湖南塞西科技有限公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1公司簡(jiǎn)介 湖南塞西科技有限公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)近幾年隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)于公司的內(nèi)部管理要求也變得越來(lái)越高，公司內(nèi)部相關(guān)財(cái)務(wù)付款也不僅僅只滿足于表面的數(shù)據(jù)，對(duì)其反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)付款管理也逐漸重視起來(lái)。管理者對(duì)本公司的財(cái)務(wù)付款審批有了更多新的要求，各企業(yè)為了能夠在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位開(kāi)始重視企業(yè)財(cái)務(wù)付款管理，逐漸意識(shí)到這一流程的重要性，由于公司組織結(jié)構(gòu)流程中的財(cái)務(wù)付款審批關(guān)系到廣大群眾與公司員工的利益，影響公司未來(lái)發(fā)展，甚至?xí)P(guān)系到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定。因此以湖南賽西科技有限公司為例，選取財(cái)務(wù)付款審批流程及優(yōu)化作為設(shè)計(jì)的主題。公司簡(jiǎn)介湖南賽西科技有限公司（以下簡(jiǎn)稱賽西科技）是一家以核心技術(shù)領(lǐng)潮工業(yè)、家用、安全領(lǐng)域的高新科技企業(yè)。公司總部設(shè)在長(zhǎng)沙，是湖南省內(nèi)唯一家集研發(fā)、生產(chǎn)、安裝、售后集為一體的專業(yè)生產(chǎn)工業(yè)、家用氣體報(bào)警器、防爆電器的股份制科技型企業(yè)。湖南賽西科技有限公司的組織結(jié)構(gòu)設(shè)有董事會(huì)、總經(jīng)理；在總經(jīng)理下分設(shè)四大中心，分別是：行政中心、技術(shù)中心、運(yùn)營(yíng)中心以及營(yíng)銷中心，與此同時(shí)在各大中心下設(shè)分管部門。湖南賽西科技有限公司有良好的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，將龐大的管理體系不斷細(xì)分，使得其部門職能分工明確、權(quán)利與責(zé)任相協(xié)調(diào)，能進(jìn)行客觀公正地評(píng)價(jià)，公平合理地考核崗位業(yè)績(jī)，加強(qiáng)部門與部門之間的聯(lián)系，使各管理職能有效發(fā)揮應(yīng)有的作用。圖1.1圖1.1公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司財(cái)務(wù)付款審批流程現(xiàn)狀湖南賽西科技有限公司為防范付款過(guò)程中的差錯(cuò)和風(fēng)險(xiǎn)，以保證付款業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性，不斷規(guī)范公司財(cái)務(wù)管理程序，明確各級(jí)管理責(zé)任，再結(jié)合公司的實(shí)際情況，依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，特制定財(cái)務(wù)付款審批制度。但公司制定的財(cái)務(wù)付款審批制度管理流程不完整，方法較為簡(jiǎn)單，所以，對(duì)該公司現(xiàn)有財(cái)務(wù)付款審批管理方面涉及的業(yè)務(wù)及具體的付款審批流程進(jìn)行詳細(xì)分析并做出優(yōu)化。2.1一般采購(gòu)付款審批流程湖南賽西科技有限公司根據(jù)每月資金計(jì)劃從而來(lái)審查付款項(xiàng)目，內(nèi)容包括審核“付款審批單”審批手續(xù)是否完備，進(jìn)而登記資金計(jì)劃并簽字；再傳給相關(guān)出納人員付款；根據(jù)本月月末統(tǒng)計(jì)本月資金計(jì)劃使用情況與下月資金計(jì)劃使用情況一同向財(cái)務(wù)部主管報(bào)告；簽收出納崗位傳來(lái)的“付款審批單”及銀行付款憑證后編制記賬憑證，最后傳給主管復(fù)核。圖2.1一般采購(gòu)付款審批流程圖2.2固定資產(chǎn)采購(gòu)審批流程由財(cái)務(wù)部開(kāi)始收集相關(guān)財(cái)產(chǎn)信息，再申請(qǐng)?jiān)u估；傳至總經(jīng)理處進(jìn)行審核；由評(píng)估師進(jìn)行評(píng)估，由總經(jīng)理進(jìn)一步審批，最后確認(rèn)數(shù)額；至財(cái)務(wù)部處登記固定資產(chǎn)入冊(cè)。圖SEQ圖\*ARABIC2.2固定資產(chǎn)采購(gòu)審批流程2.3經(jīng)營(yíng)費(fèi)用付款審批流程湖南賽西科技有限公司各部門日常業(yè)務(wù)費(fèi)用付款流程包括：首先審核原始憑證是否完整、合法，金額是否正確，審批手續(xù)是否完備，如果有誤，退回；如果無(wú)誤再繼續(xù)審核。若核算沒(méi)有超過(guò)計(jì)劃額度，則直接報(bào)銷；若超過(guò)計(jì)劃額度：超季度計(jì)劃除分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，其余計(jì)劃須報(bào)告總經(jīng)理審批，再編制記賬憑證，如果涉及相關(guān)現(xiàn)金憑證傳至出納人員，沒(méi)有涉及則直接傳給主管復(fù)核。如果超過(guò)年度計(jì)劃額度，直接提出拒絕報(bào)銷。圖2.3經(jīng)營(yíng)費(fèi)用付款審批流程2.4稅務(wù)管理付款審批流程湖南賽西科技有限公司稅務(wù)管理付款審批流程包括：由稅務(wù)會(huì)計(jì)填寫申報(bào)表；交由財(cái)務(wù)主管審核；再傳遞給總經(jīng)理審批；之后由財(cái)務(wù)主管進(jìn)行納稅申報(bào)，再進(jìn)行銀行轉(zhuǎn)賬、憑證入賬；最后繳納稅款。圖2.4稅務(wù)管理付款審批流程付款流程存在于企業(yè)的整個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，填制好付款單據(jù)與憑證一方面保證了單據(jù)信息質(zhì)量要求，同時(shí)也增強(qiáng)公司內(nèi)部控制，在今后的會(huì)計(jì)審核工作能“有證可循”，更有利于管理企業(yè)秩序，避免假冒偽造等現(xiàn)象的出現(xiàn)，湖南賽西科技有限公司為此特制定付款申請(qǐng)單（表2.1）。付款申請(qǐng)單中涉及的重要信息包括：付款申請(qǐng)的時(shí)間、申請(qǐng)理由、收款人或單位、相關(guān)銀行信息、付款申請(qǐng)的金額、申請(qǐng)人、審批人等等。通過(guò)填制付款申請(qǐng)單，在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí)，企業(yè)能有效減少不必要支出的發(fā)生，穩(wěn)定企業(yè)資金鏈安全，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。表2.SEQ表\*ARABIC\s11付款申請(qǐng)單3公司財(cái)務(wù)付款審批流程存在的問(wèn)題3.1一般采購(gòu)付款審批流程不規(guī)范在整個(gè)流程圖中，內(nèi)部審批制度不完善，缺少外部審批這一流程。如果內(nèi)外部審批制度都不規(guī)范，在日常采購(gòu)業(yè)務(wù)中容易出現(xiàn)虛假采購(gòu)行為，加大了虛假采購(gòu)的可能性。除此之外，在采購(gòu)金額方面，易出現(xiàn)金額謊報(bào)，夸大金額。3.2固定資產(chǎn)采購(gòu)審批不嚴(yán)謹(jǐn)在固定資產(chǎn)付款審批流程中，只有總經(jīng)理的個(gè)人審批，而直接跳過(guò)了財(cái)務(wù)部付款審批這一流程；在審批付款后，缺少購(gòu)買發(fā)票這一重要原始憑證的證明，使得流程缺少書面證據(jù)，不利于加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任制在原付款審批單中，簽字欄只涉及了申請(qǐng)人，部門負(fù)責(zé)人以及審核審批人。缺少會(huì)計(jì)人員審批簽字，審批簽字欄的不完善，不利于內(nèi)部責(zé)任的分配與歸集，導(dǎo)致相關(guān)責(zé)任人可以不負(fù)責(zé)。3.3經(jīng)營(yíng)費(fèi)用付款審批手續(xù)不完備在經(jīng)營(yíng)費(fèi)用付款審批原流程中，由部門審核完費(fèi)用支出符合計(jì)劃額度后，沒(méi)有經(jīng)過(guò)出納人員對(duì)經(jīng)營(yíng)費(fèi)用的審批卻直接報(bào)銷，沒(méi)有明確提出出納人員與相關(guān)會(huì)計(jì)人員編制記賬憑證，要求登記好相關(guān)明細(xì)賬與總賬。缺乏這一流程，不利于監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，具有不合法性，后續(xù)也不利于歸咎內(nèi)部管理責(zé)任。除此之外，原流程中的付款審批手續(xù)缺少管理人員的參與，從而不利于高層管理者細(xì)致地了解公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.4稅費(fèi)支付審批流程效率低在稅務(wù)支付審批原流程中，在開(kāi)始這一流程前雖要求稅務(wù)會(huì)計(jì)填寫好申報(bào)表再交由財(cái)務(wù)主管審批，卻并無(wú)要求財(cái)務(wù)人員登記在稅務(wù)賬簿上，也無(wú)要求財(cái)務(wù)部進(jìn)行納稅核算與申報(bào)，進(jìn)而造成不能及時(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生及完成情況，不利于進(jìn)行后期查賬工作，增加員工的工作負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致審批流程效率過(guò)低；在稅費(fèi)支付審批流程中，缺少公司管理層的參與，不利于管理層進(jìn)一步地了解公司的發(fā)展情況4公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1規(guī)范一般項(xiàng)目采購(gòu)付款審批流程為進(jìn)一步完善采購(gòu)物資付款程序，正確核算應(yīng)付賬款，并按協(xié)議規(guī)定實(shí)施采購(gòu)合同、進(jìn)而審批控制采購(gòu)付款。其采購(gòu)付款審批控制優(yōu)化流程（圖三）如下。其一，在采購(gòu)付款優(yōu)化流程中，增加了一項(xiàng)，要求財(cái)務(wù)部在付款前必須發(fā)出付款通知書，才能由采購(gòu)人員通知供應(yīng)商結(jié)款。由此，財(cái)務(wù)部發(fā)出的付款通知書，為采購(gòu)部的日常業(yè)務(wù)發(fā)生提供重要的書面證明，如果在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員徇私舞弊，未收到財(cái)務(wù)部發(fā)出的付款通知書，而直接給供應(yīng)商付款，管理者則可以依據(jù)財(cái)務(wù)部是否開(kāi)據(jù)付款通知書來(lái)追究責(zé)任，這將有利于更好的管理公司內(nèi)部采購(gòu)付款。其二，在采購(gòu)付款審批過(guò)程中，優(yōu)化流程增加了總經(jīng)理與財(cái)務(wù)總監(jiān)的這一審批流程，使得采購(gòu)付款不僅包括權(quán)限內(nèi)的審批，更增加了權(quán)限外的審批流程。能有效的減少采購(gòu)付款過(guò)程中不必要資金的流失。4.2完善固定資產(chǎn)采購(gòu)付款審批流程對(duì)于固定資產(chǎn)付款審批流程的優(yōu)化包括以下幾點(diǎn)：其一，在固定資產(chǎn)的購(gòu)買流程中，增加了財(cái)務(wù)總監(jiān)審批這一流程，使得整個(gè)流程更真實(shí)合理。其二，在固定資產(chǎn)采購(gòu)?fù)瓿珊?，還需財(cái)務(wù)部簽批發(fā)票，才能傳給財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，加強(qiáng)了內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任制。其三，在財(cái)務(wù)總監(jiān)審核完成后，需經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部報(bào)銷完發(fā)票后才能登記固定資產(chǎn)使其入賬。圖4.1規(guī)范一般項(xiàng)目采購(gòu)付款審批流程圖圖4.2完善固定資產(chǎn)采購(gòu)付款審批流程圖4.3完善經(jīng)營(yíng)費(fèi)用付款審批手續(xù)對(duì)于部門日常費(fèi)用審批流程的優(yōu)化有包括以下幾點(diǎn)：其一，增加了出納人員對(duì)部門日常費(fèi)用開(kāi)支的審批，只有通過(guò)出納人員審核，財(cái)務(wù)部才給各部門付款。其二，由出納人員審核完成之后，再編制記賬憑證，登記好相關(guān)日記賬。再傳遞給相關(guān)會(huì)計(jì)人員登記好明細(xì)賬與總賬。記賬憑證、相關(guān)日記賬、總賬與財(cái)務(wù)報(bào)表的編制，能真實(shí)有效地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生及完成情況，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，從而進(jìn)一步監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性，加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任制。其三，在日常費(fèi)用審批過(guò)程中，增加了總經(jīng)理的審批流程，增加的這一審批流程加強(qiáng)了預(yù)算外的審批，使得管理人員更細(xì)致的了解公司部門日常費(fèi)用的開(kāi)支情況，進(jìn)而能減少公司不必要的開(kāi)支，同時(shí)對(duì)于有益于公司發(fā)展的日常資金，管理層可以適當(dāng)增加對(duì)其資金的投入。圖4.SEQ圖\*ARABIC3完善經(jīng)營(yíng)費(fèi)用付款審批圖4.4提高稅費(fèi)支付審批流程效率對(duì)于稅務(wù)管理付款審批流程的優(yōu)化有包括以下幾點(diǎn)：其一，增加了財(cái)務(wù)部的憑證管理流程，要求財(cái)務(wù)部登記稅務(wù)賬簿，能客觀及時(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生及完成情況。其二，在登記完稅務(wù)賬簿后，還需納稅核算并申報(bào)，這將有利于證明納稅業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)與準(zhǔn)確性。其三，在財(cái)務(wù)總監(jiān)審核完之后，還可以增加公司總經(jīng)理做進(jìn)一步審批的這一流程，有利于管理人員對(duì)公司相關(guān)業(yè)務(wù)情況的了解，做出更有利于公司的決策。圖SEQ圖\*ARABIC4.4提高稅費(fèi)支付審批流程圖對(duì)于付款單的優(yōu)化，制定的是在填寫付款申請(qǐng)單前，還需填寫一張預(yù)付款申請(qǐng)單。增加的這一單據(jù)，有利于加強(qiáng)公司內(nèi)部的管理責(zé)任，使付款更為合理，經(jīng)濟(jì)，從而做出更效率的決策。表4.1預(yù)付款申請(qǐng)單5設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)湖南賽西科技有限公司財(cái)務(wù)付款審批流程進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計(jì)后，解決了原流程中采購(gòu)付款審批不規(guī)范、部門日常費(fèi)用與納稅賬務(wù)登記缺失、固定資產(chǎn)付款審批不嚴(yán)謹(jǐn)、付款申請(qǐng)單簽字不完善等相關(guān)問(wèn)題。一系列的優(yōu)化措施，加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部責(zé)任的分配與歸集，盡可能避免出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)