1.跟蹤任務(wù)分配：會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將任務(wù)分配給相關(guān)人員。

2.跟蹤進(jìn)度反饋：任務(wù)執(zhí)行人員定期反饋工作進(jìn)度，會(huì)議主持人負(fù)責(zé)監(jiān)督和協(xié)調(diào)。

3.會(huì)議效果評(píng)估：會(huì)議主持人定期評(píng)估會(huì)議成果，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議議題和議程。

4.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議效果評(píng)估，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.紀(jì)要編制：會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。

2.紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會(huì)議決議和精神。

3.紀(jì)要發(fā)布：審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

二、任務(wù)分配與責(zé)任到人

1.明確任務(wù)：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決議對(duì)應(yīng)的執(zhí)行人員及其職責(zé)。

2.任務(wù)確認(rèn)：執(zhí)行人員收到會(huì)議紀(jì)要后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)任務(wù)，如有疑問(wèn)或困難，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人。

三、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控

1.定期匯報(bào)：執(zhí)行人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展。

2.跟蹤檢查：會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議按計(jì)劃推進(jìn)。

四、問(wèn)題協(xié)調(diào)與解決

1.問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)與報(bào)告：在執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，執(zhí)行人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告，不得延誤。

2.協(xié)調(diào)資源：會(huì)議主持人或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)調(diào)公司內(nèi)外資源，協(xié)助解決執(zhí)行中遇到的問(wèn)題。

3.紀(jì)要更新：如決議執(zhí)行過(guò)程中有重大變動(dòng)，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，并重新發(fā)布。

五、會(huì)議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.任務(wù)完成確認(rèn)：執(zhí)行任務(wù)完成后，執(zhí)行人員需向會(huì)議主持人提交任務(wù)完成報(bào)告。

2.效果評(píng)估：會(huì)議主持人根據(jù)任務(wù)完成報(bào)告，評(píng)估會(huì)議決議的實(shí)施效果。

3.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，提煉有益經(jīng)驗(yàn)，為今后類(lèi)似會(huì)議提供借鑒。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.反饋機(jī)制：建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。

2.制度優(yōu)化：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，定期對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，提升會(huì)議管理效能。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂途徑：?jiǎn)T工需通過(guò)公司指定的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂，確保會(huì)議室使用情況透明、有序。

2.預(yù)訂時(shí)間：?jiǎn)T工應(yīng)提前至少24小時(shí)預(yù)訂會(huì)議室，以便于會(huì)務(wù)人員做好準(zhǔn)備工作。

3.優(yōu)先級(jí)原則：在會(huì)議室資源緊張時(shí)，按照會(huì)議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先級(jí)。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：會(huì)議開(kāi)始前15分鐘，與會(huì)人員應(yīng)到達(dá)會(huì)議室，確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)盡快離開(kāi)，以便于下一場(chǎng)會(huì)議使用。

2.設(shè)備使用：與會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)備，按照操作規(guī)程使用，如遇故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)務(wù)人員。

3.會(huì)議紀(jì)律：與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不隨意離開(kāi)會(huì)議室，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和高效性。

三、會(huì)議室布局與設(shè)施

1.布局要求：會(huì)議室布局應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行調(diào)整，確保舒適、便于交流。

2.設(shè)施配置：會(huì)議室應(yīng)配備必要的信息技術(shù)設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，以滿足不同會(huì)議需求。

3.環(huán)境衛(wèi)生：會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生，確保會(huì)議環(huán)境整潔、舒適。

四、會(huì)議室安全與保密

1.安全檢查：會(huì)務(wù)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備、線路安全。

2.保密要求：涉及公司機(jī)密的會(huì)議，與會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議材料處理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)人員應(yīng)收集、整理會(huì)議材料，防止遺漏或遺失。

五、會(huì)議室維護(hù)與優(yōu)化

1.定期檢查：會(huì)務(wù)人員應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.投訴與建議：鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議室管理提出投訴和建議，以持續(xù)優(yōu)化會(huì)議室管理。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)員工反饋，及時(shí)調(diào)整會(huì)議室管理規(guī)定，提高會(huì)議室使用效能。

第五章附