諶公茶業(yè)有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1諶公茶業(yè)有限公司簡介.......................................................................................1

2諶公茶業(yè)有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批現(xiàn)狀.......................................................1

2.1報(bào)銷申請(qǐng)環(huán)節(jié).............................................................................................2

2.2報(bào)銷審核環(huán)節(jié).............................................................................................2

2.3報(bào)銷結(jié)算環(huán)節(jié).............................................................................................2

3諶公茶業(yè)有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程存在的問題...................................3

3.1管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程效率不高.............................................................3

3.1.1審核流程周期長..............................................................................3

3.1.2管理費(fèi)用報(bào)銷發(fā)票驗(yàn)證方式自動(dòng)化水平低..................................4

3.2管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程未實(shí)現(xiàn)管控目的.................................................4

3.2.1未達(dá)成預(yù)算管理目標(biāo)......................................................................4

3.1.2未進(jìn)行數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計(jì)......................................................................4

3.3管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程風(fēng)險(xiǎn)管控不完善.................................................4

3.3.1資金結(jié)算環(huán)節(jié)缺少多級(jí)審核程序..................................................4

3.1.2審計(jì)工作流于形式..........................................................................5

4諶公茶業(yè)有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì).......................................5

4.1提高管理費(fèi)用報(bào)銷審批系統(tǒng)自動(dòng)化水平.................................................5

4.1.1OA系統(tǒng)與移動(dòng)審批結(jié)合進(jìn)行線上審批.......................................5

4.1.2使用OCR、語音識(shí)別技術(shù).............................................................5

4.2整合系統(tǒng)提升管控功能.............................................................................6

4.2.1報(bào)銷審批系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)..............6

4.2.2管理費(fèi)用數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計(jì)..................................................................6

4.3完善費(fèi)用報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)管控體系.....................................................................7

4.3.1付款程序?qū)嵭卸嗉?jí)處理..................................................................7

4.3.2完善審計(jì)模式..................................................................................8

5小結(jié)........................................................................................................................8

參考資料...................................................................................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

諶公茶業(yè)有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1諶公茶業(yè)有限公司簡介

諶公茶業(yè)有限公司主要從事酒、飲料和精制茶制造業(yè)，公司成立于2018年，

經(jīng)營范圍包括精制茶加工；茶葉生產(chǎn)、加工、銷售；茶飲料生產(chǎn)、加工、銷售；

茶園培植；茶具銷售；農(nóng)副產(chǎn)品收購、初加工、銷售；生態(tài)農(nóng)業(yè)開發(fā)；休閑農(nóng)

業(yè)旅游觀光等業(yè)務(wù)。一直以來，諶公茶業(yè)有限公司的發(fā)展方向是以管理為基礎(chǔ)，

質(zhì)量為核心，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，致力于為民提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，贏得了良好的社

會(huì)信譽(yù)，為企業(yè)在消費(fèi)者心中樹立了良好的企業(yè)形象。圖1-1為諶公茶業(yè)有限公

司組織架構(gòu)圖。

圖1-1諶公茶業(yè)有限公司組織架構(gòu)圖

2諶公茶業(yè)有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批現(xiàn)狀

諶公茶業(yè)有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷流程共分為三個(gè)環(huán)節(jié)：首先經(jīng)辦人員將經(jīng)

濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生的原始單據(jù)整理好，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行線下審批簽字，審批通過后，經(jīng)

辦人需要根據(jù)原始單據(jù)的內(nèi)容在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)填寫并生成費(fèi)用報(bào)銷粘貼單。

然后，審核人員根據(jù)經(jīng)辦人員在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)提交的報(bào)銷粘貼單進(jìn)行線上審核，

審核完畢后提交到下一環(huán)節(jié)，等待整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷流程結(jié)束后，經(jīng)辦人員將紙質(zhì)

版的單據(jù)郵寄到財(cái)務(wù)部，審核人員會(huì)對(duì)紙質(zhì)版單據(jù)對(duì)該筆費(fèi)用進(jìn)行二次審核。

最后，結(jié)算崗位員工審核沒有問題后按照公司規(guī)定對(duì)該筆報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行支付。

公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批具體流程如圖2-1所示：

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖2-1管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程圖

2.1報(bào)銷申請(qǐng)環(huán)節(jié)

報(bào)銷申請(qǐng)環(huán)節(jié)的流程一般如圖2-2所示：

圖2-2報(bào)銷申請(qǐng)環(huán)節(jié)流程

2.2報(bào)銷審核環(huán)節(jié)

費(fèi)用審核環(huán)節(jié)遵循誰審批誰負(fù)責(zé)的審批原則。財(cái)務(wù)部在審核時(shí)分為兩個(gè)步

驟，第一步是審核費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)通過影像系統(tǒng)上傳的相關(guān)附件，審核沒有問

題后可以提交下一環(huán)節(jié)。第二步是等收到紙質(zhì)版單據(jù)后再次對(duì)該筆報(bào)銷的紙質(zhì)

版進(jìn)行線下審核。審核過程中出現(xiàn)問題的單據(jù)，審核人員將會(huì)把該筆單據(jù)退回

至經(jīng)辦人處，經(jīng)辦人改正后再次重復(fù)以上的審核流程。

2.3報(bào)銷結(jié)算環(huán)節(jié)

報(bào)銷結(jié)算環(huán)節(jié)遵循及時(shí)結(jié)清原則。在報(bào)銷結(jié)算環(huán)節(jié)結(jié)算組和審核組的情況

類似，首先是需要在系統(tǒng)內(nèi)核對(duì)經(jīng)辦人提交的報(bào)銷粘貼單、發(fā)票和原始單據(jù)，

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

審核沒問題的進(jìn)行支付處理，有問題的退回至經(jīng)辦人處進(jìn)行更正。其次是等到

經(jīng)辦人將紙質(zhì)版單據(jù)送到財(cái)務(wù)部后，審核人員審核沒問題了會(huì)將紙質(zhì)版單據(jù)交

接到結(jié)算組，結(jié)算小組員工在對(duì)紙質(zhì)版單據(jù)進(jìn)行線下審批。

3諶公茶業(yè)有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程存在的問題

3.1管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程效率不高

3.1.1審核流程周期長

審批流程時(shí)間過長直接導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷流程時(shí)間的延長，公司費(fèi)用報(bào)銷流程

審批周期長主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

1)費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)環(huán)節(jié)，經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生后，提交報(bào)銷粘貼單之前，經(jīng)辦人員需

要取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)版簽字的報(bào)銷審批單，然后才能在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行

費(fèi)用報(bào)銷。線下審批流程過長，同時(shí)還會(huì)時(shí)常存在審批領(lǐng)導(dǎo)不在崗的情況，造

成線下審批被迫中斷，時(shí)間過長。如圖3-1所示：

圖3-1費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)流程

2)費(fèi)用審批環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)部審核組進(jìn)行報(bào)銷事項(xiàng)審核時(shí)首先是需要在費(fèi)用報(bào)銷

系統(tǒng)內(nèi)對(duì)粘貼單和附件進(jìn)行線上審批，然后紙質(zhì)版附件郵寄至財(cái)務(wù)部時(shí)，還需

要進(jìn)行二次的線下審批。不管是費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)環(huán)節(jié)的審批流程過長還是費(fèi)用審

批環(huán)節(jié)的重復(fù)審批都直接會(huì)導(dǎo)致人員時(shí)間的浪費(fèi)，工作量的加大，更是拖延了

費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)間，造成工作效率的降低。如圖3-2所示：

圖3-2費(fèi)用審批流程

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3.1.2管理費(fèi)用報(bào)銷發(fā)票驗(yàn)證方式自動(dòng)化水平低

員工在進(jìn)行管理費(fèi)用報(bào)銷前，需要驗(yàn)證發(fā)票的真?zhèn)涡?。由于公司管理費(fèi)用

報(bào)銷系統(tǒng)與國稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)未實(shí)現(xiàn)對(duì)接，因此報(bào)銷經(jīng)辦人和審核人員需要手

工在國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)上填寫發(fā)票內(nèi)容并進(jìn)行查驗(yàn)。對(duì)于

手寫發(fā)票或國稅發(fā)票驗(yàn)證平臺(tái)無法驗(yàn)證的發(fā)票，需要電話驗(yàn)證。

3.2管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程未實(shí)現(xiàn)管控目的

3.2.1未達(dá)成預(yù)算管理目標(biāo)

公司通過控制管理費(fèi)用支出來降低運(yùn)營成本，其中最有效的方法是精準(zhǔn)把

握費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行情況。但由于公司沒有建立精細(xì)化的費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)，費(fèi)用報(bào)

銷無法與預(yù)算實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，無法實(shí)現(xiàn)有效的控制。預(yù)算管理僅僅是一張報(bào)表，

無法實(shí)現(xiàn)在管理費(fèi)用報(bào)銷過程中實(shí)時(shí)地對(duì)預(yù)算管理進(jìn)行有效地控制和執(zhí)行，導(dǎo)

致管理費(fèi)用報(bào)銷預(yù)算管理的控制作用不盡如人意，使得預(yù)算管理失去了應(yīng)有的

優(yōu)勢(shì)。

3.1.2未進(jìn)行數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計(jì)

諶公茶業(yè)有限公司的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)存在問題：費(fèi)用明細(xì)欄只能填寫費(fèi)用科

目，無法填寫上一級(jí)科目，不利于精細(xì)化的費(fèi)用分類統(tǒng)計(jì)；查詢分析模塊不能

按照費(fèi)用科目進(jìn)行查詢分析，無法全面、深入地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。這種填寫方式

只能按照細(xì)分項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不能統(tǒng)計(jì)到大的會(huì)計(jì)科目，造成管理費(fèi)用報(bào)銷類型

和科目的分散，難以對(duì)管理費(fèi)用支出數(shù)據(jù)進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)和分析。

3.3管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程風(fēng)險(xiǎn)管控不完善

3.3.1資金結(jié)算環(huán)節(jié)缺少多級(jí)審核程序

公司的費(fèi)用報(bào)銷資金結(jié)算程序只有一個(gè)崗位，缺少復(fù)核環(huán)節(jié)，存在支付風(fēng)

險(xiǎn)。資金支付只考慮了效率，忽略了風(fēng)險(xiǎn)，沒有設(shè)置內(nèi)部牽制制度。這種做法

容易出現(xiàn)支付錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)，一旦出現(xiàn)問題，追回資金也比較困難。為了避免支付

風(fēng)險(xiǎn)，公司應(yīng)該加強(qiáng)資金結(jié)算崗位的內(nèi)部審核制度，設(shè)置復(fù)核環(huán)節(jié)，確保資金

支付的準(zhǔn)確性和安全性。同時(shí)，建立內(nèi)部控制機(jī)制，減少道德風(fēng)險(xiǎn)，提高資金

支付的可靠性。這樣可以有效降低支付風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金的安全性。

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3.1.2審計(jì)工作流于形式

諶公茶業(yè)有限公司審計(jì)部門每年對(duì)其費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行一次抽樣審計(jì)。審

計(jì)人員檢查費(fèi)用報(bào)銷影像系統(tǒng)中的樣本業(yè)務(wù)報(bào)銷過程，以確定費(fèi)用報(bào)銷流程中

存在的問題。然而，該審計(jì)過程主要側(cè)重于檢查電子費(fèi)用報(bào)銷單的填寫和附件

是否完整，相當(dāng)于對(duì)財(cái)務(wù)共享中心審核過程的檢查，無法驗(yàn)證某些費(fèi)用報(bào)銷業(yè)

務(wù)的實(shí)際情況以及財(cái)務(wù)相關(guān)工作是否存在關(guān)聯(lián)性工作的問題。因此，該審計(jì)工

作流程的形式化程度較高，難以達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)控制的目的。

4諶公茶業(yè)有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1提高管理費(fèi)用報(bào)銷審批系統(tǒng)自動(dòng)化水平

4.1.1OA系統(tǒng)與移動(dòng)審批結(jié)合進(jìn)行線上審批

公司可以將線下審批環(huán)節(jié)全部轉(zhuǎn)移到公司已經(jīng)投入使用的OA系統(tǒng)上，使用

OA系統(tǒng)來解決審批流程過長、審批人員不在崗等問題。報(bào)銷經(jīng)辦人員將原始單

據(jù)整理后，在OA系統(tǒng)上填寫相關(guān)內(nèi)容和上傳附件，提交后等待領(lǐng)導(dǎo)的審批。OA

系統(tǒng)自動(dòng)提醒下一階段的審批人，只要審批人未處理事項(xiàng)，在系統(tǒng)中就會(huì)一直

顯示。審核完畢的報(bào)銷審批單會(huì)清楚地顯示各個(gè)業(yè)務(wù)條線的領(lǐng)導(dǎo)審批意見和時(shí)

間，在進(jìn)行費(fèi)用系統(tǒng)報(bào)銷時(shí)只需將紙質(zhì)版的報(bào)銷審批單作為附件上傳至影像系

統(tǒng)即可。OA系統(tǒng)的具體審批流程可以參考圖4-1。

圖4-1OA系統(tǒng)審批流程圖

4.1.2使用OCR、語音識(shí)別技術(shù)

OCR技術(shù)可以識(shí)別掃描成圖像的文本信息，有重要的應(yīng)用于費(fèi)用報(bào)銷中的

發(fā)票識(shí)別和信息提取。相比傳統(tǒng)手工查驗(yàn)發(fā)票的方式，OCR技術(shù)可以大大縮短

時(shí)間，提高精準(zhǔn)度，并減少經(jīng)辦和審核人員的工作量。在費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)環(huán)節(jié)，

采用語音識(shí)別技術(shù)可以代替手工錄入粘貼單內(nèi)容，進(jìn)一步提高員工的工作效率。

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4.2整合系統(tǒng)提升管控功能

4.2.1報(bào)銷審批系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)

為了提高管理費(fèi)用報(bào)銷審批系統(tǒng)的效率和精度，需要將其與其他系統(tǒng)進(jìn)行

整合，建立一個(gè)一體化的系統(tǒng)，包括管理費(fèi)用預(yù)算管理和人力資源管理等。具

體步驟如表4-1所示：

表4-1管理費(fèi)用預(yù)算審核步驟

步驟內(nèi)容

員工在進(jìn)行管理費(fèi)用報(bào)銷前，將報(bào)銷資金推送至管理費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，并確

報(bào)銷前

保金額和報(bào)銷科目與管理費(fèi)用報(bào)銷時(shí)的報(bào)銷金額和費(fèi)用明細(xì)一致。

進(jìn)行管理費(fèi)用單據(jù)審核時(shí)，查詢?cè)摴P報(bào)銷單據(jù)對(duì)應(yīng)的費(fèi)用報(bào)銷科目余額及

財(cái)務(wù)審核中

使用進(jìn)度，以決定是否通過該筆費(fèi)用報(bào)銷。

費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)直接核減該費(fèi)用科目對(duì)應(yīng)金額，保證資金的使用情況，避免

費(fèi)用預(yù)算

超預(yù)算和減少費(fèi)用預(yù)算調(diào)整的情況。

4.2.2管理費(fèi)用數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計(jì)

在管理費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中，應(yīng)添加一個(gè)核算區(qū)來點(diǎn)選管理費(fèi)用報(bào)銷科目，確

保添加的科目正確無誤。此外，在查詢分析界面中，應(yīng)新增報(bào)銷項(xiàng)目、費(fèi)用報(bào)

銷明細(xì)的查詢功能，并增加費(fèi)用報(bào)銷單的導(dǎo)出功能。這樣，財(cái)務(wù)部工作人員就

能夠隨時(shí)查詢?nèi)魏喂芾碣M(fèi)用報(bào)銷科目和費(fèi)用明細(xì)的費(fèi)用報(bào)銷情況，合理設(shè)計(jì)管

理費(fèi)用報(bào)銷工作，降低支出，為公司經(jīng)營發(fā)展提供更有力的數(shù)據(jù)支持。管理費(fèi)

用分類參考如下表4-2：

表4-2管理費(fèi)用分類表

序號(hào)項(xiàng)目

1工資

2職工福利費(fèi)

3折舊費(fèi)

4辦公費(fèi)

5通信電話費(fèi)

6差旅費(fèi)

7運(yùn)輸費(fèi)

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

8保險(xiǎn)費(fèi)

9租賃費(fèi)

10修理費(fèi)

11訴訟費(fèi)

12排污費(fèi)

13綠化費(fèi)

14物料消耗

15無形資產(chǎn)攤銷

16業(yè)務(wù)招待費(fèi)

17職工教育經(jīng)費(fèi)

18水電費(fèi)

19倉庫經(jīng)費(fèi)

20會(huì)議費(fèi)

21審計(jì)費(fèi)

22董事會(huì)費(fèi)

4.3完善費(fèi)用報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)管控體系

4.3.1付款程序?qū)嵭卸嗉?jí)處理

為了強(qiáng)化資金支付管理，降低資金支付環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，提高資金支付環(huán)節(jié)的

風(fēng)險(xiǎn)管控力度，公司資金支付要實(shí)現(xiàn)多級(jí)處理，即根據(jù)管理費(fèi)用報(bào)銷資金結(jié)算

金額的不同，設(shè)置多級(jí)資金結(jié)算程序，設(shè)置資金結(jié)算復(fù)核崗，采用交叉驗(yàn)證等

方式，來保證資金結(jié)算的安全性，如下表4-3所示。

表4-3資金分級(jí)處理表

20萬以下一級(jí)處理

20-50萬二級(jí)處理

50萬以上二級(jí)處理并進(jìn)行交叉驗(yàn)證

公司應(yīng)建立舉報(bào)投訴制度，鼓勵(lì)員工對(duì)費(fèi)用報(bào)銷付款環(huán)節(jié)出現(xiàn)的舞弊情況

進(jìn)行實(shí)名或匿名舉報(bào)。審計(jì)部門要對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估分析，最后對(duì)被舉報(bào)人

進(jìn)行處理。實(shí)名舉報(bào)人信息要嚴(yán)格保密，舉報(bào)結(jié)果要適當(dāng)反饋給舉報(bào)人。這樣

可以減少舞弊情況，降低資金損失，提高費(fèi)用報(bào)銷流程風(fēng)險(xiǎn)控制。

7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4.3.2完善審計(jì)模式

為了提高管理費(fèi)用報(bào)銷審計(jì)質(zhì)量，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，公司需要完善審計(jì)方式，

采用現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)與非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)相結(jié)合的方式進(jìn)行審計(jì)工作?，F(xiàn)場(chǎng)審計(jì)可以通過訪

談法、走訪客戶等方式進(jìn)行信息收集，了解實(shí)際情況和當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)情況，非現(xiàn)場(chǎng)

審計(jì)則可以對(duì)被審計(jì)部門的費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行橫向、縱向分析，構(gòu)建費(fèi)用報(bào)銷架構(gòu)，

查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。通過將現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)與非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)得出的情況報(bào)告進(jìn)行比對(duì)驗(yàn)證，共

同發(fā)揮作用。如圖4-2所示：

圖4-2