《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》課件第4章

第4章Excel2003電子表格

4.1電子表格的概念及操作基礎(chǔ)4.2編輯和設(shè)置工作表4.3公式和函數(shù)4.4圖表處理4.5數(shù)據(jù)的管理和分析4.6Excel使用技巧

Excel2003以工作簿來(lái)管理數(shù)據(jù)文件，用工作表來(lái)管理數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)集合，以單元格作為數(shù)據(jù)處理的基本單位，通過(guò)公式實(shí)現(xiàn)工作表內(nèi)數(shù)據(jù)計(jì)算的自動(dòng)化。

與傳統(tǒng)的手工紙介質(zhì)操作的表格數(shù)據(jù)處理相比，電子表格具有無(wú)與倫比的方便性和高效性。所謂電子表格，其實(shí)是一種專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)用來(lái)處理數(shù)據(jù)記錄、分析數(shù)值及數(shù)據(jù)、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種自動(dòng)運(yùn)算，并且能夠按照用戶(hù)意圖對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行外觀上的格式化以方便輸出的應(yīng)用程序。目前，MicrosoftExcel電子表格軟件的普及率相對(duì)較高，功能也很強(qiáng)大。4.1電子表格的概念及操作基礎(chǔ)4.1.1Excel2003簡(jiǎn)介

1．Excel2003的啟動(dòng)

啟動(dòng)Excel2003的方法有多種，任選下列方法中的一種即可。

(1)單擊桌面上的MicrosoftOfficeExcel2003快捷方式圖標(biāo)“”。

(2)在“開(kāi)始”菜單的“程序”子菜單的“MicrosoftOffice”菜單項(xiàng)中選擇“MicrosoftOfficeExcel2003”選項(xiàng)。

(3)通過(guò)在“資源管理器”或“我的電腦”中雙擊某個(gè)Excel類(lèi)型的文檔(擴(kuò)展名通常為.xls)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將該文檔與Excel關(guān)聯(lián)，并自動(dòng)調(diào)用Excel打開(kāi)該文檔。

(4)通過(guò)在“開(kāi)始”菜單的“文檔”菜單中單擊某個(gè)Excel類(lèi)型的文檔(擴(kuò)展名通常為.xls)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將該文檔與Excel關(guān)聯(lián)，并自動(dòng)調(diào)用Excel打開(kāi)該文檔。

2．Excel2003的窗口組成

圖4.1列出了Excel窗口元素的名稱(chēng)，以下是Excel主要窗口元素的功能作用簡(jiǎn)介。

(1)名稱(chēng)欄與編輯欄。名稱(chēng)欄可隨時(shí)顯示當(dāng)前光標(biāo)所在的單元格的名稱(chēng)，比如光標(biāo)位于B列1行，則名稱(chēng)欄中就會(huì)顯示“B1”。

編輯欄可同步顯示當(dāng)前活動(dòng)單元格中的具體內(nèi)容。如果單元格中輸入的是公式，則最終單元格中顯示的是公式的計(jì)算結(jié)果，但在編輯欄中會(huì)顯示具體的公式內(nèi)容。另外，有時(shí)單元格中的內(nèi)容較長(zhǎng)，無(wú)法在單元格中以一行顯示，在單擊該單元格后，編輯欄中可看到比較完整的內(nèi)容。圖4.1Excel2003窗口

(2)工作表行標(biāo)簽和列標(biāo)簽。工作表的行、列必須有自己的名稱(chēng)，這樣才便于對(duì)每個(gè)單元格進(jìn)行命名，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)在公式中準(zhǔn)確無(wú)誤地引用指定的單元格或范圍。

為了不讓行、列相互混淆，Excel的行標(biāo)簽使用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)(1～65535)，而列標(biāo)簽用英文字母按順序表示(A～Z，AA～AZ，BA～BZ，…，IA～I(xiàn)V，最多可達(dá)256列)。

行標(biāo)簽和列標(biāo)簽在有些資料上也被稱(chēng)為“行標(biāo)”、“列標(biāo)”等，其含義相同。

(3)工作表標(biāo)簽及控制。工作表標(biāo)簽也被稱(chēng)為“頁(yè)標(biāo)”。一個(gè)頁(yè)標(biāo)就代表一個(gè)獨(dú)立的工作表。默認(rèn)情況下Excel在新建一個(gè)工作簿后會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建三個(gè)空白的工作表。單擊任一頁(yè)標(biāo)，可切換相應(yīng)的工作表為活動(dòng)狀態(tài)。

工作表的頁(yè)標(biāo)名稱(chēng)默認(rèn)為Sheet1、Sheet2等，雙擊工作表標(biāo)簽后就可以像更改文件名那樣對(duì)工作表的頁(yè)標(biāo)名稱(chēng)進(jìn)行修改了。

(4)任務(wù)窗格和狀態(tài)欄。默認(rèn)啟動(dòng)Excel后，其窗口右側(cè)顯示的豎向面板就是任務(wù)窗格。任務(wù)窗格中會(huì)顯示與當(dāng)前操作相關(guān)的命令或文件鏈接。為充分利用屏幕面積，我們一般都會(huì)在創(chuàng)建或打開(kāi)文件后，按“Ctrl+F1”鍵，或者選擇“視圖”菜單中的“任務(wù)窗格”選項(xiàng)關(guān)閉任務(wù)窗格。

狀態(tài)欄位于窗口最下邊，任務(wù)欄之上，平時(shí)它并沒(méi)有什么豐富的顯示信息，但如果在狀態(tài)欄上右擊鼠標(biāo)，將彈出如圖4.2所示的快捷菜單，從中我們可以選擇常用的Excel函數(shù)進(jìn)行快速計(jì)算。

圖4.2快捷菜單這樣，當(dāng)在單元格中輸入一些數(shù)值后，并不需要總是輸入公式才能計(jì)算，只需用鼠標(biāo)批量選中這些單元格，狀態(tài)欄中就會(huì)立即以上述快捷菜單中默認(rèn)的計(jì)算方法給出計(jì)算結(jié)果，如圖4.3所示。圖4.3快捷計(jì)算

(5)水平分割鈕和垂直分割鈕。在垂直滾動(dòng)條的上方是水平分割鈕“”，在水平滾動(dòng)條的右側(cè)是垂直分割鈕“”。平時(shí)這兩個(gè)小按鈕很不起眼，但如果用鼠標(biāo)按住它們向下或向左拖動(dòng)，就會(huì)把當(dāng)前活動(dòng)窗口一分為二，如圖4.4所示，并且被拆分的窗口都各自有獨(dú)立的滾動(dòng)條。這在操作內(nèi)容較多的工作表時(shí)極其方便。

水平分割線(xiàn)及垂直分割線(xiàn)都可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)以更改窗口的拆分比例；雙擊分割線(xiàn)可取消拆分狀態(tài)，雙擊水平與垂直分割線(xiàn)的交叉處可同時(shí)取消水平和垂直拆分狀態(tài)；將水平分割線(xiàn)向工具欄方向拖動(dòng)、將垂直分割線(xiàn)向右側(cè)滾動(dòng)條方向拖動(dòng)，到達(dá)工作區(qū)域的邊緣后，也可隱藏分割線(xiàn)。圖4.4水平分割鈕和垂直分割鈕4.1.2Excel工作簿與工作表

由于工作簿和工作表是Excel管理數(shù)據(jù)文件及數(shù)據(jù)集合的主要方式，因此首先必須掌握Excel中新建、打開(kāi)工作簿的方法，弄清工作簿與工作表的區(qū)別與聯(lián)系。

1．工作簿與工作表的區(qū)別與聯(lián)系

工作簿與工作表只有一字之差，但它們的區(qū)別很大。

工作簿：一個(gè)獨(dú)立的Excel文檔就是一個(gè)工作簿；工作簿中可以包含多個(gè)工作表(默認(rèn)為三個(gè))。

工作表：是工作簿中的具體數(shù)據(jù)表格，它依賴(lài)于工作簿而存在。不同工作表單元格中的數(shù)據(jù)可以通過(guò)公式和引用進(jìn)行調(diào)用。

簡(jiǎn)單地說(shuō)，工作簿就好比是一本傳統(tǒng)的大賬本，而工作表就相當(dāng)于這個(gè)賬本中的賬頁(yè)。

2．新建工作簿的幾種方法

(1)啟動(dòng)Excel2003后，程序默認(rèn)會(huì)新建一個(gè)空白的工作簿，我們看到的Excel窗口中的工作表就是這個(gè)默認(rèn)工作簿中的內(nèi)容。

默認(rèn)情況下，這些工作簿以Book1.xls、Book2.xls等依次命名，用戶(hù)可以在存盤(pán)時(shí)更改默認(rèn)的工作簿名稱(chēng)。

(2)單擊“常用”工具欄中的新建按鈕“”，也可創(chuàng)建一個(gè)新的空白工作簿。

(3)在“文件”菜單中選擇“新建”選項(xiàng)，可打開(kāi)如圖4.5所示的“新建工作簿”任務(wù)窗格，在任務(wù)窗格中，有多種靈活的創(chuàng)建方式，如新建空白工作簿、根據(jù)現(xiàn)有工作簿創(chuàng)建、使用OfficeOnline模板創(chuàng)建工作簿、使用本機(jī)上的模板創(chuàng)建工作簿、通過(guò)網(wǎng)站上的模板創(chuàng)建工作簿等。

(4)在“資源管理器”或“我的電腦”的某個(gè)文件夾位置的空白處，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建”菜單項(xiàng)中的“MicrosoftExcel工作表”選項(xiàng)，也可新建一個(gè)Excel文檔。圖4.5“新建工作簿”任務(wù)窗格

3．工作簿的打開(kāi)和保存

1)工作簿的打開(kāi)

打開(kāi)Excel工作簿有多種方法，用戶(hù)可根據(jù)自己的習(xí)慣任意選擇其中的一種。

(1)單擊“常用”工具欄上的打開(kāi)按鈕“”，彈出如圖4.6所示的“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框，在對(duì)話(huà)框中找到需要打開(kāi)的Excel文檔后單擊“打開(kāi)”按鈕即可。

(2)在“文件”菜單中選擇“打開(kāi)”選項(xiàng)，也能夠調(diào)出“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框，找到文檔后單擊“確定”按鈕即可。

圖4.6“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框

(3)在“視圖”菜單中選擇“任務(wù)窗格”選項(xiàng)，打開(kāi)如圖4.7所示的“開(kāi)始工作”任務(wù)窗格，單擊其中的“打開(kāi)”鏈接也可找到指定的文檔并打開(kāi)。

(4)從“資源管理器”或“我的電腦”中，找到要打開(kāi)的Excel文檔后雙擊也能直接打開(kāi)該文檔。圖4.7“開(kāi)始工作”任務(wù)窗格

2)工作簿的保存與另存

在Excel2003中操作，要隨時(shí)注意文檔的保存。一般情況下，當(dāng)我們新建一個(gè)Excel文檔后，不要等到處理了很長(zhǎng)時(shí)間后才想起存盤(pán)，甚至在工作完畢、退出Excel時(shí)才由程序提示是否存盤(pán)，那樣極有可能因死機(jī)、掉電、誤操作等意外情況而帶來(lái)不必要的損失。正確的做法是創(chuàng)建新工作簿后立即改名并保存新文檔，工作過(guò)程中隨時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行保存，特別是進(jìn)行一些較復(fù)雜的操作過(guò)程后應(yīng)立刻存盤(pán)，以最大限度地避免意外情況帶來(lái)的數(shù)據(jù)丟失。遺憾的是，Excel2003在默認(rèn)安裝情況下仍然沒(méi)有自動(dòng)保存功能，這是它與Word相比的一個(gè)不足之處。保存Excel工作簿可以選用以下方法中的一種：

(1)按“Ctrl+S”快捷鍵保存。

(2)單擊“常用”工具欄上的保存按鈕“”保存。

(3)在“文件”菜單中選擇“保存”選項(xiàng)。

如果是新建的文檔，則在上述任意一種命令后，會(huì)彈出圖4.8所示的“另存為”對(duì)話(huà)框，只需指定保存文件的路徑和文件名，然后單擊“保存”按鈕即可。圖4.8“另存為”對(duì)話(huà)框?qū)τ谝呀?jīng)打開(kāi)的工作簿文件，如果要另存為其他名稱(chēng)，則只需在“文件”菜單中選擇“另存為”選項(xiàng)，打開(kāi)圖4.8所示的“另存為”對(duì)話(huà)框后，指定好保存路徑和新的文件名，然后單擊“保存”即可。

說(shuō)明：在進(jìn)行保存或另存操作時(shí)，單擊“另存為”對(duì)話(huà)框中的“保存類(lèi)型”下拉列表，可以選擇其他多種存盤(pán)的文檔格式，比如可以將當(dāng)前的工作簿保存為模板文件備用等。

在完成另存為操作后，所做的各種修改都將只對(duì)另存后的新文檔生效。

3)改變工作簿的默認(rèn)保存位置

默認(rèn)情況下，在WindowsXP操作系統(tǒng)環(huán)境中，Excel文檔的保存位置一般為“C:\DocumentsandSettings\(UserName)

\MyDocuments”。將工作文檔保存到操作系統(tǒng)所在的C盤(pán)的多層子目錄下，既不方便更不安全。盡管用戶(hù)可以在保存文檔時(shí)重新指定保存路徑，但畢竟極不方便。因此安裝好Office2003后，首次使用Excel時(shí)就應(yīng)當(dāng)對(duì)程序默認(rèn)的文件保存位置進(jìn)行修改。

在Excel的“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”選項(xiàng)，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，如圖4.9所示，在“默認(rèn)文件位置”后面的輸入框中填寫(xiě)好合適的目錄路徑，比如“d:\我的文檔”等，再單擊“確定”按鈕即可。

當(dāng)然，如果在桌面上用鼠標(biāo)右鍵單擊“我的文檔”圖標(biāo)，并在彈出的菜單中選擇“屬性”選項(xiàng)，在隨后彈出的“我的文檔屬性”對(duì)話(huà)框中修改“我的文檔”的目錄屬性，重新指定用戶(hù)的默認(rèn)文檔保存位置，則可以不必在Excel中進(jìn)行上述修改了。圖4.9“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡4.1.3簡(jiǎn)單的工作表示例

為了讓大家一開(kāi)始就對(duì)Excel工作表有一個(gè)最基本的印象，我們以圖4.10所示的最原始、最簡(jiǎn)單、沒(méi)有進(jìn)行任何格式化的工作表為例進(jìn)行介紹。

從這個(gè)簡(jiǎn)單示例中可以發(fā)現(xiàn)，制作Excel工作表與我們印象中傳統(tǒng)的制表方法以及在Word中制作表格的方法差異非常大。在此大致可以分析出以下一些規(guī)律：

圖4.10簡(jiǎn)單工作表示例

(1)表格標(biāo)題并非是放在表格標(biāo)題行的中間位置。因?yàn)樽铋_(kāi)始并不可能知道最后這個(gè)表格到底有多寬，因此人為估計(jì)是絕對(duì)不行的。實(shí)際操作中不少入門(mén)用戶(hù)都認(rèn)為標(biāo)題要居中輸入，其實(shí)一開(kāi)始只需在標(biāo)題行的第一列輸入即可，至于如何讓它永遠(yuǎn)居中，后文有詳細(xì)介紹。

(2)表格字段及下級(jí)子字段(也即俗稱(chēng)的“表頭”)內(nèi)容的輸入情形與上述標(biāo)題的輸入大致相似，如上圖中的“科目”字段與其下層的“語(yǔ)文”、“數(shù)字”等子字段之間的位置關(guān)系，也并非在輸入時(shí)人為地將“科目”放在下層字段上部的居中位置。

(3)對(duì)于垂直方向上需要居中的字段，如圖中的“序號(hào)”、“姓名”等，一開(kāi)始輸入時(shí)，可以將直接參加統(tǒng)計(jì)的字段放在相同的一行。以后在進(jìn)行表格的格式化操作時(shí)再讓它們垂直居中。

(4)原始數(shù)據(jù)的輸入只需從鍵盤(pán)直接鍵入，但“總分”、“平均分”等這些需要計(jì)算的內(nèi)容則不必手工輸入，而是待隨后使用公式，讓Excel自動(dòng)得出計(jì)算結(jié)果。4.1.4工作表的頁(yè)面設(shè)置與打印

Excel環(huán)境下的打印操作有其特殊的地方，由于每個(gè)工作表中的數(shù)據(jù)量可能不相同，再加上字體及單元格大小的設(shè)置等也各不相同，因而每個(gè)表格的大小差距也很大。如果統(tǒng)一按照默認(rèn)的方法直接打印，很可能不是表格沒(méi)有把紙排滿(mǎn)，就是部分工作表內(nèi)容沒(méi)有被打印出來(lái)。因此，打印表格必須掌握一定的技巧。

1．打印區(qū)域的設(shè)置

設(shè)置打印區(qū)域的目的是指定工作表中被打印的內(nèi)容范圍。當(dāng)用戶(hù)希望只打印工作表的部分區(qū)域內(nèi)容，或者強(qiáng)行在一頁(yè)紙上打印指定范圍的內(nèi)容時(shí)，設(shè)置打印區(qū)域就顯得很有

必要。

如果要把所有數(shù)據(jù)都打印出來(lái)，則不必事先設(shè)置打印范圍，Excel會(huì)自動(dòng)確定有效的單元格作為打印的默認(rèn)范圍。

(1)用鼠標(biāo)在需要打印的單元格上拖動(dòng)，選定要打印的區(qū)域；如果要打印的區(qū)域不是連續(xù)的，則可按住Ctrl鍵同時(shí)單擊鼠標(biāo)，以選定不連續(xù)的范圍。

注意：如果選定了不連續(xù)的打印范圍，則最終打印時(shí)Excel并不會(huì)按照各個(gè)選定區(qū)域的原始位置進(jìn)行打印，而是會(huì)分頁(yè)打印這些不連續(xù)的區(qū)域。

(2)在“文件”菜單中選擇“打印區(qū)域”菜單項(xiàng)中的“設(shè)置打印區(qū)域”選項(xiàng)，如圖4.11所示。被選定的范圍會(huì)被一個(gè)虛線(xiàn)框圍起來(lái)，這些被虛線(xiàn)包圍的部分就是將要被打印的部分，其他未被框定的部分不會(huì)打印。圖4.11設(shè)置打印區(qū)域設(shè)置了打印區(qū)域后，下一步就可以進(jìn)行打印預(yù)覽或者正式打印的操作了。

要取消打印區(qū)域的設(shè)置，請(qǐng)?jiān)凇拔募辈藛沃械摹按蛴^(qū)域”菜單項(xiàng)中選擇“取消打印區(qū)域”選項(xiàng)。

要修改打印區(qū)域，請(qǐng)重新選定打印范圍，然后再次在“文件”菜單的“打印區(qū)域”菜單項(xiàng)中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”選項(xiàng)。

2．打印預(yù)覽

由于Excel表格的大小不確定，因而不能像在Word中那樣直接打印，而必須進(jìn)行打印預(yù)覽，再調(diào)整表格的大小以適應(yīng)選擇的紙張，以免表格大小與紙張不匹配。

(1)根據(jù)需要確定事先是否設(shè)置打印區(qū)域。

(2)單擊Excel“常用”工具欄上的打印預(yù)覽按鈕“”，或在“文件”菜單中選擇“打印預(yù)覽”選項(xiàng)。

(3)打開(kāi)如圖4.12所示的打印預(yù)覽窗口。圖4.12打印預(yù)覽窗口說(shuō)明：圖4.12所示虛線(xiàn)邊框線(xiàn)上的文字是為說(shuō)明虛線(xiàn)邊框線(xiàn)而插入的，并非原有。

如果沒(méi)有顯示圖中所示的虛線(xiàn)邊框線(xiàn)，請(qǐng)單擊“頁(yè)邊距”按鈕。所有邊界線(xiàn)和控制點(diǎn)都是可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)進(jìn)行調(diào)整的，也就是說(shuō)，用戶(hù)可以在一定范圍內(nèi)隨意更改頁(yè)面版心大小以及各表格列的寬度等。

打印預(yù)覽窗口中各有關(guān)按鈕的功能說(shuō)明如下。

“下一頁(yè)”：顯示要打印的下一頁(yè)。如果選擇了多張工作表，并且當(dāng)前頁(yè)是其中一工作表的最后一頁(yè)，那么下一頁(yè)指的是下一工作表的第一頁(yè)?！吧弦豁?yè)”：顯示要打印的上一頁(yè)。如果選擇了多張工作表并且當(dāng)前頁(yè)是其中一工作表的第一頁(yè)，那么上一頁(yè)指的是上一工作表的最后一頁(yè)。

“縮放”：在全頁(yè)視圖和放大視圖之間切換?！翱s放”功能并不影響實(shí)際打印時(shí)的大小。也可以單擊預(yù)覽窗口中工作表上的任何區(qū)域，使工作表在全頁(yè)視圖和放大視圖之間切換。由于顯示器分辨率的原因，可能無(wú)法看到某些圖形，例如全頁(yè)視圖中的細(xì)邊框。

“打印”：設(shè)置打印選項(xiàng)，然后打印所選工作表。

“設(shè)置”：設(shè)置用于控制打印工作表外觀的選項(xiàng)。“頁(yè)邊距”：顯示或隱藏可通過(guò)拖動(dòng)來(lái)調(diào)整頁(yè)邊距、頁(yè)眉和頁(yè)腳邊距以及列寬的表格控制點(diǎn)。

“分頁(yè)預(yù)覽”：切換到分頁(yè)預(yù)覽視圖。在分頁(yè)預(yù)覽視圖中可以調(diào)整當(dāng)前工作表的分頁(yè)符，還可以調(diào)整打印區(qū)域的大小以及編輯工作表。

“普通視圖”：在普通視圖中顯示活動(dòng)工作表。

“關(guān)閉”：關(guān)閉打印預(yù)覽窗口。

3．工作表的整體縮放

很多情況下，在打印預(yù)覽時(shí)，表格的大小并不適合紙張的可用范圍，不是偏大就是偏小。此時(shí)可以取消預(yù)覽狀態(tài)，返回平時(shí)標(biāo)準(zhǔn)的編輯模式，對(duì)字體大小、行列尺寸等進(jìn)行修改，然后再次進(jìn)行打印預(yù)覽，直到表格大小比較合適為止。也可以將表格按比例縮放以適應(yīng)紙張，方法為：?jiǎn)螕舸蛴☆A(yù)覽工具欄中的“設(shè)置”按鈕，打開(kāi)如圖4.13所示的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框。在“頁(yè)面”選項(xiàng)卡中，更改“縮放比例”的數(shù)值，然后單擊“確定”。反復(fù)嘗試幾次，直到表格剛好充滿(mǎn)紙張可用范圍為止，然后就可以正式打印了。圖4.13“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框若表格內(nèi)容在預(yù)覽時(shí)超出了版心范圍，除了可以調(diào)整縮放比例外，還可在頁(yè)面設(shè)置對(duì)話(huà)框中選擇“調(diào)整為1頁(yè)寬1頁(yè)高”(根據(jù)打印需要也可以是其他數(shù)值)，此時(shí)Excel會(huì)自

動(dòng)縮小到適合紙張的大小。但如果表格內(nèi)容默認(rèn)小于可用打印范圍，則此選項(xiàng)命令不會(huì)起作用。

如果要調(diào)整紙張的大小、方向等設(shè)置，請(qǐng)單擊“頁(yè)面”選項(xiàng)卡中的“選項(xiàng)”按鈕。

4．頁(yè)眉、頁(yè)腳、標(biāo)題及頁(yè)邊距的設(shè)置

1)頁(yè)眉、頁(yè)腳的設(shè)置

(1)在打印預(yù)覽窗口單擊“設(shè)置”按鈕，或在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框，單擊“頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡，如圖4.14所示。

(2)根據(jù)需要，單擊頁(yè)眉或頁(yè)腳下拉列表，然后從中選擇一種表達(dá)格式，比如“第1頁(yè)，共?？頁(yè)”等。圖4.14“頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡

(3)單擊“確定”按鈕即可。

說(shuō)明：如果有必要，可單擊“自定義頁(yè)眉”或“自定義頁(yè)腳”按鈕，在彈出的“頁(yè)眉”或“頁(yè)腳”對(duì)話(huà)框中根據(jù)需要，分別在“左”或“中”或“右”文本欄中輸入自己定義的頁(yè)眉或頁(yè)腳的內(nèi)容，或在“”按鈕中選擇自己需要的格式輸入。

2)工作表標(biāo)題的設(shè)置

(1)在打印預(yù)覽窗口單擊“設(shè)置”按鈕，或在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框，單擊“工作表”選項(xiàng)卡，如圖4.15所示。

(2)根據(jù)需要，分別單擊“頂端標(biāo)題行”或者“左端標(biāo)題列”輸入框右側(cè)的“”按鈕，然后選擇作為標(biāo)題行或標(biāo)題列的工作表內(nèi)容。

(3)單擊“確定”按鈕即可。圖4.15“工作表”選項(xiàng)卡

3)顯示和改變頁(yè)邊距

進(jìn)入打印預(yù)覽窗口后，單擊“頁(yè)邊距”按鈕可顯示頁(yè)邊距。

用鼠標(biāo)拖動(dòng)打印預(yù)覽頁(yè)邊距控制點(diǎn)，可快速調(diào)整頁(yè)邊距的大小。注意在拖動(dòng)的同時(shí)，打印預(yù)覽窗口最下面的狀態(tài)欄上會(huì)同步顯示當(dāng)前的邊距數(shù)值。

單擊“設(shè)置”按鈕或在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)，在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框中單擊選擇“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，如圖4.16所示，可以輸入數(shù)值以精確定位頁(yè)邊距。圖4.16“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡

5．打印輸出

對(duì)工作表進(jìn)行打印預(yù)覽和必要的調(diào)整后，就可以正式打印了。打印的方法有多種：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谏系拇蛴“粹o“”，在“文件”菜單中選擇“打印”選項(xiàng)，在打印預(yù)覽窗口直接單擊打印按鈕“”。

在打開(kāi)的如圖4.17所示的“打印內(nèi)容”對(duì)話(huà)框中，可以選擇打印機(jī)(如果有多臺(tái)打印機(jī)的話(huà))，可選擇打印范圍和打印內(nèi)容，可設(shè)置打印份數(shù)等。如果表格的外形與紙張不匹配，可單擊“屬性”按鈕對(duì)打印機(jī)做進(jìn)一步的設(shè)置。圖4.17“打印內(nèi)容”對(duì)話(huà)框設(shè)置無(wú)誤后，單擊“確定”按鈕即可開(kāi)始打印。

注意：如果選中了“打印到文件”選項(xiàng)，則打印結(jié)果不會(huì)輸出到打印機(jī)，而是會(huì)生成一個(gè)打印機(jī)文件，以便在其他與當(dāng)前打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序相同的機(jī)器上不通過(guò)Excel而直接

打印。

4.2編輯和設(shè)置工作表

4.2.1操作對(duì)象的選取

在Excel中，不管是編輯單元格內(nèi)容，還是使用公式進(jìn)行計(jì)算，都經(jīng)常要對(duì)某個(gè)或若干單元格或若干區(qū)域進(jìn)行選定。與Word中的選定操作相比，Excel中的選定操作更加豐富，用戶(hù)也必須掌握更多的選擇技巧。

1．單元格及區(qū)域的命名規(guī)則

1)單個(gè)單元格的命名

每個(gè)單元格根據(jù)其所在的行列位置，都有一個(gè)以行列為依據(jù)的單元格地址，其命名規(guī)則類(lèi)似于數(shù)學(xué)上的直角坐標(biāo)系。比如，第F列、第5行的單元格其地址就是F5，依此類(lèi)推。

2)連續(xù)矩形區(qū)域的命名

計(jì)算時(shí)經(jīng)常涉及對(duì)若干單元格組成的區(qū)域的引用。由于Excel中的每個(gè)區(qū)域都是矩形(復(fù)雜的選擇區(qū)域可以看做是由若干個(gè)矩形區(qū)域組成的)，因此就可以用區(qū)域的起點(diǎn)和終點(diǎn)所在的單元格為依據(jù)來(lái)表示這個(gè)矩形區(qū)域。

連續(xù)矩形區(qū)域的命名是使用半角冒號(hào)連接矩形區(qū)域首尾兩個(gè)單元格的名稱(chēng)。比如圖4.18所示的區(qū)域，是一個(gè)從B2開(kāi)始到D6結(jié)束的連續(xù)矩形區(qū)域，其表示方法為B2:D6。圖4.18連續(xù)矩形區(qū)域

3)不連續(xù)的單元格或區(qū)域的命名

對(duì)于不連續(xù)的單元格或區(qū)域，其表示方法是使用半角逗號(hào)作為分隔，將各個(gè)單元格或區(qū)域連接起來(lái)。比如圖4.19中，有三個(gè)不連續(xù)的矩形區(qū)域，則表示方法為：A2:B3,B5:C6,D3:D4。依此類(lèi)推。圖4.19不連續(xù)的矩形區(qū)域

2．選取單元格

選取單元格的操作方法通常有以下兩種。

(1)鼠標(biāo)單擊法。用鼠標(biāo)單擊要選定的單元格。此時(shí)該單元格會(huì)被加粗的黑線(xiàn)框住，同時(shí)被選定單元格對(duì)應(yīng)的行標(biāo)簽和列標(biāo)簽也會(huì)變成桔黃色。

(2)名稱(chēng)欄輸入法。將光標(biāo)定位于Excel的名稱(chēng)欄中，直接鍵入所要選定的單元格的地址，比如“D3”，輸入后按回車(chē)鍵，則指定的單元格就會(huì)被選中。

3．選取連續(xù)區(qū)域

與選取單元格相似，選取連續(xù)區(qū)域也有兩種方法。

(1)鼠標(biāo)拖動(dòng)選取。按住鼠標(biāo)左鍵，直接在Excel工作表內(nèi)拖動(dòng)，則鼠標(biāo)經(jīng)過(guò)的矩形區(qū)域就會(huì)被選中。

(2)名稱(chēng)欄輸入法。將光標(biāo)定位到Excel的名稱(chēng)欄，按照前面所述的命名規(guī)則，鍵入欲選取的單元格或區(qū)域名稱(chēng)。比如在名稱(chēng)欄輸入B2:D7后按回車(chē)鍵，即可得到如圖4.20所示的選取范圍。圖4.20名稱(chēng)欄輸入法選取連續(xù)區(qū)域示例

4．選取不連續(xù)區(qū)域

不連續(xù)區(qū)域的選取稍微需要一點(diǎn)技巧。大致也有以下兩種方法。

(1)鼠標(biāo)結(jié)合Ctrl鍵拖動(dòng)選取。按住Ctrl鍵，然后直接在Excel工作表內(nèi)單擊或按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，則鼠標(biāo)經(jīng)過(guò)的各個(gè)單元格或區(qū)域就會(huì)被同時(shí)選中。

(2)名稱(chēng)欄輸入法。將光標(biāo)定位到Excel的名稱(chēng)欄，按照前面所述的命名規(guī)則，鍵入欲選取的單元格或區(qū)域名稱(chēng)，注意此時(shí)要正確使用半角冒號(hào)或逗號(hào)。比如在名稱(chēng)欄輸入“A1:B4,C6,D2:D7”后按回車(chē)鍵，就可得到如圖4.21所示的選取范圍。圖4.21名稱(chēng)欄輸入法選取不連續(xù)區(qū)域示例

5．選取整行或整列

整行或整列的選取非常簡(jiǎn)單。單擊工作表左側(cè)的行標(biāo)簽，即可選中對(duì)應(yīng)的整行；單擊工作表頂部的列標(biāo)簽，即可選中整列；單擊行標(biāo)簽或列標(biāo)簽的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)，可以同時(shí)選中多行或多列；按住Ctrl鍵的同時(shí)單擊行、列標(biāo)簽或者同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)，還可以實(shí)現(xiàn)行、列的同時(shí)選定，效果如圖4.22所示。圖4.22行、列的同時(shí)選定

6．選取單頁(yè)或多頁(yè)工作表

前面說(shuō)過(guò)，一個(gè)工作簿文檔中可以包含多張工作表，要在某個(gè)工作表中操作，必須先選定該工作表。

(1)選定單頁(yè)工作表：?jiǎn)螕舸翱谙路健顟B(tài)欄之上的要選定的工作表的標(biāo)簽，則該工作表在被選中的同時(shí)，自動(dòng)切換到最上層。被選定的工作表標(biāo)簽會(huì)變成白色。

(2)選定多頁(yè)工作表：按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵分別單擊要選定的工作表標(biāo)簽，即可同時(shí)選中多個(gè)工作表。所有選定的工作表的標(biāo)簽都會(huì)變成白色，效果如圖4.23所示。圖4.23選定多頁(yè)工作表數(shù)據(jù)的錄入或公式編輯操作過(guò)程中，使用鍵盤(pán)進(jìn)行單元格的定位可能比鼠標(biāo)更加方便。以下是常用鍵盤(pán)定位操作的歸納總結(jié)：

Home定位到當(dāng)前行最左邊的第一個(gè)單元格；

Ctrl+Home定位到A1單元格；

Ctrl+End定位到活動(dòng)工作表的最后。4.2.2工作表數(shù)據(jù)的輸入

在Excel中輸入原始數(shù)據(jù)看起來(lái)似乎很簡(jiǎn)單，其實(shí)其中也有不少的學(xué)問(wèn)。

1．直接輸入

默認(rèn)情況下，從鍵盤(pán)輸入數(shù)字或文本后，按回車(chē)鍵可直接轉(zhuǎn)入下一行相同列的單元格的輸入狀態(tài)；如果鍵入內(nèi)容后按“←”或“→”方向鍵，則可激活同行左列或右列的單元格，按“↑”或“↓”可進(jìn)入上一行或下一行的另一個(gè)單元格。

2．特殊內(nèi)容的輸入

1)分?jǐn)?shù)的輸入

比如要輸入1又1/2，則輸入數(shù)字1后，加一空格，再輸入1/2即可。

要輸入1/2，直接輸入后Excel會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成日期等其他格式，此時(shí)請(qǐng)先鍵入一個(gè)空格，再鍵入1/2。

2)日期和時(shí)間的輸入

日期：用“/”或“-”(連字符)分隔年、月、日即可。例如，鍵入“1/2”或“1-2”都會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為“1月2日”。

時(shí)間：如果按12小時(shí)制輸入時(shí)間，請(qǐng)?jiān)跁r(shí)間數(shù)字后空一格，再加上字母a(上午)或p(下午)。例如，輸入8:00p，可顯示為8:00PM。如果只輸入時(shí)間數(shù)字而不加上a或p標(biāo)志，則Excel將一律按AM(上午)處理。

3)自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)或尾隨零數(shù)字的輸入

Excel可以自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)或尾隨零的數(shù)字，免除手工輸入小數(shù)點(diǎn)或尾數(shù)零的麻煩。但輸入前必須進(jìn)行簡(jiǎn)單的設(shè)置。

在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”選項(xiàng)，在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中，單擊“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，再在“位數(shù)”框中輸入一個(gè)正數(shù)，或輸入一個(gè)負(fù)數(shù)。

例如，如果在“位數(shù)”框中輸入2，然后在單元格中鍵入1234，則最終的顯示結(jié)果將是12.34。如果在“位數(shù)”框中輸入－2，當(dāng)鍵入1234時(shí)，最終顯示結(jié)果自動(dòng)轉(zhuǎn)為123400。

進(jìn)行上述設(shè)置時(shí)，在選擇“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”選項(xiàng)之前輸入的數(shù)字不會(huì)受到影響而自動(dòng)更改格式。

4)多個(gè)單元格中同時(shí)輸入相同數(shù)據(jù)

先按住Ctrl或Shift鍵，單擊或拖動(dòng)選擇需要輸入數(shù)據(jù)的單元格(注意：這些單元格不要求一定要相鄰)；接著在最后一個(gè)單元格中鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù)，隨即按“Ctrl+Enter”鍵，則選中的單元格中都會(huì)輸入這組相同的數(shù)據(jù)。

5)多張工作表中同時(shí)輸入或編輯相同的數(shù)據(jù)

當(dāng)多張工作表的結(jié)構(gòu)相同時(shí)，可以同時(shí)輸入或編輯修改多張工作表中相同位置上的單元格中的數(shù)據(jù)。具體操作步驟如下：

(1)選定多張工作表。

①選定兩張或多張相鄰的工作表的方法為先選中第一張工作表的標(biāo)簽，再按住Shift鍵并單擊最后一張工作表的標(biāo)簽。

②選定兩張或多張不相鄰的工作表的方法為單擊第一張工作表的標(biāo)簽，再按住Ctrl鍵，分別單擊其他工作表的標(biāo)簽。

如果看不到所需的標(biāo)簽，請(qǐng)單擊標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕“”中的一個(gè)以顯示此標(biāo)簽，然后單擊要選擇的工作表的標(biāo)簽即可。

工作表被選定后，其標(biāo)簽的顏色會(huì)由灰色轉(zhuǎn)變?yōu)榘咨?/p>

(2)在當(dāng)前工作表中單擊要輸入或編輯數(shù)據(jù)的單元格，輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，然后按Enter或Tab鍵，則被選定的工作表的相同位置單元格中都被輸入了相同的數(shù)據(jù)。

要取消對(duì)多張工作表的選定，只需在任意工作表標(biāo)簽上單擊即可。

3．有規(guī)律的序列內(nèi)容的輸入

表格處理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)需要輸入大量的連續(xù)有規(guī)律的數(shù)據(jù)，比如序號(hào)、連續(xù)的日期或星期、連續(xù)的數(shù)據(jù)等。如果人工輸入，則這些機(jī)械性操作既麻煩又容易出錯(cuò)，效率非常低，而使用Excel的拖動(dòng)法填充，可以極大地提高工作效率。

1)鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)輸入序列

在單元格中輸入某個(gè)數(shù)據(jù)后，可以看到單元格右下角有一個(gè)黑色小方塊“”，稱(chēng)之為“填充柄”。用鼠標(biāo)左鍵按住填充柄(等光標(biāo)變?yōu)閷?shí)心十字“”時(shí))向下或向右拖動(dòng)(當(dāng)然也可以向上或向左拖動(dòng))，則鼠標(biāo)經(jīng)過(guò)的單元格就會(huì)以源單元格中相同的數(shù)據(jù)或公式填充，如圖4.24所示。圖4.24鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)輸入序列

2)鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)輸入序列

使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)填充柄，可以獲得非常靈活的填充效果。

單擊用來(lái)填充的源單元格，按住鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)填充柄，拖動(dòng)過(guò)若干單元格后放開(kāi)鼠標(biāo)右鍵，此時(shí)會(huì)彈出如圖4.25所示的填充方式快捷菜單，其中各填充方式的主要功能說(shuō)明如下。圖4.25填充方式快捷菜單

(1)?“復(fù)制單元格”：其效果與上述用鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)填充的效果相同，即簡(jiǎn)單地復(fù)制源單元格的內(nèi)容。

(2)?“以序列方式填充”：即按一定的規(guī)律進(jìn)行填充。比如源單元格是數(shù)字1，則選中此方式填充后，可依次填充為1、2、3等；源單元格為“五”，則以序列填充會(huì)得到五、六、日、一、二、三等；如果是其他無(wú)規(guī)律的普通文本，則按序列填充的快捷菜單命令將為灰色的不可用狀態(tài)。

(3)?“僅填充格式”：此選項(xiàng)的功能類(lèi)似于Word的格式刷，即被填充的單元格中，并不會(huì)出現(xiàn)源單元格中的數(shù)據(jù)或序列數(shù)據(jù)，而僅復(fù)制源單元格中的格式到目標(biāo)單元格中。這在工作表進(jìn)行格式化時(shí)比較有用。

(4)?“不帶格式填充”：即被填充的單元格中僅填充數(shù)據(jù)，而源單元格中的各種格式設(shè)置不會(huì)被復(fù)制到目標(biāo)單元格。

(5)?“以天數(shù)填充”等：這些菜單命令可按日期天數(shù)、工作日、月份或年份等進(jìn)行填充，在制作某些管理方面的表格時(shí)非常方便。

(6)?“等差序列”、“等比序列”：這種填充方式要求事先選定兩個(gè)以上的帶有數(shù)據(jù)的單元格。如圖4.26所示，比如選定了已經(jīng)輸入1、2的兩個(gè)單元格，再用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)填充柄進(jìn)行拖動(dòng)后，就可以選擇快捷菜單中的“等差序列”或“等比序列”進(jìn)行其余單元格的填充了。圖4.26以等差或等比序列進(jìn)行填充

(7)?“序列”：當(dāng)源單元格中的內(nèi)容為數(shù)值時(shí)，用右鍵拖動(dòng)填充柄后選擇“序列”選項(xiàng)，可彈出一個(gè)如圖4.27所示的“序列”對(duì)話(huà)框，在此可以靈活地選擇多種序列填充方式。

圖4.27“序列”對(duì)話(huà)框

4．在其他工作表中輸入相同數(shù)據(jù)

如果某張工作表中已經(jīng)輸入了數(shù)據(jù)，可快速將該數(shù)據(jù)復(fù)制到其他工作表的相應(yīng)單元格中。

先按Ctrl鍵單擊多張工作表的標(biāo)簽，選中含有輸入數(shù)據(jù)的源工作表以及復(fù)制數(shù)據(jù)的目標(biāo)工作表，再選定包含有需要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格。打開(kāi)“編輯”菜單，在“填充”子菜單中選擇“至同組工作表”選項(xiàng)，如圖4.28所示。此時(shí)所有被選定的工作表中相同位置的單元格都會(huì)填充上與源工作表相同的數(shù)據(jù)。圖4.28“填充”子菜單

5．工作表標(biāo)題的輸入及設(shè)置技巧

對(duì)于工作表標(biāo)題，或者含有子字段的表格字段，一般都要設(shè)置為相對(duì)表格居中。但輸入時(shí)并非由人工確定居中位置，而使用合并及居中設(shè)置。

先用鼠標(biāo)左鍵單擊并拖動(dòng)包含標(biāo)題內(nèi)容的單元格在內(nèi)的各個(gè)單元格，拖動(dòng)的范圍一般要包括整個(gè)表格的寬度所占用的列，如圖4.29所示。接著單擊格式工具欄中的合并及居中按鈕“”，則所選定范圍內(nèi)的單元格就會(huì)被合并為一個(gè)單元格，同時(shí)標(biāo)題文本也會(huì)自動(dòng)居中，如圖4.30所示。圖4.29工作表標(biāo)題的輸入及設(shè)置圖4.30合并并居中后的標(biāo)題選定需要居中的單元格后，在“格式”菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)，或者用鼠標(biāo)右鍵單擊需要居中的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng)，都可打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框。單擊“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，如圖4.31所示，在“水平對(duì)齊”中選擇“居中”，同時(shí)選中“合并單元格”復(fù)選框，也會(huì)得到相同的合并及居中效果。如果要取消已經(jīng)合并的單元格，則只需在此取消對(duì)“合并單元格”復(fù)選框的選定或再次單擊“”按鈕即可。圖4.31“單元格格式”對(duì)話(huà)框4.2.3工作表的外觀設(shè)置

1．工作表的行高與列寬設(shè)置

工作表的行高和列寬的設(shè)置分多種情形：分別設(shè)置個(gè)別行、列的高、寬；同時(shí)設(shè)置多個(gè)行、列的高、寬；自動(dòng)根據(jù)表格內(nèi)容將行高和列寬調(diào)整為最合適的大小。

1)設(shè)置行高

(1)分別設(shè)置單獨(dú)行的行高。要調(diào)整某一行的行高，請(qǐng)用鼠標(biāo)上、下拖動(dòng)該行與相鄰行的行標(biāo)簽的分界線(xiàn)，如圖4.32所示。拖動(dòng)的同時(shí)，屏幕上會(huì)同步顯示該行的高度數(shù)值，至合適的高度后放開(kāi)鼠標(biāo)即可。

圖4.32設(shè)置單獨(dú)行的高度

(2)同時(shí)設(shè)置多行的行高。先選定要設(shè)置的幾行，再在選定的行標(biāo)簽的分界線(xiàn)處按住鼠標(biāo)上下拖動(dòng)，則被選定的行將會(huì)同時(shí)被設(shè)置為指定的高度。拖動(dòng)的同時(shí)，屏幕上也會(huì)同步顯示當(dāng)前的高度值，效果如圖4.33所示。圖4.33同時(shí)設(shè)置多行的行高

2)設(shè)置列寬

列寬的各種設(shè)置操作與行高的設(shè)置操作基本相同，區(qū)別僅僅在于選定的對(duì)象是列。

要選定整列，只需在列標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)；要同時(shí)選定連續(xù)的多列，只需按住鼠標(biāo)在列標(biāo)簽上拖動(dòng)；要選定不連續(xù)的若干列，可按住Ctrl鍵的同時(shí)分別單擊要選定的列標(biāo)簽。

3)設(shè)置最合適的列寬和行高

如果表格內(nèi)容很長(zhǎng)，一個(gè)屏幕窗口無(wú)法查看到所有的列或行，某些單元格的內(nèi)容無(wú)法顯示出來(lái)，這時(shí)可以讓Excel自動(dòng)設(shè)置最合適的行高。

先選定要設(shè)置的行、列的標(biāo)簽，再在選定范圍內(nèi)的任意標(biāo)簽分界線(xiàn)處雙擊鼠標(biāo)，則選定的所有行、列的行高或列寬都會(huì)自動(dòng)根據(jù)其中的內(nèi)容設(shè)置為最佳值。圖4.34就是對(duì)行高和列寬進(jìn)行了設(shè)置后的效果。可以看出，通過(guò)雙擊行、列標(biāo)簽的做法，單元格的行高和列寬值會(huì)自動(dòng)“就多不就少”，這在保證單元格完整顯示數(shù)據(jù)方面極其有用。圖4.34自動(dòng)設(shè)置成最合適行高和列寬

2．單元格字體相關(guān)設(shè)置

適當(dāng)設(shè)置單元格字體格式，可以使工作表更加醒目、直觀。用戶(hù)可以通過(guò)工具欄和“單元格格式”對(duì)話(huà)框兩種方式對(duì)單元格中的字體格式進(jìn)行設(shè)置。

1)使用工具欄快速設(shè)置字體、字號(hào)、前景色和背景色

用工具欄快速設(shè)置單元格字體格式的步驟如下：選中需要設(shè)置格式的單元格，根據(jù)需要單擊“格式”工具欄中的字體、字號(hào)、顏色、填充顏色及對(duì)齊方式等按鈕，再在彈出的選項(xiàng)卡中設(shè)置好所需要的格式，確定后，選定的單元格中的字體就會(huì)按要求被格式化，效果如圖4.35所示。圖4.35設(shè)置字體、字號(hào)、前景色和背景色

2)使用“單元格格式”對(duì)話(huà)框設(shè)置字體

通過(guò)“格式”工具欄設(shè)置單元格字體的方法雖然快捷方便，但如果希望進(jìn)行更加復(fù)雜的設(shè)置，就得通過(guò)“單元格格式”對(duì)話(huà)框進(jìn)行了。

(1)選定將要進(jìn)行格式設(shè)置的單元格。

(2)在“格式”菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)；或用鼠標(biāo)右鍵單擊選定的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng)。

(3)打開(kāi)“單元格格式”設(shè)置對(duì)話(huà)框，單擊“字體”選項(xiàng)卡，如圖4.36所示，然后根據(jù)需要選擇各種設(shè)置參數(shù)。圖4.36“單元格格式”對(duì)話(huà)框的“字體”選項(xiàng)卡

3．單元格內(nèi)容的對(duì)齊

默認(rèn)情況下，Excel可以自動(dòng)區(qū)分輸入內(nèi)容中的普通文本與數(shù)字，并且自動(dòng)分別采取不同的對(duì)齊方式。一般數(shù)字默認(rèn)為右對(duì)齊，普通文本為左對(duì)齊。比如輸入帶有半角單引號(hào)的“'?1234”和不帶任何符號(hào)的“1234”后，前者將被識(shí)別為普通文本而自動(dòng)采用左對(duì)齊，后者被識(shí)別為數(shù)值而采用右對(duì)齊，效果如圖4.37所示。

但是，很多情況下仍然需要手工對(duì)單元格的對(duì)齊方式進(jìn)行設(shè)置，以滿(mǎn)足版面的需要。圖4.37單元格內(nèi)容的對(duì)齊

1)使用“格式”工具欄快速設(shè)置對(duì)齊

先選中要設(shè)置對(duì)齊的單元格，再單擊“格式”工具欄中的左對(duì)齊按鈕“”、居中對(duì)齊按鈕“”或右對(duì)齊按鈕“”，即可快速設(shè)置單元格的對(duì)齊方式。

2)使用“單元格格式”對(duì)話(huà)框設(shè)置對(duì)齊

通過(guò)“單元格格式”對(duì)話(huà)框也可設(shè)置各種對(duì)齊方式。先選中要設(shè)置對(duì)齊的單元格，按“Ctrl+1”鍵或者在“格式”菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，再單擊打開(kāi)如圖4.31所示的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡。在該選項(xiàng)卡中除了可以選擇多種水平對(duì)齊方式外，也可設(shè)置垂直對(duì)齊方式、是否自動(dòng)換行(如果內(nèi)容超出當(dāng)前單元格的寬度則自動(dòng)換行顯示)、是否縮小字體填充(單元格內(nèi)容較多時(shí)，自動(dòng)縮小字體來(lái)適應(yīng)單元格大小)、是否合并單元格(與“格式”工具欄中的“合并及居中”按鈕的作用相同，但這里可以取消合并及居中設(shè)置)。其中的“文字方向”下拉列表還允許選擇多種不同的文字排列方向。如果拖動(dòng)“方向”設(shè)置項(xiàng)目下面的時(shí)鐘狀指針，則可以設(shè)置單元格內(nèi)容的旋轉(zhuǎn)角度。有了這些設(shè)置，在制作具有中國(guó)傳統(tǒng)特色的表格時(shí)，就顯得格外方便。圖4.38就是設(shè)置了旋轉(zhuǎn)44度、水平居中后的單元格顯示效果。圖4.38旋轉(zhuǎn)44度、水平居中后的顯示效果

3)特殊的對(duì)齊方式——折行輸入

用戶(hù)剛接觸到Excel工作表時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)：Excel單元格中的內(nèi)容只能向右延伸排列，而按回車(chē)鍵后不能換行。確實(shí)，Excel中的換行操作與Word等文本處理軟件稍有不同。

實(shí)現(xiàn)換行輸入有兩種情形：一是自動(dòng)換行，即文本自動(dòng)根據(jù)單元格的大小進(jìn)行換行；二是手工強(qiáng)制換行。

(1)自動(dòng)換行。在“單元格格式”對(duì)話(huà)框的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中，選中“自動(dòng)換行”后，被設(shè)置的單元格就具備自動(dòng)換行功能了。

(2)手工強(qiáng)制換行。在向單元格輸入內(nèi)容的過(guò)程中，當(dāng)需要強(qiáng)行換行時(shí)，只需按“Alt+Enter”鍵，然后繼續(xù)輸入后面的內(nèi)容，則這個(gè)操作后續(xù)輸入的內(nèi)容就會(huì)從下一行開(kāi)始顯示，而不管是否達(dá)到單元格的最大寬度。

對(duì)于已經(jīng)輸入的內(nèi)容，先單擊要換行的單元格，再單擊編輯欄中需要換行的位置，然后按下“Alt+Enter”鍵。圖4.39就是手工設(shè)置換行的輸入效果。圖4.39手工設(shè)置換行的輸入效果

4．邊框線(xiàn)與網(wǎng)格線(xiàn)的設(shè)置

默認(rèn)情況下，Excel主界面中會(huì)顯示很多的灰色表格線(xiàn)，初學(xué)者往往以為這就是最終打印出來(lái)的表格線(xiàn)，其實(shí)這些默認(rèn)的網(wǎng)格線(xiàn)是不會(huì)被打印的。要想讓一張工作表醒目大方，必須適當(dāng)設(shè)置其表格邊框線(xiàn)和內(nèi)部網(wǎng)格線(xiàn)。

1)使用工具欄快速設(shè)置表格線(xiàn)

首先拖動(dòng)選中要設(shè)置表格網(wǎng)格線(xiàn)的范圍；接著單擊“格式”工具欄中“”按鈕右側(cè)的小三角箭頭，打開(kāi)如圖4.40所示的表格邊框線(xiàn)樣式面板。根據(jù)選定范圍內(nèi)網(wǎng)格線(xiàn)的需要單擊選擇一種邊框線(xiàn)樣式，則被選定范圍內(nèi)的所有單元格就會(huì)被設(shè)置為指定的框線(xiàn)。

如果希望一個(gè)表格的不同部分有不同類(lèi)型的框線(xiàn)，可以分別選定不同的部分再單擊各自的框線(xiàn)樣式。圖4.41就是對(duì)一個(gè)表格應(yīng)用了粗外部框線(xiàn)和細(xì)內(nèi)部網(wǎng)格線(xiàn)后的效果。圖4.40表格邊框線(xiàn)樣式面板圖4.41設(shè)置表格框線(xiàn)后的效果注意：如果希望將表格的局部邊線(xiàn)設(shè)置成單獨(dú)的樣式，請(qǐng)先拖動(dòng)選定要設(shè)置的局部范圍，然后單擊選擇工具欄邊框線(xiàn)面板中的合適按鈕。圖4.42所示就是選定表格的字段欄后，將字段范圍底部框線(xiàn)設(shè)置為粗線(xiàn)的操作示意圖。圖4.42將字段范圍底部框線(xiàn)設(shè)置為粗線(xiàn)

2)使用“單元格格式”對(duì)話(huà)框設(shè)置表格線(xiàn)

首先選定要設(shè)置的單元格范圍，再按“Ctrl+1”鍵打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，單擊打開(kāi)如圖4.43所示的“邊框”選項(xiàng)卡。

先在“線(xiàn)條”設(shè)置項(xiàng)目中選擇一種線(xiàn)條樣式，必要時(shí)可在“顏色”下拉列表中選擇一種線(xiàn)條顏色，然后根據(jù)選定范圍和實(shí)際需要，在“邊框”設(shè)置示意圖的“田”字格中，分別單擊將要設(shè)置為選定線(xiàn)條樣式的那根線(xiàn)條，則相應(yīng)的表格線(xiàn)就被設(shè)置為選定的線(xiàn)條樣式和顏色了。

通過(guò)單擊“預(yù)置”設(shè)置選項(xiàng)中的三個(gè)按鈕，還可以快速取消所有表格線(xiàn)、設(shè)置粗的外邊框線(xiàn)和設(shè)置普通內(nèi)部框線(xiàn)等。圖4.43“邊框”選項(xiàng)卡

5．單元格內(nèi)容顯示格式的修改

Excel支持單元格中以不同的格式顯示文本或數(shù)字，比如“1220”這樣一組很普通的字符，根據(jù)其格式設(shè)置的不同，可以顯示為很多不同的樣式。圖4.44就是在各單元格中輸入“1220”，然后進(jìn)行不同的格式設(shè)置后的顯示效果。因此，為適合不同環(huán)境下的需要，應(yīng)對(duì)單元格的顯示格式進(jìn)行必要的設(shè)置。圖4.44不同格式設(shè)置后的顯示效果

1)單元格格式的修改

選定要修改或設(shè)置格式的單元格后，在“格式”菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)，或者按“Ctrl+1”快捷鍵，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，如圖4.45所示，其中有“常規(guī)”、“數(shù)值”等12個(gè)類(lèi)別的數(shù)字格式可供選擇，針對(duì)各格式還可進(jìn)行具體的設(shè)置。

比如，在某個(gè)單元格中按默認(rèn)格式輸入一組身份證號(hào)碼，輸入完畢后按回車(chē)鍵或移動(dòng)光標(biāo)到其他單元格時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)將這組很長(zhǎng)的數(shù)值以科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示出來(lái)，比如會(huì)自動(dòng)顯示為“6.10828E+17”。為保持身份證號(hào)碼格式的正確性，必須對(duì)單元格格式進(jìn)行正確的設(shè)置。如果在單元格中已經(jīng)輸入了數(shù)值，但格式顯示不正確，則可打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，然后在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中選擇正確的格式即可。但要注意，對(duì)于已經(jīng)自動(dòng)顯示為不正確格式的單元格，即使事后再進(jìn)行某些格式上的修改，也可能無(wú)法以正確的格式顯示出來(lái)。比如上述身份證號(hào)碼被顯示為“6.10828E+17”后，即使更改其格式為“文本”，也將仍然以“6.10828E+17”顯示。此時(shí)可以選擇“特殊”類(lèi)型，然后選擇“郵政編碼”即可。鑒于上述情況，比較簡(jiǎn)便的做法是在輸入數(shù)據(jù)之前就對(duì)單元格進(jìn)行一些格式上的設(shè)置。仍然如上例身份證號(hào)碼的輸入，如果事先將單元格格式設(shè)置為“文本”，再輸入身份證號(hào)碼就不會(huì)出現(xiàn)格式顯示的問(wèn)題了。

相同內(nèi)容、不同單元格格式設(shè)置的顯示效果如圖4.46所示。

注意：要以普通文本的格式輸入數(shù)字，在不進(jìn)行格式設(shè)置的情況下，可以先輸入一個(gè)半角單引號(hào)，然后再輸入數(shù)字字符串，比如輸入“，則按回車(chē)鍵后單元格中將不會(huì)顯示半角單引號(hào)，并且所有數(shù)字內(nèi)容都將以默認(rèn)左對(duì)齊的普通文本方式顯示。圖4.45“數(shù)字”選項(xiàng)卡圖4.46相同內(nèi)容、不同格式設(shè)置的顯示效果

2)日期、時(shí)間的輸入及格式顯示

Excel中輸入日期和時(shí)間也是很常見(jiàn)的應(yīng)用。其實(shí)并不需要完整地輸入某年某月某日，而只需使用適當(dāng)?shù)姆指舴麑?shù)字分隔開(kāi)來(lái)，Excel會(huì)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換成適當(dāng)?shù)娜掌诨驎r(shí)間

格式。

(1)日期的輸入：可以使用半角的“-”或者“/”來(lái)替代年、月、日，比如輸入“02/12”或者“02-12”，確認(rèn)后將會(huì)顯示“2月12日”。

(2)時(shí)間的輸入：可以使用半角的“:”將時(shí)、分、秒的數(shù)值分隔開(kāi)來(lái)。比如輸入“8:08”、“16:25”等，Excel將按照默認(rèn)的時(shí)間格式顯示。默認(rèn)情況下，Excel的日期和時(shí)間顯示將優(yōu)先以阿拉伯?dāng)?shù)字方式顯示，但實(shí)際工作中也要用到中文的日期或時(shí)間格式，此時(shí)請(qǐng)先選定要修改格式的單元格，按“Ctrl+1”鍵打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中選擇“日期”或者“時(shí)間”類(lèi)別，然后在右側(cè)的類(lèi)型列表中選擇所需的格式，最后單擊“確定”按鈕。

6．單元格內(nèi)容的字體顏色與填充顏色設(shè)置

Excel表格支持字體顏色與單元格背景顏色的設(shè)置，因此可以設(shè)計(jì)出美觀、醒目的表格。比如將相同的類(lèi)別或者某些特定的內(nèi)容用不同的字體顏色或單元格背景色表示，就可收到很好的視覺(jué)效果。

1)設(shè)置字體顏色

選中要設(shè)置字體顏色的單元格，單擊“格式”工具欄中的字體顏色工具按鈕“”右側(cè)的小三角箭頭，將打開(kāi)如圖4.47所示的顏色調(diào)色板；單擊調(diào)色板中需要的顏色，則選定單元格中的文字就會(huì)以指定的顏色顯示。

2)設(shè)置單元格填充顏色

先選中要填充顏色的單元格，再單擊“格式”工具欄中的填充顏色按鈕“”右側(cè)的小三角箭頭，在彈出的如圖4.48所示的背景顏色面板中選擇合適的背景顏色即可。

設(shè)置背景色(即填充色)也可以在“單元格格式”對(duì)話(huà)框的“圖案”選項(xiàng)卡中完成。如圖4.49所示，在該對(duì)話(huà)框中不但可以選擇各種背景填充色，還可以同時(shí)選擇單元格的填充圖案。圖4.47顏色調(diào)色板圖4.48背景顏色面板圖4.49選擇背景填充圖案

7．格式的復(fù)制

實(shí)際工作中，單元格的格式往往并非只有簡(jiǎn)單的一兩種，有時(shí)可能會(huì)包括很多較為復(fù)雜的格式設(shè)置，這種復(fù)雜性從“單元格格式”設(shè)置對(duì)話(huà)框的選項(xiàng)中就可以看出來(lái)。如果有多處單元格需要同樣的格式設(shè)置，可進(jìn)行格式的復(fù)制操作。

1)使用格式刷復(fù)制格式

與Word類(lèi)似，Excel也提供了一個(gè)很方便易用的格式刷。格式刷只會(huì)復(fù)制格式到鼠標(biāo)拖動(dòng)經(jīng)過(guò)的單元格，而不會(huì)復(fù)制具體的單元格內(nèi)容到目標(biāo)單元格中。先單擊已經(jīng)進(jìn)行了必要格式設(shè)置的單元格，這個(gè)單元格中的格式就是需要復(fù)制到其他單元格的格式。然后單擊“常用”工具欄上的格式刷按鈕“”，此時(shí)鼠標(biāo)光標(biāo)將變成“”(刷子形狀)，這就完成了格式的取樣操作。拖動(dòng)這個(gè)刷子形光標(biāo)經(jīng)過(guò)所有希望復(fù)制格式的單元格，則鼠標(biāo)經(jīng)過(guò)之處，這些單元格的格式就會(huì)立即與取樣單元格完全一致。

注意：?jiǎn)螕舾袷剿粹o后，只能在其他位置單擊或拖動(dòng)鼠標(biāo)一次。要想在取樣后連續(xù)使用格式刷處理多處不連續(xù)的單元格，只需將單擊改為雙擊，這樣只要不取消格式刷，則鼠標(biāo)單擊或拖動(dòng)其他任何單元格，格式刷仍然生效。

要取消雙擊格式刷按鈕后的保持狀態(tài)，請(qǐng)?jiān)俅螁螕舾袷剿粹o，或者按Esc鍵即可。

2)使用“選擇性粘貼”復(fù)制格式

上述通過(guò)格式刷拖動(dòng)的方法復(fù)制格式雖然簡(jiǎn)便，但如果取樣的單元格和目標(biāo)單元格距離較遠(yuǎn)，或者對(duì)目標(biāo)位置有其他特殊要求，這種方法就不太方便了。此時(shí)可以使用“選擇性粘貼”的方法來(lái)復(fù)制格式。

先單擊選定已經(jīng)設(shè)置了某些格式的單元格，按“Ctrl+C”鍵或者在“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”選項(xiàng)，將選定單元格內(nèi)容復(fù)制到剪貼板；接著選定目標(biāo)單元格，在“編輯”菜單中選擇“選擇性粘貼”(或單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”)選項(xiàng)，此時(shí)將打開(kāi)如圖4.50所示的“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框。選擇其中的“格式”選項(xiàng)，然后按“確定”按鈕即可。此時(shí)目標(biāo)單元格中將不會(huì)粘貼上源單元格中的數(shù)字或文本，只會(huì)將格式設(shè)置為與源單元格完全一致。

圖4.50“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框注意：使用“選擇性粘貼”操作，還可靈活地選擇其他粘貼方式，比如只粘貼公式而不粘貼具體數(shù)值，只粘貼數(shù)值而不粘貼源單元格中相關(guān)的計(jì)算公式等；如果選擇“轉(zhuǎn)置”選項(xiàng)，還可以將源單元格的內(nèi)容在粘貼后進(jìn)行行列的對(duì)換。

8．條件格式的應(yīng)用

Excel工作表的外觀設(shè)置除了可以按照前文所述的各種方式進(jìn)行外，還可以由用戶(hù)指定一定的條件，達(dá)到預(yù)定的條件后，單元格的格式就會(huì)自動(dòng)按照預(yù)定的樣式進(jìn)行顯示，這就是條件格式的應(yīng)用。

選定要設(shè)置條件格式的單元格，在“格式”菜單中選擇“條件格式”選項(xiàng)，打開(kāi)如圖4.51所示的“條件格式”對(duì)話(huà)框。

圖4.51“條件格式”對(duì)話(huà)框開(kāi)始出現(xiàn)的條件格式對(duì)話(huà)框是一個(gè)較小的、僅有一個(gè)條件設(shè)置的對(duì)話(huà)框，如在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí)，希望讓小于60的單元格顯示黃底紅字，同時(shí)讓大于等于80的單元格顯示為綠色字體，以便可以一眼看出成績(jī)不及格和成績(jī)優(yōu)秀的學(xué)生，則先在“條件1”下拉列表中選定“單元格數(shù)值”，然后在第二個(gè)下拉列表中選擇條件，比如“小于”，再在右邊的下拉列表中輸入指定的數(shù)值，比如“60”(如果是對(duì)其他單元格的引用，可單擊輸入框右側(cè)的小按鈕，然后在工作表的引用區(qū)域拖動(dòng)即可)。下面再單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，對(duì)字體顏色、填充色及圖案等進(jìn)行一些必要的選擇，確定后返回“條件格式”對(duì)話(huà)框。當(dāng)只有一個(gè)條件需要設(shè)置時(shí)，完成上述步驟后，單擊“確定”按鈕即可；如果還希望設(shè)置其它條件，則設(shè)置完畢后可單擊“添加”按鈕，此時(shí)“條件格式”對(duì)話(huà)框會(huì)自動(dòng)擴(kuò)展，如圖4.52所示，出現(xiàn)更多組條件設(shè)置選項(xiàng)。Excel2003每次設(shè)置共支持三組條件。

圖4.52擴(kuò)展后的“條件格式”對(duì)話(huà)框

9．樣式的使用和設(shè)置

在Word的格式工具欄中有一個(gè)很方便的樣式工具下拉列表，其實(shí)Excel中也預(yù)置了一些常用的樣式，用于修改或自定義樣式。

1)新建樣式

要新建一個(gè)樣式，較簡(jiǎn)便的步驟如下：

(1)選定一個(gè)或多個(gè)單元格，對(duì)其中的格式進(jìn)行一些必要的設(shè)置。

(2)在“格式”菜單中選擇“樣式”選項(xiàng)，打開(kāi)如圖4.53所示的“樣式”對(duì)話(huà)框。對(duì)話(huà)框中被選定的復(fù)選框的項(xiàng)目就是這些選定單元格中的樣式所包含的格式。圖4.53“樣式”對(duì)話(huà)框

(3)在“樣式名”輸入框中輸入樣式名稱(chēng)，比如“身份證樣式”，再單擊“添加”按鈕，則與選定單元格對(duì)應(yīng)的格式就以指定的樣式名稱(chēng)被保存起來(lái)了。

如果對(duì)當(dāng)前的樣式不滿(mǎn)意，可在“樣式”對(duì)話(huà)框中選定要修改的樣式，再單擊“修改”按鈕，然后在新出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框中修改相關(guān)的各種格式設(shè)置即可；要?jiǎng)h除樣式，只要選擇要?jiǎng)h除的樣式名稱(chēng)，單擊“刪除”按鈕。

2)應(yīng)用樣式

要應(yīng)用一個(gè)樣式，可按以下步驟進(jìn)行：

(1)選定要使用樣式的單元格。

(2)在“格式”菜單中選擇“樣式”選項(xiàng)，打開(kāi)如圖4.53所示的“樣式”對(duì)話(huà)框。

(3)在“樣式名”下拉列表中選擇要應(yīng)用的樣式，然后單擊“確定”按鈕。

10．工作表行、列的隱藏

有些時(shí)候，工作表中的某些行或列不希望顯示出來(lái)，但也不能刪除它們，此時(shí)就可以將它們隱藏起來(lái)。

(1)將鼠標(biāo)定位在需要隱藏的行或列的某個(gè)單元格上，也可單擊或拖動(dòng)行或列標(biāo)簽選定多行或多列。

(2)在“格式”菜單中選擇“行”或“列”中的“隱藏”選項(xiàng)，則選定的行或列就會(huì)被隱藏起來(lái)。如圖4.54所示即隱藏了G列。

隱藏后，工作表的行、列標(biāo)簽的分界處會(huì)顯示較粗的線(xiàn)，同時(shí)標(biāo)簽的順序也會(huì)變?yōu)椴贿B續(xù)的，比如隱藏了G列后，列標(biāo)簽顯示即缺少了G列。圖4.54G列被隱藏要取消被隱藏的行或列，按以下步驟操作：

(1)在被隱藏的行或列的相鄰標(biāo)簽上拖動(dòng)鼠標(biāo)，以選定被隱藏的行或列所在的隱藏標(biāo)簽，比如G列被隱藏，則拖動(dòng)其相鄰的“F”或“H”。

(2)在“格式”菜單中的行或列子菜單中選擇“取消隱藏”選項(xiàng)，則被隱藏的行或列就會(huì)恢復(fù)正常顯示。

說(shuō)明：進(jìn)行行、列的隱藏或取消隱藏操作時(shí)，可在選定行、列對(duì)象后，單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在快捷菜單中選擇“隱藏”或“取消隱藏”選項(xiàng)，這比使用“格式”菜單要更加便捷。4.2.4工作表的行列操作

制作工作表時(shí)，經(jīng)常會(huì)插入或者刪除一些行和列，有時(shí)還需要將一些行、列的位置進(jìn)行對(duì)換等，以下分別說(shuō)明其操作方法。

1．插入或刪除行/列

(1)將光標(biāo)定位在將被插入行或列的位置。

(2)在“插入”菜單中選擇“行”或“列”選項(xiàng)。此時(shí)在光標(biāo)所在行(或列)的上面(或左面)就被插入了一行(或一列)。但上述操作每次僅僅只能插入一行或一列。如果希望一次性插入多行或多列，則操作步驟如下：

(1)從要插入的行或列開(kāi)始，如果要插入多列請(qǐng)向右拖動(dòng)選定若干列標(biāo)簽，如果要插入多行則向下拖動(dòng)選定若干行標(biāo)簽。

(2)在“插入”菜單中選擇“行”或“列”選項(xiàng)，就會(huì)插入與選定的行或列數(shù)量相同的行或列了。

要?jiǎng)h除行或列，只需選定要被刪除的行、列，然后在“編輯”菜單中選擇“刪除”選項(xiàng)即可。注意：Excel2003在選定了若干帶格式設(shè)置的行或列后，再進(jìn)行插入操作時(shí)，可能會(huì)顯示智能標(biāo)記“”，單擊該智能標(biāo)記就可以彈出如圖4.55所示的快捷菜單，在其中可以選擇插入的行、列是否采用與選定行、列相同的格式。圖4.55智能標(biāo)記快捷菜單

2．插入或刪除單元格

有時(shí)可能并不需要進(jìn)行整行或整列的插入，此時(shí)可插入單元格。

(1)選定要被插入單元格的位置。

(2)在“插入”菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)。

(3)打開(kāi)如圖4.56所示的“插入”對(duì)話(huà)框，從中選擇一種單元格插入方式，然后按“確定”按鈕即可。

圖4.56“插入”對(duì)話(huà)框刪除單元格的操作步驟如下：

(1)選定將要?jiǎng)h除的單元格，然后在“編輯”菜單中選擇“刪除”選項(xiàng)。

(2)打開(kāi)如圖4.57所示的“刪除”對(duì)話(huà)框，從中選擇一種刪除后的單元格移動(dòng)方式，然后單擊“確定”按鈕。圖4.57“刪除”對(duì)話(huà)框

3．插入已剪切的單元格

對(duì)選定的單元格進(jìn)行剪切操作，然后在其他位置進(jìn)行插入性粘貼，可以很方便地實(shí)現(xiàn)單元格或行、列的位置更換。

(1)選定要剪切的單元格，或者行、列。

(2)在“編輯”菜單中選擇(或者用鼠標(biāo)右鍵單擊選定單元格，在快捷菜單中選擇)“剪切”選項(xiàng)，也可按“Ctrl+X”快捷鍵。

(3)在目標(biāo)位置單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“插入已剪切的單元格”選項(xiàng)，則被剪切的單元格內(nèi)容就會(huì)被插入到目標(biāo)位置的左邊。

注意：“插入已剪切的單元格”命令與普通的“粘貼”命令有很大區(qū)別，前者是以插入的方式工作，而“粘貼”命令則會(huì)用剪切的內(nèi)容覆蓋目標(biāo)位置的內(nèi)容。4.2.5工作表的全局操作

Excel工作表的全局操作涉及工作表的移動(dòng)、復(fù)制、插入或刪除等針對(duì)整張工作表的相關(guān)操作。實(shí)際工作中，并不需要對(duì)每個(gè)工作任務(wù)都創(chuàng)建一個(gè)工作簿文件，可以在一個(gè)工作簿中創(chuàng)建多張工作表，因此管理這些工作表也是日常工作的重要內(nèi)容。

1．工作表的移動(dòng)、復(fù)制、插入和刪除

1)工作表的移動(dòng)或復(fù)制

(1)拖動(dòng)法。單擊要被移動(dòng)或復(fù)制的工作表標(biāo)簽，將它拖動(dòng)到其他的工作表標(biāo)簽中間的間隙位置后放開(kāi)鼠標(biāo)，如圖4.58所示，則選定工作表就被移動(dòng)到了指定的位置。如果在拖動(dòng)標(biāo)簽的同時(shí)按住Ctrl鍵，移動(dòng)操作將變成復(fù)制操作。

圖4.58工作表移動(dòng)

(2)使用“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話(huà)框。先選定要被復(fù)制或移動(dòng)的工作表標(biāo)簽，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”選項(xiàng)，打開(kāi)圖4.59所示的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話(huà)框，然后指定要移動(dòng)或復(fù)制的工作表、目標(biāo)位置、是否建立副本(復(fù)制工作表時(shí)一定要選定)等選項(xiàng)，最后單擊“確定”按鈕。圖4.59“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話(huà)框

2)工作表的添加

要添加工作表，請(qǐng)按以下步驟進(jìn)行：

(1)單擊一個(gè)現(xiàn)有的工作表標(biāo)簽。

(2)在“插入”菜單中選擇“工作表”選項(xiàng)，或者單擊鼠標(biāo)右鍵后在快捷菜單中選擇“插入”選項(xiàng)。

(3)在新出現(xiàn)的“插入”對(duì)話(huà)框中，選擇“工作表”并單擊“確定”按鈕。

說(shuō)明：上述操作只能每次添加一張工作表。如果希望同時(shí)添加多張工作表，可在添加前選定與要添加的數(shù)目相同的現(xiàn)有工作表，然后再進(jìn)行插入操作。

3)工作表的刪除

要?jiǎng)h除現(xiàn)有的工作表，請(qǐng)先選定要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽，然后在“編輯”菜單或者鼠標(biāo)右鍵快捷菜單中選擇“刪除”選項(xiàng)，確定后選定的工作表即被刪除。

注意：如果同時(shí)選定了所有工作表，執(zhí)行刪除操作時(shí)，Excel會(huì)提示一個(gè)工作簿起碼要有一張可視的工作表。因此不能將工作簿內(nèi)的工作表全部刪除，必須至少保留一張可用的工作表。

2．工作表的改名及標(biāo)簽顏色設(shè)置

默認(rèn)情況下，Excel的工作表標(biāo)簽是以“Sheet1”這樣的名稱(chēng)顯示的，這在實(shí)際工作中很不直觀，有必要為工作表標(biāo)簽進(jìn)行改名及設(shè)置顏色等操作。

1)工作表的改名

給工作表改名有以下兩種方法。

(1)雙擊法：用鼠標(biāo)左鍵雙擊工作表標(biāo)簽，則標(biāo)簽將變成可編輯狀態(tài)，直接從鍵盤(pán)輸入新的工作表標(biāo)簽名即可。

(2)菜單法：用鼠標(biāo)右鍵單擊要改名的工作表標(biāo)簽，選擇快捷菜單中的“重命名”選項(xiàng)，然后輸入新的名稱(chēng)。

???注意：如果同時(shí)選定了多張工作表，然后進(jìn)行改名操作，則只能對(duì)最上層的那張工作表進(jìn)行改名，而無(wú)法讓選定的所有工作表同時(shí)改名。

2)工作表標(biāo)簽的顏色設(shè)置

適當(dāng)設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色可以更方便地區(qū)分不同的工作表。具體設(shè)置步驟如下：用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“工作表標(biāo)簽顏色”選項(xiàng)，打開(kāi)如圖4.60所示的“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對(duì)話(huà)框，從調(diào)色板中選取合適的顏色后單擊“確定”按鈕即可。圖4.60“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對(duì)話(huà)框

3．工作表的引用

同一工作簿中不同Excel工作表之間是可以相互交換數(shù)據(jù)的，其數(shù)據(jù)交換可采用地址引用的方式。通俗地說(shuō)，就是可以讓A工作表中的某個(gè)單元格數(shù)據(jù)與B工作表中的某個(gè)單元格數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，這樣當(dāng)A工作表中的單元格數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，與之關(guān)聯(lián)的B工作表中相應(yīng)單元格的數(shù)據(jù)也會(huì)同步發(fā)生變化。

不同工作簿之間的數(shù)據(jù)也可以相互引用，引用不同工作簿單元格中數(shù)據(jù)的方式稱(chēng)為鏈接。

引用的作用在于標(biāo)識(shí)工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。通過(guò)引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中使用同一個(gè)單元格的數(shù)值，還可以引用同一個(gè)工作簿中不同工作表上的單元格和其他工作簿中的數(shù)據(jù)。

1)引用方式簡(jiǎn)介

常用的引用方式有絕對(duì)引用和相對(duì)引用。

(1)相對(duì)引用。公式中的相對(duì)單元格引用(例如A1)是基于公式和引用的單元格的相對(duì)位置的。如果公式所在單元格的位置改變，引用的數(shù)據(jù)也隨之改變。如果多行或多列復(fù)制公式，引用會(huì)自動(dòng)調(diào)整。默認(rèn)情況下，新公式使用相對(duì)引用。例如，如果將單元格B2中的相對(duì)引用(=A1)復(fù)制到單元格B3，原B2中的引用內(nèi)容=A1將自動(dòng)調(diào)整為=A2。相對(duì)引用的好處是，當(dāng)引用或被引用的單元格的位置發(fā)生變化(比如插入或刪除了行或列)時(shí)，其引用位置會(huì)自動(dòng)調(diào)整，從而保持引用的有效性和正確性。

具體操作時(shí)，可在進(jìn)行引用的單元格中先鍵入等于號(hào)“=”，然后輸入被引用的單元格的地址，也可用鼠標(biāo)左鍵單擊被引用的單元格，其地址會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在編輯欄中。

(2)絕對(duì)引用。單元格中的絕對(duì)單元格引用(例如$A$1)總是引用指定位置的單元格。如果公式所在單元格的位置改變，絕對(duì)引用保持不變。如果多行或多列復(fù)制公式，絕對(duì)引用將不作調(diào)整。默認(rèn)情況下，新公式使用相對(duì)引用，可以將它們轉(zhuǎn)換為絕對(duì)引用。例如，如果將單元格B2中絕對(duì)引用的內(nèi)容復(fù)制到單元格B3中，則兩個(gè)單元格中引用的都是$A$1。

(3)混合引用?；旌弦镁哂薪^對(duì)列和相對(duì)行(或絕對(duì)行和相對(duì)列)。絕對(duì)引用列采用$A1、$B1等形式，絕對(duì)引用行采用A$1、B$1等形式。如果公式所在單元格的位置改變，則相對(duì)引用的行(或列)改變，而絕對(duì)引用的行(或列)不變。如果多行或多列復(fù)制公式，相對(duì)引用的行(或列)自動(dòng)調(diào)整，而絕對(duì)引用的行(或列)不作調(diào)整。例如，如果將一個(gè)混合引用從A2復(fù)制到B3，其所引用的內(nèi)容將從=A$1調(diào)整為?=?B$1。

(4)不同工作表中的單元格或區(qū)域的引用。要在公式中引用另一張工作表上的單元格或區(qū)域，只需在單元格或區(qū)域地址前面加上工作表標(biāo)簽名稱(chēng)和一個(gè)半角的感嘆號(hào)(!)即可。例如：Sheet1!A4表示引用工作表Sheet1的A4單元格；工資表?!F8表示引用標(biāo)簽名為“工資表”的工作表中的F8單元格。

(5)在相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用間切換的操作如下：

①選中包含公式的單元格。

②在編輯欄中，拖動(dòng)選中要更改的引用部分的內(nèi)容。

③按F4鍵，即可在不同的引用方式中切換。比如輸入“=A1+D1”時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)切換為“=$A$1+$D$1”或“=$A1+$D1”，或“=A$1+D$1”，如圖4.61所示。(說(shuō)明：輸入A1后按F4鍵，Excel將自動(dòng)切換為$A$1；第二次按F4鍵，切換為A$1；第三次按F4鍵，轉(zhuǎn)換為$A1；第四次按F4鍵，恢復(fù)為A1。)

2)使用選擇性粘貼中的“粘貼鏈接”進(jìn)行引用

利用Excel的選擇性粘貼功能，也可實(shí)現(xiàn)不同單元格之間的引用。

(1)選定源單元格。

(2)在“編輯”菜單(或用鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的快捷菜單)中選擇“復(fù)制”選項(xiàng)。

(3)單擊目標(biāo)單元格，在“編輯”菜單(或用鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的快捷菜單)中選擇“選擇性粘貼”選項(xiàng)。

(4)打開(kāi)如圖4.62所示的“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框，單擊“粘貼鏈接”按鈕即可。圖4.61相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用的切換圖4.62“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框

3)使用插入超鏈接的方法插入不同工作表單元格地址的引用

也許以上那些引用表達(dá)式看起來(lái)比較復(fù)雜，其實(shí)也可以使用插入超鏈接的方法，插入不同工作表的單元格地址的引用。

(1)單擊要插入超鏈接的單元格。

(2)在“插入”菜單中選擇“超鏈接”選項(xiàng)，打開(kāi)如圖4.63所示的“編輯超鏈接”對(duì)話(huà)框。圖4.63“編輯超鏈接”對(duì)話(huà)框

(3)單擊“鏈接到”列表中的“本文檔中的位置”選項(xiàng)。

(4)在“或在這篇文檔中選擇位置”下面的列表中選擇被引用的工作表名稱(chēng)，比如Sheet3。

(5)在“請(qǐng)鍵入單元格引用”下面的輸入框中輸入被引用的單元格地址，比如F12。

(6)在“要顯示的文字”中輸入一個(gè)比較直觀的說(shuō)明性文本，比如“注意”。按“確定”按鈕后，在引用的單元格位置就會(huì)顯示上述定義的“注意”二字；單擊這個(gè)單元格，就可立即轉(zhuǎn)到被引用的工作表的相應(yīng)單元格(此處即Sheet3的F12)。

這種插入超鏈接的引用方式的作用類(lèi)似于網(wǎng)頁(yè)上的鏈接，單擊后即可到達(dá)目標(biāo)位置。如果需要選定這個(gè)插入有超鏈接的單元格，則只需單擊并按住鼠標(biāo)不放，稍過(guò)片刻，當(dāng)

鼠標(biāo)光標(biāo)變成空心的十字光標(biāo)時(shí)，該單元格就會(huì)被選定，而不會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)單元格位置。4.2.6工作表窗格的拆分和凍結(jié)

Excel工作表的內(nèi)容較多時(shí)，一個(gè)屏幕往往無(wú)法完全顯示；在處理表格數(shù)據(jù)的過(guò)程中，也經(jīng)常會(huì)遇到距離跨度較大范圍內(nèi)的操作。此時(shí)如果僅僅依靠滾動(dòng)工作表窗口內(nèi)容，將非常不便，而使用拆分工作表窗格的操作方法，將極大地增強(qiáng)方便性，提高工作效率。

1．快速拖動(dòng)法拆分工作表窗格

Excel支持水平和垂直拆分工作表窗格。拆分后的子窗格中顯示的仍然是同一張工作表的內(nèi)容，只不過(guò)顯示的是表格的不同部分。這就為處理超大表格提供了方便，比如可以讓表格頂部或左側(cè)的表頭內(nèi)容靜止不動(dòng)，而表格中的數(shù)據(jù)記錄可隨意滾動(dòng)。

要水平拆分窗格，請(qǐng)用鼠標(biāo)左鍵按住垂直滾動(dòng)條上方的分割鈕“”，然后向下拖動(dòng)鼠標(biāo)，此時(shí)光標(biāo)經(jīng)過(guò)處會(huì)顯示一條虛線(xiàn)。當(dāng)虛線(xiàn)到達(dá)合適的位置后，松開(kāi)鼠標(biāo)，則工作表就會(huì)被拆分為上下兩部分顯示。

要垂直拆分窗格，其操作與上述基本相同，只不過(guò)要拖動(dòng)水平滾動(dòng)條右側(cè)的“”小長(zhǎng)方形按鈕即可。拖動(dòng)拆分窗格的情形如圖4.64所示。

要取消拆分狀態(tài)，可使用以下任意一種方法：

(1)向上拖動(dòng)水平分隔線(xiàn)，或者向右拖動(dòng)垂直分隔線(xiàn)，一直到分隔線(xiàn)消失。

(2)雙擊垂直或水平分隔線(xiàn)；如果同時(shí)有垂直和水平分隔線(xiàn)，則雙擊其交叉點(diǎn)可同時(shí)清除垂直和水平分隔線(xiàn)。

(3)在“窗口”菜單中選擇“取消拆分”選項(xiàng)。圖4.64拖動(dòng)拆分窗格

2．使用“窗口”菜單選項(xiàng)拆分工作表窗格

在“窗口”菜單中選擇“拆分”選項(xiàng)，也可讓Excel智能化地拆分窗格。

如果選擇“拆分”選項(xiàng)前先選定了若干單元格，則選擇“拆分”選項(xiàng)后，Excel會(huì)按照當(dāng)前區(qū)域及選擇區(qū)域的情況，自動(dòng)確定拆分比例。

3．拆分窗格的大小調(diào)整

要調(diào)整已經(jīng)拆分的窗格，只需拖動(dòng)垂直或水平分隔線(xiàn)到合適的位置即可。

4．凍結(jié)工作表窗格

經(jīng)過(guò)拆分的工作表由于存在拆分的分隔線(xiàn)，因而不太美觀；同時(shí)分隔線(xiàn)有可能無(wú)