廣州市惠聲電子科技有限公司采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)TOC\o"1-3"\h\u目錄1公司簡(jiǎn)介 廣州市惠聲電子科技有限公司采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)1公司簡(jiǎn)介廣州市惠聲電子科技有限公司（惠聲科技公司）成立于2007年08月20日，注冊(cè)地位于廣州市番禺區(qū)洛浦街南浦碧桂大道3號(hào)(A4廠房)第五層B(不可作廠房使用)，法定代表人為畢宿鑫。經(jīng)營(yíng)范圍包括計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)、技術(shù)服務(wù)、電子元件及組件制造、電子產(chǎn)品批發(fā)電子產(chǎn)品零售。是一家集公共廣播、專業(yè)音響、會(huì)議系統(tǒng)的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于一體的生產(chǎn)型企業(yè)，公司自成立之日起，秉承“內(nèi)在價(jià)值，科技體現(xiàn)”的理念，在整個(gè)音頻擴(kuò)聲領(lǐng)域的研發(fā)、生產(chǎn)與銷售過(guò)程中取得了眾多卓有成效的業(yè)績(jī)，目前已為800多家星級(jí)酒店、政府行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、各類院校提供整體擴(kuò)聲系統(tǒng)設(shè)備。為超過(guò)5000家系統(tǒng)集成商、弱電工程商提供擴(kuò)聲系統(tǒng)的整體解決方案，得到了越來(lái)越多用戶的好評(píng)。2惠聲科技采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)流程現(xiàn)狀分析廣州市惠聲電子科技有限公司主要經(jīng)營(yíng)電子元件及組件制造;電子產(chǎn)品批發(fā);電子產(chǎn)品零售。公司需要大量采購(gòu)以下原材料，如功放，橡皮邊喇叭，分頻器，倒相孔，高密度板，接線柱等原材料。有時(shí)候還會(huì)需要有效玻璃鋼防腐、塘瓷內(nèi)襯、零部件等。惠聲電子公司采用直線職能式的組織結(jié)構(gòu)管理模式，主要包括生產(chǎn)部、銷售部、財(cái)務(wù)部、研發(fā)部和人事行政部五個(gè)部門(mén)。技術(shù)部、采購(gòu)部、生產(chǎn)車間和質(zhì)檢部都隸屬于生產(chǎn)部。采購(gòu)部有2個(gè)員工負(fù)責(zé)。采購(gòu)專員負(fù)責(zé)公司相關(guān)物料的采購(gòu)、出入庫(kù)和相關(guān)倉(cāng)儲(chǔ)管碑的工作。采購(gòu)助理主要是協(xié)助和采購(gòu)一些非生產(chǎn)性物料。物料入庫(kù)由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)檢查。圖1廣州市惠聲電子科技有限公司采購(gòu)業(yè)務(wù)分工圖目前廣州市惠聲電子科技有限公司的物料采購(gòu)流程比較的簡(jiǎn)單，主要是生產(chǎn)部門(mén)提出采購(gòu)需求申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)至采購(gòu)部,采購(gòu)部下采購(gòu)訂單通知供應(yīng)商送貨，供應(yīng)商送貨至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)核對(duì)數(shù)量后驗(yàn)收入庫(kù)，需求部門(mén)直接向倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物料，同時(shí)質(zhì)檢部門(mén)做好物料質(zhì)量控制，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)之后的付款事項(xiàng)。采購(gòu)流程圖如下:圖2采購(gòu)流程圖3惠聲科技采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)處理存在的問(wèn)題3.1采購(gòu)成本高原材料的訂貨成本、訂貨價(jià)格，然后還有就是運(yùn)輸成本、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)和相關(guān)的各種稅費(fèi)等這些構(gòu)成了原材料的主要采購(gòu)成本，這樣就會(huì)相應(yīng)的增加原材料的采購(gòu)成本。目前公司沒(méi)有較為完善的與供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的采購(gòu)系統(tǒng)，在選擇供應(yīng)商上面難度就會(huì)變大，也會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商不能及時(shí)供貨，供貨產(chǎn)品不準(zhǔn)確、不符合要求的數(shù)量等。由于是異地采購(gòu)，采購(gòu)過(guò)程中受到運(yùn)輸距離、運(yùn)輸價(jià)格以及運(yùn)輸時(shí)間的限制致使運(yùn)輸成本過(guò)高，原材料在運(yùn)輸過(guò)程中易損壞。在采購(gòu)前沒(méi)有制定較為完善的原材料采購(gòu)計(jì)劃，把需要采購(gòu)的各類材料編號(hào)和數(shù)量計(jì)劃清楚，收到貨物后需要的原材料缺貨，數(shù)量充足的原材料變得更多。這樣也會(huì)增加原材料的采購(gòu)成本，使利潤(rùn)變低，加著因?yàn)樵牧纤璧馁?gòu)貨數(shù)量不是很多，和供應(yīng)商們討價(jià)還價(jià)的能力較低，采購(gòu)成本偏高，無(wú)法用合理的價(jià)格取得足夠的原材料，公司需要進(jìn)購(gòu)的各類單品數(shù)量多。并且現(xiàn)階段公司在經(jīng)營(yíng)方式上原材料主要多數(shù)以批發(fā)為主，批發(fā)價(jià)格比零售低很多，但是采購(gòu)成本高加上賣出價(jià)格低，獲得的利潤(rùn)就更低了。3.2付款制度不規(guī)范在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)員與供應(yīng)商查看貨品后，簽訂合同，會(huì)支付一定的定金。按照正規(guī)流程，其尾款需要在貨到付款，并且是驗(yàn)收貨物沒(méi)有瑕疵的基礎(chǔ)上實(shí)施的。但是由于公司并沒(méi)有重視這個(gè)環(huán)節(jié)，采購(gòu)部門(mén)經(jīng)常在簽訂合同的同時(shí)把定金和尾款一同繳納，引起公司財(cái)務(wù)混亂和資金利用效率不高。在公司采購(gòu)過(guò)程中，由于沒(méi)有建立合理合同簽訂和定金繳納流程，導(dǎo)致偶爾出現(xiàn)老賴情況，同時(shí)也給公司財(cái)務(wù)帶來(lái)了混亂，既有墊付的資金也有拖欠的資金，并且供應(yīng)商提供的物料并不能保證每次都完美無(wú)缺，或是有瑕疵品出現(xiàn)，處理起來(lái)非常棘手。例如，采購(gòu)員向化工廠采購(gòu)一批橡膠，由于是長(zhǎng)期合作的公司，采購(gòu)員就在沒(méi)有驗(yàn)貨的情況下交了全款。等質(zhì)檢部隔天驗(yàn)貨發(fā)現(xiàn)這一批橡膠由于天氣太熱的原因出現(xiàn)質(zhì)量不合格的問(wèn)題。3.3材料管理制度不合理廣州市惠聲電子科技有限公司出現(xiàn)了材料管理制度不合理的地方。例如，采購(gòu)人員沒(méi)有對(duì)入庫(kù)商品進(jìn)行入庫(kù)檢測(cè)，導(dǎo)致商品存在破損嚴(yán)重，數(shù)量不對(duì)，產(chǎn)品不對(duì)的一系列問(wèn)題；采購(gòu)人員采購(gòu)的商品在沒(méi)有清點(diǎn)數(shù)量的情況下就進(jìn)行了入庫(kù)，導(dǎo)致公司庫(kù)存積壓；入庫(kù)之后的貨品擺放不合理致使貨物堆積，存在物品找不到或者物品變質(zhì)的問(wèn)題；再加上入庫(kù)時(shí)貨物沒(méi)有條形碼或者標(biāo)簽，導(dǎo)致公司貨物混亂。因此，廣州市惠聲電子科技有限公司需優(yōu)化材料管理制度，從根本上去解決問(wèn)題，避免出現(xiàn)管理上的失誤。4惠聲科技采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化方案4.1降低商品采購(gòu)成本根據(jù)公司存在的問(wèn)題，我認(rèn)為應(yīng)從采購(gòu)發(fā)生之前進(jìn)行整改，采購(gòu)人員應(yīng)該對(duì)公司的采購(gòu)流程進(jìn)行全方位了解，做好采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)原材料的整個(gè)采購(gòu)過(guò)程加強(qiáng)監(jiān)管，分析出公司真正需要訂購(gòu)的原材料，制定一個(gè)詳細(xì)全面的采購(gòu)計(jì)劃，至少要有兩名成員進(jìn)行，分工明確，一起商討采購(gòu)計(jì)劃。然后一名負(fù)責(zé)專門(mén)采購(gòu)，一名主要負(fù)責(zé)原材料驗(yàn)收，兩名成員互相監(jiān)督管理，這樣有利于提高采購(gòu)工作效率。其次采購(gòu)人員應(yīng)該熟悉原材料的庫(kù)存情況，對(duì)原材料做出一個(gè)全部品種目錄，對(duì)各類原材料的規(guī)格型號(hào)標(biāo)碼具體化，對(duì)那些銷售得既好又快的原材料多加進(jìn)貨，一些滯銷的產(chǎn)品采取淘汰制。也可以根據(jù)公司需要對(duì)一些急需的原材料進(jìn)行采購(gòu)儲(chǔ)存，以免影響工作效率，有利于更好的進(jìn)行采購(gòu)，節(jié)約采購(gòu)時(shí)間。同時(shí)，采購(gòu)過(guò)程中按照采購(gòu)成本預(yù)算不僅僅是要堅(jiān)持貨比三家的原則，在選擇價(jià)格和原材料質(zhì)量都要相對(duì)合適的供貨商，需要對(duì)采購(gòu)的原材料能夠及時(shí)供貨。進(jìn)貨的價(jià)格是否符合現(xiàn)階段公司發(fā)展現(xiàn)狀，選擇毛利率較低的供貨商。其次，采購(gòu)人員要對(duì)原材料采購(gòu)各項(xiàng)要求與供應(yīng)商交流清楚。各個(gè)方面要達(dá)成一致，再簽訂采購(gòu)合同。最后，采購(gòu)的原材料到達(dá)公司或指定的倉(cāng)庫(kù)，要及對(duì)原材料進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)原材料認(rèn)真檢察。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系并解決問(wèn)題。除此之外，還需要設(shè)置專門(mén)的采購(gòu)檔案管理，把每次采購(gòu)的記錄保存下來(lái)，設(shè)置庫(kù)存原材料明細(xì)賬，把每一筆都登記詳細(xì)。優(yōu)化后的原材料采購(gòu)流程如圖：圖3優(yōu)化后的原材料采購(gòu)流程4.2規(guī)范采購(gòu)付款流程為了減少公司的損失，公司應(yīng)完善其現(xiàn)在的采購(gòu)付款流程。優(yōu)化的采購(gòu)付款流程主要設(shè)計(jì)為6個(gè)步驟:第一采購(gòu)付款申請(qǐng):財(cái)務(wù)部專職人員以基礎(chǔ)信息技術(shù)平臺(tái)流轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的采購(gòu)合同為準(zhǔn)，一份合同填寫(xiě)一份《匯款申請(qǐng)單》，并由經(jīng)辦人簽字，向上級(jí)申請(qǐng)。第二采購(gòu)付款審批:采購(gòu)付款根據(jù)付款的金額大小，按職位由低位向高位逐級(jí)審批。付款金額超過(guò)30萬(wàn)元的由總經(jīng)理審批同意后方可匯款，付款金額在10~300萬(wàn)元的由主管財(cái)務(wù)部的副總經(jīng)理審批同意后方可匯款，付款金額在10萬(wàn)元以下的由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批同意后方可匯款。第三采購(gòu)付款:匯款申請(qǐng)獲批后，由財(cái)務(wù)部專職人員通過(guò)網(wǎng)銀匯款，不得使用現(xiàn)金.通過(guò)網(wǎng)銀匯款成功后，將匯款成功的銀行網(wǎng)站回執(zhí)錄入基礎(chǔ)信息技術(shù)平臺(tái)，供采購(gòu)流程中的前后環(huán)節(jié)相關(guān)人員查詢，并通過(guò)平臺(tái)通知采購(gòu)流程后續(xù)部門(mén)——采購(gòu)部。第四收貨驗(yàn)收確認(rèn):采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和匯款信息，與生產(chǎn)廠商聯(lián)系，督促發(fā)貨事宜。倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)收貨確認(rèn)數(shù)量，并將實(shí)收數(shù)量錄入基礎(chǔ)信息技術(shù)平臺(tái)。第五結(jié)算發(fā)票驗(yàn)收:生產(chǎn)廠商根據(jù)合同約定開(kāi)具結(jié)算發(fā)票，并交至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)發(fā)票進(jìn)行初步檢查，包括數(shù)量、單價(jià)等，無(wú)誤后將發(fā)票原件交至財(cái)務(wù)部。第六結(jié)算發(fā)票入賬:財(cái)務(wù)部對(duì)倉(cāng)庫(kù)送來(lái)的材料進(jìn)項(xiàng)發(fā)票再次進(jìn)行驗(yàn)證，驗(yàn)證無(wú)誤后，按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則入賬，并將發(fā)票信息錄入基礎(chǔ)信息技術(shù)平臺(tái)。改進(jìn)后的付款流程，設(shè)定了分級(jí)審批授權(quán)，簡(jiǎn)化了原來(lái)的審批程序，并借由信息平臺(tái)，簡(jiǎn)化了合同、匯款等信息的流轉(zhuǎn)，增加了收貨、發(fā)票等信息內(nèi)容，不僅豐富了信息平臺(tái)的信息量，還方便了公司對(duì)付款結(jié)算的了解和掌控，以及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位對(duì)付款結(jié)算流程進(jìn)展情況的了解，使得整個(gè)采購(gòu)付款流程更加透明。付款流程如圖4如所示。圖4付款流程圖4.3完善材料管理制度根據(jù)公司材料管理制度上的問(wèn)題，應(yīng)該從以下方面進(jìn)行整改：第一個(gè)方面貨品進(jìn)行入庫(kù)之前應(yīng)該進(jìn)行入庫(kù)的檢測(cè)工作。檢驗(yàn)時(shí)需要檢驗(yàn)員與商戶同時(shí)在場(chǎng)，針對(duì)出現(xiàn)的破損及數(shù)量不對(duì)的問(wèn)題，需要商戶與檢驗(yàn)員填寫(xiě)詳細(xì)檢驗(yàn)清單，如果沒(méi)有檢驗(yàn)清單、商戶沒(méi)有簽字等問(wèn)題需要檢驗(yàn)員自行承擔(dān)責(zé)任。第二個(gè)方面針對(duì)入庫(kù)貨物擺放不合理的問(wèn)題應(yīng)制定貨物擺放標(biāo)準(zhǔn)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)熟悉貨物的擺放地點(diǎn)，進(jìn)行擺放后的檢查工作，通過(guò)無(wú)線射頻技術(shù)查對(duì)貨物擺放是否正確，保管人員應(yīng)及時(shí)對(duì)進(jìn)入自己保管區(qū)域的貨物進(jìn)行核對(duì)，盤(pán)點(diǎn)員進(jìn)行不定期的盤(pán)點(diǎn)作業(yè)等等。第三個(gè)方面針對(duì)貨物入庫(kù)不及時(shí)的問(wèn)題，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)監(jiān)督檢查入庫(kù)率，充分利用叉車的效率，減少入庫(kù)的操作環(huán)節(jié)，提高入庫(kù)效率。例如，實(shí)行批量入庫(kù)，進(jìn)行存儲(chǔ)入庫(kù)。第四個(gè)方面針對(duì)貨物入庫(kù)沒(méi)有條形碼或者標(biāo)簽的問(wèn)題，廣州市惠聲電子科技有限公司應(yīng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行編號(hào)入庫(kù)。針對(duì)不同的貨物進(jìn)行標(biāo)碼和編碼，手工建立貨物進(jìn)出庫(kù)卡片，分別按照產(chǎn)品類別登記貨品名稱、貨號(hào)、出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量等等?？ㄆ诸惞芾?，及時(shí)登記，避免貨物的混亂。5總結(jié)根據(jù)前文提出的問(wèn)題和相應(yīng)的解決方案來(lái)說(shuō)可以看出，降低原材料采購(gòu)成本、規(guī)范采購(gòu)付款流程、優(yōu)化材料采購(gòu)出入庫(kù)流程、是廣州市惠聲電子科技有限公司采購(gòu)設(shè)計(jì)流程不可缺少的解決措施。良好的原材料采購(gòu)環(huán)節(jié)是物流管理不可忽視的一環(huán)，也是公司經(jīng)營(yíng)管理重要組成部分。事關(guān)到公司關(guān)鍵的財(cái)務(wù)管理問(wèn)題，影響公司整體運(yùn)營(yíng)和成本支出，并且能夠完美反映經(jīng)營(yíng)狀況和具體問(wèn)題?，F(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，優(yōu)化原材料采購(gòu)制度，提高原材料采購(gòu)水平是公司發(fā)展的必要條件，應(yīng)合理制定會(huì)采購(gòu)管理制度，改善原材料采購(gòu)中的內(nèi)部控制，提高各部門(mén)人員的綜合素質(zhì)，學(xué)習(xí)一些關(guān)于采購(gòu)質(zhì)量管理一些重要方法，同時(shí)結(jié)合自身發(fā)展的優(yōu)點(diǎn)來(lái)分析采購(gòu)中會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，優(yōu)化采購(gòu)核算工作，提