第六章秘書(shū)╲〞辦事╲〞的工作

第六章秘書(shū)“辦事”的工作

“誰(shuí)掌握了信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰(shuí)就掌握了整個(gè)世界?！?/p>

——世界著名未來(lái)學(xué)家阿爾溫·托夫勒

“一個(gè)具有信息素養(yǎng)的人，他能夠認(rèn)識(shí)到精確的和完整的信息是做出合理決策的基礎(chǔ)，確定對(duì)信息的需求，形成基于信息需求的問(wèn)題，確定潛在的信息源，制定成功的檢索方案，從包括基于計(jì)算機(jī)和其他信息源獲取信息、評(píng)價(jià)信息、組織信息于實(shí)際的應(yīng)用，將新信息與原有的知識(shí)體系進(jìn)行融合以及在批判性思考和問(wèn)題解決的過(guò)程中使用信息?！?/p>

——《信息素養(yǎng)全美論壇的終結(jié)報(bào)告》

Doyle1992

信息也是領(lǐng)導(dǎo)的“秘書(shū)”當(dāng)今時(shí)代，是信息時(shí)代；當(dāng)今社會(huì)，是信息社會(huì)。信息對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者的工作至關(guān)重要。從此意義上說(shuō)，信息也是領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)。秘書(shū)部門是向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送信息的主渠道。因此，信息工作越來(lái)越成為各級(jí)秘書(shū)機(jī)構(gòu)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)（實(shí)務(wù)）。本章主要內(nèi)容及要點(diǎn)信息與信息工作的含義；信息工作的特點(diǎn)、意義和要求；辦公室日常事務(wù)中的接待工作；接待中的禮儀工作。6-1信息工作6-1-1信息工作概述廣義信息與狹義信息：

狹義信息，是指通過(guò)一定的物質(zhì)載體反映出來(lái)的新的有用知識(shí)。

廣義信息，是指對(duì)各種事物運(yùn)動(dòng)特征和變化的客觀描述。[附錄](méi)我們?cè)眠^(guò)的關(guān)于廣義信息概念的另一種表述：人們同外部世界進(jìn)行交換的消息和信號(hào)。

課堂

討論1，報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)等所傳播的新聞是不是信息？如果是，屬?gòu)V義還是狹義信息？2，氣象信息屬?gòu)V義信息還是狹義信息？信息的六種特性

1，無(wú)限性；

2，客觀性；

3,與感知主體的關(guān)聯(lián)性；

4，時(shí)效性；

5，共享性；

6，可開(kāi)發(fā)性。信息的特性信息概念三要點(diǎn)A.信息反映的是客觀世界各種事物及其變化的表征；B.信息是客觀事物的狀態(tài)經(jīng)過(guò)傳遞后的再現(xiàn)；C.信息對(duì)于接收者是一種有用的知識(shí)。6-1-2信息工作的作用（上）A.輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策

信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)對(duì)信息的處理過(guò)程。

[案例]

“新疆金石集團(tuán)”開(kāi)發(fā)“改性瀝青”生產(chǎn)并將產(chǎn)品逐步推向全國(guó)的決策過(guò)程中信息的作用。B.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理

科學(xué)管理的實(shí)質(zhì)：按一定的目標(biāo)，對(duì)一個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制。

[過(guò)程]各方信息→領(lǐng)導(dǎo)者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達(dá)到既定目標(biāo)6-1-2信息工作的作用（下）C.開(kāi)闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書(shū)的思路

信息社會(huì)·現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者的“信息饑餓”。秘書(shū)自身也極需通過(guò)信息工作來(lái)開(kāi)闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用寫(xiě)作能力。D.提高秘書(shū)工作效率

秘書(shū)部門和秘書(shū)人員的絕大部分工作如撰寫(xiě)公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會(huì)等等，實(shí)質(zhì)上都是在處理信息。6-1-3信息工作的特點(diǎn)“四性特點(diǎn)”——A.服務(wù)性秘書(shū)部門信息服務(wù)的多向性。其中最直接最主要的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)B.綜合性秘書(shū)部門提供信息種類非常廣泛；其內(nèi)容具有綜合性C.針對(duì)性同一信息對(duì)于不同的對(duì)象，其有用性即價(jià)值各不相同D.適時(shí)性秘書(shū)部門提供信息要選擇最佳時(shí)機(jī)以取得最高的吸收率6-1-4信息工作的要求信息工作6項(xiàng)要求：

A.敏銳

B.準(zhǔn)確

C.及時(shí)

D.全面

E.適用

F.經(jīng)濟(jì)[案例]某企業(yè)抓住APEC(亞太經(jīng)濟(jì)合作組織)峰會(huì)在滬召開(kāi)這一信息開(kāi)發(fā)唐裝生產(chǎn)大賺一把取得成功6-1-5信息的獲取

信息獲取——秘書(shū)利用各種渠道和方法獲得領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息。

這是信息工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。

領(lǐng)導(dǎo)者秘書(shū)上級(jí)信息內(nèi)部信息社會(huì)信息同業(yè)信息歷史信息國(guó)際信息6-1-5-1信息

獲取的范圍6-1-5-2信息獲取八渠道

秘書(shū)領(lǐng)導(dǎo)者信息網(wǎng)絡(luò)渠道文書(shū)

渠道書(shū)刊

渠道調(diào)查

渠道會(huì)議

渠道信訪

渠道科研

渠道檔案

渠道各種信息6-1-5-3信息獲取的方法怎樣捕捉信息？“八法”。B.文字閱讀法A.網(wǎng)絡(luò)查詢法C.收看收聽(tīng)法D.會(huì)議記錄法E.相互交流法F.專題調(diào)查法G.觀察體驗(yàn)法

H.索取求購(gòu)法6-1-6

信息的加工6-1-6信息的加工信息從初始狀態(tài)到具有可用性，必須經(jīng)過(guò)加工處理。信息加工——將獲取的原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、綜合、分析和編制，使之成為完整、有用的信息資料，以便提供使用。信息加工既是一種工作過(guò)程，更是一種創(chuàng)造性思維活動(dòng)；加工的成果是科學(xué)方法與智力勞動(dòng)的結(jié)晶，具有比原始信息更大的使用價(jià)值。6-1-6-1信息加工的方法（上）A.歸納法：篩選→合并同類項(xiàng)→專題信息

此法便于領(lǐng)導(dǎo)深入了解研究某一方面問(wèn)題。B.濃縮法。在保證信息量不變的前提下，將長(zhǎng)信息壓縮成簡(jiǎn)短信息。通常動(dòng)態(tài)性信息宜短，調(diào)研、經(jīng)驗(yàn)等信息材料可長(zhǎng)些。C.縱深法。“打破沙鍋問(wèn)到底”。沿縱向，一層層、一步步、一環(huán)環(huán)深透揭示問(wèn)題。D.擴(kuò)充法。對(duì)殘缺不全的原始信息加以補(bǔ)充，使之成為完整有用的信息資料。E.對(duì)比法?？v向比較；橫向比較；兩種比較結(jié)合起來(lái)。此法反差鮮明、印象強(qiáng)烈。F.轉(zhuǎn)換法。將較抽象的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成人們?nèi)菀桌斫獾氖吕?。此法一是轉(zhuǎn)換對(duì)象之間要有可比性，二是轉(zhuǎn)換對(duì)象要通俗易懂。G.圖表法。一目了然，易傳易用。H.剪接法。多用于動(dòng)態(tài)性信息的加工。要求確定好信息主題，并正確選材、剪接。6-1-6-2信息加工的方法（下）6-1-6-2信息簡(jiǎn)報(bào)（信息內(nèi)刊）記載和傳遞、報(bào)送信息的文字材料。特點(diǎn)：“新、深、實(shí)、短”。秘書(shū)編寫(xiě)信息簡(jiǎn)報(bào)6點(diǎn)要領(lǐng)：標(biāo)題醒目；主題集中；內(nèi)容新鮮；結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單；篇幅簡(jiǎn)短；語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。討論——信息的加工與信息簡(jiǎn)報(bào)的編寫(xiě)之間有著什么樣的關(guān)系？

案例6-1-7信息的提供與存儲(chǔ)

A.為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作提供信息；

B.為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作提供高層次信息；

C.為下級(jí)機(jī)關(guān)和基層單位提供信息。6-1-7-1秘書(shū)信息提供的對(duì)象——“三個(gè)提供”6-1-7-2信息提供的要求和方式A.秘書(shū)機(jī)構(gòu)提供信息服務(wù)必須符合“四性”要求

a.有很強(qiáng)的針對(duì)性；

b.在內(nèi)容上要有多樣性；

c.在時(shí)間上要把握適時(shí)性；

d.十分注意信息提供的保密性。B,信息提供方式——

簡(jiǎn)報(bào)

傳真電報(bào)網(wǎng)絡(luò)音像制品電話C.信息反饋（正反饋與負(fù)反饋）

秘書(shū)信息系統(tǒng)信息傳遞領(lǐng)導(dǎo)決策決策實(shí)施反饋信息系統(tǒng)

信息反饋之大忌：報(bào)喜不報(bào)憂！6-1-7-3信息的存儲(chǔ)A.存儲(chǔ)的信息必須是已認(rèn)真篩選、加工、整理過(guò)的信息，一般具有準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性，能對(duì)利用者起到參謀、咨詢、顧問(wèn)作用。B.信息存儲(chǔ)5點(diǎn)要求:認(rèn)真篩選、科學(xué)分類、系統(tǒng)完整、堅(jiān)持不懈、便于檢索。C.信息存儲(chǔ)方式：計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)；信息簡(jiǎn)報(bào)存儲(chǔ)；多媒體存儲(chǔ)（a.用多媒體計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)b.用多種媒體存儲(chǔ)）；以紙為載體的信息資料存儲(chǔ)。6-1-8高層次信息開(kāi)發(fā)6-1-8高層次信息開(kāi)發(fā)[案例]衡量經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的若干有趣指標(biāo)

衡量經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)狀況,除了用GDP（國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值）等指標(biāo)外，還有沒(méi)有一些非數(shù)字的乃至人性化的指標(biāo)呢？請(qǐng)看：

——英國(guó)《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》提出的6項(xiàng)“民間指標(biāo)”：1，新車銷售量大增；2，司機(jī)需求量大增；3，房地產(chǎn)熱；4，赴海外度假者大增；5，純種狗與純種狗主人數(shù)量俱增；6，女性做隆胸手術(shù)者與女性胸圍尺碼俱增。（這些信息反映經(jīng)濟(jì)狀況？）[案例]（續(xù)）

——“美聯(lián)儲(chǔ)”主席格林斯潘：“GDP變輕了！”（用重量來(lái)衡量經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)？）

——一些經(jīng)濟(jì)學(xué)家提出的“垃圾指標(biāo)”（用垃圾量的變動(dòng)來(lái)衡量經(jīng)濟(jì)狀況？）

——“股市→道·瓊斯、標(biāo)準(zhǔn)普爾指數(shù)→女士裙子長(zhǎng)短（上個(gè)世紀(jì)四五十年代）”

（是否很離奇？）

經(jīng)濟(jì)學(xué)家們從上述本來(lái)非常不起眼的和似乎毫無(wú)關(guān)聯(lián)的信息中開(kāi)發(fā)了什么？6-1-8-1高層次信息的特點(diǎn)和作用A.初級(jí)層次信息（初級(jí)信息、基礎(chǔ)信息）與高層次信息

前者是直接反映事物的現(xiàn)象和動(dòng)態(tài)的原始信息以及對(duì)原始信息進(jìn)行初加工所形成的信息。后者則是全面反映事物概貌、揭示事物本質(zhì)及其規(guī)律的深度信息，以及對(duì)原始信息進(jìn)行綜合處理后提出對(duì)策建議所形成的信息。

高層次信息要素

有分析

有情況

有建議情況:明晰性典型性分析:中肯性深刻性建議:可行性創(chuàng)見(jiàn)性B.高層次信息五特點(diǎn)

——宏觀性：反映的是事關(guān)大局的問(wèn)題

——完整性：完整地反映某一事物發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過(guò)程，并對(duì)其起因和結(jié)果、內(nèi)因和外因、現(xiàn)狀和趨勢(shì)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)作出全面反映和分析

——典型性：具有普遍性、代表性、傾向性

——深刻性：反映事物的本質(zhì)屬性和基本特征，揭示事物發(fā)展規(guī)律，找出癥結(jié)，提出解決問(wèn)題的辦法和措施

——前瞻性：能預(yù)測(cè)事物發(fā)展趨勢(shì)和前景C.高層次信息的作用

[案例]

前些年，每到歲末年初,本市總有一批又一批建筑民工到市委、市政府機(jī)關(guān)集體上訪，要求幫助他們向“包工頭”討要工資，甚至要求解決其吃飯錢和返鄉(xiāng)路費(fèi)。各級(jí)黨委、政府對(duì)此非常重視。經(jīng)過(guò)三年左右的努力，現(xiàn)已基本解決了這個(gè)一度非常突出也非常棘手的問(wèn)題。在解決此問(wèn)題的過(guò)程中，高層次信息對(duì)于黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)同志的正確決策起到了不可忽視的作用······

高層次信息秘書(shū)

秘書(shū)

領(lǐng)導(dǎo)決策全面

嚴(yán)密導(dǎo)向準(zhǔn)確超前6-1-8-2高層次信息的開(kāi)發(fā)途徑初級(jí)信息零散信息積累信息高層次信息重點(diǎn)調(diào)研綜合歸納升華突破秘書(shū)機(jī)構(gòu)秘書(shū)人員6-1-8-3高層次信息的開(kāi)發(fā)方法要領(lǐng):根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的不同階段開(kāi)發(fā)不同內(nèi)容的高層次信息方法：5種中心跟蹤法熱點(diǎn)聚焦法難點(diǎn)突破法亮點(diǎn)放大法拓展延伸法

6-2接待工作6-2-1接待工作的類型

*按來(lái)客的目的任務(wù)分：

上級(jí)檢查經(jīng)驗(yàn)交流工作聯(lián)系會(huì)議接待業(yè)務(wù)往來(lái)參觀訪問(wèn)*按來(lái)客地域分：*按來(lái)客人數(shù)分：本地接待團(tuán)體接待外省市接待個(gè)別接待外賓接待

*按是否預(yù)約分：預(yù)定性接待和隨機(jī)性接待

6-2-2各類接待中秘書(shū)工作要點(diǎn)上級(jí)檢查

要求：莊重、周全、細(xì)致。重點(diǎn)做好：匯報(bào)材料的準(zhǔn)備；現(xiàn)場(chǎng)情況的如實(shí)反映；生活服務(wù)體貼周到但注意節(jié)儉勿超標(biāo)。會(huì)議接待

要求：執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，熱情服務(wù)。重點(diǎn)做好：事先周密計(jì)劃（含經(jīng)費(fèi)預(yù)算）；精心搞好會(huì)議服務(wù)，確保圓滿完成會(huì)議任務(wù)。外賓接待

要求：嚴(yán)格按外事有關(guān)規(guī)定辦。重點(diǎn)做好：制定外事接待方案并報(bào)批（注意對(duì)等原則）；接待安排隆重得體、講求實(shí)效。隨機(jī)接待

要求：隨機(jī)應(yīng)變、靈活處理。

6-2-3接待工作的原則與要求

1，文明禮貌

秘書(shū)常常是來(lái)客最先會(huì)見(jiàn)的也是最后告別的主人。2，盡職負(fù)責(zé)

秘書(shū)在接待中既要對(duì)本單位負(fù)責(zé)，也要對(duì)來(lái)客負(fù)責(zé)。必須首先確認(rèn)來(lái)客身份；交談必須注意必要的內(nèi)容和范圍。3，提供方便

引見(jiàn)；轉(zhuǎn)告、轉(zhuǎn)辦；介紹情況、提供資料；提供食宿、交通、票務(wù)等服務(wù)。4，講求時(shí)效

決不浪費(fèi)客、主雙方的時(shí)間。5，遵從制度

不搞超標(biāo)準(zhǔn)接待和計(jì)劃外開(kāi)支。6，嚴(yán)守紀(jì)律

保密紀(jì)律、廉潔紀(jì)律、外事紀(jì)律

6-2-4內(nèi)客接待的一般程序與內(nèi)容預(yù)定性內(nèi)客接待一般程序領(lǐng)受任務(wù)了解來(lái)賓制定方案預(yù)訂食宿送別客人安排會(huì)談?dòng)涌腿松陶勅粘膛阃瑓⒂^

6-2-5外賓接待的一般程序與內(nèi)容

領(lǐng)受任務(wù)制定方案預(yù)訂食宿宴請(qǐng)互贈(zèng)禮品簽訂協(xié)議商議日程正式會(huì)談歡送來(lái)賓了解來(lái)賓歡迎來(lái)賓禮節(jié)性拜訪陪同參觀游覽會(huì)見(jiàn)座位圖會(huì)談座位圖（1）

會(huì)談座位圖（2）會(huì)談座位圖（3）會(huì)談座位圖（4）簽字儀式圖合影位次圖

6-2-6

關(guān)于接待方案的擬制A.標(biāo)題《關(guān)于接待ⅹⅹ（來(lái)客單位）ⅹⅹⅹ（團(tuán)組負(fù)責(zé)人）一行的方案》B.（正文）簡(jiǎn)短前言（簡(jiǎn)要介紹客人團(tuán)組的情況、此行重要性、接待基本要求）C.食宿安排（標(biāo)準(zhǔn)）及客人逗留期間交通保障D.迎接（接站）并商定活動(dòng)日程E.宴請(qǐng)F(tuán).會(huì)談或座談交流G.游覽觀光H.結(jié)帳、送行關(guān)于接待開(kāi)封職院張?jiān)洪L(zhǎng)一行的方案開(kāi)封職業(yè)技術(shù)學(xué)院院長(zhǎng)張寧同志一行6人（副廳級(jí)1人、處級(jí)4人、科級(jí)1人；處級(jí)中女2人），應(yīng)我院院長(zhǎng)李五聚同志的邀請(qǐng)，將于2008年5月21日（星期六）至24日（星期二）對(duì)我校院進(jìn)行考察訪問(wèn)，主要是考察我院改革經(jīng)驗(yàn)。開(kāi)封市與我市是姐妹城市。對(duì)于張?jiān)洪L(zhǎng)一行來(lái)訪，我校應(yīng)予以熱情、周到的接待。一、食宿安排：客人下榻我院招待所，安排小套間1套（副廳級(jí)1人）、標(biāo)準(zhǔn)間3套（其中2套住2人、1套住1人）；在招待所漢餐廳用餐，標(biāo)準(zhǔn)按規(guī)定40元/人·天。

(P.1)關(guān)于接待開(kāi)封職院張?jiān)洪L(zhǎng)一行的方案二、迎送：客人抵、離時(shí)，由我校常務(wù)副院長(zhǎng)顧文明率校黨政辦、教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)前往迎送（列出具體抵、離車次及時(shí)間）。客人抵達(dá)后，由黨政辦朱主任負(fù)責(zé)與客人商定活動(dòng)日程。三、宴請(qǐng)：21日(星期六)晚20：00(京時(shí),下同)，我院院長(zhǎng)、書(shū)記在餐廳雅座宴請(qǐng)張?jiān)洪L(zhǎng)一行，黨政辦、教務(wù)處第一把手參加作陪。標(biāo)準(zhǔn)60元/人，上漯河富平春酒。四、座談：22日(星期日)上午10：30，我院領(lǐng)導(dǎo)在院學(xué)術(shù)中心小會(huì)議廳與客人一行見(jiàn)面并座談。由張副院長(zhǎng)主持，陳書(shū)記致歡迎詞，李院長(zhǎng)介紹情況并回答客人提出的問(wèn)題。

(P.2)