湖南夢想起航電子商務有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-2"\h\u1 湖南夢想起航電子商務有限公司簡介 湖南夢想起航電子商務有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設計湖南夢想起航電子商務有限公司簡介湖南夢想起航電子商務有限公司成立于2014年6月，其注冊資金為200萬元，它坐落于長沙市岳麓區(qū)五礦·麓谷科技產(chǎn)業(yè)園。公司目前主要經(jīng)營的產(chǎn)品有：和田特級大紅棗、杏仁味切糕、紅香妃、黑加侖、綜合味切糕、阿克蘇薄皮核桃等，目前公司在職的人員有100多名，而管理人員就擁有25名，在這里面大部分管理者都是大專以上學歷，碩士以上學歷的管理者2名。公司自成立以來主要負責研發(fā)、生產(chǎn)和銷售新疆特產(chǎn)，同時向消費者傳播新疆的特色文化。湖南夢想起航電子商務有限公司管理費用控制制度現(xiàn)狀2.1公司管理費用明細現(xiàn)狀隨著湖南夢想起航電子商務有限公司的不斷發(fā)展壯大，公司在管理費用方面的花銷比較大，而這些費用主要用在了項目以及技術(shù)的升級等方面上，管理費用逐年增長，相對的也會給公司帶來一定的風險。表1湖南夢想起航電子商務有限公司2020年管理費用明細表項目（單位：元）計劃額實際額差額工資及福利費450000.00469193.60-19193.60折舊費及攤銷68000.0073131.09-5131.09差旅費6000.007574.26-1574.26綠化維護費1000.001000.000辦公費15000.0020441.84-5441.84招待費7000.008557.45-1557.45會議費1000.001683.00-683.00車輛費4500.005615.76-1115.76保險費110000.00156441.95-46441.95其他費用8000.006065.981934.02合計670500.00749704.9379204.93根據(jù)上表1可以發(fā)現(xiàn)，湖南夢想起航電子商務有限公司管理費用的計劃額與實際額存在較大的差異，這說明公司在管理費用的控制上并不注重，公司在未來還需要加大對其的控制力度。由于公司的工資及福利費、折舊費及攤銷、招待費、保險費、其他費用會隨著市場環(huán)境的改變而不斷改變，所以我們將其作為公司的管理費用中的不可控費用，占比相對較大，而公司的差旅費、辦公費、綠化維護費、會議費、車輛費不會隨著市場環(huán)境的改變而改變，所以我們將其作為公司的可控費用，其占比相對較小。這說明公司在管理費用的管理上做的并不到位，這可能是因為公司對于管理費用的控制深度不夠?qū)е碌摹?.2公司管理費用控制制度的現(xiàn)狀湖南夢想起航電子商務有限公司內(nèi)部設有財務部、電商部、行政部、技術(shù)部、采購部五個部門，公司為了降低管理成本，建立了相關(guān)的管理費用控制制度，以此來幫助公司達到利益最大化。公司管理費用控制制度要求員工在進行費用支出前，首先要到財務部領取費用報銷單并填寫好，之后再交給公司管理層進行審批，高層審批通過后才能獲得相關(guān)的支出費用，在每個月月底時進行統(tǒng)一的報銷。公司各個部門及員工在月底進行統(tǒng)一報銷時，需要提前將報銷項目的申請單、發(fā)票和報銷單整理好，然后統(tǒng)一交由財務部審核，財務審核過后再由公司管理層進行核實無誤簽字，便可報銷。但是由于公司每月需要支出的管理費用過多，公司高層也無法做到一一核實，這便加大了公司的管控風險。公司為了有效的控制管理費用的支出，對管理費用進行了每月審核，對于管理費用超出的部門，公司會對相關(guān)給予相應的懲罰。作為一家新電商公司，公司招納的員工主要都是90后或者00后，而這些人中大部分員工基本上都是初入職場，對于公司的制度并沒有太深的意識，執(zhí)行時受主觀意愿的影響，無形中加大了管理風險。管理費用是成本費用的重要組成部分，直接影響著企業(yè)的經(jīng)營成果，有效地控制管理費用能夠降低公司的成本費用，提高企業(yè)的盈利能力，促進公司利益最大化，因此公司高層應該重視起來，嚴格控制管理費用的支出。管理費用預算編制不合理根據(jù)上表1我們可以看到，現(xiàn)階段湖南夢想起航電子商務有限公司工資及福利費預算金額跟實際金額相差19193.60元，折舊費及攤銷預算金額跟實際金額相差5131.09元，辦公費預算金額跟實際金額相差5441.84元等，整體的管理費用預算金額跟實際金額相差79204.93元，通過這些數(shù)據(jù)我們可以發(fā)現(xiàn)公司目前在經(jīng)營規(guī)劃上并沒有明確的方向，同時公司的管理費用預算控制制度并不嚴格。整個預算編制的過程都只由財務部參與，雖然財務人員在預算編制方面是專業(yè)的，但是他們并不了解每個部門的情況，全憑主觀意識來確定各個部門下一年度的管理費用預算范圍，這也是導致管理費用實際支出額比計劃支出額高的重要原因。管理費用控制的深度不夠由于湖南夢想起航電子商務有限公司屬于一家中小型企業(yè)，其員工大部分都是90后或者00后，而這些員工對于管理費用并沒有太深的意識，想做什么就做什么。公司雖然有相關(guān)的管理費用控制制度，但是由于公司員工沒有正確的意識，按照制度來嚴格的執(zhí)行，這便導致了公司管理費用增加。根據(jù)我們對湖南夢想起航電子商務有限公司的管理費用控制制度現(xiàn)狀的分析發(fā)現(xiàn)，這主要的原因還是因為公司的管理費用控制深度不夠?qū)е碌?。由于我國在管理費用及控制理論方面的研究開始較晚，目前改體系在實際實施的過程中仍有很多的問題，這便導致了該公司在管理費用控制方面一直無法創(chuàng)新，同時這也是公司目前存在的一個相對不穩(wěn)定因素。湖南夢想起航電子商務有限公司對管理費用的控制主要體現(xiàn)在對公司的工會經(jīng)費、辦公費等費用上進行控制，隨著公司業(yè)務拓展，公司的組織架構(gòu)不加大，但是公司對于管理費用的控制并不注重，造成了公司工會經(jīng)費的浪費。所以公司想要有效的減少管理費用的支出，就必須深入的控制住公司的管理費用以及完善公司的管理費用控制體系。部分管理費用支出不合理根據(jù)上表1可以發(fā)現(xiàn)，湖南夢想起航電子商務有限公司2020年的辦公費計劃支出15000元，實際支出20441.84元，實際支出比計劃多出5441.84元；會議費計劃支出1000元，實際支出1683元，實際支出比計劃多出683元；保險費計劃支出110000元，實際支出156441.95元，實際支出比計劃多出46441.95元等。造成這一現(xiàn)象主要是因為湖南夢想起航電子商務有限公司2020年業(yè)務擴展需要招納員工同時公司管理層需要經(jīng)常開會。由于公司是一家電商公司，員工需要在線上進行辦公，所以公司便需要租借電腦進行辦公還需要給員工辦理五險一金，而這筆費用也是一筆不小的開支；同時由于管理層經(jīng)常開會，這邊會導致公司的工費浪費?？偟膩碚f，造成這一現(xiàn)象的主要原因是因為公司管理層并不注重管理費用的支出。公司員工的風險管理意識不強湖南夢想起航電子商務有限公司內(nèi)部并沒有成立專門的風險管理部門，公司只是在內(nèi)部設置了風險管理小組，該小組的組長主要由公司財務主管負責，其小組成員主要由各部門主管擔任，主要負責公司的風險管理預計執(zhí)行工作。通過上述對湖南夢想起航電子商務有限公司的管理費用控制制度的現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)公司目前對于管理費用控制制度并沒有起到足夠的重視，公司對日常管理費用的支出并沒有執(zhí)行嚴格的管理以及控制。而這也恰恰說明湖南夢想起航電子商務有限公司整體的風險意識不足，公司在對管理費用控制制度編制時，并沒有對風險方面進行制度規(guī)范，這便讓公司對風險的評估以及管理缺少正確認識。由于公司的高層對于風險的意識并不強，這就導致公司員工在執(zhí)行管理費用控制制度時，對于風險管理并沒有實質(zhì)的制度規(guī)范可以作為依據(jù)，這也是公司員工缺乏風險管理意識的原因。4.1優(yōu)化管理費用預算編制與考核公司管理費用能否得到有效的控制，預算的編制起著舉足輕重的作用。擬定管理費用預算編制需要各職能部門一同參與，由財務部下發(fā)預算編制的要求，并對每個部門參與預算編制的人員進行統(tǒng)一的培訓，各部門預算人員根據(jù)要求并結(jié)合本部門的實際情況編制，編制好以后由財務部進行匯總，將匯總好的草案交由公司高層，經(jīng)公司高層開會審核通過之后，再由財務部下發(fā)給各職能部門，在下一年度的管理費用支出中，各職能部門需嚴格按照管理費用預算來執(zhí)行。同時為了保障員工能夠嚴格控制管理費用的支出，公司可以建立起一套有效的獎懲制度來激勵員工。如果公司的相關(guān)部門每個月在管理費用的支出上沒有超出預算的金額，那么公司可以給予一定的獎金獎勵；如果相關(guān)部門每個月在管理費用的支出上超出了預算的金額，首先公司需要將超出的這部分金額在下個月的預算金額里扣除，然后對相關(guān)的部門及員工給予一定的處罰。我們相信這套方案的實施，可以在原則上調(diào)動員工在管理費用控制上的積極性，同時也能加強全體員工對該方案的重視程度。具體流程如下圖1所示，預算考核具體明細如下表2所示。圖1公司預算編制流程圖表2湖南夢想起航電子商務有限公司預算標準考核明細表考核內(nèi)容基礎分值實際得分備注預算執(zhí)行內(nèi)容完整如何5上報準時如何5數(shù)據(jù)真實如何5收支平衡如何5預算目標目標分解如何10預算分解分解細致如何10預算執(zhí)行目標控制如何5預算控制控制過程如何5控制效果如何5控制偏差如何5預算落實預算收入目標完成情況20預算支出目標支出控制情況20合計1004.2加強管理費用內(nèi)部控制為了加強湖南夢想起航電子商務有限公司管理費用的內(nèi)部控制，作出如下設計：首先我們可以對公司不同的費用項目采取對應的控制手段。比如：對于直接勞動員工可以采取工作時間計時的方式來控制；對于固定費用如工資等，公司可以采取預算控制的方法進行控制。其次公司可以對過程費用進行控制和監(jiān)督，公司可以通過制度和發(fā)布對應的管理費用考核標準來讓調(diào)動員工的積極性。如果員工的考核評分達到90分以上則以及獎勵，如果在60分以下則進行懲罰，以此實現(xiàn)公司對管理費用的控制。最后公司可以通過對標準的審計費用進行控制，以此來幫助公司減少實際費用與預算存在的差異，我們可以先計算其與標準費用之間存在的差異，然后分析這中間存在的原因到底是誰造成的，確定了原因后在，在過程控制費用的基礎上，對費用控制制度進行完善，進而減低公司的管理費用。具體流程如下圖2所示：圖2加強管理費用控制流程圖4.3控制管理費用的支出為了對管理費用支出進行有效控制，財務部可以對各個部門的管理費用進行控制，限制各個部門每月單項管理費用的支出金額，對于超出的管理費用，將不給予報銷，同時在每月5號需要將上一個月的所有費用報銷完，對于超出的管理費用，如果是剛需的費用，則該部門需要提交報銷申請單給財務部，財務部將申請?zhí)峤唤o管理層進行審核，審核通過后才能繼續(xù)報銷，并且多出的費用將在下一個月的管理費用中扣除。湖南夢想起航電子商務有限公司每月計劃支出管理費用明細如下表3所示：表3湖南夢想起航電子商務有限公司每月管理費用支出明細表項目（單位：元）年計劃額月計劃額工資及福利費450000.0037500.00折舊費及攤銷68000.005666.67差旅費6000.00500.00綠化維護費1000.0083.33辦公費15000.001250.00招待費7000.00583.33會議費1000.0083.33車輛費4500.00375.00保險費110000.009166.67其他費用8000.00666.67合計670500.0055875.004.4加強員工風險管控意識要想有效提高湖南夢想起航電子商務有限公司的風險管理意識，首先對于風險管理小組的財務主管而言，不僅需要擁有過硬的專業(yè)知識、較強的組織管理能力外，還需要具備一定的職業(yè)道德、自律等良好的品質(zhì)；其次公司還需要向員工傳達正確的法律意識和風險意識，以及進行風險管理培訓，讓員工在心中能夠擁有正確的風險意識，同時公司需要外請一個專門的法律顧問團隊來幫助制定出有效的規(guī)范制度作為員工參考依據(jù)，以此來幫助公司減少風險發(fā)生的可能；最后公司在日常的經(jīng)營管理中，要加強對風險的預測能力，通過科學的方法來預測公司即將出現(xiàn)的風險，在公司遇到風險時，能夠及時采取有效的措施幫助公司在最大程度上減少風險帶來的損失。具體流程如下圖3所示：圖3加強公司風險管控意識流程圖總結(jié)本次畢業(yè)設計主要是對湖南夢想起航電子商務有限公司管理費用控制制度方面的問題進行探討，我們發(fā)現(xiàn)目前存在著管理費用預算編制不合理、管理費用控制深度不夠、部分管理費用支出不合理和公司員工的風險意識不強。針對這些問題，我給出了具體的優(yōu)化設計：1、公司在預算編制的時候應該實行各職能部門都參與的方法，再由財務部進行匯總，最后由公司高層進行審核，審核通過后下發(fā)至各職能部門并設置獎懲制度；2、公司可以通過對不同的管理費用采用不同的控制手段，公司還可以對管理費用支出過程進行監(jiān)控，最后公司還可以對審計費用進行控制；3、通過對各部門的管理費用進行控制來減少管理費用的支出；4、公司應提升員工以及高層管理人員的專業(yè)能力，傳達正確的風險管理意識，進行風險管理培訓，同時公司還可以聘請外來法律顧問制定風險管理的規(guī)范制度，最后公司通過科學的方法對公司的風險管理進行預測。相信通過上述的優(yōu)化方案可以讓公司在激烈的市場競爭中始終保持自身的優(yōu)勢。

參考資料樂莉華.基于內(nèi)部控制視角的企業(yè)費用管理