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文檔簡(jiǎn)介
目錄
一、部門(mén)職責(zé)及崗位職責(zé)...................................4
(一)運(yùn)營(yíng)部職責(zé).........................................4
(二)部門(mén)各崗位職責(zé).....................................5
二、主要工作事項(xiàng)和程序...................................9
(一)租賃商戶(hù)管理事宜及流程.............................9
1)租賃商戶(hù)收鋪工作程序..................................9
2)租賃商戶(hù)進(jìn)場(chǎng)裝修操作程序..............................9
3)租賃商戶(hù)裝修驗(yàn)收操作程序.............................11
4)租賃商戶(hù)開(kāi)業(yè)操作程序.................................12
5)租賃商戶(hù)營(yíng)業(yè)管理程序.................................13
6)租賃商戶(hù)撤場(chǎng)操作程序.................................14
7)商戶(hù)續(xù)租程序.........................................16
8)租金收繳有關(guān)規(guī)定.....................................17
9)廣告位招商及收租管理.................................17
10)市場(chǎng)調(diào)研............................................18
三、物業(yè)公司管理程序及內(nèi)容.............................18
1)物業(yè)公司管理事宜.....................................18
2)日巡表...............................................19
四、主要工作流程圖及附表................................20
(一)租賃商戶(hù)收鋪操作程序..............................20
(二)租賃商戶(hù)進(jìn)場(chǎng)裝修操作程序..........................21
(三)租賃商戶(hù)裝修驗(yàn)收操作程序..........................22
(四)租賃商戶(hù)開(kāi)業(yè)操作程序..............................23
(五)租賃商戶(hù)撤場(chǎng)操作程序..............................24
五、緊急、重點(diǎn)事件處理程序..............................27
(一)危害.............................................27
(二)處理原則..........................................27
(三)緊急及重點(diǎn)事件處理程序............................28
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一、部門(mén)職責(zé)及崗位職責(zé)
(一)運(yùn)營(yíng)部職責(zé)
運(yùn)營(yíng)部是新外灘面對(duì)商戶(hù)雯供服務(wù)的窗口,是重要的樞紐性職能部門(mén),以?xún)?yōu)
質(zhì)的服務(wù)態(tài)度和業(yè)務(wù)水平保證商戶(hù)的經(jīng)營(yíng)、服務(wù)等工作按程序化進(jìn)行。具體職責(zé)
如下:
1)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)簽約商戶(hù)進(jìn)場(chǎng)收鋪、二次裝修手續(xù)的辦理及驗(yàn)收、開(kāi)業(yè)手續(xù)的辦理
及商戶(hù)撤店手續(xù)的辦理。
2)負(fù)責(zé)商戶(hù)展示形象及商戶(hù)員工禮儀形象的監(jiān)督和提醒,必要時(shí)根據(jù)《商戶(hù)管
理手冊(cè)》規(guī)定賦予相應(yīng)處罰。
3)負(fù)責(zé)新外灘公共區(qū)域保潔工作的監(jiān)督和檢查,對(duì)物業(yè)公司或者其員工工作中
的違規(guī)和不當(dāng)行為加以制止。
4)負(fù)責(zé)現(xiàn)有商戶(hù)續(xù)租工作。
5)負(fù)責(zé)場(chǎng)內(nèi)廣告位出租及維護(hù)監(jiān)管工作。
6)負(fù)責(zé)商戶(hù)宣傳品發(fā)放申請(qǐng)的審批和行為管理。
7)負(fù)責(zé)有關(guān)物業(yè)信息的咨詢(xún)工作,處理商戶(hù)、消費(fèi)者有關(guān)物業(yè)服務(wù)的投訴接待
和跟進(jìn)回饋。
8)負(fù)責(zé)商戶(hù)的證照性文件資料的備存及運(yùn)營(yíng)部與商戶(hù)之間往來(lái)信函的存檔和
管理。
9)配合物業(yè)公司處理突發(fā)事件,負(fù)責(zé)解決商戶(hù)、消費(fèi)者的善后工作。
10)負(fù)責(zé)按時(shí)收取租金,對(duì)欠費(fèi)商戶(hù)按照規(guī)定的催繳程序采取必要措施;
11)負(fù)責(zé)按物業(yè)合同約定審核物業(yè)公司的工作,辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。
12)配合市場(chǎng)推廣商業(yè)、協(xié)助商戶(hù)進(jìn)行各項(xiàng)推廣活動(dòng)。
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(二)運(yùn)營(yíng)部各崗位職責(zé)
運(yùn)營(yíng)部部長(zhǎng)崗位職責(zé)
直接上級(jí):常務(wù)副總經(jīng)理
直接下屬:本部主管/物業(yè)公司
1.在常務(wù)副總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)針對(duì)新外灘商戶(hù)管理服務(wù)需求的一切溝通和協(xié)調(diào)工
作。
2.制定部門(mén)內(nèi)各項(xiàng)工作計(jì)劃及部門(mén)費(fèi)用預(yù)算,報(bào)經(jīng)審批后執(zhí)行。
3.安排部門(mén)內(nèi)日常工作,主持召開(kāi)部門(mén)工作例會(huì)。
4.負(fù)責(zé)安排本部門(mén)人員收取租金,對(duì)欠費(fèi)商戶(hù)按照催繳程序采取必要措施。
5.監(jiān)督完成續(xù)租客戶(hù)的租約、租金等談判及完成手續(xù)工作。
6.定期聯(lián)絡(luò)重要商戶(hù),定期了解商戶(hù)情況及征求商戶(hù)意見(jiàn)。
7.監(jiān)督檢查物業(yè)公司的工作完成情況。
8.安排好物業(yè)公司對(duì)商戶(hù)提供的各項(xiàng)有償服務(wù)工作。
9.遇有緊急事故,協(xié)助公司處理商戶(hù)、消費(fèi)者的善后工作。
10.協(xié)調(diào)與相關(guān)公司的關(guān)系,協(xié)調(diào)與公司各部門(mén)的關(guān)系,創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境。
11.安排招商部工作,為商戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的進(jìn)場(chǎng)至撤場(chǎng)整個(gè)過(guò)程中的服務(wù)。
12.查閱投訴記錄,了解處理投訴進(jìn)度,解決重大投訴。
13.監(jiān)督實(shí)施對(duì)員工的入職、崗位等計(jì)劃性培訓(xùn)和考核。
14.監(jiān)管本部門(mén)內(nèi)員工的考勤、勞動(dòng)紀(jì)律及日常工作的執(zhí)行情況。
15.安排本部門(mén)員工工作時(shí)間及歇息。
16.完成上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
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運(yùn)營(yíng)主管崗位職責(zé)
隸屬部門(mén):運(yùn)營(yíng)部
直接上級(jí):運(yùn)營(yíng)部部長(zhǎng)
直接下屬:運(yùn)營(yíng)督導(dǎo)
1.負(fù)責(zé)對(duì)商戶(hù)租金等費(fèi)用的收取工作。
2.協(xié)助部長(zhǎng)完成商戶(hù)續(xù)租的談判、溝通及手續(xù)落實(shí)工作。
3.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)商戶(hù)辦理交/收嘍手續(xù)、裝修手續(xù),并跟進(jìn)檢查。
4.對(duì)商戶(hù)/消費(fèi)者的各種物業(yè)投訴,做出相應(yīng)的處理,并對(duì)商戶(hù)/消費(fèi)者進(jìn)行回復(fù).
5.安排檢查商戶(hù)營(yíng)業(yè)先后的準(zhǔn)備和閉店情況,協(xié)調(diào)處理商戶(hù)員工的違規(guī)行為。
6.監(jiān)督檢查商戶(hù)是否超經(jīng)營(yíng)范圍。
7.負(fù)責(zé)審核物業(yè)公司各項(xiàng)規(guī)章制度并不斷使其完善,督導(dǎo)物業(yè)公司的制度、技能、管
理、服務(wù)行為的培訓(xùn),使之不斷提高保潔工作水平和質(zhì)量。
8.負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)公司駐場(chǎng)負(fù)責(zé)人及員工工作監(jiān)管和考核工作,自覺(jué)維護(hù)新外灘的利益。
9.負(fù)責(zé)審核及檢查、落實(shí)物業(yè)公司年、季、月、周、日的工作計(jì)劃。
10.協(xié)調(diào)、處理有關(guān)物業(yè)工作的投訴。
11.查閱營(yíng)運(yùn)督導(dǎo)各類(lèi)巡查記錄表,對(duì)浮現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決或者上報(bào)。
12.每日填寫(xiě)《工作日志》,每周填寫(xiě)《主管周報(bào)表》,上報(bào)部門(mén)部長(zhǎng)。
13.查閱本部門(mén)員工工作記錄、交接班記錄,檢查員工日常工作情況;隨時(shí)指正本部門(mén)
員工崗上工作行為問(wèn)題,并進(jìn)行崗位指導(dǎo)。
14.協(xié)助物業(yè)公司做好突發(fā)事件的善后處理工作。
15.配合市場(chǎng)推廣部門(mén)/商戶(hù)組織安排推廣活動(dòng)。
16.完成上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
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運(yùn)營(yíng)部文員崗位職責(zé)
隸屬部門(mén):運(yùn)營(yíng)部
直接上級(jí):運(yùn)營(yíng)部部長(zhǎng)
1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件起草、資料的打印工作,按時(shí)完成打印任務(wù),對(duì)往來(lái)文件做好記錄
歸檔。
2.負(fù)責(zé)收、發(fā)、存檔運(yùn)營(yíng)部對(duì)內(nèi)、外的文件、通知等。建立保管部門(mén)、商戶(hù)資料檔案,
定期整理。
3.負(fù)責(zé)按照合同及時(shí)發(fā)出商戶(hù)進(jìn)場(chǎng)通知單。
4.建立保管商戶(hù)的證照性文件資料的備存檔案,負(fù)責(zé)物業(yè)與商戶(hù)之間往來(lái)信函等資料
檔案的管理和整理。做好保密工作。
5.按照文件管理制度/規(guī)定/辦法進(jìn)行文件的處理工作。
6.協(xié)助本部部長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)部門(mén)月度、季度、年度費(fèi)用。
7.負(fù)責(zé)每月制定員工排班表,記錄、整理、核對(duì)部門(mén)考勤。
8.負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)的固定資產(chǎn)及辦公用品的登記和管理,并負(fù)責(zé)辦理報(bào)廢手續(xù)和申購(gòu)手續(xù)。
9.負(fù)貨辦理本部門(mén)涉及請(qǐng)款、報(bào)銷(xiāo)的工作“
10.接聽(tīng)電話(huà)并填寫(xiě)電話(huà)記錄,解答咨詢(xún)或者及時(shí)轉(zhuǎn)交本部相關(guān)人員跟進(jìn)處理。
11.熟悉新外灘和商戶(hù)情況,提供準(zhǔn)確信息。
12.遵守各項(xiàng)保密制度,對(duì)廢棄文稿及時(shí)按公司規(guī)定銷(xiāo)毀。
13.完成上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
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運(yùn)營(yíng)督導(dǎo)崗位職責(zé)
隸屬部門(mén):運(yùn)營(yíng)部
直接上級(jí):運(yùn)營(yíng)主管
1.按照規(guī)定要求,對(duì)新外灘區(qū)域進(jìn)行巡視,并填寫(xiě)《工作日志》、《巡檢記錄表》,處理
簡(jiǎn)單的工作問(wèn)題。
2.文明禮貌地接待商戶(hù)/消費(fèi)者的投訴,并做好投訴記錄,對(duì)能解決的盡量解決,解決
不了的投訴需及時(shí)上報(bào)。
3.為商戶(hù)辦理裝修手續(xù),交接商鋪等,在裝修過(guò)程中全面負(fù)責(zé)監(jiān)管工作和處理違規(guī)行
為。
4.催促商戶(hù)按時(shí)繳付各種相關(guān)費(fèi)用。
5.監(jiān)督商戶(hù)遵守《租賃合同》及《商戶(hù)管理手冊(cè)》等公司的相關(guān)規(guī)定。
6.檢查商戶(hù)遵守規(guī)定的營(yíng)業(yè)時(shí)間及營(yíng)業(yè)先后的準(zhǔn)備/閉店工作。
7.監(jiān)督/協(xié)調(diào)/處理/提醒商戶(hù)及其員工的違規(guī)行為,對(duì)嚴(yán)重違規(guī)的商戶(hù)員工進(jìn)行處罰。
8.監(jiān)督物業(yè)公司員工在新外灘區(qū)域內(nèi)的工作行為和效果。
9.協(xié)助處理突發(fā)事件。
10.完成上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作。
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二、主要工作事項(xiàng)和程序
(-)營(yíng)運(yùn)管理工作主要包括七項(xiàng)業(yè)務(wù)模塊:
(二)租賃商戶(hù)管理事宜及流程
商戶(hù)與招商部簽署租賃協(xié)議后,運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)為簽約商戶(hù)提供后續(xù)服務(wù)并進(jìn)行后期管理的工
作。
1)租賃商戶(hù)收鋪工作流程
1.查看合同;
2.核實(shí)履約保證金、首期租金及物業(yè)費(fèi)、進(jìn)場(chǎng)相關(guān)費(fèi)用等收費(fèi)已完成;
3.與商戶(hù)確認(rèn)進(jìn)場(chǎng)日;
4.向商戶(hù)發(fā)出《商鋪交付通知單》(附件二)通知商戶(hù)收鋪:
5.組織工程部、物業(yè)公司、商戶(hù)在約定時(shí)間收鋪,并填寫(xiě):
①《商鋪接收現(xiàn)狀確認(rèn)表》(附件三);
②對(duì)于需要整改的商鋪要填寫(xiě)《遺漏/維修項(xiàng)目表》(附件四);
6.需整改維修的商鋪在完成整改后,運(yùn)營(yíng)部組織再次驗(yàn)收交付。
7.商戶(hù)簽署《商鋪接收現(xiàn)狀確認(rèn)表》后,商戶(hù)收鋪工作完成。
8.《商鋪接收現(xiàn)狀確認(rèn)表》一式4份,商戶(hù)、物業(yè)公司、工程部、運(yùn)營(yíng)部各存檔一份。
注意事項(xiàng)
1.運(yùn)營(yíng)部是商戶(hù)收鋪的主要責(zé)任部門(mén),負(fù)責(zé)商戶(hù)收鋪的組織工作。
8
2.招商部在完成租賃合同簽署,確認(rèn)商戶(hù)已繳清前述4項(xiàng)費(fèi)用后,要即將填寫(xiě)《商戶(hù)
情況一覽表》。表中的商戶(hù)聯(lián)系人、聯(lián)系方式等必須填寫(xiě)準(zhǔn)確,已方便后續(xù)工作。
3.商戶(hù)簽署后的《商鋪接收現(xiàn)狀確認(rèn)表》是商鋪交付商戶(hù)的主要依據(jù)。簽署日期是履行
合同的計(jì)費(fèi)起始日。
2)租賃商戶(hù)進(jìn)場(chǎng)裝修操作程序
進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備
1)運(yùn)營(yíng)部指導(dǎo)商戶(hù)填寫(xiě)《裝修申請(qǐng)表》(附件一);
2)運(yùn)營(yíng)部催收并報(bào)審商戶(hù)裝修圖紙,填寫(xiě)《商戶(hù)二次裝修審圖意見(jiàn)表》,其中:
①效果和平面部份(附件二)由工程部和物業(yè)公司審核平面部份,效果部份由副總經(jīng)理
審批后報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn);
②強(qiáng)電專(zhuān)業(yè)(附件三)由工程部審核;
③弱電專(zhuān)業(yè)(附件四)由工程部審核;
④暖通專(zhuān)業(yè)(附件五)由工程部審核;
3)運(yùn)營(yíng)部催收商戶(hù)應(yīng)繳納的裝修費(fèi)用:
①合同約定的裝修質(zhì)量保證金;
②合同約定的裝修協(xié)作費(fèi);
③裝修手冊(cè)中列明的各項(xiàng)費(fèi)用;
④商戶(hù)裝修應(yīng)承擔(dān)的消防改造費(fèi)用;
⑤由于商戶(hù)裝修特殊要求,商戶(hù)應(yīng)承擔(dān)的費(fèi)用。
進(jìn)場(chǎng)
1)運(yùn)營(yíng)部與商戶(hù)確定進(jìn)場(chǎng)施工時(shí)間。
2)運(yùn)營(yíng)部組織商戶(hù)、物業(yè)公司做施工交底。
3)運(yùn)營(yíng)部組織商戶(hù)、工程部、物業(yè)公司在約定時(shí)間接收商戶(hù)進(jìn)場(chǎng)施工。
填寫(xiě):①《進(jìn)場(chǎng)裝修人員名單表》(附件七);
②《裝修單位進(jìn)場(chǎng)攜帶工具登記表》(附件八)。
簽署:①《裝修管理協(xié)議書(shū)》(附件九);
9
②《安全管理協(xié)議書(shū)》(附件十);
③《商戶(hù)承諾書(shū)》(附件十一)。
4)運(yùn)營(yíng)部組織物業(yè)公司為商戶(hù)發(fā)放《開(kāi)工許可證》(附件十二)。
5)商戶(hù)開(kāi)始施工。
6)商戶(hù)承租商鋪裝修中或者完成裝修后如需與商區(qū)公共系統(tǒng)關(guān)截或者接駁的需向運(yùn)營(yíng)部提
交
《關(guān)截及接駁公共系統(tǒng)申請(qǐng)表》(附件十三)。運(yùn)營(yíng)部組織工程部和安管部審核通過(guò)后方
可實(shí)施。
商戶(hù)施工中的監(jiān)管
1)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場(chǎng)的日常管理和協(xié)調(diào)公司相關(guān)部門(mén)替商戶(hù)解決問(wèn)題。監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題
填寫(xiě)《檢查(驗(yàn)收)整改通知單》(附件十四),并跟蹤商戶(hù)限期整改。
2)物業(yè)公司負(fù)責(zé)施工過(guò)程中的施工安全。跟蹤施工全程、排除安全隱患。同時(shí),裝修隱患
的排查,保護(hù)原有設(shè)備、設(shè)施完好。
3)租賃商戶(hù)裝修驗(yàn)收操作程序
租賃商戶(hù)裝修驗(yàn)收分二步進(jìn)行:
1.隱蔽工程驗(yàn)收;
2.裝修工程整體驗(yàn)收。
具體操作程序如下:
運(yùn)營(yíng)部在商戶(hù)做完需隱蔽工程,在封閉之前,通知商戶(hù)做隱蔽工程驗(yàn)收。填寫(xiě)《商戶(hù)、商戶(hù)
裝修單位、管理方聯(lián)合驗(yàn)收表》(附件一)。
3.運(yùn)營(yíng)部組織物業(yè)公司、商戶(hù)進(jìn)行隱蔽工程驗(yàn)收,填寫(xiě)《商戶(hù)、商戶(hù)裝修單位、管理方聯(lián)
合驗(yàn)收表》第一部份。驗(yàn)收通過(guò)后,由商戶(hù)負(fù)責(zé)人、商戶(hù)裝修負(fù)責(zé)人和我司參加驗(yàn)收人員簽
字確認(rèn)。
4.隱蔽工程驗(yàn)收未通過(guò)時(shí),由運(yùn)營(yíng)部組織填寫(xiě)《檢查(驗(yàn)收)整改通知單》(附件二),
要求商戶(hù)限期整改。
5.商戶(hù)整改完成后,運(yùn)營(yíng)部再次組織隱蔽工程驗(yàn)收,直至驗(yàn)收通過(guò)。
6.運(yùn)營(yíng)部在商戶(hù)裝修全部完成后,組織商戶(hù)、物業(yè)公司,做裝修工程整體驗(yàn)收,填寫(xiě)《商
戶(hù)、商戶(hù)裝修單位、管理方聯(lián)合驗(yàn)收表》第二部份。驗(yàn)收通過(guò)后,由商戶(hù)負(fù)責(zé)人、商
10
戶(hù)裝修單位負(fù)責(zé)人、物業(yè)公司,我司參加驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。
7.整體驗(yàn)收未通過(guò)時(shí),由運(yùn)營(yíng)部組織填寫(xiě)《檢查(驗(yàn)收)整改通知單》要求商戶(hù)限期整
改。
8.商戶(hù)整改完成后,運(yùn)營(yíng)部再次組織整體驗(yàn)收,直至驗(yàn)收通過(guò)。
責(zé)任部門(mén)
1)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)隱蔽工程驗(yàn)收工作和整體驗(yàn)收工作的組織、協(xié)調(diào);負(fù)貨催促驗(yàn)收未通過(guò)商戶(hù)
的整改進(jìn)度及組織再次驗(yàn)收。
2)物業(yè)公司負(fù)責(zé)驗(yàn)收商戶(hù)是否按已審核的圖紙施.1.和施L質(zhì)量。
3)物業(yè)公司負(fù)責(zé)驗(yàn)收消防、安全設(shè)備設(shè)施。
注意事項(xiàng)
1)商戶(hù)隱蔽工程驗(yàn)收未通過(guò),入得進(jìn)行與之相關(guān)的下一步作業(yè)。
2)參加驗(yàn)收人員須按經(jīng)審批的商戶(hù)裝修圖驗(yàn)收。
3)驗(yàn)收未通過(guò)項(xiàng)目必須明確給商戶(hù)書(shū)面指出,要求對(duì)方簽收并存檔備查。
4)商戶(hù)未通過(guò)驗(yàn)收不得開(kāi)業(yè),且不延長(zhǎng)裝修期。
4)租賃商戶(hù)開(kāi)業(yè)操作程序
1.商戶(hù)填寫(xiě)《商戶(hù)開(kāi)業(yè)申請(qǐng)表》(附件一)送交運(yùn)營(yíng)部。
2.運(yùn)營(yíng)部組織相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《商戶(hù)開(kāi)業(yè)申請(qǐng)審批單》(附件二)
3.招商部:須確認(rèn)合同及附件是否簽署完畢,商戶(hù)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)書(shū)、品牌代理許可證等
相關(guān)合法經(jīng)營(yíng)證照是否徹底有效,并且已在我司存檔備案等事項(xiàng)。
4.財(cái)務(wù)部:須確認(rèn)商戶(hù)開(kāi)業(yè)前應(yīng)繳的不同階段的費(fèi)用是否到賬,有無(wú)開(kāi)業(yè)前欠費(fèi)等事項(xiàng)。
5.物業(yè)公司:須確認(rèn)商戶(hù)圖紙是否齊全、隱蔽工程驗(yàn)收和整體驗(yàn)收是否通過(guò),有無(wú)重大缺
漏項(xiàng)工程等事項(xiàng)。確認(rèn)消防圖紙是否齊全、消防設(shè)施是否處于正常狀態(tài),消防驗(yàn)收及開(kāi)
業(yè)檢查是否完成等事項(xiàng)。
6.運(yùn)營(yíng)部:須復(fù)核、確認(rèn)商戶(hù)進(jìn)店文件是否齊全并存檔,商戶(hù)裝修期間有無(wú)嚴(yán)重違反安全
法規(guī)的事件或者事故未處理完畢,確認(rèn)商戶(hù)已辦理保險(xiǎn)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及衛(wèi)生許可、稅務(wù)登
記等事項(xiàng)。
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7.副總經(jīng)理審批。
8.總經(jīng)理審批。
9.運(yùn)營(yíng)部根據(jù)審批結(jié)果給商戶(hù)回復(fù):
①對(duì)審批通過(guò)、無(wú)須整改可開(kāi)業(yè)的商戶(hù),使用《商戶(hù)開(kāi)業(yè)申請(qǐng)回復(fù)》(格式一)(附件
三)。加蓋公司印章后送交商戶(hù)。運(yùn)營(yíng)部存復(fù)印件。
②對(duì)于審批通過(guò),須限期整改的商戶(hù),使用《商戶(hù)開(kāi)業(yè)申請(qǐng)回復(fù)》格式二(附件四。)
須詳細(xì)列明整改內(nèi)容和限定整改時(shí)間。加蓋公司印章后送交商戶(hù)。運(yùn)營(yíng)部存復(fù)印件。
③對(duì)于審批未通過(guò)的商戶(hù),使用《商戶(hù)開(kāi)業(yè)申請(qǐng)回復(fù)》(格式三)(附件五)。須詳細(xì)
列明未通過(guò)原因和限定整改時(shí)間。由運(yùn)營(yíng)部負(fù)貢人簽字后送交商戶(hù)簽收。運(yùn)營(yíng)部跟
進(jìn)商戶(hù)整改進(jìn)度和重新申請(qǐng)開(kāi)業(yè)。
10.運(yùn)營(yíng)部協(xié)調(diào)商戶(hù)和公司相關(guān)部門(mén)組織商戶(hù)開(kāi)業(yè)。
11.運(yùn)營(yíng)部存檔商戶(hù)開(kāi)業(yè)前往來(lái)文件。
12.運(yùn)營(yíng)部協(xié)助商戶(hù)填寫(xiě)《完工道知及退還裝修押金申請(qǐng)表》(附件七),協(xié)助商戶(hù)辦理退還
施工押金手續(xù)。
審批權(quán)限
1.各部門(mén)審批權(quán)限只限于各部門(mén)第一負(fù)責(zé)人,第一負(fù)責(zé)人出差或者休假期間由副職或者指
定人
員代行第一負(fù)責(zé)人職責(zé)。
2.300平方米以下的零售商鋪由副總經(jīng)理審批。
3.有未完成項(xiàng)、可開(kāi)業(yè)但需限期整改的商鋪需由總經(jīng)理審批(欠費(fèi)商戶(hù)開(kāi)業(yè)除外)。
4.欠費(fèi)商戶(hù)開(kāi)業(yè)及300平方米以上零售商鋪和其它業(yè)態(tài)商戶(hù)開(kāi)業(yè)需由總經(jīng)理審批。
注意事項(xiàng)
1.各部門(mén)在填寫(xiě)審批表時(shí),對(duì)未通過(guò)項(xiàng),必須詳細(xì)寫(xiě)明原因,以便運(yùn)營(yíng)部匯總后給商戶(hù)回
復(fù)。
2.《商戶(hù)開(kāi)業(yè)申請(qǐng)回復(fù)》的編號(hào)應(yīng)與《商戶(hù)開(kāi)業(yè)申請(qǐng)審批單》編號(hào)相同。
3.各部門(mén)對(duì)商戶(hù)開(kāi)業(yè)審批應(yīng)做為第一優(yōu)先級(jí),收到審批表后需即將處理,以保證后續(xù)工作
正常進(jìn)行。
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5)租賃商戶(hù)營(yíng)業(yè)管理程序
租賃商戶(hù)開(kāi)業(yè)后,運(yùn)營(yíng)部是負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)商戶(hù)日常運(yùn)營(yíng)管理的主要職能部門(mén),主要工作內(nèi)容如下:
1.對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)進(jìn)行每日巡場(chǎng)工作,確保其區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生、公共區(qū)域綠植、座椅、垃圾桶
及POP擺放的規(guī)范化;對(duì)行為不當(dāng)?shù)牟块T(mén)及個(gè)人進(jìn)行及時(shí)溝通并加以糾正,必要時(shí)可
根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰;做好工作記錄,每日填寫(xiě)《工作日志》、《巡檢記錄表》,每周
填寫(xiě)《周報(bào)表》以及做好月工作總結(jié)上報(bào)區(qū)域主管?!豆ぷ魅罩尽贰ⅰ堆矙z記錄表》應(yīng)每
日下班后整理裝訂,區(qū)域主管檢察有無(wú)漏項(xiàng),是否有工作需要指導(dǎo)落實(shí),后簽字交付部
門(mén)部長(zhǎng)處。
巡場(chǎng)時(shí)間要求及標(biāo)準(zhǔn):
5.1.1部長(zhǎng)至少每周全面巡場(chǎng)一次以上,重點(diǎn)區(qū)域及主力店每周二次以上;
5.1.2主管每周全面巡場(chǎng)至少三次以上;
5.1.3確?,F(xiàn)場(chǎng)按照區(qū)域有人值守,不得同時(shí)吃飯或者離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng);值班期間離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng),
需
通報(bào)主管;
5.1.4運(yùn)營(yíng)督導(dǎo)每日應(yīng)不間斷巡視,保持監(jiān)管持續(xù)不斷。做到:公共區(qū)域座椅擺放整齊
干凈;店鋪櫥窗干凈璀璨,未經(jīng)批準(zhǔn)的座椅、大量堆積貨品;商戶(hù)的廣告宣傳中不
得浮現(xiàn)違反國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳用語(yǔ),幾項(xiàng)活動(dòng)同時(shí)進(jìn)行時(shí),檢查是否同時(shí)
可以參預(yù),如果不可以,廣告中應(yīng)加以標(biāo)注;不得浮現(xiàn)超過(guò)24小時(shí)尚未上報(bào)或者
維修現(xiàn)象。
2.處理商戶(hù)、消費(fèi)者有關(guān)內(nèi)部服務(wù)或者商品質(zhì)量等投訴接待和跟進(jìn)回饋,按照投訴解決的
流
程及時(shí)上報(bào)區(qū)域主管及部門(mén)負(fù)責(zé)人,重大緊急事件與當(dāng)值公司領(lǐng)導(dǎo)溝通,并在現(xiàn)場(chǎng)做初
步的安撫工作,采集相關(guān)材料證明,及時(shí)填寫(xiě)《工作日志》,將相關(guān)證明材料留存?zhèn)浒浮?/p>
3.施工單、出門(mén)單的簽署:
施工單簽署的注意事項(xiàng):
1.填寫(xiě)要工整、清晰、不漏項(xiàng);
2.口期和時(shí)間的填寫(xiě)要正確(施工只能在非營(yíng)業(yè)時(shí)間進(jìn)行);
3.施工原因要填寫(xiě)清晰(如換展、進(jìn)貨、裝修等);特殊注意,如果是改動(dòng)結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)
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施、消防設(shè)備設(shè)施、店內(nèi)展柜等需批準(zhǔn)后方可進(jìn)行的施工,必須實(shí)現(xiàn)將方案報(bào)部門(mén)經(jīng)理
及工程部批準(zhǔn)方可執(zhí)行。
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4.收回3聯(lián)中的1聯(lián),做好存檔,抄送物業(yè)公司。
出貨單簽署的注意事項(xiàng):
1.填寫(xiě)要工整、清晰、不漏項(xiàng);
2.要根據(jù)不同貨物的特點(diǎn),權(quán)衡出門(mén)單上貨品(及其它物品的)數(shù)量是否在正常范圍內(nèi),
會(huì)不會(huì)影響商鋪正常經(jīng)營(yíng)。
3.不得填寫(xiě)空白的出貨單,不得簽署超過(guò)2日內(nèi)的出貨單。
4.要提醒各店鋪,注意使用符合商場(chǎng)要求的有充氣橡膠輪胎的推車(chē)和貨梯的注意事項(xiàng)。
6)租賃商戶(hù)撤場(chǎng)操作程序
商業(yè)區(qū)內(nèi)租賃商戶(hù)撤場(chǎng)分為三種情況:
1.合同期未滿(mǎn),商戶(hù)提前解除合同(含商戶(hù)未做解除合同手續(xù),但提前私自撤離),商戶(hù)
撤場(chǎng):
2.合同期未滿(mǎn),我公司提前解除合同,商戶(hù)撤場(chǎng);
3.合同期已滿(mǎn),商戶(hù)正常閉店撤場(chǎng)。
責(zé)任部門(mén)
1.運(yùn)營(yíng)部:運(yùn)營(yíng)部是商戶(hù)撤場(chǎng)工作的主責(zé)部門(mén),負(fù)貨商戶(hù)撤場(chǎng)程序的監(jiān)管、協(xié)調(diào)和與商戶(hù)
的溝通、洽談,負(fù)責(zé)法律文件往來(lái)、簽署、存檔,直至商戶(hù)撤場(chǎng)工作程序完畢。
2.招商部:法務(wù)部負(fù)責(zé)商戶(hù)撤場(chǎng)相關(guān)的法律文件的起草、簽署,存檔及如有訴訟等后續(xù)工
作。負(fù)責(zé)后續(xù)商戶(hù)的準(zhǔn)備。
3.財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)撤場(chǎng)商戶(hù)的欠款核算,并催促運(yùn)營(yíng)部收繳。
4.物業(yè)公司:驗(yàn)收商戶(hù)商鋪騰退的機(jī)電、消防設(shè)施設(shè)備等是否正常。并跟據(jù)實(shí)際情況恢復(fù)
商鋪到公司認(rèn)定的再使用狀態(tài),維護(hù)原有設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行;負(fù)責(zé)商戶(hù)撤場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。
5.企劃部:配合市場(chǎng)部根據(jù)后續(xù)商戶(hù)情況安裝圍擋。
操作程序
1.對(duì)于合同期未滿(mǎn),商戶(hù)提前解約撤場(chǎng):
1.商戶(hù)必須提出書(shū)面解約函,通知運(yùn)營(yíng)部。
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2.運(yùn)營(yíng)部召集招商部、財(cái)務(wù)部組織專(zhuān)題會(huì)議討論,并提出意見(jiàn)呈文報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
3.對(duì)公司不允許撤場(chǎng)的商戶(hù),運(yùn)營(yíng)部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)給商戶(hù)回函并約談商戶(hù)。
4.對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)允許撤場(chǎng)的商戶(hù):
i.招商部與商戶(hù)簽定《合同終止協(xié)議書(shū)》,約定清繳租金、物業(yè)管理費(fèi)、違約金、滯
納金等項(xiàng),財(cái)務(wù)部根據(jù)協(xié)議內(nèi)容出具賬單,內(nèi)部審批手續(xù)合格后,交運(yùn)營(yíng)部。
ii.運(yùn)營(yíng)部根據(jù)賬單向商戶(hù)催繳應(yīng)交款項(xiàng)。
iii.商戶(hù)應(yīng)交款項(xiàng)交清后,運(yùn)營(yíng)部與商戶(hù)約定撤場(chǎng)時(shí)間并通知公司相關(guān)部門(mén)做準(zhǔn)備,協(xié)
調(diào)公司相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《商戶(hù)撤場(chǎng)工作單》(見(jiàn)附件),各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后報(bào)公
司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。
iv.運(yùn)營(yíng)部通知商戶(hù)提交加蓋公章的撤場(chǎng)物品清單(見(jiàn)附件)和撤場(chǎng)負(fù)責(zé)人委托書(shū)(樣
式見(jiàn)附件)。
V.運(yùn)營(yíng)部與招商部、物業(yè)公司確定現(xiàn)場(chǎng)恢復(fù)程度,并做圍擋準(zhǔn)備。
Vi.運(yùn)營(yíng)部在約定的撤場(chǎng)時(shí)間與物業(yè)公司共同監(jiān)管商戶(hù)撤場(chǎng),并恢復(fù)商鋪到再次使用狀
態(tài)。
Vii.運(yùn)營(yíng)部催促做撤店后商鋪的圍擋裝飾。
Viii.商戶(hù)撤場(chǎng)完畢后,運(yùn)營(yíng)部將全部撤場(chǎng)文件整理并做檔案清單存檔。
2.對(duì)于合同期未滿(mǎn),我公司要求提前解約的商戶(hù):
①運(yùn)營(yíng)部根據(jù)公司指示,安排法務(wù)部起草解約函,經(jīng)律師審查后由運(yùn)營(yíng)部按合同中對(duì)方地
址寄達(dá)對(duì)方公司。
②運(yùn)營(yíng)部與對(duì)方約談,并將最終約談結(jié)果呈文報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
③運(yùn)營(yíng)部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)安排法務(wù)部起草《合同終止協(xié)議書(shū)》,運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)與商戶(hù)
簽字蓋章確認(rèn),走內(nèi)部審批程序。
④以下執(zhí)行第二條第4款、第ii至viii項(xiàng)。
3.對(duì)于合同期滿(mǎn)商戶(hù)撤場(chǎng):
①商戶(hù)按合同約定期內(nèi)書(shū)面通知運(yùn)營(yíng)部合同期滿(mǎn)后撤場(chǎng)。
②運(yùn)營(yíng)部通知財(cái)務(wù)部(轉(zhuǎn)交商戶(hù)撤場(chǎng)函復(fù)印件)
③財(cái)務(wù)部核查商戶(hù)賬戶(hù)情況,并出據(jù)賬單給運(yùn)營(yíng)部。
④以下執(zhí)行第二條第4款、第道至viii項(xiàng)。
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注意事項(xiàng)
1)欠費(fèi)商戶(hù)撤場(chǎng)必須走《商戶(hù)撤場(chǎng)審批單》流程,最終經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2)《商戶(hù)撤場(chǎng)工作單》運(yùn)營(yíng)部必須在確認(rèn)商戶(hù)無(wú)任何欠費(fèi)后才干組織填寫(xiě)報(bào)審。
3)商戶(hù)撤場(chǎng)后的商鋪恢復(fù)程度由運(yùn)營(yíng)部和招商部、物業(yè)公司根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)狀態(tài)決
定,并報(bào)主管副總核準(zhǔn)。
4)商戶(hù)撤場(chǎng)后的商鋪圍擋裝飾在商戶(hù)撤出后完成(特殊情況不得超過(guò)24小時(shí))。
7)商戶(hù)續(xù)租程序
租期內(nèi)商戶(hù)續(xù)約由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)溝通、談判及手續(xù)的完成。
責(zé)任部門(mén):
1)運(yùn)營(yíng)部,負(fù)責(zé)根據(jù)合同到期情況跟商戶(hù)溝通,確定新的合作條件(租約、租金、是否調(diào)
整位置及面積等),上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司決議與商戶(hù)完成相關(guān)手續(xù),完成續(xù)租審批流程。
2)財(cái)務(wù)部,根據(jù)合同內(nèi)與商戶(hù)續(xù)租時(shí)間截點(diǎn)提前通知運(yùn)營(yíng)部注意;配合運(yùn)營(yíng)部核算租金標(biāo)
準(zhǔn),協(xié)助完成續(xù)租審批流程。
3)招商部,根據(jù)公司現(xiàn)有規(guī)劃定位及市場(chǎng)情況,賦予續(xù)租意見(jiàn)。
操作程序
對(duì)于原地不動(dòng)(面積位置均不做變化)的商戶(hù)
1)由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)與商戶(hù)溝通,由商戶(hù)提出書(shū)面申請(qǐng),運(yùn)營(yíng)部上報(bào)公司例會(huì),確
定續(xù)約租金及租期;
2)運(yùn)營(yíng)部溝通確定后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),批復(fù)后走內(nèi)部審批流程;
3)招商部協(xié)助出具續(xù)租協(xié)議,并協(xié)助完成談判及協(xié)議修改。
8)租金收繳有關(guān)規(guī)定:
1.總原則:按區(qū)域劃分,專(zhuān)人負(fù)責(zé)。商戶(hù)催費(fèi)全程負(fù)責(zé),自行催賬單、催繳費(fèi),
直至費(fèi)用交齊;
2.并按照商戶(hù)需求將賬單送達(dá)商戶(hù);
3.25日前,如款項(xiàng)未到賬貝!與商戶(hù)聯(lián)系,確認(rèn)未到賬原因;
4.25日前,如款項(xiàng)已到賬則本月工作完成;
5.過(guò)程中必須有催過(guò)的文件、短信或者郵件做記錄。有問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)。
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9)廣告位招商及收租管理:
1.廣告位分類(lèi):
1)現(xiàn)有的。
2)待開(kāi)辟的。
2.廣告位的招租:
對(duì)即將或者已經(jīng)到期的廣告位進(jìn)行推介,招租。
3.廣告效果圖的審核:
要求欲租廣告位的商戶(hù)按照現(xiàn)場(chǎng)情況上報(bào)效果圖,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
4.廣告協(xié)議的簽署:
與有租廣告位意向的商戶(hù)談判后,確定租賃價(jià)格、租賃時(shí)間段及相關(guān)權(quán)利義務(wù),
形成廣告協(xié)議后雙方簽署。
5.租金和電費(fèi)的收?。?/p>
帶商戶(hù)到財(cái)務(wù)部,按照簽訂的廣告租賃協(xié)議收取租金和電費(fèi)。
6.廣告畫(huà)面及框架的口常維護(hù)和更新:
定期對(duì)已出租的廣告位進(jìn)行檢查,及時(shí)催促商戶(hù)對(duì)廣告畫(huà)面及框架等部位進(jìn)行相
應(yīng)的清潔、維護(hù),對(duì)老舊畫(huà)面進(jìn)行及時(shí)更換。
7.廣告位的重新招租:
對(duì)臨近到期的廣告位進(jìn)行重新招租。
10)市場(chǎng)調(diào)研:
1、針對(duì)負(fù)責(zé)區(qū)域品牌,對(duì)本市其他商業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行銷(xiāo)售業(yè)績(jī)、促銷(xiāo)活動(dòng)、營(yíng)銷(xiāo)推
廣、客流、地理位置、品牌組合等方面的調(diào)查;
2、調(diào)研應(yīng)每周進(jìn)行一次,固定品牌、固定商業(yè)項(xiàng)目調(diào)查;
3、調(diào)研中要詳細(xì)對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)品牌進(jìn)行深入、細(xì)致了解、分析。如需要應(yīng)
對(duì)具體場(chǎng)景或者細(xì)節(jié)進(jìn)行拍攝留存;
4、調(diào)查后及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)、文字、照片等進(jìn)行整理,形成詳盡的、有說(shuō)服力的報(bào)告。
以便作為公司高層決策的依據(jù)之一。
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三、物業(yè)公司管理程序及內(nèi)容:
1)物業(yè)公司管理程序:
1.物業(yè)公司由運(yùn)營(yíng)部進(jìn)行主要日常行為監(jiān)管,并嚴(yán)格按照像關(guān)作業(yè)程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作檢
查,保證商業(yè)區(qū)域整體環(huán)境的整潔與正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
2.物業(yè)公司的工作質(zhì)量由運(yùn)營(yíng)部根據(jù)每月工作情況填寫(xiě)《物業(yè)公司工作完成質(zhì)量檢查表》,
經(jīng)物業(yè)公司駐場(chǎng)經(jīng)理簽字后上報(bào)運(yùn)營(yíng)部部長(zhǎng),進(jìn)行最終審核,連同請(qǐng)款單抄送財(cái)務(wù)部以
便安排付款扣款等后續(xù)工作。
2)日巡表:
項(xiàng)目編號(hào)檢查日期――一日
檢查時(shí)
序號(hào)檢查區(qū)域發(fā)現(xiàn)問(wèn)題處理結(jié)果復(fù)查時(shí)間復(fù)查結(jié)果及處理意見(jiàn)
間
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
每日工作總結(jié):
檢查人簽字項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字:
注:此表須由項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)主管使用并填寫(xiě)。
18
四、主要工作流程圖及附表
19
注:
1.運(yùn)營(yíng)部是商戶(hù)收鋪的主要責(zé)任部門(mén),負(fù)責(zé)商戶(hù)收鋪的組織工作
2.招商部在完成租賃合同簽署,確認(rèn)商戶(hù)已繳清前述4項(xiàng)費(fèi)用后,要即將境寫(xiě)《商戶(hù)情況一覽表》.
表中的商戶(hù)聯(lián)系人、聯(lián)系方式等必須填寫(xiě)準(zhǔn)確,己方便后續(xù)工作.
3.商戶(hù)簽署后的《商鋪接收現(xiàn)狀確認(rèn)表》是商鋪交付商戶(hù)的主要依據(jù).簽署日期是履行合同的計(jì)費(fèi)起始日。
20
程
作流
修操
場(chǎng)裝
戶(hù)進(jìn)
租賃商
進(jìn)
場(chǎng)
準(zhǔn)
備
施
工
監(jiān)
管
21
租賃商戶(hù)裝修驗(yàn)收操作程序
安管部運(yùn)營(yíng)部工程部
隱
蔽
工
程
驗(yàn)
收
裝
修
工
程
整
體
驗(yàn)
收
的
1、曲戶(hù)隴蔽工程驗(yàn)也未通過(guò),不御世行與之相關(guān)的下沙作費(fèi).
2.崔加驗(yàn)收入找殘技經(jīng)審批的商戶(hù)奘傳圖聆收.
3、驗(yàn)收未通過(guò)項(xiàng)口必須明礴的n戶(hù)書(shū)面報(bào)出.要求財(cái)方簽收并存精笛臺(tái).
4崩戶(hù)未迨過(guò)會(huì)收公制“Yk,H不延K裝修期.
22
23
租賃商戶(hù)撤場(chǎng)工作管理辦法
財(cái)務(wù)部運(yùn)營(yíng)部招商部
商戶(hù)書(shū)面提出解
約函,通知運(yùn)營(yíng)
部
i■4r
會(huì)議討論并提出意會(huì)議討論并提出意會(huì)議討論并提出意
見(jiàn)呈批領(lǐng)導(dǎo)審批見(jiàn)呈批領(lǐng)導(dǎo)審批見(jiàn)呈批領(lǐng)導(dǎo)審批
_____________餐
是否允許
合
與商戶(hù)簽訂《合
同NO同終止協(xié)收》
也
未
對(duì)公司不滿(mǎn)意撤
滿(mǎn)場(chǎng)商戶(hù),根據(jù)公
司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)
,
商
戶(hù)
提給商戶(hù)回函并約給商戶(hù)回函并約
談商戶(hù)俵商戶(hù)
前
解
各項(xiàng)款項(xiàng)交清
除后,與商戶(hù)約定
合撤場(chǎng)時(shí)間,并通
知相關(guān)落門(mén)
同
,*
填寫(xiě)《商戶(hù)撤場(chǎng)
工作單》
撤場(chǎng)完畢后整理
商戶(hù)檔案存檔
撤場(chǎng)完畢
24
租賃商戶(hù)撤場(chǎng)工作管理辦法
招商部運(yùn)營(yíng)部財(cái)務(wù)部
合約談商戶(hù),并將
最終約談結(jié)果呈
同文報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批
期
未
滿(mǎn)
根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意
,見(jiàn)起草《合同終
我止物奴書(shū)》
公
司
要
雙方簽字蓋章確簽收《合同終止
求
溫馨提示
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