湖南速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\f\h\z\u1 公司簡介 湖南速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計公司簡介湖南省長沙市速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司（以下簡稱速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司）于2018年03月21日成立，注冊地址位于長沙市雨花區(qū)馬王堆南路259號匯達(dá)大廈807房，譚浩為法定代表人。公司注冊的資本是500萬元，現(xiàn)有員工158人，是一家集中的健身教練培訓(xùn)學(xué)院、體育賽事運營、青少年體育培訓(xùn)、體育中考培訓(xùn)及健身俱樂部運營于一體的綜合型體育產(chǎn)業(yè)公司。經(jīng)營范圍包括健身服務(wù)；體育活動的策劃與組織；培訓(xùn)活動的組織；運動場館服務(wù)；體育運動咨詢服務(wù)；體育設(shè)備；器械出租；全民健身科技服務(wù)；會議；展覽及相關(guān)服務(wù)；體育用品及器材；營養(yǎng)和保健品的銷售；體育健康服務(wù)。公司的組織結(jié)構(gòu)圖具體如下圖1-1所示：圖1-1速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)公司管理費用報銷中存在的問題速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司管理費用報銷審批流程主要是線下手工報銷模式，主要流程如下圖所示：圖2-1管理費用報銷審批流程我通過查詢速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司的資料及單據(jù)以及對速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司管理費用報銷流程的了解，我認(rèn)為公司管理費用流程報銷中存在以下問題：2.1公司工資發(fā)放不及時速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司工資發(fā)放前，首先通過人事統(tǒng)計考勤，然后財務(wù)核實業(yè)務(wù)提成和報銷數(shù)據(jù)，有時也因部門負(fù)責(zé)人核算不及時，工作積壓，導(dǎo)致工資計算表不能及時提出，之后工資還需要層層的簽字，但我在公司實習(xí)期間就發(fā)現(xiàn)工資大量時間需要花在流程上，致使工資發(fā)放時間延遲。公司承諾15號發(fā)放工資時間，總是拖到二十幾號，員工抱怨大容易造成員工失去工作的積極性，對公司滿意程度低，責(zé)任心不高等。2.2公司業(yè)務(wù)招待費用報銷隨意速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司2020年發(fā)生招待費28萬元，在翻閱相關(guān)的報銷附件時，我發(fā)現(xiàn)在業(yè)務(wù)招待中對象隨意，招待的不僅是公司領(lǐng)導(dǎo)或者有業(yè)務(wù)往來公司的領(lǐng)導(dǎo)及領(lǐng)導(dǎo)同行人員而且還招待公司親戚、朋友以至私客公待，并且公司在業(yè)務(wù)招待中沒有監(jiān)管力度，從而出現(xiàn)極大誘惑力，通過業(yè)務(wù)招待工作謀取個人利益現(xiàn)象嚴(yán)重，在業(yè)務(wù)招待時不僅領(lǐng)導(dǎo)可簽單普通員工也可簽單，隨意加碼簽單報賬，存在多開、亂開發(fā)票現(xiàn)象。其次在招待費用內(nèi)容這塊也是分不清費用如何開支，有的員工甚至將禮品及旅游也開在招待費用中，公司沒有具體對招待費用內(nèi)容劃分。最后在業(yè)務(wù)招待中為聯(lián)絡(luò)客戶感情達(dá)到目的，公司有時會為客戶訂豪華酒店，進(jìn)高檔餐廳，到豪華娛樂場所進(jìn)行消費，消費無節(jié)制，招待費用快速增長，浪費嚴(yán)重。2.3差旅費線下審批流程繁瑣速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司費用報銷流程主要是傳統(tǒng)手工報銷模式，流程是報銷人員填寫報銷單據(jù)，再由部門經(jīng)理審核簽字，然后經(jīng)會計人員審核，財務(wù)經(jīng)理復(fù)核，領(lǐng)導(dǎo)審批，最后付款。因線下審批報銷繁瑣，找領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理簽字都需要運氣，若是碰到休息日則需要等上幾天，若是領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙記不住簽字審核則也要等待與提醒。如此，報銷審批流程則需要時間來審批，這樣不僅讓財務(wù)人員工作堆積，而且還讓員工長時間等待，失去對工作積極性。公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計針對以上管理費用報銷審批流程存在的問題，我的建議如下：首先對于工資發(fā)放不及時問題建立完善工資發(fā)放機制及完善工資審批流程，其次對于招待費用支出不規(guī)范、無節(jié)制問題提出嚴(yán)格規(guī)范招待費用審批流程工作，建立事前審批流程。最后對于差旅費報銷審批流程繁瑣問題進(jìn)行革新，建立線上差旅費報銷申請與審批流程，規(guī)范化差旅費報銷限額。3.1工資審批流程優(yōu)化設(shè)計3.1.1完善工資發(fā)放機制公司為規(guī)范工資核算及審核，并及時將工資發(fā)放至員工手中，需要完善工資發(fā)放機制。首先，需要明確各自職責(zé)，各部門主管負(fù)責(zé)本部門員工每月的出勤、績效、加班、獎勵及其他補助、罰款的計算、匯總、呈報，人事部根據(jù)各部門提交的資料編制工資表，財務(wù)部審核及計算代扣繳的個人所得稅，總經(jīng)理審批。若由于部門負(fù)責(zé)人資料呈報不及時，工資核算資料錯誤，導(dǎo)致工資延遲或工資發(fā)放錯誤由直接部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。人事部、財務(wù)部于每月同時跟進(jìn)當(dāng)月的工資核算流程，員工工資核算接受員工自行監(jiān)督，若有遺落、錯算等失誤出現(xiàn)，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)天到相關(guān)部門說明，經(jīng)查實，應(yīng)于下月補發(fā)或減少。3.1.2工資發(fā)放審批流程圖3-1工資發(fā)放審批流程3.2業(yè)務(wù)招待費報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計3.2.1建立業(yè)務(wù)招待費用申請流程公司在招待人員時需要提前兩天在線上填寫招待費用申請單，詳細(xì)填寫招待事由及人員職務(wù)、人數(shù)、地點及申請預(yù)算，規(guī)定申請審批流程需在一天內(nèi)審核完成。圖3-2線上招待費用申請流程3.2.2規(guī)范業(yè)務(wù)招待費用標(biāo)準(zhǔn)公司招待時以“熱情周到、勤儉節(jié)約”為原則，首先規(guī)范招待對象，要按其職位劃分接待人員：招待重要領(lǐng)導(dǎo)時由人事部與公司領(lǐng)導(dǎo)商議后安排人員，招待本公司領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人和外單位負(fù)責(zé)人或經(jīng)理時由人事部接待人員安排接待，招待其他人員時由本部門往來人員接待，接待人員人數(shù)不得超過來客人數(shù)。其次對于業(yè)務(wù)招待費用的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對象劃分：表3-1業(yè)務(wù)招待費報銷限額單位：元標(biāo)準(zhǔn)人員每人用餐標(biāo)準(zhǔn)每人酒水標(biāo)準(zhǔn)每人住宿標(biāo)準(zhǔn)其他人員招待60-10080-150110-150經(jīng)理或負(fù)責(zé)人80-120100-200130-200重要領(lǐng)導(dǎo)100-200200-300200-300最后贈送禮品標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按后勤部統(tǒng)一選定、管理、登記造冊。經(jīng)辦人需填寫申請單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批即可領(lǐng)取。一般公司不贈送禮品，若對方先贈送，我方需將禮品交由后勤部管理，回贈時也因在申請單中備注說明。嚴(yán)格把控招待費用內(nèi)容，僅限于將公司生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)的列為招待費用，像與公司生產(chǎn)經(jīng)營無關(guān)的職工福利費、獎勵及銷售獲得的傭金不列為招待費用。各部門依據(jù)招待費用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格把控，無特殊緣由超出部分自行承擔(dān)，財務(wù)部按照報銷標(biāo)準(zhǔn)及流程嚴(yán)格監(jiān)督審核，落實先申請后使用，實報實銷，各類發(fā)票必須規(guī)范以原始票據(jù)為準(zhǔn)，每月各部門進(jìn)行招待費支出統(tǒng)計，各部門每年招待費限額為以年營業(yè)額的萬分之五，若出現(xiàn)超出部分由本部門自行承擔(dān)。3.2.3完善業(yè)務(wù)招待費用報銷審批流程圖3-3業(yè)務(wù)招待費用報銷審批流程公司員工需在招待工作完成后一個星期內(nèi)線上填寫報銷單據(jù)，線下提交各類發(fā)票給財務(wù)部，財務(wù)部線下審核要注意發(fā)票要清晰可識別，若出現(xiàn)缺失及不完整的發(fā)票不予報銷，注意程序要規(guī)范及費用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況是否屬實。報銷中出現(xiàn)特殊情況因備注說明由公司領(lǐng)導(dǎo)審核后方可報銷對于用出現(xiàn)公款私用、貪污公款這類事情出現(xiàn)時“違者必究”，謊報或開虛假發(fā)票的經(jīng)查實，對于數(shù)額較少的退回其金額后處以1000-3000不等的罰款，數(shù)額較大且情節(jié)嚴(yán)重者交公司領(lǐng)導(dǎo)決議后依照法律處理。3.3差旅費報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計3.3.1設(shè)立線上出差申請公司員工出差前要在線上提交出差申請單及借支憑單，注明詳細(xì)出差人員、時間、地點、天數(shù)、預(yù)計支出的費用。出差人員不得在出差途中改變行程路線，若有突發(fā)事件另作補辦手續(xù)，若因擅自改變路線且沒有補辦手續(xù)的（返回公司后7天內(nèi)）不報銷。圖3-4線上出差申請審批流程3.3.2建立差旅費報銷的限額出差實行包干制度，若費用超出標(biāo)準(zhǔn)部分由個人承擔(dān)。出差期間因業(yè)務(wù)往來發(fā)生的費用需經(jīng)財務(wù)部核實后給予報銷，差旅費報銷費用限額如圖：表3-2差旅費報銷限額單位：元職位項目職員主管、經(jīng)理總經(jīng)理交通工具按普通標(biāo)準(zhǔn)乘坐汽車、高鐵二等座汽車、高鐵二等座汽車、高鐵一等座、飛機住宿（人/日/元）一線城市300380450二線城市20030036一般地區(qū)150200280餐費(人/元)一線城市120150200其他地區(qū)80100120財務(wù)部對各部門每月進(jìn)行差旅費統(tǒng)計，每月不得超出25000元差旅費報銷限額，若出現(xiàn)此類情況需要部門經(jīng)理經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意的情況后方報銷，不同意則本部門自行承擔(dān)。3.3.3建立線上出差報銷審批流程在預(yù)實結(jié)合下，事后各個部門的差旅費進(jìn)行預(yù)算監(jiān)控，然后按照預(yù)算與實際情況來看業(yè)務(wù)發(fā)展情況，出差事后進(jìn)行以下管控：（1）員工出差結(jié)束后應(yīng)在15天內(nèi)線上填寫《差旅費報銷單》，線上申請及審批意見，線下粘貼齊全相關(guān)資料交于本部門管理員。（2）本部門管理員在創(chuàng)建費用報銷單，詳細(xì)填寫出差時間、地點、費用等明細(xì)項目，然后線上提交本部門經(jīng)理審核。（3）本部門管理員線下交于員工出差單據(jù)于財務(wù)部審核，待線上審批流程至領(lǐng)導(dǎo)審核后，系統(tǒng)報銷完成，財務(wù)部于3天內(nèi)向員工支付或收取差旅費。（4）若因出差期間工作需要、或出現(xiàn)意外事件等，需要延長時間出差或改變行程的，應(yīng)填寫備注說明，若因非業(yè)務(wù)原因?qū)е虏盥觅M費用增加則需要個人自理。圖3-5線上出差報銷審批流程設(shè)計方案實施效果速峰體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司管理費用報銷審批流程中存在的問題有:公司工資審批、發(fā)放不及時，業(yè)務(wù)招待費用支出隨意，差旅費審批流程繁瑣。針對這些問題，我的建議有：制定工資發(fā)放機制，明確各個職責(zé)，規(guī)定發(fā)放時間；對于招待費用的問題，進(jìn)行合理控制，規(guī)范費用標(biāo)準(zhǔn)，建立事前申請流程，優(yōu)化審批流程；差旅費費用報銷繁瑣問題提出線上申請審核，建立費用限額標(biāo)準(zhǔn)，簡化申請報銷差旅費流程審批。通過不斷優(yōu)化費用報銷審批流程，有效整合公司業(yè)務(wù)、財務(wù)流程，成本支出將會得到有效控制，企業(yè)的管理水平將不斷提升，從而實現(xiàn)公司的持續(xù)健康發(fā)展的目標(biāo)。

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