總經(jīng)理辦公會會議制度

總經(jīng)理辦公會會議制度第一章總則

一、目的與原則

為確保公司決策的科學性、民主性和有效性，提高總經(jīng)理辦公會議事效率，規(guī)范會議組織與管理工作，特制定本制度。本制度遵循公開、公平、公正的原則，強調(diào)集體決策、分工負責、落實到位。

二、適用范圍

本制度適用于公司總經(jīng)理辦公會議的召開、組織、管理及會議紀要的跟蹤落實等相關(guān)工作。

三、定義

1.總經(jīng)理辦公會議：指由公司總經(jīng)理主持，公司高層管理人員參加的決策性會議。

2.會議紀要：指記錄會議議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果及分工負責等內(nèi)容的書面文件。

四、會議組織

1.會議召集：總經(jīng)理辦公會議原則上每周召開一次，由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的其他高層管理人員負責召集。

2.會議通知：會議召集人應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議題等內(nèi)容。

3.會議議程：會議召集人應(yīng)根據(jù)公司運營管理需要，提前準備會議議程，并在會議通知中予以明確。

五、參會人員

1.必須參會人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負責人。

2.特邀參會人員：根據(jù)會議議題需要，可邀請相關(guān)部門負責人或?qū)I(yè)人員參加。

六、會議紀律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)提前向會議主持人請假。

2.會議內(nèi)容屬于公司內(nèi)部信息，參會人員應(yīng)嚴格保密，不得擅自泄露給無關(guān)人員。

3.參會人員應(yīng)按時參加會議，因特殊情況無法參加的，應(yīng)提前向會議召集人請假，并指派相關(guān)人員代替參會。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公會議。如需修改，由會議召集人提出，經(jīng)總經(jīng)理辦公會議討論通過后予以公布實施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議議程收集：各部門應(yīng)在每次會議前向總經(jīng)理或會議召集人提交需討論的議題，并提供相關(guān)背景資料。

2.議程確定：會議召集人根據(jù)各部門提交的議題，結(jié)合公司運營管理需要，制定會議議程，并在會議通知中明確議程順序。

3.會議資料準備：會議召集人負責組織相關(guān)人員準備會議所需資料，并于會議召開前至少1個工作日送達參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到，確保會議準時開始。

2.會議主持人：會議主持人應(yīng)嚴格按照會議議程組織會議，確保會議有序進行。

3.議題討論：會議主持人按照議程順序組織參會人員對各個議題進行討論，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見。

三、決策與表決

1.討論結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對議題進行總結(jié)，并提出決策建議。

2.參會人員對決策建議進行表決，表決方式可為口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.表決結(jié)果由會議紀要記錄人進行記錄，并計入會議紀要。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時對本次會議的討論成果、決策結(jié)果進行簡要總結(jié)。

2.會議主持人強調(diào)會議紀要的落實責任，要求參會人員按照分工認真執(zhí)行。

五、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，會議紀要記錄人應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成會議紀要的整理，并發(fā)送至參會人員。

2.會議紀要應(yīng)詳細記錄會議時間、地點、參會人員、議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果及分工負責等內(nèi)容。

3.參會人員收到會議紀要后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)確認無誤，如有異議，應(yīng)及時向會議紀要記錄人提出。

六、會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議召集人負責組織相關(guān)人員對會議資料進行歸檔，以備查閱。

2.會議紀要應(yīng)作為公司重要文件進行存檔，保存期限為5年。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與確認

1.會議紀要整理完成后，由會議紀要記錄人發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

2.參會人員應(yīng)在收到會議紀要后的兩個工作日內(nèi)進行確認，確認內(nèi)容包括決策事項的理解無誤以及分工任務(wù)的接受。

3.若參會人員對會議紀要內(nèi)容有異議，應(yīng)在確認期內(nèi)提出，由會議紀要記錄人進行核實并作出相應(yīng)調(diào)整。

二、任務(wù)分工與責任落實

1.會議紀要中明確的任務(wù)分工，應(yīng)具體到責任人，并明確完成的時間節(jié)點。

2.責任人應(yīng)根據(jù)會議紀要的要求，制定詳細的工作計劃，并按計劃推進實施。

3.會議召集人應(yīng)定期檢查任務(wù)進度，對執(zhí)行中存在的問題及時協(xié)調(diào)解決，確保決策事項得到有效落實。

三、進度報告與反饋

1.責任人需定期向會議召集人報告任務(wù)進度，對于重大或緊急事項，應(yīng)實時報告。

2.會議召集人應(yīng)將任務(wù)進度及存在問題及時反饋給總經(jīng)理，并視情況決定是否召開臨時會議進行討論。

3.對于未能按期完成的任務(wù)，責任人需書面說明原因，并提出后續(xù)解決方案。

四、會議紀要的跟蹤與評估

1.會議紀要記錄人應(yīng)建立會議決策事項跟蹤表，對每項決策的執(zhí)行情況進行跟蹤記錄。

2.定期對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，評估結(jié)果作為對相關(guān)責任人工作績效的參考依據(jù)。

3.對于長期未落實的決策事項，應(yīng)分析原因，并提出改進措施，以提高會議決策的執(zhí)行力度。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.確認無誤的會議紀要應(yīng)由會議紀要記錄人進行存檔，確保資料的可追溯性。

2.會議紀要的電子版和紙質(zhì)版均應(yīng)保存，便于相關(guān)人員查閱。

3.公司員工可根據(jù)工作需要查閱會議紀要，但需遵循公司信息保密規(guī)定，不得擅自泄露。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用采取預訂制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

2.行政管理部門根據(jù)預訂申請，合理安排會議室，確保會議的順利進行。

3.若會議室出現(xiàn)沖突，行政管理部門將依據(jù)會議的重要性、緊急性等因素進行協(xié)調(diào)安排。

二、會議室配置

1.行政管理部門應(yīng)確保會議室基礎(chǔ)設(shè)施完善，包括但不限于音響設(shè)備、投影儀、白板、會議桌椅等。

2.會議室應(yīng)保持干凈、整潔，室內(nèi)溫度、濕度適宜，為參會人員提供舒適的會議環(huán)境。

3.行政管理部門定期檢查會議室設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保設(shè)備正常運行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持良好的衛(wèi)生環(huán)境。

2.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)備，遵守操作規(guī)程，不得擅自拆卸、損壞設(shè)備。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議室恢復原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)備安全。

四、會議室安全與保密

1.行政管理部門應(yīng)加強對會議室的安全管理，確保會議期間的人員安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、安全出口等。

3.會議涉及公司內(nèi)部機密信息時，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露會議內(nèi)容。

五、會議室維護與更新

1.行政管理部門定期對會議室進行維護保養(yǎng)，確保會議室設(shè)施設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.隨著公司發(fā)展，根據(jù)實際需要，行政管理部門可提出會議室改造、更新的建議，經(jīng)審批后予以實施。

3.會議室改造、更新期間，行政管理部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門，做好會議安排調(diào)整工