合同管理制度

合同管理制度

1目的

為統(tǒng)一并加強公司合同管理，規(guī)范合同管理流程，規(guī)避合同

風(fēng)險，特制定本制度。

2適用范圍

本制度所指合同為公司對外簽訂的合同，不含對內(nèi)與員工所

簽合同(如勞動合同)。

3合同的分類及編號

3.1合同的分類和定義

公司合同按照對象和用途分為采購類、銷售類、綜合類三大

類：

(1)采購類：指由公司采購部門發(fā)起的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的經(jīng)

濟合同或協(xié)議；

(2)銷售類：指市場部發(fā)起的與公司銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的銷售合

同或協(xié)議；

(3)綜合類:指除上述情形外，公司簽署的其他合同或協(xié)議。

3.2合同編號規(guī)則

合同編號規(guī)則為：―---（年份月份）——（三位數(shù)）,

合同應(yīng)按時間、類別連續(xù)編號。

采購類：―---201801-001（~999流水號）

銷售類：―---201801-001（~999流水號）

綜合類：―—--201801-001（~999流水號）

4合同審核職責(zé)分工

一份完整的合同通常由商務(wù)條款、技術(shù)條款和法律條款等共

同組成，合同經(jīng)辦部門為合同審核的主要責(zé)任部門，相關(guān)部門提

供與本部門職責(zé)相關(guān)的審核意見，為合同簽訂、履行提供其他相

關(guān)的專業(yè)協(xié)助。合同管理中部門、人員的主要職責(zé)如下：

4.1合同經(jīng)辦人

依據(jù)職責(zé)分工或合同經(jīng)辦部門臨時委派負責(zé)啟動合同審核、

文件流轉(zhuǎn)、各部門間溝通協(xié)調(diào)工作的具體辦事人員。合同經(jīng)辦人

在合同審核過程中的職責(zé)包括：

（1）談判，確定合同主體、準備（選用、草擬）合同文本,

發(fā)起合同審核；

（2）提供前置審批程序文件（若有）或說明合同事項的其他

資料；保持與各審核部門間的溝通協(xié)調(diào)，推進合同審核進程；

（3）匯總審批意見并修訂，將有異議的條款提交合同權(quán)限審

批人裁定、定稿、簽署；合同經(jīng)辦人應(yīng)在終版上作為合同責(zé)任人

簽署合同；

（4）為生效合同的執(zhí)行責(zé)任人，及時更新合同履行進度、反

饋并解決執(zhí)行中存在的問題、做好證據(jù)的保存、收集工作。

4.2合同經(jīng)辦部門負責(zé)人

承接辦理合同談判、簽訂事宜并對合同簽訂質(zhì)量、履行效果

承擔(dān)責(zé)任的部門。合同經(jīng)辦部門負責(zé)人在合同審核中的職責(zé)包括:

（1）審核合同事項的真實性、可行性及前置審批程序，負責(zé)

對其他審核人員有疑義的內(nèi)容予以解釋說明或補充相關(guān)材料；

（2）審核包含產(chǎn)品、報價、付款、合同期限等商務(wù)條款；

（3）落實本部門的合同管理責(zé)任人，進行合同執(zhí)行管理，應(yīng)

根據(jù)需要建立本部門合同管理臺賬，及時、真實地反映合同訂立、

履行進度、終止等情況；督促、檢查合同執(zhí)行人員在合同履行過

程的證據(jù)收集工作。

4.3參與審核部門

在合同審核中負責(zé)對涉及本部門職責(zé)范圍的合同提供與本部

敲定的批準人。

5合同訂立流程

5.1合同談判

(1)公司是對外訂立合同的唯一主體，不得以部門或任何員

工個人名義對外訂立合同；公司也不接受外部單位及其管理部門

或其分支機構(gòu)訂立合同的要求。

(2)合同談判開始前，合同經(jīng)辦部門應(yīng)確定合同經(jīng)辦人；舉

行正式合同談判的，談判雙方代表均應(yīng)向?qū)Ψ匠鍪鞠鄳?yīng)公司資質(zhì)、

資信及授權(quán)文件，并保留對方原件歸檔。

(3)對首次合作的談判對象，合同經(jīng)辦部門應(yīng)對合同對方的

主體資格、資信狀況,履行能力、經(jīng)營狀況、市場需求、產(chǎn)品/

服務(wù)質(zhì)量、價格等背景資料進行了解和調(diào)查，必要時可以委托中

介機構(gòu)進行盡職調(diào)查；對于有過合作的合作方，應(yīng)調(diào)取其最近一

期的有效信用資料。

5.2合同文本準備

(1)合同經(jīng)辦人負責(zé)合同文本的準備，凡公司示范文本的,

合同談判應(yīng)使用我方合同示范文本。公司無示范文本的，優(yōu)先使

用主管部門或行業(yè)協(xié)會推薦使用的示范文本；沒有可供參照的示

范文本，應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，優(yōu)先由我方起草合同文本。如不得已

使用對方文本，經(jīng)辦人及其領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真閱讀。

（2）涉及技術(shù)等等專業(yè)性較強的合同由專業(yè)人員起草并確定

技術(shù)條款及驗收標準。

（3）合同文本應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一使用紙質(zhì)打印文本，嚴禁在打印文本

上直接涂改；使用公司示范文本簽訂合同的，空白處應(yīng)填寫完整，

對空白條款應(yīng)以斜線標記。如對方涂改，涂改處必須要求加

蓋對方公章。

（4）合同文本務(wù)必要求語言嚴謹規(guī)范，字跡（符號）清晰,

條款完整，內(nèi)容具體明確，用語準確、無歧義、日期和期限明確。

（5）合同要求：合同格式首部統(tǒng)一為：合同編號、簽訂地（武

漢市武昌區(qū)）、簽訂時間；國內(nèi)合同的糾紛訴訟管轄法院統(tǒng)一確定

為：人民法院。

5.3合同審核

（1）公司建立全面的合同審核制度，所有合同須經(jīng)相關(guān)部門

審核及審批程序；各審核部門應(yīng)嚴格按照的規(guī)定分工審核、相互

配合，以提高文本質(zhì)量，維護公司合法利益。

(2)涉及有前置審批事項的，評審合同時應(yīng)核對前置審核程

序。

(3)合同的審核流程，見附件《合同審核流程圖》。若背景

情況和附件材料不詳細，無法進行審核的，審核部門有權(quán)拒審并

退回合同。

(4)合同審核人的審核意見應(yīng)以書面方式做出，合同經(jīng)辦人

根據(jù)評審意見進行相應(yīng)修改、補充，載明采納、處理情況，意見

不予采納的，需闡述理由。合同經(jīng)辦部門負責(zé)人應(yīng)對定稿的文本

逐頁簽名，以確保審核文本的一致性。

(5)對經(jīng)我方審核定稿的文件，對方不認可的，協(xié)商調(diào)整文

本后重新啟動審核程序，直至雙方認可后提請審批、簽署。

(6)經(jīng)辦人不得擅自對公司示范文本作任何修改，如商務(wù)談

判確有需要對相關(guān)條款進行修改的，應(yīng)根據(jù)范本評審流程，提交

財務(wù)、行政等相關(guān)部門進行評審。

5.4合同審批、簽署

(1)公司總經(jīng)理是所有經(jīng)濟合同的審批人和簽署人，總經(jīng)理

根據(jù)管理需要可以分配或授權(quán)其他管理人員行使合同審批權(quán)和/

或簽署權(quán)，詳見《合同審核和批準權(quán)限表》相關(guān)規(guī)定。

(2)《合同審核和批準權(quán)限表》是公司總經(jīng)理就經(jīng)濟合同審

批/簽署權(quán)限的年度授權(quán)文件，授權(quán)期限通常為一年，被授權(quán)人職

位撤銷，相應(yīng)授權(quán)自行失效；根據(jù)組織機構(gòu)調(diào)整的需要，公司可

以于每年公歷年初對《合同審核和批準權(quán)限表》進行相應(yīng)修訂。

應(yīng)根據(jù)變化及時相應(yīng)調(diào)整授權(quán)權(quán)限表，每年不得少于一次。

(3)合同訂立過程中，對方簽署人與其登記的法定代表人或

授權(quán)代表人不一致的，應(yīng)要求對方提供相應(yīng)的授權(quán)資質(zhì)文件。簽

訂合同時，應(yīng)優(yōu)先要求對方簽署并蓋章后再提交本公司法定代表

人或其授權(quán)代理人簽署，以控制合同成立與生效時間。

(4)因情況緊急而以傳真的方式訂立合同的，應(yīng)在合同訂立

后3日內(nèi)補辦合同原件；金額超過1萬元的合同不得以傳真方式

訂立。

5.5合同用章

(1)所有合同須經(jīng)有權(quán)簽署人批準后用印，合同經(jīng)辦人需在

合同上簽名。

(2)應(yīng)在已簽署的合同頁碼間加蓋騎縫章或使用防偽印記。

(3)需要外部機構(gòu)登記、批準、公證、見證的合同應(yīng)履行登

記、批準、公證、見證程序。

6合同履行

6.1合同依法成立，即具法律約束力，一切與合同有關(guān)的部

門和人員必須嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同得到實際和

全面履行。

6.2合同經(jīng)辦部門（包括合同經(jīng)辦人）必須積極、全面地督

促、跟進合同交底履行，及時檢查、了解履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和

處理問題，向主管領(lǐng)導(dǎo)及時匯報，以求及時解決問題，最大限度

的降低損失。

6.3合同的履行不因合同各方經(jīng)辦人、授權(quán)代理人或法定代

表人的變動而受影響。合同經(jīng)辦人變更時應(yīng)及時辦理合同交接交

底手續(xù)。

6.4未嚴格履行合同責(zé)任和義務(wù)的行為人應(yīng)要求立即糾正,

對因此而造成后果和損失的相關(guān)人員追究其相應(yīng)責(zé)任。

6.5凡與合同履行有關(guān)的往來文書、函件、郵件、傳真等都

應(yīng)作為履約證據(jù)留存。

（1）合同履行過程中，應(yīng)嚴格遵守公司流程規(guī)定，并注重證

據(jù)的保存，如采購合同中，對于不符合技術(shù)、質(zhì)量要求的產(chǎn)品及

時反饋，并留存證據(jù)；工程項目合同執(zhí)行過程中，應(yīng)在完成工程

進度的第一時間及時向客戶獲取確認憑證，妥善保管，必要時移

交檔案室保存。

(2)遇對方發(fā)生異?；虿荒苈男谢虿荒芡耆男泻贤瑫r，經(jīng)

辦人應(yīng)當(dāng)及時將有關(guān)情況向經(jīng)辦部門及財務(wù)、行政部匯報，及時

采取補救措施以減少損失，并立即收集、保存有關(guān)證據(jù)材料，以

備進一步交涉之用。

(3)如因己方原因不能履行或不能完全履行合同，經(jīng)辦人

應(yīng)將原因及時向經(jīng)辦部門匯報，經(jīng)經(jīng)辦部門攜同有關(guān)部門形成統(tǒng)

一意見報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由經(jīng)辦人與對方交涉。

(4)合同約定或法律規(guī)定的義務(wù)結(jié)清即為合同履行完畢。

7合同變更、補充與解除

7.1合同履行中遇不可克服的困難，需變更、解除合同，應(yīng)

在合理期限內(nèi)及時與對方協(xié)商，就變更、解除合同事宜達成一致。

7.2合同變更、補充與解除應(yīng)當(dāng)采用書面形式，變更、補充、

解除的審批權(quán)限和程序，與合同訂立時的審批權(quán)限和程序相同。

7.3遇對方不履行或難以履行合同，經(jīng)辦部門應(yīng)立即書面知

會財務(wù)、行政部門，后續(xù)協(xié)商解決或提請采取法律措施，確保維

護公司利益。

7.4變更合同主體，應(yīng)征得所涉各方一致同意，以相應(yīng)的符

合法律要求的書面文本確認。

7.5變更有擔(dān)保條款的合同，應(yīng)征得原擔(dān)保人的同意并在變

更協(xié)議或變更后的合同上加蓋擔(dān)保人印章。原擔(dān)保人不同意變更

的，應(yīng)重新評估變更風(fēng)險，繼續(xù)履行原合同或簽訂沒有原擔(dān)保人

擔(dān)保的新合同。

(1)變更有保密條款或附有保密協(xié)議的合同時，如果涉及保

密主體或保密內(nèi)容的，應(yīng)相應(yīng)變更保密條款或保密協(xié)議。

(2)經(jīng)外部機構(gòu)登記、批準、公證、見證的合同，變更協(xié)議

(或變更后的合同)應(yīng)重新登記、批準、公證、見證。

(3)合同無論履行完成、解除或變更后，保密條款或保密協(xié)

議均獨立于主合同繼續(xù)有效。

(4)在未達成變更、解除合同的書面協(xié)議之前，為減少雙方

損失或防止損失擴大，根據(jù)實際情況，應(yīng)采取繼續(xù)履行、補救或

中止履行等措施。

8合同糾紛處理

8.1處理合同糾紛應(yīng)堅持依據(jù)事實、法律及合同約定，遵循

友好協(xié)商、及時處理、維護公司合法權(quán)益的原則。出現(xiàn)合同糾紛

情形，應(yīng)第一時間向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，同時采取有效措施，做好證

據(jù)保存，并向公司法務(wù)人員報備，根據(jù)糾紛情節(jié)決定是否需要法

務(wù)協(xié)助處理。

8.2經(jīng)雙方協(xié)商達成一致處理意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議；經(jīng)

協(xié)商無法解決的糾紛，如屬對方過錯或違約，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)決策同

意后，提起仲裁或訴訟。

8.3合同糾紛進入仲裁或訴訟的，由行政部負責(zé)跟進，合同

經(jīng)辦人負責(zé)協(xié)助行政部的仲裁或訴訟工作，包括但不限于收集、

提供證據(jù)材料。

8.4合同糾紛處理過程中，在證據(jù)可能丟失或以后難以取得

的情況下，應(yīng)及時向法院申請采取證據(jù)保全措施或申請對可能滅

失的證據(jù)采取公證；對方或利害關(guān)系人有隱匿、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)或其他

影響公司權(quán)利實現(xiàn)的行為或可能時，應(yīng)及時向法院申請采取財產(chǎn)

保全措施。

8.5合同經(jīng)辦人對合同糾紛的處理負責(zé)到糾紛處理終結(jié)為

止，包括及時向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報合同糾紛處理進度，跟進履行已生

效的調(diào)解協(xié)議書、仲裁裁決書、判決書及執(zhí)行。

8.6合同糾紛處理應(yīng)全程保密，禁止私自對外披露或?qū)εc本

合同無關(guān)的人員透露任何信息。

9合同檔案管理

9.1公司檔案室按檔案管理要求收存、管理合同原件和其他

相關(guān)資料，保管期限分類如下：

采購類：設(shè)備類永久保存，零星類及供需類合同履行全部完

成后五年(有質(zhì)保條款的，應(yīng)在質(zhì)保條款履行完成后)；

銷售類：合同履行全部完成后十五年(有質(zhì)保條款的，應(yīng)在

質(zhì)保條款履行完成后)；

綜合類：合同履行全部完成后十五年(有質(zhì)保條款的，應(yīng)在

質(zhì)保條款履行完成后)，其中基建合同要永久保存。

9.2合同存檔需遵循以下原則：

(1)合同經(jīng)辦人將合同原件在合同簽訂完成后的十個工作日

內(nèi)將合同原件移交至行政部，行政部按季度移交檔案室存檔；

(2)合同經(jīng)辦部門和執(zhí)行部門留存復(fù)印件監(jiān)督和跟進合同履行,

涉及公司收付款義務(wù)的合同，經(jīng)辦人還應(yīng)向財務(wù)部門交存合同復(fù)

印件。各部門安排專人負責(zé)合同履行情況的跟蹤，并按月定期更

新履行狀態(tài)，反饋至行政部及財務(wù)部。

(3)各部門應(yīng)將合同文檔保存在有鎖柜或門禁的安全場所,

僅相關(guān)人員可以接觸，任何其他部門和個人不得私自復(fù)印或保存

合同復(fù)印件。

9.3其他部門因工作需要查閱或借閱合同文件的，按公司檔

案借閱管理規(guī)定辦理。檔案管理員應(yīng)對合同調(diào)閱和復(fù)印進行書面

登記，包括注明合同編號、調(diào)閱或復(fù)印人、審批人、調(diào)閱時間和

預(yù)計歸還時間等，并由調(diào)閱人或復(fù)印人簽字確認，以便備查。

10監(jiān)督、檢查

公司行政部對合同簽訂、履行過程履行監(jiān)督、檢查職責(zé)，根

據(jù)合同管理要求牽頭組織專項檢查，對不符合合同管理規(guī)范要求

的情形，有權(quán)要求責(zé)任部門和責(zé)任人予以糾正，并視情形嚴重程

度提議追究相關(guān)人員責(zé)任。

11法律責(zé)任

11.1財務(wù)部應(yīng)負責(zé)對合同管理情況進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題

應(yīng)直接反饋給責(zé)任人上級領(lǐng)導(dǎo)，并在當(dāng)月的考核中反映。

11.2在合同管理工作中做出成績者和避免、挽回經(jīng)濟損失者

予以表彰。符合下列條件的，應(yīng)當(dāng)給予獎勵：

（1）經(jīng)調(diào)查了解，發(fā)現(xiàn)了合同訂立的必要性、真實性存在問

題、避免了一些無謂的支出;

(2)在解決合同糾紛過程中，盡職盡責(zé)，避免或挽回經(jīng)濟損

失達人民幣一萬元以上者；

(3)敢于揭發(fā)、抵制利用合同進行違法犯罪活動者等。

11.31有下列情形之一，造成較大經(jīng)濟損失或擴大經(jīng)濟損失

的，對責(zé)任人予以通報批評并追究其經(jīng)濟賠償責(zé)任，構(gòu)成犯罪的

交由司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。

(1)不按本辦法規(guī)定簽訂合同的，或超越授權(quán)或濫用授權(quán)簽

約的，或?qū)⑼皇马椈麨榱阋?guī)避審核的；

(2)簽訂有重大缺陷或無效合同的；

(3)因?qū)徍嘶蚺鷾蕦徍巳藛T疏忽未審出合同重大缺陷的，或

審核人員無正當(dāng)理由延誤審核的；

(4)丟失合同文本及相關(guān)文件的；

(5)未依法律和本制度規(guī)定變更或解除合同的，或糾紛后,

隱瞞或不及時向有關(guān)部門匯報采取措施，致使重要證據(jù)滅失或超

過訴訟時效的，或應(yīng)當(dāng)或可以追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的；

(6)合同簽訂或履行中，與對方或第三人惡意竄通或收受賄

賂的，或提供虛假資料的；

(7)泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機密的，或使用非法手

段簽訂合同的；

（8）其他違反公司相關(guān)制度的情形。

12附件

附件A合同審核表

13本制度由行政部負責(zé)制訂并解釋，自頒布之日生效執(zhí)

行。

附件A：合同審核表

表碼；NO.__________________

經(jīng)辦部門經(jīng)辦人電話

合同名稱

擔(dān)保方全稱

對方單位全稱

（如無則空出）

合同期限合同金額貨幣類型：

□公司格式文本

合同類別□采購類口銷售類口綜合類合同來源

□外來文本：__________________

簡述合同所涉事項、背景、目的及潛在風(fēng)險（可另附說明材料）：

會簽意見

審核部門意見

最終批準人：□分管副總□總經(jīng)理□董事長□其他：___________

經(jīng)辦部門

簽字：日期：年月日

部門

參審簽字：日期：年月日

部門

部門

簽字：日期：年月日

財務(wù)部門