中小學(xué)檔案管理制度與實(shí)踐

中小學(xué)檔案管理制度與實(shí)踐第一章總則為加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，依據(jù)國(guó)家和地方教育部門相關(guān)規(guī)定，制定本制度。中小學(xué)檔案管理制度是為了規(guī)范學(xué)校檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確和及時(shí)，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理提供可靠依據(jù)。第二章適用范圍本制度適用于本校所有涉及的各類檔案，包括學(xué)生檔案、教師檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、活動(dòng)檔案等。所有教職員工、學(xué)生及其家長(zhǎng)在檔案管理過程中均應(yīng)遵循本制度。第三章檔案管理職責(zé)學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校檔案的管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理相關(guān)制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.組織實(shí)施檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案信息的完整和準(zhǔn)確。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案的安全和有效利用。4.開展檔案管理培訓(xùn)，提高全校教職員工的檔案管理意識(shí)和能力。第四章檔案的收集與整理檔案的收集應(yīng)遵循真實(shí)、完整和及時(shí)的原則，具體要求包括：1.學(xué)生檔案應(yīng)收集包括學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、個(gè)人簡(jiǎn)歷、心理健康評(píng)估等材料。各班主任需在每學(xué)期末及時(shí)整理學(xué)生檔案，確保信息的更新和準(zhǔn)確。2.教師檔案的收集包括教師的個(gè)人信息、工作履歷、職稱評(píng)定材料、培訓(xùn)記錄、教學(xué)評(píng)估等。人事部門需定期與教師溝通，確保檔案信息的及時(shí)更新。3.行政檔案的收集包括會(huì)議記錄、通知、規(guī)章制度、工作報(bào)告等，需由辦公室負(fù)責(zé)整理，確保信息的完整性和可追溯性。所有檔案材料應(yīng)按類別、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的索引系統(tǒng)，方便查閱。第五章檔案的保管檔案的保管應(yīng)遵循安全、完整、便捷的原則，具體要求包括：1.所有檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施，確保檔案不受損害。2.檔案應(yīng)逐一編號(hào)，建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的存放位置、借閱情況等信息，確保檔案可追蹤。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)損壞或遺失的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，確保檔案的完整性。第六章檔案的查閱與借用檔案查閱與借用應(yīng)遵循規(guī)范程序，具體要求包括：1.教職員工及其他相關(guān)人員如需查閱檔案，須填寫申請(qǐng)表，說明查閱目的，并經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)審批。2.檔案原則上不外借，特殊情況需經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借用檔案時(shí)，需填寫借用登記表，注明借用人、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃、拆換等操作，確保檔案的原始性和完整性。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞檔案的轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)，具體要求包括：1.人員調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案隨人轉(zhuǎn)遞，確保檔案信息的連續(xù)性和完整性。2.轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，采用密封方式轉(zhuǎn)遞，禁止個(gè)人隨意攜帶。3.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過正式渠道進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確保信息的準(zhǔn)確無誤。第八章檔案的銷毀檔案的銷毀應(yīng)遵循合法、規(guī)范的原則，具體要求包括：1.根據(jù)國(guó)家和地方教育部門的相關(guān)規(guī)定，確定檔案的保留期限，超過保留期限的檔案可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案需經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)審核，并填寫銷毀登記表，記錄銷毀情況。3.對(duì)于重要檔案，銷毀前需經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取保密措施，確保信息不泄露。第九章監(jiān)督機(jī)制為確保檔案管理制度的有效實(shí)施，建立監(jiān)督機(jī)制，具體要求包括：1.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保制度的執(zhí)行力。2.建立檔案管理反饋機(jī)制，鼓勵(lì)教職員工對(duì)檔案管理工作提出意見和建議，促進(jìn)制度的不斷完善。3.對(duì)于違反檔案管理制度的行為，學(xué)校應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，確保制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。附則本制度由檔案管理機(jī)構(gòu)解釋，自頒布之日起實(shí)施。