湖南天地醫(yī)藥股份有限公司出差報銷流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1 公司簡介 費用標準不合理公司人員因為設立的標準不合理導致了出差的費用報銷超過了標準。其中主要是住宿費用和餐費超標。因此報銷費用標準不合理從而導致了費用過高，消耗了公司資源。除此之外，乘用交通工具據實報銷概念仍有些模糊，有些出差人員自行駕車，沒有辦法進行據實報銷。同時報銷的天數也沒有合理化，可能會產生沒有目的的差旅活動，造成了虛假費用。因此需要將費用報銷合理化。因此公司需要制定標準來規(guī)范差旅費的審批程序。報銷流程時間長還有一個則是出差人員在報銷過程中，也會產生很多意外情況。醫(yī)藥公司現(xiàn)在還屬于一個初期發(fā)展的階段，內部還并不是一個完全穩(wěn)定成型的系統(tǒng)。每一個人員的業(yè)務都比較繁忙。例如我們公司的部門主管，審批并非主要工作，除了平常繁忙的工作，還要經常開會或者出差外出活動不在公司等情況，更不用說我們的經理和總經理了。出差報銷人員完成所有程序耗時較長。審批若出現(xiàn)了問題，報銷工作人員又要重新開始審批程序。使得報銷比較難，進一步加大了財務工作任務，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，現(xiàn)在都是線上與線下業(yè)務相結合進行，但是湖南天地醫(yī)藥股份有限沒有過多的開展線上業(yè)務，全憑紙質線下報銷不太符合當今社會的發(fā)展。[2]湖南天地醫(yī)藥股份有限公司出差報銷流程優(yōu)化設計針對以上問題，我們做出了相應的優(yōu)化方案，來優(yōu)化湖南天地醫(yī)藥有限公司的出差流程（1）明確各審核崗位的職責（2）制定合理合規(guī)的報銷費用標準（3）開展網上報銷措施。明確各審核崗位的職責之前是因為審核職責不明確，導致了財務工作出現(xiàn)了失真的情況。因此我們將明確各審核崗位的職責。[3]主管主要負責審核報銷的業(yè)務、行程路線、出差往返時間的真實性，以及人員出差的任務完成狀況和目的地異常情況的說明并且簽名填寫報銷的意見，最后還負責本部門費用的審批。人事部門就主要是對出差人員的住宿費用、餐補以及車費（包括油費以及過路費）、出差補助等進行審核。財務部門主要是檢查票據是否齊全正式，重點關注報銷人員的各種費用標準有沒有產生超標的情況。然后根據相應的票據填制相應的記賬憑證等?？偨浝韯t是要了解此項業(yè)務的主要活動，以及在其經濟權限內進行審批，讓出納進行付款。將責任下發(fā)到每個部門，每個部門都必須對會計報表和財務數據的真實性、完整性承擔相應的責任，就不應該存在隨意報銷的情況了。如果還存在審批人員隨意報銷的情況，我們應當采取相應的懲罰措施。如果還有隨意報銷的行為發(fā)生損失的，根據狀況處以100—600元的罰款。沒有按公司的規(guī)則進行、保管發(fā)票要對審批的人員進行500元的罰款。其它違背規(guī)則的行為按照情節(jié)嚴重性由公司根據制度給予相應處分。制定合理合規(guī)的報銷費用標準依據湖南天地醫(yī)藥股份有限公司舊的出差費用標準，住宿標準過于統(tǒng)一，但是根據現(xiàn)在社會經濟水平以及消費水平，我們的國家城市消費水平與經濟水平差距大，統(tǒng)一的報銷制度無法適用于各個城市的發(fā)展水平，所以進行了研究調查對其進行了以下具體的優(yōu)化標準。首先是將報銷款進行合理調整，將出差人員的住宿標準控制在合理的范圍之中。而餐飲費的設置又偏低，于是就統(tǒng)一標準100元/人。自行開車辦公的人員過路費根據原始憑證進行報銷，外地出差根據油費根據1元/km來折合報銷。表4湖南天地醫(yī)藥有限公司住宿標準住宿標準人員標準總經理及以上人員部門主管部長及相當職務人員部門其他人員一線城市750元350元300元二線城市650元300元250元三線城市550元250元200元費用超出了申請表規(guī)定范圍使用的金額，都需要經過上級的核實與查證，不然財務人員有權力回絕其報銷的賬單。其次出差人員日程也有了規(guī)定，出差人員根據出差活動，經上級領導批準，嚴格填制出差天數。若有特殊情況延遲，需及時向領導報備。除了將外部的費用標準調整之外，內部也要嚴格控制會計人員對報銷憑據的合法真實合理性進行復核審查；對于惡意出錯的出差報銷行為審核的人員有權力回絕報銷他們的賬單。如果出現(xiàn)了不實的情況將要嚴格按公司的相應的制度進行嚴厲處罰。開展網上報銷服務針對于報銷流程繁瑣這一問題，公司決定開展網上報銷服務，財務部門根據公司報銷特點開展網上報銷審核標準化模式，建立一套完整的，規(guī)范的出差報銷審核流程。并且開展網上報銷服務降低了時間成本，節(jié)約了出差人員以及財務人員的負擔。緩解財務“報賬困難”這一大問題。同時，出差的審批的流程、以及報銷的憑證在網上進行，形成一個網上的電子檔案，讓一個完整的報銷程序都可以在網上查詢的到，并且報銷的人員可以更方便的開展報銷的流程，保障了報銷的準確流暢。[4]報銷人員進入平臺進行報銷人員進入平臺進行預約報銷上傳憑證，填寫報銷單財務部出納付款通過電子平臺轉送給部門主管平臺轉交人事進行審核平臺轉交于財務部門進行審核財務部制單轉交于經理復核審批合格審核未成功告知原因審核未成功告知原因審核未成功告知原因審核未成功告知原因審核成功審核成功審核成功轉交董事長審批不符合符合權限 圖5網上報銷平臺流程圖（1）報銷人員先通過天地醫(yī)藥公司的平臺進行預約報銷（2）根據產生的業(yè)務，上傳憑證，填寫報銷單等（3）先傳送于部門主管審批，審核通過直接通過平臺傳遞到人事部門的電腦中進行審批，根據公司的審批程序直接通過客戶端報銷單據：審核未通過，告知原因或修改事項并直接用電子平臺退回。（4）人事審批通過之后交由財務部審核。審核通過，接收報銷憑證，報賬人員完成審核制單；如果審核還是未通過，告知原因或修改事項并直接用電子平臺退回到下一步甚至報銷人員。（6）一步一步進行，最后經總經理審批通過之后，由出納人員在網上進行付款。開展網上報銷服務，審批人員能夠通過手機電腦等方式進行審批，不用受到空間的限制。以前甚至需要一周才能完成的事情，現(xiàn)在最遲一天半便能夠完成。所以現(xiàn)在需要簡化線下流程，更多開展線上報銷流程，以此加強網上預約報銷服務水平的提升。總結通過對湖南天地醫(yī)藥股份有限公司出差流程優(yōu)化設計，將明確各審核崗位的職責、制定合理合規(guī)的報銷費用標準并且開展網上報銷措施。使得出差更加的真實合法合理。通過明確各審核崗位的職責提高了出差人員準時報銷的概率，還使得審核人員對報銷程序更加嚴格把控，并且補充了之前出差流程中的沒有注意到的小細節(jié)。制定合理合規(guī)的報銷費用標準把控使得出差業(yè)務更加真實，更加透明，減少了許多舞弊的行為。最后開展網上報銷服務，提高了合理性，節(jié)約了時間，精簡了流程。經過不斷的完善，讓天地醫(yī)藥股份有限公司的出差流程更加嚴謹規(guī)范，也促進了公司的發(fā)展。也讓人深刻的認識到，對一個企業(yè)而言，每一個項目環(huán)節(jié)都是重要的。哪怕只是一個小小的出差問題也能產生很大的漏洞，認真完善審查好每一步都能避免出差過程中的造假，浪費等問題。

參考資料[]黃麗容.會計之友[J].被北京大學《中文核心期刊要目總覽》收錄PKU.2018，5（3）：8～10[2]沈榆峰