安于樂器械有限公司費用報銷流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

安于樂器械有限公司費用報銷流程優(yōu)化設計...............................................................1

1公司簡介.......................................................................................................................1

2流程中存在的問題.......................................................................................................1

2.1日常費用報銷流程............................................................................................1

2.1.1日常費用報銷流程現(xiàn)狀.........................................................................2

2.1.2存在的問題.............................................................................................2

2.2固定資產(chǎn)購置報銷流程....................................................................................2

2.2.1固定資產(chǎn)購置報銷流程現(xiàn)狀.................................................................2

2.2.2存在的問題.............................................................................................3

2.3差旅費報銷流程................................................................................................3

2.3.1差旅費報銷流程現(xiàn)狀.............................................................................3

2.3.2存在的問題.............................................................................................3

2.4專項支出費用報銷流程....................................................................................4

2.4.1專項支出費用報銷流程現(xiàn)狀.................................................................4

2.4.2存在的問題.............................................................................................4

3費用報銷流程優(yōu)化設計...............................................................................................4

3.1日常費用報銷流程優(yōu)化設計............................................................................4

3.2固定資產(chǎn)購置報銷流程優(yōu)化設計....................................................................5

3.3差旅費報銷流程優(yōu)化設計................................................................................6

3.4專項支出費用報銷流程優(yōu)化設計....................................................................8

4結束語...........................................................................................................................9

參考資料.........................................................................................................................10

I

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

安于樂器械有限公司費用報銷流程優(yōu)化設計

1公司簡介

安于樂器械有限公司成立于2017年，位于江西省撫州市，注冊資本400萬

元，員工50余人，是一家專業(yè)生產(chǎn)器械等支架的公司。安于樂器械有限公司的

產(chǎn)品主要在電商平臺銷售，考慮到了庫存積壓問題，線上線下都有合作商，充

分的做到了銷售、利潤最大化。安于樂器械有限公司是產(chǎn)銷一體的，該公司設

有董事會、監(jiān)事和總經(jīng)理，總經(jīng)理主要管理銷售部、生產(chǎn)部、采購部、財務部、

人力資源部，行政部。安于樂器械有限公司結構圖（如圖1）所示;在人員配備

上是健全的，優(yōu)秀的員工，精良的設備是安于樂器械有限公司得以不斷發(fā)展養(yǎng)

大、產(chǎn)品能夠贏得用戶依靠的根本所在?！百|量、可靠、專業(yè)”是安于樂器械

有限安于樂器械有限公司生產(chǎn)精神和服務信念。

圖1安于樂器械有限公司部門結構圖

2流程中存在的問題

2.1日常費用報銷流程

日常費用主要包含電話費、辦公費、低值易耗品及業(yè)務招待費、培訓費、

1

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

資料費等。安于樂器械有限公司規(guī)定，日常費用存在預算金額，在日常費用預

算金額內，各項日常費用總和支出不能超過預算金額。

2.1.1日常費用報銷流程現(xiàn)狀

日常費用報銷流程分為兩類：一類是需要填寫申請單的費用報銷流程（如

辦公費、低值易耗品等），另一類是不需要填寫申請單的費用報銷流程（如電

話費、業(yè)務招待費、其他費用等）。

需要填寫申請單的費用報銷流程：首先是購置所需的物品，然后填寫費用

報銷單，交給相關部門主管審批，審批通過后的報銷單及報銷憑證粘貼規(guī)范后

交予財務部人員，最后財務部人員審批通過后入賬付款。

不需要填寫申請單的費用報銷流程：電話費是固定日期向財務部申請，報

銷的原始憑證審批通過后去財務部門領取報銷金額；其他費用按照報銷的實際

金額報銷。

2.1.2存在的問題

需要填寫申請單的費用報銷流程：第一，沒有購置物品前的購置申請單，

購買所需物品前沒有得到部門領導的同意之前，沒有購買物品的理由，更沒有

辦法證明這是相應部門所需的物品，造成安于樂器械有限公司的日常費用過高，

使日常費用超過預算金額，導致該公司利潤下降，對安于樂器械有限公司長遠

發(fā)展極為不利。第二，最后直接付款有誤，有先借款去購置物品的情況，如若

直接付款，會出現(xiàn)對賬不平的情況，然后還需財務人員回溯憑證，增加工作量。

不需要填寫申請單的費用報銷流程：電話費申請不合理，報銷人不應直接

向財務部申請，直接財務部申請的話會加大了財務部的工作量，導致財務部工

作進度會非常慢，會影響到安于樂器械有限公司的工作整體進度；其他費用直

接報銷不合理，沒有設置限制金額，金額的大小可以有報銷人來決定，這容易

造成公司在報銷方面的資金過多，而且容易出現(xiàn)造假情況，內部經(jīng)營成本過高，

導致安于樂器械有限公司利潤低下，公司走下坡路。

2.2固定資產(chǎn)購置報銷流程

2.2.1固定資產(chǎn)購置報銷流程現(xiàn)狀

首先，先填寫固定資產(chǎn)購置申請表：按照安于樂器械有限公司相關規(guī)定填

寫《資產(chǎn)購置申請單》并且上報審批；然后，報銷人的上級領導根據(jù)相關合同

2

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

協(xié)議及批準生效的購置申請；最后，簽好合同之后，固定資產(chǎn)到貨后可以根據(jù)

相關的原始憑證結賬報銷，需經(jīng)過董事長同意后方可報銷。

2.2.2存在的問題

首先是固定資產(chǎn)購置報銷流程中上報審批沒有明確指出上報到哪一級，固

定資產(chǎn)這類金額過大的購置，需要經(jīng)董事會同意之后才可購買，不然極其容易

出現(xiàn)挪用公款的情況出現(xiàn)，造成安于樂器械有限公司資金嚴重流失。

其次是固定資產(chǎn)已經(jīng)到貨才經(jīng)過董事長同意報銷，如果董事長不同意報銷，

然后公司不能付款，固定資產(chǎn)退回，長此以往，導致安于樂公司的信譽度下降，

最后出現(xiàn)找不到合作商的困境；且公司由一人決定大金額的流出，不符合安于

樂器械有限公司嚴謹性的要求，這些流程使得安于樂器械有限公司結構非常不

穩(wěn)定，稍微發(fā)生關于公司不利于的事情，對于安于樂器械有限公司是近乎毀滅

性的，非常容易導致破產(chǎn)。

2.3差旅費報銷流程

2.3.1差旅費報銷流程現(xiàn)狀

目前，安于樂器械有限公司差旅費報銷流程現(xiàn)狀，首先報銷人出差，出差

結束后填制《差旅費報銷單》并粘貼相應原始憑證，填制并粘貼規(guī)范完成后將

報銷單交予部門經(jīng)理審核，部門經(jīng)理審核通過之后報銷人再將報銷單交予財務

人員審核，審批通過后再入賬付款。

2.3.2存在的問題

首先是出差前沒有出差審批表。出差人員在沒有得到上級領導同意之前，

沒有出差的通知和證明，造成公司員工出差隨意性無嚴格的審批流程，員工造

假的可能性非常大，導致安于樂器械有限公司差旅費報銷費用占比非常高，產(chǎn)

生了許多的不必要開支。

其次是差旅費實際報銷金額超過標準。超標準報銷、超范圍報銷、多次報

銷及虛假報銷都是常出現(xiàn)的問題。有些部門領導存在以公司可以報銷為由，超

出出差報銷標準的要求費用，且還要公司承擔所有費用。還有一些員工虛報出

差次數(shù)、人數(shù)及天數(shù)，享受多人多天的出差補貼。

3

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

2.4專項支出費用報銷流程

2.4.1專項支出費用報銷流程現(xiàn)狀

沒有專門的報銷費用報銷流程，一般是以固定資產(chǎn)購置報銷流程為準，專

項支出包括所有專門立項的費用（含咨詢顧問、公司員工活動費用及其他專項

費用）支出。

2.4.2存在的問題

此類費用一般金額較大，一直以固定資產(chǎn)購置報銷流程為準，非常影響這

類工作的進行，流程過多，影響工作進度，嚴重甚至影響到公司信譽，從而造

成銷售下降，收入下降，最后入不敷出，最終破產(chǎn)。

3費用報銷流程優(yōu)化設計

3.1日常費用報銷流程優(yōu)化設計

需要填寫申請單的費用報銷流程：第一，增加一個購置之前填寫《購置申

請單》（如圖2），《購置申請單》按照資產(chǎn)管理辦法規(guī)定上報審批，然后再按

之前流程實行。第二，最后付款時，在原有流程中增加一個是否有借支情況，

若有，就沖抵借支；若無，則直接付款。（如圖3）

圖2安于樂器械有限公司《購置申請單》

4

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

圖3安于樂器械有限公司日常費用報銷流程

不需要填寫申請單的費用報銷流程：電話費：第一，增加一個人力資源部

每月5日之前將本月話費執(zhí)行標準（含特批執(zhí)行標準）交財務部，然后財務部

通知員工每月15日前安話費執(zhí)行標準將發(fā)票交予部門主管，然后部門主管于每

月16日再將收集上午發(fā)票交財務部集中辦理報銷。第二，財務部可以指定專門

的人員按日常費用審批程序集中辦理員工話費報銷手續(xù)。第三，可由財務部的

員工按部門分發(fā)好需簽字的表格，分發(fā)到各部門主管處，讓員工在每月21日前

簽字，然后予每月22日收集審批，審批通過后在集中發(fā)放報銷金額。其他費用：

設置金額限制，金額在1000元以內的，可直接報銷；在1000-5000元以內的，

需經(jīng)部門主管審批通過之后才可報銷；5000-10000元以內的不僅需要通過部門

主管審批通過，還需要經(jīng)財務部審查通過之后，再由財務部主管審批通過之后

才可報銷；10000元以上的，需要在5000-10000元的報銷流程基礎上再加一個

總經(jīng)理審批通過之后方可報銷。

3.2固定資產(chǎn)購置報銷流程優(yōu)化設計

在流程中加一個金額限制（十萬元以上）是否流程環(huán)節(jié)，沒超過十萬元的

可由總經(jīng)理審批，超過十萬元需要經(jīng)過董事長審批。(如圖4）

5

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

最后的結賬報銷環(huán)節(jié)中有許多的子流程：

資產(chǎn)驗收確認無誤，經(jīng)辦人憑發(fā)票等原始憑證辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定填

寫報銷單且在報銷單背面簽字并夾好入庫單；

按照資金指出規(guī)定審批程序審批；

財務部根據(jù)審批后的報銷單一支票或者銀行轉賬形式付款；

若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在3個工作日內辦理好報

銷手續(xù)。

設置多程序的辦理，幾乎不會出現(xiàn)一人決定的大金額流出。

圖4安于樂器械有限公司固定資產(chǎn)費用報銷流程

3.3差旅費報銷流程優(yōu)化設計

增加出差前出差審批表環(huán)節(jié)，根據(jù)安于樂器械有限公司出差前提出的意見

和要求，按照差旅費管理規(guī)定，統(tǒng)一規(guī)范出差審批環(huán)節(jié)，出差前填寫《出差申

請單》（如圖5），然后交予上級領導審批，審批通過后方可出差；（流程如圖

6）

6

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

圖5安于樂器械有限公司《出差申請單》

圖6安于樂器械有限公司差旅費報銷流程

7

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

安于樂器械有限公司差旅費報銷標準制度中，必須對住宿費和交通費、報

銷天數(shù)和人數(shù)及報銷次數(shù)進行嚴格控制。結合綜合資料可預算出差大概需要的

天數(shù)、人數(shù)及次數(shù)，如實際天數(shù)、人數(shù)及次數(shù)未達或者超出，出具相關證明，

證明真實有效就可按實際報銷。住宿費和交通費如表1、表2。

表1安于樂器械有限公司住宿費報銷標準

（金額單位：元/天）

城市等級總經(jīng)理部門部長其他員工

一線城市600500300

二線城市400300200

三線城市300200150

表2安于樂器械有限公司交通費用報銷標準

交通工具飛機高鐵火車

總經(jīng)理商務艙商務座/一等座軟臥

部門部長經(jīng)濟艙二等座硬臥

其他員工經(jīng)濟艙二等座硬座

3.4專項支出費用報銷流程優(yōu)化設計

根據(jù)固定資產(chǎn)購置的報銷流程來順出專項支出的報銷流程，如下：

先由主管部門根據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示報告，經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意

見后報