宏志達(dá)科技有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-2"\h\u1 宏志達(dá)科技有限公司的基本情況 宏志達(dá)科技有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計宏志達(dá)科技有限公司的基本情況宏志達(dá)科技有限公司坐落于湖南省長沙市，全稱“湖南宏志達(dá)科技股份有限公司”，公司于1996年3月份成立，注冊資金為1417萬元，湖南德寶辦公網(wǎng)絡(luò)科技有限公司是該公司直營網(wǎng)絡(luò)平臺，已經(jīng)有30年的發(fā)展歷史，主要是為辦公的消費(fèi)者提供“一條線”供應(yīng)服務(wù)和辦公用品耗材整體的解決方案。經(jīng)營范圍包括電子技術(shù)、移動互聯(lián)網(wǎng)研發(fā)和維護(hù)、辦公紙用品、打印機(jī)需耗用的材料和電腦配件等業(yè)務(wù)，到2019年擁有新的現(xiàn)代化工業(yè)廠房6000多平米，公司成立至今，不斷的吸取和借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的經(jīng)營和管理理念，在各方面努力完善，宏志達(dá)公司已對外投資2家公司。宏志達(dá)科技有限公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀分析公司管理費(fèi)用的構(gòu)成宏志達(dá)科技有限公司是一家辦公耗材制造企業(yè)，該公司的管理費(fèi)用主要包括行政管理部門的職工薪酬、研發(fā)費(fèi)用、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)和固定資產(chǎn)修理費(fèi)等，管理費(fèi)用是一個企業(yè)的重要組成部分，合理的管理費(fèi)用支出，能夠提高企業(yè)的市場競爭力。圖12019年公司管理費(fèi)用分布圖管理費(fèi)用明細(xì)及占總額比表1管理費(fèi)用明細(xì)及占總額比項目201720182019金額（元）比重金額（元）比重金額（元）比重職工薪酬14000000.7516600000.7718000000.75研發(fā)費(fèi)用1200000.061500000.071900000.08辦公費(fèi)800000.05850000.04990000.04業(yè)務(wù)招待費(fèi)900000.051200000.061500000.07差旅費(fèi)300000.01500000.02620000.02固定資產(chǎn)修理費(fèi)700000.04800000.041000000.04管理費(fèi)用合計179000012145000124010001根據(jù)宏志達(dá)科技有限公司管理費(fèi)用占管理費(fèi)用總額比，可以看出2017年至2019年管理費(fèi)用合計每年都在上升，占比重較大，成為宏志達(dá)科技有限公司費(fèi)用的重要管控部分。從表格中可以看出，宏志達(dá)科技有限公司2017年至2019年的管理費(fèi)用金額及比重大幅度增長，2017年職工薪酬從1400000元持續(xù)增長至2019年1800000元，其中原因可能是管理人員的增多、以及隨著時代的發(fā)展人工成本的提高，這將會直接影響職工福利費(fèi)和教育費(fèi)用的增加；從表中看到辦公費(fèi)用從2017年80000元增長到2019年99000元，過多的購買辦公用品也會導(dǎo)致辦公費(fèi)用支出的增加；業(yè)務(wù)招待費(fèi)和差旅費(fèi)從2018年開始大幅度增長，業(yè)務(wù)招待費(fèi)從2017年90000元增長到2019年150000元，差旅費(fèi)從2017年30000元增長到2019年62000元，可見過多的應(yīng)酬和公司不合理的出差安排會導(dǎo)致業(yè)務(wù)招待費(fèi)和差旅費(fèi)支出的增加；固定資產(chǎn)修理費(fèi)從2017年70000元增長到2019年100000元，可知購進(jìn)固定資產(chǎn)的增多，會使折舊費(fèi)用增加。宏志達(dá)科技有限公司管理費(fèi)用逐年大幅度增加，在2019年達(dá)到2371000元，可知，由于該公司管理費(fèi)用管控不當(dāng)，會導(dǎo)致管理費(fèi)用占比增加。2.1.2管理費(fèi)用與主營業(yè)務(wù)收入變動趨勢分析從圖中2可以看出宏志達(dá)科技有限公司的主營業(yè)務(wù)收入從2017年到2018年有所增長，2019年主營業(yè)務(wù)收入呈下降趨勢，但管理費(fèi)用在2017年至2019年持續(xù)上升，且上升幅度較大，說明宏志達(dá)科技有限公司的管理費(fèi)用支出巨大，從側(cè)面不難看出宏志達(dá)科技有限公司的相關(guān)管理費(fèi)用的管控還不夠完善。圖2管理費(fèi)用與主營業(yè)務(wù)收入變動趨勢圖公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀選取宏志達(dá)科技有限公司2017年至2019年管理費(fèi)用數(shù)據(jù)為依據(jù)，該公司對管理費(fèi)用的控制主要是在預(yù)算管理、報銷流程管理以及固定資產(chǎn)的管理三個方面進(jìn)行，宏志達(dá)科技有限公司也對管理費(fèi)用的支出制定了相關(guān)的控制制度，具體如下：公司預(yù)算管理宏志達(dá)科技有限公司的費(fèi)用預(yù)算有固定預(yù)算和彈性預(yù)算，其過程是自上而下，由各個職能部門一級一級交給上一級審核。宏志達(dá)科技有限公司每年上半年，財務(wù)部都會組織協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門進(jìn)行下一個年度經(jīng)營形勢的分析，經(jīng)過調(diào)查，該公司每年10月末，財務(wù)部組織各部門進(jìn)行下一年預(yù)算編制的要求，但是在調(diào)查中也發(fā)現(xiàn)，相關(guān)部門財務(wù)人員并沒有從實際預(yù)算出發(fā)，在進(jìn)行下一年度費(fèi)用預(yù)算時，管理費(fèi)用預(yù)算混亂，各職能部門在進(jìn)行下一年度管理費(fèi)用預(yù)算時，對市場實際情況沒有做好充分的調(diào)查與準(zhǔn)備。公司報銷流程管理宏志達(dá)科技有限公司在費(fèi)用報銷流程管理制定了相關(guān)制度，各職能部門在費(fèi)用報銷流程中，相關(guān)費(fèi)用的審批要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，由各個負(fù)責(zé)人審批，最后由財務(wù)部進(jìn)行審批通過，一般來說，各部門內(nèi)部的審批人會對本部門的相關(guān)費(fèi)用支出給予通過，財務(wù)部是最后審批環(huán)節(jié)，會存在著覺得前面已經(jīng)由多部門審查，到財務(wù)部是不會有問題，對業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報銷沒有嚴(yán)格執(zhí)行出具報銷相關(guān)證明，所以，這就導(dǎo)致企業(yè)費(fèi)用報銷流程管控不合理。宏志達(dá)科技有限公司管理費(fèi)用控制存在的問題宏志達(dá)科技有限公司對費(fèi)用報銷流程的管理也制定了相關(guān)流程的標(biāo)準(zhǔn)和制度，但也存在一些不足。辦公費(fèi)用、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)和固定資產(chǎn)修理費(fèi)每年都在增加，其中存在著該公司的相關(guān)費(fèi)用的管理不夠嚴(yán)格，宏志達(dá)科技有限公司的固定資產(chǎn)修理費(fèi)基本比上一年增加1倍，發(fā)現(xiàn)該公司對機(jī)器的日常保養(yǎng)不夠全面，機(jī)器磨損較嚴(yán)重，當(dāng)機(jī)器出現(xiàn)較大問題就購置新機(jī)器，費(fèi)用預(yù)算管控也不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致費(fèi)用超出實際支出，造成不必要的資金浪費(fèi)，以下便是對宏志達(dá)科技有限公司管理費(fèi)用控制存在的問題進(jìn)行分析。管理費(fèi)用預(yù)算超支嚴(yán)重經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)宏志達(dá)科技有限公司預(yù)算管理較為簡單，財務(wù)人員在進(jìn)行預(yù)算時沒有從實際情況出發(fā)，更多的是只注重整體的一個結(jié)果，相關(guān)人員缺乏管理思維，對市場風(fēng)險的管控以及變化也沒有做好充分準(zhǔn)備去應(yīng)對，宏志達(dá)科技有限公司季度預(yù)算與月度預(yù)算主要是按照部門進(jìn)行分類，但是并沒有在部門內(nèi)部進(jìn)行細(xì)分。該公司缺乏項目核算，研發(fā)部門在研發(fā)時所發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用沒有進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁M(fèi)用核算和控制，可能會導(dǎo)致無必要的成本發(fā)生，不利于公司整體項目的管理，其實提前制定好相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算管理和規(guī)劃可以避免這些的發(fā)生。費(fèi)用報銷流程管理不科學(xué)費(fèi)用報銷流程混亂在費(fèi)用報銷流程中，相關(guān)費(fèi)用的審批要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，由各個負(fù)責(zé)人審批，最后由財務(wù)部進(jìn)行審批通過，一般來說，各部門內(nèi)部的審批人會對本部門的相關(guān)費(fèi)用支出給予通過，而財務(wù)部會對支出進(jìn)行審核，費(fèi)用的審批，都是通過企業(yè)內(nèi)部各部門篩選，財務(wù)部是最后審批環(huán)節(jié)，可能會覺得前面已經(jīng)由多部門審查，到財務(wù)部是不會有問題，所以，這就導(dǎo)致企業(yè)費(fèi)用報銷流程不合理。宏志達(dá)科技有限公司對管理費(fèi)用的報銷不夠嚴(yán)謹(jǐn)，每個員工都能報銷相關(guān)費(fèi)用，沒有由部門集中統(tǒng)一管理，由于報銷人員多且混亂，財務(wù)部門很難驗證相關(guān)費(fèi)用的準(zhǔn)確性和真實性。宏志達(dá)科技有限公司的員工在進(jìn)行費(fèi)用報銷不及時，上個月或者以前發(fā)生管理費(fèi)用在這個月報銷，這大大增加了核查的難度，相應(yīng)的人工成本增加，導(dǎo)致財務(wù)部門對費(fèi)用的統(tǒng)計和會計核算有著滯后性。報銷流程周期不合理經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)宏志達(dá)科技有限公司部分員工在還沒有出具購買詳細(xì)清單的情況下就進(jìn)入了報銷程序，并且部分員工在報銷費(fèi)用時不及時，使得財務(wù)部門做核算時工作難度大，無法反應(yīng)企業(yè)的實際財務(wù)數(shù)據(jù)，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)該公司在領(lǐng)用辦公用品的時候沒有簽字確定的環(huán)節(jié)，發(fā)放的人員在發(fā)放的時候也沒有辦理支出手續(xù)，這樣的現(xiàn)象就很容易導(dǎo)致辦公用品被員工私用或者浪費(fèi)的情況。宏志達(dá)科技有限公司的報銷流程從經(jīng)辦人開始申請，再填制報銷單、貼票據(jù)等，到最后審核結(jié)束，需要花費(fèi)很多的時間以及人力，且宏志達(dá)科技有限公司處于上升期，每個月或者每天報銷人員多，業(yè)務(wù)繁忙，在費(fèi)用報銷上面投入過多的精力，并且管理費(fèi)用報銷效率低下，不利于該公司的發(fā)展，針對這一問題，優(yōu)化業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷不合理從表1可以看出，宏志達(dá)科技有限公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)從2017年90000元增長到2019年150000元。業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指與公司因業(yè)務(wù)所發(fā)生的費(fèi)用，宏志達(dá)科技有限公司在報銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)的時候，沒有根據(jù)實際情況整理好單據(jù)，同時也沒有填寫好費(fèi)用報銷單，且相關(guān)審批部門在審批時沒有嚴(yán)格按照規(guī)定的程序，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)宏志達(dá)科技有限公司在進(jìn)行禮品、禮金報銷時也沒有開具兩人以上的報銷證明，發(fā)票的背面沒有明確日期，這就可能會導(dǎo)致業(yè)務(wù)招待費(fèi)在報銷的時后進(jìn)行虛報，報銷金額比實際支出業(yè)務(wù)招待費(fèi)多，宏志達(dá)科技有限公司在費(fèi)用報銷時也沒有做好嚴(yán)格的管控。固定資產(chǎn)管控缺乏專業(yè)管理模式固定資產(chǎn)的申購管控不合理宏志達(dá)科技有限公司固定資產(chǎn)修理費(fèi)從2017年70000元增長到2019年100000元，短短兩年內(nèi)竟增長至2017年的三倍，可見在固定資產(chǎn)管理方面也存在著問題，在2018年4月購入10臺打印機(jī)，但在年底是進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)有4臺打印機(jī)處于閑置狀態(tài)，如果這種機(jī)器設(shè)備長時間不使用，也會相應(yīng)的發(fā)生折舊，可以看出該公司在固定資產(chǎn)管理方面不到位，有時候機(jī)器設(shè)備發(fā)生一點(diǎn)小故障就重新購置新的，這就造成了資產(chǎn)的浪費(fèi)，如果宏志達(dá)科技有限公司能夠在固定資產(chǎn)管理方面進(jìn)行改進(jìn)，這不僅節(jié)約了相關(guān)費(fèi)用的成本，也更有利于公司的長期發(fā)展。固定資產(chǎn)的日常管理不到位宏志達(dá)科技有限公司對固定資產(chǎn)沒有完善的盤點(diǎn)制度，沒有定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的盤點(diǎn)，機(jī)器設(shè)備專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)不夠，對設(shè)備的日常管理不夠細(xì)致，企業(yè)內(nèi)部的日常管理機(jī)制不完善，相關(guān)人員也沒有定期的進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)和考核，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)宏志達(dá)科技有限公司沒有配備相關(guān)的專業(yè)管理人員，沒有重視對固定資產(chǎn)的保養(yǎng)與維修，因而嚴(yán)重影響了機(jī)器設(shè)備的工作能力，同時也縮短了固定資產(chǎn)的使用壽命。宏志達(dá)科技有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計宏志達(dá)科技有限公司對管理費(fèi)用有一定的控制制度，但從該公司的現(xiàn)狀和問題中分析，還是需要對其完善，需要制定合理的成本預(yù)算管理機(jī)制、完善費(fèi)用的報銷流程和固定資產(chǎn)的申購及日常管理工作，具體優(yōu)化設(shè)計如下:制定合理的成本預(yù)算機(jī)制和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)要想走可持續(xù)發(fā)展道路，必須確定好目標(biāo)和做好規(guī)劃，加強(qiáng)各職能部門的預(yù)算執(zhí)行力度和監(jiān)督，規(guī)范報銷流程，在對每月資金做出計劃時，各部門需自覺在將本月部門的預(yù)算余額做出說明，同時對預(yù)算進(jìn)行細(xì)分化設(shè)置，預(yù)算范圍內(nèi)的可由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，對費(fèi)用超出部分可由上一級部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，做好預(yù)算管控，避免浪費(fèi)。根據(jù)公司實際情況，做出支出費(fèi)用的相關(guān)明確標(biāo)準(zhǔn)，使費(fèi)用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)在該公司的控制之內(nèi)，如果出現(xiàn)賬務(wù)對不上的問題，財務(wù)部暫時不給予申請?zhí)幚?，該企業(yè)各部門應(yīng)根據(jù)自身情況填報表格,完成后再交給財務(wù)部進(jìn)行審核,財務(wù)部門認(rèn)真審核后,與之商討,確定其預(yù)算的財務(wù)數(shù)據(jù),最后由財務(wù)部進(jìn)行統(tǒng)一的匯總，預(yù)算編制的結(jié)果能夠在預(yù)算編制計劃內(nèi)，每個職能部門都應(yīng)按照預(yù)算編制的進(jìn)度進(jìn)行每月的費(fèi)用明細(xì)，如果提交的實際數(shù)據(jù)與預(yù)算計劃的數(shù)據(jù)有較大差異，應(yīng)有其部門作出詳細(xì)說明，具體流程如下：圖3預(yù)算編制程序圖完善宏志達(dá)科技有限公司費(fèi)用報銷流程管理嚴(yán)格執(zhí)行管理費(fèi)用的報銷流程當(dāng)公司涉及到生產(chǎn)經(jīng)營方面，要嚴(yán)格執(zhí)行管理費(fèi)用的報銷流程，加強(qiáng)對管理費(fèi)用的控制，確保企業(yè)的每一筆資金流出方向明確，提高財務(wù)內(nèi)部管理能力。如果報銷流程制度管理執(zhí)行力不夠，就可能導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)核算困難，員工在報銷相關(guān)費(fèi)用時，應(yīng)先填寫報銷單，再提交到財務(wù)部門進(jìn)行嚴(yán)格審核。每一次審核都必須要有相關(guān)負(fù)責(zé)人，如果發(fā)現(xiàn)問題，需連帶責(zé)任，也要統(tǒng)一報銷時間，在規(guī)定時間內(nèi)完成相關(guān)費(fèi)用的報銷，過期概不負(fù)責(zé)，對辦公用品的報銷必須附上發(fā)票與購買清單，財務(wù)部門進(jìn)行審核，管理者要監(jiān)督下屬員工嚴(yán)格按照管理費(fèi)用的報銷流程，具體流程如下：圖4管理費(fèi)用報銷流程圖縮短報銷流程周期相比傳統(tǒng)的報銷方式，現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)一體化，就有必要縮短報銷流程的周期，提高辦事效率。宏志達(dá)科技有限公司的費(fèi)用預(yù)算和報銷流程可以通過系統(tǒng)設(shè)置，增加自動化的程度，管理費(fèi)用的報銷通過線上進(jìn)行，可以簡化審批流程，還可以提高對費(fèi)用支出的明確性和可控性，領(lǐng)導(dǎo)可隨時隨地審批，節(jié)約時間和人力成本，讓公司的相關(guān)費(fèi)用更加合理控制，具體流程如下：圖5線上報銷周期流程圖加強(qiáng)業(yè)務(wù)招待費(fèi)的管理和報銷對公司年度內(nèi)可實現(xiàn)清算的收入要進(jìn)行測算，各職能部門的開支盡量控制在預(yù)算的總量內(nèi)，各部門也要根據(jù)自身的實際情況需要進(jìn)行資金的合理分配，要將工作落到所需之處，各部門的支出需進(jìn)行細(xì)化。業(yè)務(wù)招待費(fèi)要現(xiàn)場進(jìn)行買單，要有嚴(yán)格的控制時間，不能隨意進(jìn)行簽單，在進(jìn)行業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷時，要有真實有效的相關(guān)報銷，必須由綜合管理部和財務(wù)部門雙層管理且雙方簽章后才能進(jìn)行相關(guān)費(fèi)用的報銷，對于公司日常接待，由招待部門統(tǒng)一進(jìn)行管理和費(fèi)用支出登記，并且業(yè)務(wù)招待費(fèi)開支情況要進(jìn)行公開以及報告，明確招待費(fèi)的范圍、招待的項目及標(biāo)準(zhǔn)和接待的程序，對于業(yè)務(wù)招待費(fèi)的管理和報銷要有嚴(yán)格監(jiān)督，有專業(yè)人員進(jìn)行督查，落實考核。完善固定資產(chǎn)的相關(guān)管理工作做好固定資產(chǎn)的申購流程管理由于固定資產(chǎn)使用期限較長，且購買時支付金額較大，在固定資產(chǎn)管理上可能會存在問題，宏志達(dá)科技有限公司各部門在申請購買固定資產(chǎn)時都會想換成新的設(shè)備，所以導(dǎo)致固定資產(chǎn)費(fèi)用大大增加，造成了很多不必要的資金浪費(fèi)，各部門在申請購買新固定資產(chǎn)時，要根據(jù)實際情況核實，檢查舊設(shè)備是否確實需要更換，相關(guān)部門要做好審核前的檢查工作在進(jìn)行審批，做好固定資產(chǎn)的登記，具體流程如下：圖6固定資產(chǎn)申購管理流程圖完善固定資產(chǎn)的日常管理宏志達(dá)科技有限公司需進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部日常管理機(jī)制，建立完善的固定資產(chǎn)管理連帶責(zé)任制度，各職能部門履行好自己的職責(zé)，同時定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查，同時也要定期對機(jī)械設(shè)備進(jìn)行維修與保養(yǎng)，減少磨損，能夠有效延長固定資產(chǎn)的使用生命，對于宏志達(dá)科技有限公司部分無法使用的機(jī)器設(shè)備可通過二手轉(zhuǎn)賣出去，對于還能工作的機(jī)器設(shè)備可以低價賣出，兌換成可用資金，做到合理使用固定資產(chǎn)，減少不必要的浪費(fèi)，同時需要專