工程造價(jià)檔案管理制度

工程造價(jià)檔案管理制度工程造價(jià)檔案管理制度第一條

為規(guī)范XXX工程咨詢有公司工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)檔案工作底稿的編制、復(fù)核、使用和管理，強(qiáng)化咨詢質(zhì)量，降低咨詢風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)提高整體水平，保證咨詢資料的完整性、統(tǒng)一性、實(shí)用性，制定本制度。第二條

業(yè)務(wù)檔案是指注冊(cè)造價(jià)工程師和概預(yù)算人員在執(zhí)行工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)中，對(duì)規(guī)劃咨詢工作實(shí)施咨詢程序，形成咨詢意見(jiàn)，出具咨詢報(bào)告中形成的工作底稿，并對(duì)其進(jìn)行綜合整理，分類歸檔后形成的檔案資料。第三條

工程造價(jià)咨詢檔案是指咨詢企業(yè)從接受委托、調(diào)研、取證、編審、合議、復(fù)核、審批到出具報(bào)告書全過(guò)程中形成的具有查考和保存價(jià)值的文件和材料。工程造價(jià)咨詢企業(yè)完成咨詢業(yè)務(wù)后必須逐項(xiàng)建立檔案。第四條

工作底稿編制應(yīng)做到資料詳實(shí)、重點(diǎn)突出、簡(jiǎn)繁得當(dāng)、結(jié)論明確、要素齊全、格式規(guī)范、標(biāo)識(shí)一致和記錄清晰。第五條工程造價(jià)咨詢檔案原則上由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整理歸檔，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須在咨詢報(bào)告出具后30日內(nèi)將完整的檔案資料移交檔案室；檔案管理員負(fù)責(zé)造價(jià)咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作，檔案管理人員必須在檔案移交后90日內(nèi)將檔案裝訂歸檔，并保證歸檔后檔案的完整、安全。第六條工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)檔案立卷必須遵循以下原則：1、遵循工程造價(jià)咨詢文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；2、確保文件材料的真實(shí)性，委托人對(duì)所提供資料的正確性、可靠性負(fù)責(zé)，委托人所提供資料凡從第三方獲得的，必須經(jīng)委托人確認(rèn)其真實(shí)可靠；3、保證資料的充分性，委托人按咨詢企業(yè)要求提供的項(xiàng)目資料應(yīng)滿足咨詢工作的需要，資料應(yīng)完整、充分；4、檔案文件的整理應(yīng)規(guī)范，按委托項(xiàng)目分別立卷，卷內(nèi)文件材料應(yīng)完整，審批和簽章手續(xù)完備，卷內(nèi)文件材料的制作和書寫必須規(guī)范、清晰，益于長(zhǎng)期保存和查閱。第七條工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)檔案所需歸檔材料工程造價(jià)咨詢檔案歸檔材料應(yīng)按照造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)操作的業(yè)務(wù)準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)實(shí)施及業(yè)務(wù)終結(jié)三個(gè)階段的咨詢成果報(bào)告、咨詢依據(jù)文件、其他文件分類進(jìn)行組織。一、業(yè)務(wù)準(zhǔn)備階段歸檔材料：（一）工程造價(jià)咨詢合同及廉政協(xié)議書；（二）湖北省建設(shè)工程造價(jià)咨詢相關(guān)資料交接清單（附表三）；（三）建設(shè)工程造價(jià)咨詢工作方案（附表四）；（四）項(xiàng)目操作人員配置一覽表（附表五）；（五）項(xiàng)目建議書或批件（投資估算編審）；（六）設(shè)計(jì)方案及初步設(shè)計(jì)文件（設(shè)計(jì)概算編審）；（七）送審工程概、預(yù)、決算書。二、業(yè)務(wù)實(shí)施階段歸檔材料：（一）工程招標(biāo)文件（含工程量清單）、設(shè)計(jì)交底紀(jì)要、招標(biāo)答疑（工程量清單、招標(biāo)控制價(jià)、投標(biāo)報(bào)價(jià)、結(jié)算編審）；（二）工程承包合同、中標(biāo)通知書、補(bǔ)充協(xié)議（結(jié)算編制、造價(jià)控制）；（三）建設(shè)工程項(xiàng)目預(yù)結(jié)算協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄（附表七）；（四）施工現(xiàn)場(chǎng)勘察紀(jì)錄（附表六）；（五）建設(shè)工程預(yù)結(jié)算材料價(jià)格簽證單（附表八）；（六）施工單位送審的工程結(jié)算書（結(jié)算審核）；（七）設(shè)計(jì)變更單、施工簽證（結(jié)算編審）；（八）甲供材料、設(shè)備明細(xì)單（結(jié)算、決算編制）；（九）會(huì)議紀(jì)要、文函；（十）其它影響工程造價(jià)的有關(guān)咨詢資料：各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證資料等。三、業(yè)務(wù)終結(jié)階段歸檔材料：（一）建設(shè)工程造價(jià)咨詢報(bào)告書（附表九、附表十參考）；（二）造價(jià)咨詢項(xiàng)目校審紀(jì)錄表（附表十一）；（三）建設(shè)工程造價(jià)編審確認(rèn)表（附表十二）；（四）與咨詢成果文件相關(guān)的計(jì)算底稿（各類分析說(shuō)明文件、計(jì)算書、工料分析表等）（五）成果文件交付登記表及簽收單（附表十三）；（六）造價(jià)咨詢項(xiàng)目征詢意見(jiàn)回訪紀(jì)錄表（附表十四）；（七）武漢市建設(shè)工程造價(jià)計(jì)價(jià)監(jiān)管通知書；工程施工圖和竣工圖一般不納入歸檔范圍，可用清單形式歸檔，原件由委托方保存。

第八條業(yè)務(wù)檔案資料整理歸檔基本要求：一、編目要求：（一）編寫檔案資料頁(yè)號(hào)：正面在頁(yè)面右下角編寫，背面在左下角編寫；單面書寫的文件材料，空白面不編頁(yè)號(hào)；封面、目錄不編頁(yè)號(hào)；（二）檔案資料封面的格式（附表一）；1、咨詢企業(yè)全稱；2、咨詢業(yè)務(wù)類別：（A類）建設(shè)項(xiàng)目可行性研究投資估算的編制、審核及項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)報(bào)告；（B類）建設(shè)工程概算、預(yù)算、結(jié)算、竣工結(jié)（決）算的編制與審核；（C類）建設(shè)工程工程量清單、招標(biāo)標(biāo)底、投標(biāo)報(bào)價(jià)的編制與審核；（D類）工程洽商、變更及合同爭(zhēng)議的鑒定與索賠；（E類）編制工程造價(jià)計(jì)價(jià)依據(jù)、項(xiàng)目實(shí)施階段造價(jià)跟蹤控制及提供工程造價(jià)信息資料等；3、業(yè)務(wù)資料標(biāo)題：指咨詢項(xiàng)目的全稱；4、歸檔時(shí)間：指卷內(nèi)文件材料所屬的起止年月。5、保管期限：工程造價(jià)咨詢檔案一般定為長(zhǎng)期；6、件、頁(yè)數(shù)：“件”指卷內(nèi)文件材料的總件數(shù)；“頁(yè)數(shù)”指卷內(nèi)文件材料的總頁(yè)數(shù)；7、歸檔號(hào)：可按檔案立卷年份＋分類代碼＋流水號(hào)組合成歸檔號(hào)。（三）卷內(nèi)目錄（附樣二）：1、序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫序號(hào)；2、文件字號(hào)：文件制發(fā)單位的發(fā)文字號(hào)；3、文件作者：文件制發(fā)單位或個(gè)人；4、文件名稱：即文件的標(biāo)題。文件沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，但需外加“〈〉”號(hào)；5、歸檔時(shí)間：文件歸檔的年、月、日；6、頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)文件所在之頁(yè)的頁(yè)碼；7、備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明及引索之用。二、裝訂要求：（一）案卷裝訂排列：封面－卷內(nèi)目錄－文件材料－封底；（二）卷內(nèi)文件目錄應(yīng)采用A4規(guī)格用紙，封面、封底用公司統(tǒng)一封面、封底紙（白色卡紙），豎裝訂；（附表一）（三）工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)檔案資料厚度超過(guò)40mm的，可分冊(cè)立卷。三、其他要求（一）工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)檔案資料整理由該項(xiàng)目概預(yù)算專業(yè)人員整理并簽字，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人復(fù)核并簽字，公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審核并簽字后交檔案管理人員存檔；（二）實(shí)行咨詢工作檔案專人保管、專柜保管、專庫(kù)保管，保管人員對(duì)咨詢檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)；（三）造價(jià)咨詢成果文件除以紙面形式存檔，還需以電子文檔形式存入專用電腦或光盤，業(yè)務(wù)人員一律不準(zhǔn)留存。第九條

工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)檔案資料的保密：（一）對(duì)底稿中涉及商業(yè)秘密，應(yīng)嚴(yán)格保守秘密；（二）下列情況應(yīng)當(dāng)允許查閱：1、法院、檢察院及國(guó)家其它部門依法查閱，并按規(guī)定辦理了有關(guān)手續(xù)；2、工程造價(jià)咨詢協(xié)會(huì)對(duì)執(zhí)業(yè)情況進(jìn)行檢查；3、經(jīng)委托人同意，被咨詢單位的后任咨詢單位；4、本所認(rèn)為合理的其它情況；5、查閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在檔案室就地監(jiān)視下查閱，不得帶出查閱，需復(fù)制應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。本公司咨詢工作的業(yè)務(wù)檔案的所有權(quán)屬于本公司所有，任何單位和個(gè)人不得以任何理由據(jù)為己有。第十條

本制度與法律、法規(guī)有抵觸者，以法律、法規(guī)規(guī)定為準(zhǔn)。附表一：封面附表二：卷內(nèi)目錄附表三：建設(shè)工程造價(jià)咨詢企業(yè)相關(guān)資料交接單附表四：建設(shè)工程造價(jià)咨詢工作方案附表五：項(xiàng)目操作人員配置一覽表附表六：施工現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄附表七：建設(shè)工程預(yù)算結(jié)算協(xié)調(diào)會(huì)議記錄附表八：建設(shè)工程預(yù)算結(jié)算材料價(jià)格簽證單附表九：建設(shè)工程造價(jià)咨詢報(bào)告書（參考）附表十：造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)成果文件扉頁(yè)格式（參考）附表十一：造價(jià)咨詢項(xiàng)目校審記錄表附表十二：建設(shè)工程造價(jià)便是確認(rèn)表附表一：（咨詢企業(yè)名稱）武漢市XX造價(jià)咨詢咨詢有限公司（咨詢業(yè)務(wù)類別）B類（案卷標(biāo)題）武漢市XX公司XX項(xiàng)目標(biāo)底編制自2006年2月至2006年4月保管期限長(zhǎng)期本卷共X件XXX頁(yè)歸檔號(hào)2006B003立卷人負(fù)責(zé)人附表二：卷內(nèi)目錄序號(hào)文件名稱文件字號(hào)文件作者歸檔時(shí)間頁(yè)碼備注1XX工程造價(jià)咨詢合同合咨2006（3）×××2006年X月X日12資料交接清單蘆××2006年X月X日203咨詢工作方案余××2006年X月X日214操作人員配置一覽表余××2006年X月X日225工程招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑紀(jì)要吳××2006年X月X日236施工合同、補(bǔ)充協(xié)議吳××2006年X月X日567施工現(xiàn)場(chǎng)勘察紀(jì)錄余××2006年X月X日1238建設(shè)工程項(xiàng)目預(yù)結(jié)算協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄余××2006年X月X日1249建設(shè)工程預(yù)結(jié)算材料價(jià)格簽證單余××2006年X月X日12310工程結(jié)算書吳××2006年X月X日23311設(shè)計(jì)變更單、施工簽證吳××2006年X月X日23412甲供材料、設(shè)備明細(xì)單吳××2006年X月X日23813會(huì)議紀(jì)要、文函吳××2006年X月X日24014建設(shè)工程造價(jià)咨詢報(bào)告書武造字2006（）號(hào)余××2006年X月X日24515造價(jià)咨詢項(xiàng)目校審紀(jì)錄表余××2006年X月X日25116建設(shè)工程造價(jià)編審確認(rèn)表余××2006年X月X日25617成果文件交付登記表余××2006年X月X日25718造價(jià)咨詢項(xiàng)目征詢意見(jiàn)回訪紀(jì)錄表余××2006年X月X日25819武漢市建設(shè)工程造價(jià)計(jì)價(jià)監(jiān)管通知書B(niǎo)060234余××2006年X月X日259附表三：《建設(shè)工程造價(jià)咨詢相關(guān)資料交接單》委托單位：武漢××集團(tuán)(公司)工程名稱：××建設(shè)工程項(xiàng)目類別：決算審核委托方于2007年×月×日將下列資料交給受委托方：序號(hào)資料名稱份數(shù)序號(hào)資料名稱份數(shù)1施工合同書1份92結(jié)算書1份103計(jì)算式1份114竣工圖1套125簽證單×頁(yè)136招投標(biāo)資料1套147營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書1份158其他資料×頁(yè)16委托方經(jīng)辦人：吳××受托方經(jīng)辦人：蘆××受托方于2007年×月×日結(jié)束項(xiàng)目審核，將上列資料一并交還給委托方。委托方經(jīng)辦人：吳××受委托方經(jīng)辦人：蘆××附表四：《建設(shè)工程造價(jià)咨詢工作方案》工程概況武漢××集團(tuán)××建設(shè)工程主要內(nèi)容是內(nèi)外墻粉刷,地面墊層、找平、塑鋼門窗、實(shí)木門、水電安裝等裝飾工程，該工程由武漢市××建筑集團(tuán)承建。咨詢工作目標(biāo)和范圍為維護(hù)建設(shè)，施工單位的合法權(quán)益，本公司接受委托，遵循客觀公正、公平的原則，對(duì)報(bào)送的工程造價(jià)結(jié)算進(jìn)行全面審核，如實(shí)確定建設(shè)工程造價(jià)。咨詢業(yè)務(wù)職責(zé)分工根據(jù)建設(shè)單位報(bào)送的審計(jì)資料，本公司將指派具有工程造價(jià)資格的專職造價(jià)師、造價(jià)員按不同工程類別安排審計(jì)工作。該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：余××其他審計(jì)人員：姚××付××工作程序和處理原則1.收集報(bào)審項(xiàng)目的結(jié)算和相關(guān)資料，全面了解工程施工全部過(guò)程。2.根據(jù)建設(shè)單位提供的結(jié)算書，竣工資料，圖紙，簽證等逐項(xiàng)審核，到現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)工程量及了解相關(guān)情況，進(jìn)行全面審核。3.審計(jì)結(jié)果應(yīng)交公司技術(shù)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核。4.建設(shè)、施工、審計(jì)三方對(duì)審計(jì)結(jié)果確認(rèn)后，再出具審計(jì)報(bào)告。合同編號(hào)領(lǐng)導(dǎo)批示年月日附表五：××建設(shè)工程項(xiàng)目操作人員配置一覽表項(xiàng)目編號(hào)：有關(guān)操作人員姓名職稱年齡執(zhí)業(yè)資格注冊(cè)編號(hào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人余××專業(yè)造價(jià)工程師土建姚××安裝吳××市政概預(yù)算人員付××吳××校核人員劉××余××審核人員技術(shù)總負(fù)責(zé)人：劉××單位法定代表人：×××年月日附表六：施工現(xiàn)場(chǎng)勘查紀(jì)錄工程名稱××建設(shè)工程工程地點(diǎn)武漢市××路×號(hào)勘查時(shí)間2007年×月×日紀(jì)錄人××勘查內(nèi)容外墻涂料工程量現(xiàn)場(chǎng)實(shí)測(cè)實(shí)測(cè)結(jié)果:勘查結(jié)果確認(rèn)上述勘查項(xiàng)目屬實(shí)審核單位(蓋章)代表(簽字)余××建設(shè)單位(蓋章)代表(簽字)××施工單位(蓋章)代表(簽字)××附表七：《建設(shè)工程預(yù)算結(jié)算協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄》時(shí)間2007年×月×日地點(diǎn)××公司會(huì)議室主持人××紀(jì)錄人××參加會(huì)議單位及人員：××委托單位：××建設(shè)單位：××施工單位：××造價(jià)咨詢單位：余××?xí)h議題：關(guān)于××建設(shè)工程有關(guān)事項(xiàng)須協(xié)調(diào)。1、×××2、×××?xí)h確認(rèn)意見(jiàn)：最終意見(jiàn)：1、×××2、×××建設(shè)單位簽字：××施工單位簽字：××審核單位簽字：××附表八：建設(shè)工程預(yù)結(jié)算材料價(jià)格簽證單序號(hào)名稱規(guī)格單位定額價(jià)審定價(jià)備注1外墻涂料㎡37.0036.00建設(shè)單位簽字:××施工單位簽字:××審核單位簽字:余××附表九：建設(shè)工程造價(jià)咨詢報(bào)告書武造字[200]第號(hào)關(guān)于XX建設(shè)工程造價(jià)咨詢報(bào)告XXXX：：受貴單位咨詢委托,對(duì)XX工程XXXX決算進(jìn)行審核。我公司遵循客觀、公正、公平的原則，依法維護(hù)建設(shè)、施工單位的合法權(quán)益，如實(shí)確定建設(shè)工程造價(jià)。參與本次咨詢工作的造價(jià)工程師鄭重聲明：1、我們?cè)诒咀稍儓?bào)告中陳述的事實(shí)是真實(shí)的和準(zhǔn)確的；2、本咨詢報(bào)告中的分析、意見(jiàn)和結(jié)論是我們自己公正的專業(yè)分析、意見(jiàn)和結(jié)論；3、建設(shè)工程造價(jià)存在固有的不確定性，本咨詢報(bào)告的結(jié)果僅依據(jù)《建設(shè)工程造價(jià)咨詢合同》約定的工作內(nèi)容負(fù)責(zé)，對(duì)合同范圍外的材價(jià)等市場(chǎng)變動(dòng)因素造成的造價(jià)變化不予承擔(dān)責(zé)任；4、我們與本咨詢報(bào)告中的編審對(duì)象沒(méi)有利害關(guān)系，也與有關(guān)當(dāng)事人沒(méi)有個(gè)人利害關(guān)系或偏見(jiàn)。造價(jià)工程師（簽章）：執(zhí)業(yè)資格證號(hào)：執(zhí)業(yè)資格證號(hào)：一、建設(shè)單位名稱：二、施工單位名稱:三、建設(shè)工程名稱：四、建設(shè)時(shí)間：五、建設(shè)規(guī)模：六、建設(shè)地點(diǎn)：七、審核責(zé)任:八、編制依據(jù)：九、審核方法：十、審核作業(yè)日期：十一、咨詢說(shuō)明：十二、咨詢結(jié)論:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（簽章）：造價(jià)工程師執(zhí)業(yè)資格證號(hào)：造價(jià)工程師執(zhí)業(yè)資格證號(hào)：造價(jià)工程師執(zhí)業(yè)資格證號(hào)：XX工程造價(jià)咨詢有限公司（工程造價(jià)咨詢執(zhí)業(yè)印章）年月日附表十（造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)成果文件扉頁(yè)格式）項(xiàng)目名稱：造價(jià)咨詢成果文件名稱：項(xiàng)目編號(hào)：造價(jià)咨詢單位負(fù)責(zé)人：造價(jià)咨詢單位技術(shù)總負(fù)責(zé)人：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：項(xiàng)目專業(yè)造價(jià)工程師：本成果文件簽發(fā)人： 造價(jià)工程師：日期：造價(jià)咨詢單位名稱：造價(jià)咨詢單位資質(zhì)等級(jí)：資質(zhì)證書編號(hào)：注：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（造價(jià)工程師擔(dān)任）為成果文件簽發(fā)人。附表十一：造價(jià)咨詢項(xiàng)目校審紀(jì)錄表項(xiàng)目名稱××建設(shè)工程項(xiàng)目編號(hào)2007-×號(hào)文件內(nèi)容報(bào)告書、審計(jì)資料編制人××校核紀(jì)錄×××××校核人簽名XX日期修改情況:編制人:××日期:2007,×,×校核人:××日期:×,×,×審核紀(jì)錄×××××審核人簽名XX日期修改情況:編制人:××日期:2007,×,×校核人:××日期:×,×,×其他×××××附件十二：建設(shè)工程造價(jià)編審確認(rèn)表年月日建設(shè)單位施工單位工程名稱開(kāi)竣