學(xué)校檔案室管理制度

學(xué)校檔案室管理制度1.前言本規(guī)章制度旨在規(guī)范學(xué)校檔案室的管理和運作，以確保學(xué)校各類檔案的安全、完整和便捷的使用。學(xué)校檔案室是學(xué)校行政管理緊要的構(gòu)成部分，它承載著學(xué)校的歷史和發(fā)展，是供應(yīng)參考和決策依據(jù)的緊要資源。本制度適用于學(xué)校檔案室的日常管理工作，涵蓋檔案的收集、整理、保管、借閱、銷毀等各方面內(nèi)容。2.檔案室的職責(zé)和組織結(jié)構(gòu)2.1職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理、登記、保管學(xué)校各類檔案資料；組織檔案的分類、歸檔和編目工作；供應(yīng)檔案查詢、借閱和復(fù)制服務(wù)；引導(dǎo)學(xué)校各部門檔案管理工作，并定期進行檔案管理培訓(xùn)；定期審核檔案室的檔案整理和處理工作。2.2組織結(jié)構(gòu)學(xué)校檔案室的組織結(jié)構(gòu)如下：檔案室主任：負(fù)責(zé)檔案室的全面管理工作，協(xié)調(diào)各個環(huán)節(jié)的工作，并向上級報告；檔案管理人員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、借閱等工作；檔案室助理：幫助檔案管理人員進行日常工作，搭配完成各項任務(wù)。3.檔案收集與歸檔3.1檔案收集檔案來源：學(xué)校各個部門、機構(gòu)及個人，包含行政文件、財務(wù)報表、教育教學(xué)資料、研究成績等；檔案鑒定：檔案室主任組織專家對檔案的價值及鑒定等級進行評估，并做好相關(guān)記錄；檔案送交：學(xué)校各部門依照規(guī)定的程序和時間將檔案送交檔案室；檔案接收：檔案管理人員對接收到的檔案進行驗收，填寫檔案接收登記表。3.2檔案歸檔檔案分類：依據(jù)檔案的種類和用途進行分類，建立相應(yīng)的分類目錄；檔案編目：對每份檔案進行編目，包含檔案標(biāo)題、日期、保管期限等信息；檔案整理：依據(jù)編目，對檔案進行整理，確保檔案的有序排列和完整性；檔案存儲：采取防火、防潮、防鼠等措施，確保檔案的安全保管；檔案標(biāo)識：每份檔案都應(yīng)貼上標(biāo)識，包含檔案編號、存放位置等信息。4.檔案查詢與借閱4.1檔案查詢條件限制：檔案室接受學(xué)校內(nèi)部人員的檔案查詢需求，不對外部人員開放；查詢流程：學(xué)校內(nèi)部人員向檔案室提出查詢申請，檔案管理人員幫助查詢，并記錄查詢內(nèi)容、時間和查詢?nèi)藛T等信息；檔案提取：查詢?nèi)藛T填寫檔案提取申請表，經(jīng)授權(quán)后方可提取檔案進行查閱。4.2檔案借閱借閱條件：學(xué)院老師和學(xué)生可向檔案室提出檔案借閱申請，需供應(yīng)必需的理由和借閱期限；借閱流程：借閱申請經(jīng)過審核后，由檔案管理人員幫助進行借閱手續(xù)辦理，記錄借閱檔案的編號、借閱人員和借閱期限等信息；借閱期限：普通借閱期限不超出30天，特殊情況下可適當(dāng)延長，但需提前申請。5.檔案銷毀與保管期限5.1檔案銷毀銷毀條件：依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定，檔案室依據(jù)檔案的緊要性和保管期限，組織檔案銷毀工作；銷毀程序：檔案室主任組織專家對待銷毀檔案進行鑒定和確認(rèn)，經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后方可進行銷毀操作；銷毀記錄：檔案管理人員對銷毀檔案進行記錄，并保管銷毀相關(guān)文件。5.2保管期限保管期限：學(xué)校檔案室依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定，確定各類檔案的保管期限；保管期限續(xù)期：涉及法律訴訟、訴求申訴等檔案，保管期限到期前一年，須按規(guī)定程序申請續(xù)期。6.檔案管理培訓(xùn)與審核6.1檔案管理培訓(xùn)檔案管理培訓(xùn)：檔案室主任定期組織檔案管理人員進行檔案管理知識和技能培訓(xùn)，提高工作水平；檔案管理宣傳：檔案室主任組織宣傳活動，提高學(xué)校內(nèi)部人員對檔案管理的重視程度。6.2檔案管理審核審核內(nèi)容：檔案室主任對檔案室的檔案整理、歸檔、銷毀等工作進行定期或不定期的審核；審核結(jié)果：審核結(jié)果包含對工作合格、需改進的問題以及整改措施的建議等。7.附則7.1本制度的修訂依據(jù)學(xué)校發(fā)展和管理需要的變動，本制度的修訂由學(xué)校檔案室主任提出，并經(jīng)學(xué)校行政部門批準(zhǔn)執(zhí)行。7.2本制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校檔案室主任全部，并在學(xué)校內(nèi)部進行宣傳和解釋。結(jié)束語學(xué)校檔案室的規(guī)章制度是學(xué)校行政管理的緊