湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 湖南華瓷科技股份有限公司概況 湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)湖南華瓷科技股份有限公司概況在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)飛速發(fā)展的當(dāng)今，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來讓市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)達(dá)到了前所未有的激烈，與此同時(shí)，新冠疫情的傳播讓企業(yè)的生存和競(jìng)爭(zhēng)壓力進(jìn)一步增長(zhǎng)。在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，為擴(kuò)大公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)公司的內(nèi)部管理要求不斷提高。所有公司都必須關(guān)注應(yīng)付賬款管理，如果該模塊出現(xiàn)問題，那么整個(gè)公司都會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)。如果一家公司的應(yīng)付賬款大幅度增加，其營(yíng)業(yè)收入沒有大幅度增加，那給該公司供貨的供應(yīng)商會(huì)嚴(yán)厲催繳欠款從而導(dǎo)致企業(yè)被迫關(guān)門。在企業(yè)營(yíng)業(yè)收入沒有大幅增加的情況下，應(yīng)付賬款的大幅增加，必然是企業(yè)經(jīng)營(yíng)惡化的征兆，特別是應(yīng)付賬款超過資產(chǎn)總額的20%。應(yīng)付賬款管理對(duì)公司的現(xiàn)金流具有重大影響。湖南華瓷科技股份有限公司簡(jiǎn)介圖SEQ圖\*ARABIC1湖南華瓷科技股份有限公司湖南華瓷科技股份有限公司成立于2017年4月5日，是一家年輕而充滿活力的初創(chuàng)公司。主要從事陶瓷產(chǎn)品的經(jīng)營(yíng)、支持新能源技術(shù)推廣、新材料、生物技術(shù)開發(fā)服務(wù)和智能技術(shù)研發(fā)，以及環(huán)保技術(shù)咨詢和交流服務(wù)。公司秉承“腳踏實(shí)地、頑強(qiáng)拼搏、圖SEQ圖\*ARABIC1湖南華瓷科技股份有限公司湖南華瓷科技股份有限公司部門簡(jiǎn)介湖南華瓷科技股份有限公司以董事長(zhǎng)為首，除總經(jīng)理和副總經(jīng)理外，旗下分別設(shè)有行政部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部、品管部、人事部、研發(fā)部七個(gè)部門。其中公司業(yè)務(wù)主要由業(yè)務(wù)部、研發(fā)部、生產(chǎn)部、品管部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)與生產(chǎn)，每一筆客戶訂單都將在正式簽約合同及支付定金后進(jìn)行產(chǎn)品打樣及其制作。各個(gè)部門之間互相協(xié)作又互相督促，其部門結(jié)構(gòu)詳見圖2。圖圖SEQ圖\*ARABIC2湖南華瓷科技股份有限公司部門結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)圖湖南華瓷科技股份有限公司財(cái)務(wù)部門簡(jiǎn)介圖SEQ圖\*ARABIC3湖南華瓷科技股份有限公司財(cái)務(wù)部門結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)圖湖南華瓷科技股份有限公司財(cái)務(wù)部門以財(cái)務(wù)經(jīng)理為主要負(fù)責(zé)人，除此之外，還設(shè)有會(huì)計(jì)主管、成本會(huì)計(jì)、費(fèi)用會(huì)計(jì)、銷售會(huì)計(jì)和往來會(huì)計(jì)等崗位。這些崗位的直接上級(jí)是財(cái)務(wù)經(jīng)理，其中會(huì)計(jì)主管還負(fù)責(zé)核算專員和出納員的管理。其財(cái)務(wù)部門結(jié)構(gòu)圖見圖圖SEQ圖\*ARABIC3湖南華瓷科技股份有限公司財(cái)務(wù)部門結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)圖湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀在現(xiàn)階段，供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)取代單個(gè)企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主流。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)需要制定戰(zhàn)略，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)，維護(hù)企業(yè)與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的管理。湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款管理的基本情況應(yīng)付賬款管理概述應(yīng)付賬款通常是指因購買材料、貨物或接受勞務(wù)供應(yīng)而產(chǎn)生的債務(wù)，是指買賣雙方在買賣活動(dòng)中，因取得貨物的時(shí)間與支付貸款的時(shí)間不一致而產(chǎn)生的債務(wù)。圖SEQ圖\*ARABIC4湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款管理模塊圖應(yīng)付賬款管理指的是將企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所應(yīng)當(dāng)支付的賬款處理制度化，用以加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，維護(hù)公司信譽(yù)同時(shí)控制資金流動(dòng)的一種科學(xué)管理手段。圖SEQ圖\*ARABIC4湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款管理模塊圖應(yīng)付賬款入賬時(shí)間和設(shè)置賬戶企業(yè)應(yīng)付賬款入賬時(shí)間的確定應(yīng)當(dāng)以與購買商品所有權(quán)或者接受勞務(wù)有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)和報(bào)酬的轉(zhuǎn)移為標(biāo)志。企業(yè)應(yīng)設(shè)置“應(yīng)付賬款”賬戶。應(yīng)付賬款實(shí)務(wù)流程湖南華瓷科技股份有限公司目前應(yīng)付賬款的實(shí)際處理過程主要包括采購合同的簽訂、收貨通知、登記臺(tái)賬、填寫入庫單、會(huì)計(jì)審核制單、付款結(jié)算、對(duì)賬等，其中具體業(yè)務(wù)流程見圖5。付款業(yè)務(wù)流程圖SEQ圖\*ARABIC5湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款實(shí)務(wù)流程圖圖SEQ圖\*ARABIC5湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款實(shí)務(wù)流程圖圖SEQ圖\*ARABIC6湖南華瓷科技股份有限公司付款業(yè)務(wù)流程圖湖南華瓷科技股份有限公司的付款業(yè)務(wù)一般先由申請(qǐng)部門填制付款申請(qǐng)單，并由該部門主管審批；財(cái)務(wù)部門審核人審批；申請(qǐng)部門制單員制作付款憑證；財(cái)務(wù)部稽核員進(jìn)行稽核；出納辦理付款；財(cái)務(wù)部記賬員記賬，出納幫申請(qǐng)部門記賬；出納清點(diǎn)銀行存款或現(xiàn)金，填寫并核對(duì)明細(xì)賬總賬；最后由主管會(huì)計(jì)核對(duì)。具體業(yè)務(wù)流程見圖6。圖SEQ圖\*ARABIC6湖南華瓷科技股份有限公司付款業(yè)務(wù)流程圖應(yīng)付賬款核算流程湖南華瓷科技股份有限公司在應(yīng)付賬款核算方面財(cái)務(wù)部不定期督促采購員報(bào)賬；財(cái)務(wù)部月末打印應(yīng)付賬款科目余額表傳生產(chǎn)部采購員對(duì)賬；保證應(yīng)付賬款的真實(shí)與正確。具體應(yīng)付賬款核算流程見圖7。圖圖SEQ圖\*ARABIC7湖南華瓷科技股份有限概述應(yīng)付賬款核算流程圖湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款管理中存在的問題貨款支付不及時(shí)財(cái)務(wù)預(yù)算編制的基礎(chǔ)是物資采購計(jì)劃，采購計(jì)劃沒有納入財(cái)務(wù)預(yù)算是不可能實(shí)現(xiàn)的。所有的物資采購和材料收發(fā)以及資產(chǎn)管理等，這些物資的出入庫跟固定資產(chǎn)的登記入賬財(cái)務(wù)部門都是必不可缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，甚至是主導(dǎo)環(huán)節(jié)。否則，采購管理的流程不完整、公司的財(cái)務(wù)管理也會(huì)非?；靵y。應(yīng)付賬款的支付要與采購合同相符合，采購合同、驗(yàn)收手續(xù)是辦理應(yīng)付賬款支付的必備條件和依據(jù)。在業(yè)務(wù)人員未及時(shí)遞交采購合同和供應(yīng)商發(fā)票以及付款單時(shí)，會(huì)導(dǎo)致應(yīng)付賬款支付不及時(shí)，造成供應(yīng)商扣押貨物影響公司正常生產(chǎn)、公司潛在運(yùn)營(yíng)成本增加、商業(yè)信譽(yù)受損等。退貨程序不完善物資驗(yàn)收是物資采購的重要環(huán)節(jié)，在貨物驗(yàn)收中部分出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，采購部門要根據(jù)采購合同與供應(yīng)商協(xié)商退、換貨以及相關(guān)賠償?shù)?。而這時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)隨之調(diào)整應(yīng)付賬款的數(shù)目。由于資料傳遞不及時(shí)、部門業(yè)務(wù)人員溝通不到位等原因?qū)е码p方信息不對(duì)等，則存在應(yīng)付賬款未及時(shí)調(diào)整的情況，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)部多支付款項(xiàng)。會(huì)計(jì)人員單據(jù)審核不到位在采購業(yè)務(wù)付款時(shí)，存在會(huì)計(jì)人員未根據(jù)對(duì)應(yīng)的請(qǐng)購單、采購合同、采購訂單、入庫單、發(fā)票等原始憑證的核對(duì)現(xiàn)象，用一張或一部分單據(jù)確認(rèn)付款，付款審批不到位可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)審核單據(jù)缺失，造成付款金額有誤等情況。付款金額與相關(guān)單據(jù)不匹配應(yīng)付賬款對(duì)公司的現(xiàn)金流具備重大影響，由于應(yīng)付賬款管理支付的不完善以及財(cái)務(wù)人員的疏忽，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員在應(yīng)付款項(xiàng)支付前不曾與相關(guān)單據(jù)進(jìn)行核對(duì)，致使付款金額與相關(guān)單據(jù)不匹配，造成公司資金損失。對(duì)賬程序不規(guī)范對(duì)賬是應(yīng)付賬款管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它在確保應(yīng)付賬款的真實(shí)性和準(zhǔn)確性方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。財(cái)務(wù)人員與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款發(fā)生額及余額程序不規(guī)范，則可能存在應(yīng)付款項(xiàng)賬實(shí)不符、公司資金管控混亂的情況。湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)優(yōu)化應(yīng)付賬款支付程序圖SEQ圖\*ARABIC8湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款支付優(yōu)化程序圖采購部門和會(huì)計(jì)人員應(yīng)定期檢查付款信息，包括采購合同的付款日期、應(yīng)付款往來賬戶等，并確認(rèn)對(duì)過期商品的付款已經(jīng)完成；采購部門收到供應(yīng)商催款通知后，應(yīng)及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)批準(zhǔn)付款；如因逾期付款給公司造成損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并根據(jù)損失給予相應(yīng)的處罰圖SEQ圖\*ARABIC8湖南華瓷科技股份有限公司應(yīng)付賬款支付優(yōu)化程序圖質(zhì)量退貨程序優(yōu)化因所購物資質(zhì)量問題退貨時(shí)，由使用部門填寫退貨通知單，同時(shí)通知采購人員辦理退貨；采購人員在退貨時(shí)應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商和公司財(cái)務(wù)部門，確定貨物的退貨數(shù)量及金額，并將索賠信息轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部在月末根據(jù)相關(guān)資料調(diào)整應(yīng)付賬款；退貨后由采購人員將退貨單據(jù)遞交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)部在核對(duì)單據(jù)并確認(rèn)后進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。具體流程詳見圖9。圖圖SEQ圖\*ARABIC9湖南華瓷科技股份有限公司質(zhì)量退貨程序優(yōu)化圖 單據(jù)審核優(yōu)化方案采購人員按照采購合同規(guī)定的時(shí)間申請(qǐng)付款，由部門領(lǐng)導(dǎo)和副總經(jīng)理審批確認(rèn)(如付款金額較大，由總經(jīng)理按權(quán)限審批確認(rèn))。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)采購部提供的采購合同、采購訂單、入庫單、發(fā)票等所有文件，以及經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的審批單；遞交財(cái)務(wù)經(jīng)理審批確認(rèn)，經(jīng)審核后移交出納進(jìn)行付款。具體流程詳見圖10。圖圖SEQ圖\*ARABIC10湖南華瓷科技股份有限公司單據(jù)審核優(yōu)化流程圖優(yōu)化付款單據(jù)核對(duì)流程有簽訂采購合同的，采購人員應(yīng)當(dāng)按照采購合同約定的時(shí)間、方式和金額申請(qǐng)付款；在申請(qǐng)付款的同時(shí)，采購人員應(yīng)填寫采購付款申請(qǐng)單，并將其遞交給部門負(fù)責(zé)人以及公司領(lǐng)導(dǎo)審核，審核確認(rèn)后，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部確認(rèn)；應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)核查采購付款申請(qǐng)單以及相關(guān)表格(包括采購訂單、采購合同、供應(yīng)商發(fā)票、入庫單等)，并在確認(rèn)之后，遞交給財(cái)務(wù)經(jīng)理；經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審核后，在付款申請(qǐng)單上圖SEQ圖\*ARABIC11湖南華瓷科技股份有限公司付款單據(jù)核對(duì)優(yōu)化流程圖圖SEQ圖\*ARABIC11湖南華瓷科技股份有限公司付款單據(jù)核對(duì)優(yōu)化流程圖優(yōu)化與供應(yīng)商對(duì)賬程序圖SEQ圖\*ARABIC12湖南華瓷科技股份有限公司與供應(yīng)商對(duì)賬流程優(yōu)化圖采購部定期與供應(yīng)商核對(duì)賬目；在與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬前，要確保對(duì)賬單上的金額與財(cái)務(wù)賬面金額一致，故應(yīng)先與財(cái)務(wù)部核對(duì)應(yīng)付賬款明細(xì)賬；與供應(yīng)商的對(duì)賬單應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部。如果賬目存在差異，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)聯(lián)系采購部人員查明賬目存在差異的原因；雙方對(duì)賬人員簽字確認(rèn)的對(duì)賬單分別由采購部和財(cái)務(wù)部相關(guān)人員負(fù)責(zé)保管。具體流程則詳見圖12圖SEQ圖\*ARABIC12湖南華瓷科技股份有限公司與供應(yīng)商對(duì)賬流程優(yōu)化圖結(jié)論 總而言之，做好應(yīng)付賬款工作是公司一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，其實(shí)際操作直接關(guān)系到整個(gè)公司財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。湖南華瓷科技股份有限公司作為一家年輕且發(fā)展?fàn)顩r較好的公司，它在未來擁有著無限的可能性。通過應(yīng)付賬款管理優(yōu)化后的功能，可以記錄每天生成的采購應(yīng)付款、采購?fù)素洃?yīng)退款和其他付款的金額，同時(shí)還支持付款結(jié)算，可以根據(jù)單據(jù)一筆一筆地結(jié)算，也支持多項(xiàng)應(yīng)付款按月同時(shí)結(jié)算，隨時(shí)了解應(yīng)付款賬目及其結(jié)算情況。在對(duì)采購人員與供應(yīng)商對(duì)賬程序流程進(jìn)行優(yōu)化后，大大提升了應(yīng)付賬款明細(xì)賬的準(zhǔn)確性。在對(duì)湖南華瓷科技股份有限公司進(jìn)行應(yīng)付賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)的過程中，我了解到一個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)離不開科學(xué)的管理制度、合格的領(lǐng)導(dǎo)層以及為之付出的員工，任何一個(gè)要素的缺失都會(huì)嚴(yán)重一家企業(yè)的發(fā)展。作為一家發(fā)展中的新興企業(yè)，湖南華瓷科技股份有限公司在提升企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新能力的同時(shí)也要注重公司內(nèi)部的管理。應(yīng)付賬款管理流程如果出現(xiàn)問題，整個(gè)公司都會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)，公司的現(xiàn)金流將會(huì)受到巨大影響