運營管理工作手冊

運營管理工作手冊

目錄

一基礎(chǔ)篇.............................................................3

1.原則..................................................................3

2.指導(dǎo)思想............................................................3

3.工作分類............................................................3

4.產(chǎn)品編碼、批次號、序列號在物流環(huán)節(jié)中的重要性.....................3

5.系統(tǒng)的主要基礎(chǔ)設(shè)置.................................................3

6.基本信息維護分工...................................................4

二銷售業(yè)務(wù).............................................................4

1.流程.................................................................4

2.操作..................................................................4

3.輔助業(yè)務(wù).............................................................5

4.單據(jù)存檔.............................................................6

5.報表..................................................................6

二采購業(yè)務(wù)..............................................................7

1.流程.................................................................7

2.操作..................................................................7

3.輔助業(yè)務(wù).............................................................7

4.單據(jù)..................................................................8

5.報表..................................................................8

四存貨管理.............................................................8

1.貨物的常規(guī)出入......................................................8

2.門店物流............................................................8

3.貨物調(diào)撥............................................................9

4.借貨...............................................................10

5.盤點及其差異的處理................................................10

6.單據(jù).................................................................10

7.報表.................................................................11

五貨運的管理..........................................................11

1.承運商的管理.......................................................11

2.發(fā)貨管理...........................................................II

六資金管理.............................................................11

1、付款............................................................11

2、收款.............................................................12

3、收支兩條線......................................................12

七門店業(yè)務(wù)的管理（待補充）............................................12

八單據(jù)匯總............................................................12

九附件一：編號規(guī)則....................................................13

十附件二：采購業(yè)務(wù)流程................................................14

八、附件三：銷售業(yè)務(wù)流程...................................................15

一基礎(chǔ)篇

1.原則

從三方位全面關(guān)注業(yè)務(wù)。三方位：物流、資金流、信息流

2.指導(dǎo)思想

分門別類、對號入座；流程化、系統(tǒng)化思維；及時處理

3.工作分類

1）按內(nèi)容分：

商務(wù)：采購商務(wù)、銷售商務(wù)

物流：存貨管理、貨運管理

財務(wù)：資金管理、帳務(wù)管理

2）按業(yè)務(wù)流程分

銷售及應(yīng)收業(yè)務(wù)、采購及應(yīng)付業(yè)務(wù)、費用業(yè)務(wù)、輔助業(yè)務(wù)

4.產(chǎn)品編碼、批次號、序列號在物流環(huán)節(jié)中的重要性

1）產(chǎn)品編碼：

某種產(chǎn)品的唯一身份證號。在物流各環(huán)節(jié)，只有確認產(chǎn)品編碼一致，，能確認產(chǎn)品

的一致性。只有產(chǎn)品編碼保持一致，才能保證采購訂單、入庫、存貨、銷售訂單、

出庫各環(huán)節(jié)所采、所供、所退、所存貨物的一致性。

2）批次號

其產(chǎn)品出庫的時間。主要用于生產(chǎn)廠家，確認保修保質(zhì)期。

3）序列號：

其個產(chǎn)品的唯一身份證號。在物流各環(huán)節(jié)，只有產(chǎn)品序列號得到了確認，才能確認

產(chǎn)品的獨一無二。主要用于退換貨及維修等環(huán)節(jié)中，對產(chǎn)品來源的確認。若代理或

客戶退回的貨物與我們供出貨物序列號不一致，就可確認所退貨物不是我方所供。

序列號可在采購到貨后采集備案。

5.系統(tǒng)的主要基礎(chǔ)設(shè)置

1）倉庫設(shè)置：

a）實際的物理倉庫：

i.中心庫

通過五個倉庫的設(shè)置來完成不同狀態(tài)貨物的分帳管理。

i）.景泰倉：新貨

ii）.舊貨倉：舊貨

iii）.壞貨倉：壞貨

ii.分庫■匚店庫

i）.XXXX

ii）.Xxx

iii）.xx

b）虛擬倉庫：

i.直發(fā)客戶倉：用于廠家直發(fā)我方客戶時的虛擬物流處理，以達到進銷信息

的體現(xiàn)

ii.固定資聲待領(lǐng)倉：為期初上線數(shù)據(jù)處理而設(shè)。存貨轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)時未及時辦

理帳務(wù)處理，屬待處理臨時使用的非真實倉庫

iii.鋪貨倉庫-宏力

iv.借出庫：庫存商品借出給相關(guān)企業(yè)

v.返修庫：庫存商品返廠商維修

2）不允許負庫存數(shù)出庫

3）不允許零值出入庫，以贈送單和獲贈單來實現(xiàn)零值的出入。

6.基木信息維護分工

規(guī)則會計部門職員地區(qū)供應(yīng)客戶倉庫商品品牌項目會計

設(shè)置期間商科目

財務(wù)組YY

系統(tǒng)組YYYYYYYYYY

二銷售業(yè)務(wù)

1.流程

詳見附件三

2.操作

1）發(fā)貨

a）審核訂單的售價及信用一審批一生效

b）依生效定單錄入“銷售訂單”一對于紙質(zhì)訂單，將產(chǎn)生的訂單號反寫至訂

單上一創(chuàng)建“銷售單”一編制銷售出庫單、發(fā)貨簽收單一傳單據(jù)給物流

c）欠款發(fā)貨時注意銷售單應(yīng)結(jié)清H期的錄入，以方便統(tǒng)計控制應(yīng)收款的到期

情況

2）收款

a）依收款憑據(jù)錄入“收款單”一收款匹配銷售單，視付款信息或手動或自動

分配至銷售單

b）貨款管理：跟催付款憑證、跟催貨款,跟催發(fā)貨單的簽收返回

3）編號規(guī)則：詳見附件-

3.輔助業(yè)務(wù)

1）銷售返利的管理

A.產(chǎn)生

a）銷售政策出臺的同時出臺對應(yīng)的銷售返利政策

b）政策應(yīng)包括如下內(nèi)容：

i.與銷售業(yè)績的關(guān)系

ii.與應(yīng)收的關(guān)系

iii.與銷售退貨的關(guān)系

iv.返利執(zhí)行的原則

C）依政策按實際銷售情況計算具體的返利數(shù)額，并與相關(guān)代理核對，書面確

認

d）上述事項應(yīng)按公司審批政策報批方能生效，生效后備案至商務(wù)

B.執(zhí)行

a）兩種形式：

i.沖歷史應(yīng)收

ii.扣減下次訂貨貨款，其中，返利是一次性全沖還是按貨款比例使用

注：一般情況下不建議采用沖歷史應(yīng)收的形式，若沖則按欠款發(fā)貨

的審批要求辦理審批

b）系統(tǒng)中操作

依上述形式或應(yīng)收調(diào)減或直接在銷售訂單金額上體現(xiàn)

C.備案

a）執(zhí)行返利需有代理的書面確認

b）一次執(zhí)行不完的返利要記錄各次返利實施：日期、金額及余額。

2）銷售退換貨:

A.發(fā)生原因：因各種原因收到客戶或代理退回的銷售貨物

B.操作流程及要求：

i,退貨

驗貨（序列號、狀態(tài)）一報批一依指令錄入“銷售退貨單”（摘要中錄入

退貨原因、審批人及驗貨情況）一打印銷售退貨檢驗入庫單（根據(jù)貨物情

況進不同倉庫）一單據(jù)移交庫房

ii.出新貨

同銷售業(yè)務(wù)操作

注：對于銷售退貨，做完退貨后，不再出新貨。同時要視客戶付款情況辦理相應(yīng)

的退貨退發(fā)票手續(xù)，

3）應(yīng)收帳款的管理

A.應(yīng)收款帳期（應(yīng)結(jié)清日期）

B.應(yīng)收責(zé)任人

C.客戶往來帳的核對：月底理往來對帳，月初與代理對帳

D.應(yīng)收款統(tǒng)計表：客戶、金額、催收責(zé)任人、應(yīng)結(jié)清日期、超期情況

E.帳齡分析

F.超期應(yīng)收需指明重點跟催責(zé)任人,并定期通報催收進展

4）無法確認到款的處理

A.建立虛擬客戶-待確認付款單位

B.按此客戶錄入到款

C.待核查清楚后，紅沖后重新錄入

4.單據(jù)存檔

1）訂單及發(fā)貨單存放

a）按單號順序與相對應(yīng)的銷售出庫單一起存放

b）每月裝訂一次，每月的銷售訂單統(tǒng)計表要打印出來裝訂在第一冊第一頁

0一個訂單的組成：訂單、收款憑據(jù)、發(fā)貨簽收單（對于欠款放貨有客戶或

承運商簽字尤其重要）。對自提客戶無需打印發(fā)貨單，但一定要讓客戶在領(lǐng)

取出庫單時，在出庫單上簽字。

2）銷售出庫單存根存放

a）對于客戶自提的，需在單據(jù)上簽字

b）出庫單號要連續(xù)，聯(lián)數(shù)齊全方能作廢，作廢需留存序號所在位置

c）按月裝訂成冊，封面需注明出庫起止口期及單據(jù)起止號

5.報表

I）形式：銷售及應(yīng)收日報、周報、月報

2）內(nèi)容：數(shù)量、型號、金額、應(yīng)收到期提醒、超期天數(shù)、超期原因

3）分析：

a）上述內(nèi)容在地區(qū)、縣、代理商的分布；

b）在產(chǎn)品型號的分布；

c）實際完成情況與同方所給任務(wù)的比較與時間的比較。

三采購業(yè)務(wù)

詳見附件二

2.操作

1）采貨及貨款支付

a）按指令在廠商系統(tǒng)中下單一打印采購定單一對打印采購單編號一審批簽

字一生效一辦理付款手續(xù)

b）依生效定單錄入“進貨訂單”，并將廠商訂單號錄至摘要中。

c）跟進將到貨通知，了解具體到貨情況一創(chuàng)建“進貨單”一打印采購檢驗入

庫單一傳單據(jù)給庫房一庫房驗貨物外觀，并記錄一依入庫單辦理入庫

d）核對并轉(zhuǎn)換廠商到貨產(chǎn)品編碼與采購訂單上產(chǎn)品編碼

e）依付款憑據(jù)錄入“付款單”一付款匹配進貨單

0廠商貨運管理：跟蹤廠商發(fā)貨、及時通知庫房做接貨準(zhǔn)備

g）欠款訂貨時注意進貨單應(yīng)結(jié)清日期的錄入，以方便統(tǒng)計應(yīng)付帳款的到期情

況

2）編號規(guī)則

詳見附件一

3.輔助業(yè)務(wù)

1）采購?fù)素洠?/p>

a）原因：根據(jù)具體情況將采購來的產(chǎn)品退回供應(yīng)商

b）操作流程及要求：退廠商并跟催廠商換貨'退貨款'沖應(yīng)付

2）采購返利的管理

a）采購返利的計算

b）返利的使用記錄及返利余額備案

c）操作流程：

i.依憑證錄入應(yīng)付調(diào)減單，借方科目，其它業(yè)務(wù)收入-采購返利

ii.與采購單匹配

4.單據(jù)

i）訂單存放

a）按月分夾存放，每夾前附一當(dāng)月采購訂單統(tǒng)計表

b）按單號順序存放

0一個訂單的組成：訂單一付款憑證-到貨簽收

d）一個月裝訂一冊，視情況及時裝訂

2）采購入庫單存根存放

a）入庫單號要連續(xù)，聯(lián)數(shù)齊全方能作廢，作廢需留存序號所在地

b）視情況裝訂成冊后，封面需注明入庫起止日期及單據(jù)起止號

5.報表

采購定單統(tǒng)計表

四存貨管理

基本要求：帳實相符，安全管理

1.貨物的常規(guī)出入

1）采購進貨

a）依廠商的到貨簽收單，清點數(shù)量、型號，驗明狀態(tài)后，暫存庫房

b）通知采購辦理入庫單

c）核對入庫單與實物入庫的匹配

d）在系統(tǒng)中做倉庫入庫確認

2）銷售出貨

a）依銷售出庫單辦理出庫：核對發(fā)貨數(shù)量、型號，交承運

b）在系統(tǒng)中做倉庫出庫確認

2.門店物流

a）門店樣機

i.門店經(jīng)理與物流經(jīng)理共同擬定門店樣機備貨量

ii.按備貨量辦理調(diào)撥手續(xù)

iii.確保樣機及其包裝保存完好

iv.定期更新調(diào)撥樣機至中心庫，確保先進先出的銷售出貨

b）門店銷售：

i.物流按門店要求將貨物送至門店

ii.門店收貨人簽收后，辦理門店銷售手續(xù)

iii.依門店銷售手續(xù)到總部補辦JE式的銷售出貨

c）門店貨物的退回

是樣機，辦理樣機的調(diào)撥回庫手續(xù)。是俏售提貨的，辦理俏售退貨。

退貨均需驗貨

3.貨物調(diào)撥

貨物在發(fā)生轉(zhuǎn)移時，銷售要約并未真實產(chǎn)生

1）門店樣機

詳見門店物流管理

2）銷售鋪貨

依審批通過的鋪貨訂單辦理貨物調(diào)撥，銷售實現(xiàn)時轉(zhuǎn)走俏售流程，從鋪貨

倉庫出貨。

3）貨物狀態(tài)調(diào)整

貨物因壞損而發(fā)生狀態(tài)調(diào)整時需將貨物從A倉調(diào)撥至B倉

i.貨物因壞損的狀態(tài)調(diào)整。若調(diào)往舊或壞倉，需辦理損失審批

ii.對于調(diào)往壞舊的，原因及審批人錄入到摘要中

4）固定資產(chǎn)領(lǐng)用

領(lǐng)用庫存商品用于辦公，而財務(wù)又不能及時做帳務(wù)處理時，用此操作.

對于能及時做帳務(wù)處理的.應(yīng)用出庫核算單來完成.

5）操作流程

依指令錄入“同價調(diào)撥單”一打印貨物調(diào)撥單一交庫房

4.借貨

分銷商間臨時缺貨的拆借，日后再以同型號形式的貨物還回。

1）我方借他方的貨

i.借：辦理入庫單核算，業(yè)務(wù)類型選借他方貨物，打印入庫核算單交庫房

ii.還：辦理出庫單核算，業(yè)務(wù)類型選還他方貨物，打印出庫核算單交庠房

市.轉(zhuǎn)采購：先辦虛擬還回手續(xù)，再辦以供貨方為供應(yīng)商的采購手續(xù)。

注：轉(zhuǎn)采購時，需按采購審批要求進行審批，方能采購。

2）他方借我方的貨

設(shè)立借出貨倉庫

i.借：辦理同價調(diào)撥單，從正式庫往借出庫調(diào)。打印調(diào)撥單交庫房出貨

ii.還：辦理同價調(diào)撥單，從借出庫往正式庫調(diào)。打印調(diào)撥單交庫房入貨

iii.轉(zhuǎn)銷售：錄入銷售訂單，銷售單從借出庫直接出庫。

注：他方借我方貨物，按欠款發(fā)貨的要求辦理審批。

注：上述兩種操作中，摘要中錄入出入原因，并注意出入時應(yīng)借應(yīng)還日期借物的

跟催及還回貨物的檢驗

5.返廠商維修

設(shè)立返修庫

i.返廠商：辦理同價調(diào)撥單，從正式庫往返修庫調(diào)。打印調(diào)撥單交庫房出貨

ii.廠商返回：辦理同價調(diào)撥單，從返修庫往正式庫調(diào)。打ER調(diào)撥單交庫房入貨

6.

7.盤點及其差異的處理

1）盤點制度：

a）日盤：當(dāng)天發(fā)生過進出的產(chǎn)品

b）周盤：全面盤點

c）月盤：財務(wù)與庫房共同盤點

2）差異處理：

報損報溢均需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方能辦理。

a）報損：帳面數(shù)量多于實盤數(shù)時，調(diào)減帳面數(shù)量

b）報溢：帳面數(shù)量少于實盤數(shù)時，調(diào)增帳面數(shù)量

c）操作流程及要求：依指令錄入報損或報溢單（摘要處錄入報損報溢原因，及審

批人）一打印報損單或報溢單一補審批手續(xù)。

注：上述業(yè)務(wù)中，系統(tǒng)中的經(jīng)辦人均視為業(yè)務(wù)發(fā)生的申請人，單據(jù)均需編號。編號

規(guī)則詳見附件一

8.單據(jù)

按單據(jù)類型，分類順序存放

9.報表

各種存貨非正常情況報表

舊貨，壞貨統(tǒng)計表：型號、數(shù)量、金額及舊或壞損原因

報損報溢統(tǒng)計表：型號、數(shù)量、金額及損溢原因

借貨統(tǒng)計表：該還的借他方貨物，該收回的借出貨物

存貨帳齡分析表

五貨運的管理

1.承運商的管理

1）承運協(xié)議的簽定

2）承運商的評價

2.發(fā)貨管理

1）欠款發(fā)貨-由信用管理來控制，應(yīng)收管理來補充

2）電話通知發(fā)貨-通過對承運商送貨上門的時間點控制來實現(xiàn)欠款出貨，到款給貨的

目的，則貨運管理環(huán)節(jié)來控制

3）發(fā)貨簽收單在欠款發(fā)貨中的重要性

六資金管理

基本原則：帳實相符，規(guī)則有序

1）出納負責(zé)銀行及現(xiàn)金FT記帳的記錄，確保實際存款余額與帳目一致，有差異及時查

找解決。

2）收付款、款項調(diào)撥業(yè)務(wù)均需會計審核方能辦理。

1、付款

1）流程：

事由報批I—〉審批后生效I〉會計審核I）系統(tǒng)賬務(wù)處理I〉出納付款

2）操作

a）申請人完整填寫《請款單》，報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批

b）審批人審核事由

c）會計審核付款有效性并編制憑證

d）出納依憑證支付相關(guān)款項

e）款項申請人辦完相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時取得相關(guān)發(fā)票、單據(jù)報銷、還回借款余額

注：

i.對于榮智代管業(yè)務(wù)，應(yīng)返回榮智的相關(guān)憑單

ii.為準(zhǔn)確反映經(jīng)營情況，請申請人及時報銷，欠款不清，后款不借

iii.依費用發(fā)票請款的，無需辦理請款單，直接填寫報銷單，辦理報銷支

款手續(xù)即可。

iv.店員費用在系統(tǒng)中全部按“一般費用”處理

2、收款

1）流程：

出納收款I(lǐng)〉提交收款憑據(jù)匚二〉銷售商務(wù)錄入攻款單匚二〉會計審核

2）操作

i.出納開出到款收據(jù)

ii.商務(wù)依收據(jù)錄收款單

3、收支兩條線

每天收到的貨款必須當(dāng)日存交銀行，不允許坐支

七門店業(yè)務(wù)的管理（待補充）

1、店面及店員管理

2、存貨管理

3、銷售管理

4、贈品管理

八單據(jù)匯總

業(yè)務(wù)類型功能界面序號單據(jù)名稱用途

采購進貨單1采購入庫單采購入庫憑證

進貨退貨單2進貨退貨單退貨給供應(yīng)商的出庫憑證

銷售銷售單3銷傕出庫單銷售出庫憑證

4發(fā)貨簽收單銷售發(fā)貨憑證

銷售退貨單5銷售退貨檢驗入庫單銷售退貨入庫憑證

存貨同價調(diào)撥單6調(diào)撥單向賣點鋪貨或貨物狀態(tài)調(diào)整

報損、報溢單7\8報損、報溢單盤點差異處理

入庫核算單9入庫核算單借物的借回，還回

出庫核算單10出庫核算單借物的借出，借來的退出，固定資產(chǎn)或耗材的自用

調(diào)價單11調(diào)價單成本差異的調(diào)整

獲贈單、贈送單暫不啟用。直接用“0”值進貨或銷售來實現(xiàn)

九附件一：編號規(guī)則

原則：自動編號，摘要做補充。

規(guī)則：一種單據(jù)連續(xù)編號，每月編號遞增

樣式：單據(jù)前綴-YY-MM-DD-0000

特殊偉況：采購訂單手工編號，使開廠商電子商務(wù)系統(tǒng)中的編號。

單據(jù)銷售訂單銷售出銷售退貨采購訂單采購檢驗采購?fù)素涁浳镎{(diào)撥盤點報損盤點報溢收款單付款

名稱庫單檢驗入庫入庫單出庫單單單單單

單

補數(shù)四位“客戶代碼”自動生銷售訂單廠商系統(tǒng)自動生成采購訂單自動產(chǎn)生自動產(chǎn)生自動產(chǎn)生自動產(chǎn)生自動

據(jù)時+八位“年月出成編號+T產(chǎn)生編號編號+T產(chǎn)生

的規(guī)陣日”+兩位“當(dāng)

則月順序號”

十附件二：采購業(yè)務(wù)流程

采購業(yè)務(wù)流程

叢礎(chǔ)淑程主覆程