上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄106251上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司簡介 上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)1上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司簡介上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司（以下簡稱“紅雙喜公司”）成立于1999年，由金山區(qū)國資委全額出資的投資管理型企業(yè)集團(tuán)，主要經(jīng)營：文教體育用品、中外樂器和賬冊紙品等。集團(tuán)公司出資參股、控股、全資企業(yè)有：上海紅雙喜股份有限公司、上海實(shí)業(yè)馬利畫材有限公司、上海文教體育用品總公司、上海立信會(huì)計(jì)帳冊紙品公司和上海鋼琴有限公司等7家企業(yè)。同時(shí)，集團(tuán)公司黨委受上海市工業(yè)合作聯(lián)社的委托，對上海民族樂器一廠等集體企業(yè)進(jìn)行黨群工作管理。集團(tuán)公司出資及關(guān)聯(lián)企業(yè)擁有“紅雙喜”、“馬利”、“敦煌”、“立信”和“施特勞斯”等著名品牌。近年來，集團(tuán)公司緊緊圍繞“創(chuàng)新思維，精細(xì)管理”理念，明確“品牌經(jīng)營、投資管理”發(fā)展戰(zhàn)略定位，牢牢把握“穩(wěn)中求進(jìn)”的工作總基調(diào)。2上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、存在問題及產(chǎn)生原因分析2.1管理現(xiàn)狀紅雙喜公司的財(cái)務(wù)單元由核算會(huì)計(jì)部門、資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)管控部門組成，在基層部門作出業(yè)務(wù)流程申請后，企業(yè)管理層再經(jīng)開會(huì)研究后對申報(bào)流程進(jìn)行決議。對于紅雙喜公司而言，在高層作出決議后，業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的管理目標(biāo)便達(dá)成一致,用基本的核算與基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析來對流程中各項(xiàng)細(xì)節(jié)進(jìn)行把控，對采購、銷售等環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的預(yù)算金額與指標(biāo)，每月月底將各項(xiàng)業(yè)務(wù)表單進(jìn)行統(tǒng)籌。對于紅雙喜公司的采購環(huán)節(jié)而言，采購業(yè)務(wù)的指標(biāo)計(jì)劃之一，便是采購物料成本需要低于當(dāng)?shù)厥袌銎骄鶅r(jià)，降低的幅度要在三個(gè)百分點(diǎn)以上。目前紅雙喜公司的采購流程，是由各基層端口部門向企業(yè)采購部提交需求，由采購部進(jìn)行統(tǒng)籌安排，所采購的物資于下一采購周期前進(jìn)行發(fā)放。2.2存在問題分析2.2.1供應(yīng)商管理混亂紅雙喜公司對于供應(yīng)商的選擇,采購部經(jīng)理選擇供應(yīng)商的方法是按對方公司提供的報(bào)價(jià)高低來決定是否進(jìn)行合作，在2019年11月份公司購置兩臺(tái)臺(tái)式電腦，公司按照價(jià)格的高低，選擇了長沙市賽格電腦公司進(jìn)行合作，在合作之前沒有考評對方公司的信用等級，成立時(shí)間和提供的產(chǎn)品渠道來源，12月份收到電腦后，僅使用一個(gè)月后，電腦運(yùn)行速度明顯緩慢，經(jīng)常存在死機(jī)，重啟等現(xiàn)象，這才發(fā)現(xiàn)公司新購置的臺(tái)式電腦為組裝二手機(jī)，影響了公司銷售業(yè)務(wù)的開展，給公司帶來了經(jīng)濟(jì)損失。2.2.2采購用品管理不完善公司在采購時(shí)不僅要考慮產(chǎn)品成本，還需注重所購物品的質(zhì)量。首先，采購過程中，采購員在采購打印機(jī)時(shí)，沒有和商家約定產(chǎn)品保修期，這是采購過程隨意。其次，產(chǎn)品在使用過程中如果出現(xiàn)故障，財(cái)務(wù)部門正常辦公會(huì)受影響，產(chǎn)品的后續(xù)維修費(fèi)用得公司承擔(dān)，這是辦公用品入庫管理不嚴(yán)。總而言之，采購用品管理不善是因?yàn)榧t雙喜公司沒有設(shè)立辦公用品管理?xiàng)l例,導(dǎo)致辦公用品沒有專人保管、發(fā)放。購買回的辦公用品放置于儲(chǔ)物柜，簽字筆、油性筆領(lǐng)用隨意、使用快。A4紙浪費(fèi)嚴(yán)重，有專用于寫草稿、計(jì)算的筆記本，往往被員工私自使用，造成用A4紙代替的情況。打印時(shí)使用單面打印，打印出資料厚重，頁數(shù)多。紙張隨意堆放在地上，下雨天氣，導(dǎo)致紙張潮濕，無法正常使用。這些都是由于辦公用品管理不善造成的。2.2.3采購工作效率低2019年下半年公司轉(zhuǎn)型升級，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的增多，采購、入庫的單據(jù)也會(huì)很多，采購部填寫好采購預(yù)算的單據(jù)后，往往遺忘立刻傳遞給財(cái)務(wù)部，單據(jù)傳遞的環(huán)節(jié)上不熟悉,然后還有在簽發(fā)采購費(fèi)用的支票后,跟財(cái)務(wù)部門溝通比較不及時(shí)，未能迅速清楚的應(yīng)答財(cái)務(wù)部關(guān)于支票數(shù)據(jù)的咨詢，致使財(cái)務(wù)部工作量加大，減慢其部門工作效率。在采購部門簽訂好采購合同后，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)運(yùn)輸數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)的情況，導(dǎo)致采購工作效率低。此外，單據(jù)填制及單據(jù)審核是采購流程中必須的兩個(gè)壞節(jié)，各類單據(jù)在采購人員和財(cái)務(wù)人員之間的反復(fù)填寫、稽核和數(shù)據(jù)錄入（記賬)使采購過程耗時(shí)而低效。2.2.4辦公用品采購時(shí)效性問題采購人員沒注意采購到貨時(shí)間問題。上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司要求采購員進(jìn)行緊急采購，在二次采購中，采購員所購物品齊全，商家提供送貨服務(wù)，但商家送貨時(shí)間需兩周，這違反了公司需緊急采購的初衷。采購人員沒抓住采購重點(diǎn)要求，忽視了緊急采購的到貨時(shí)間問題。2.3問題產(chǎn)生原因分析2.3.1未對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理由于缺乏相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，公司沒有對供應(yīng)商進(jìn)行明確劃分并缺乏針對性的管理。因?yàn)檫^去公司與供應(yīng)商之間的關(guān)系多為對立與競爭的管理,受這一現(xiàn)象的影響企業(yè)通常不會(huì)區(qū)別對待各供應(yīng)商。但是不同供應(yīng)商所提供的物資對企業(yè)的重要程度不盡相同所以各供應(yīng)商有著不同的重要性。紅雙喜公司還采用傳統(tǒng)的方法,與供應(yīng)商建立短期目標(biāo)型關(guān)系。在這種短期目標(biāo)型關(guān)系下公司把供應(yīng)商之間看成是完全競爭的，認(rèn)為供應(yīng)商之間可以完全替代，這樣的做法使得公司和供應(yīng)商共同發(fā)展受到阻礙。2.3.2沒有固定采購人員由于紅雙喜公司采購人員離職，出納代為采購。出納對辦公用品采購工作不熟悉，線下采購又沒有預(yù)算成本。不能全面考慮成本、質(zhì)量、時(shí)間問題。出現(xiàn)商家沒有出具發(fā)票的情況，導(dǎo)致后續(xù)財(cái)務(wù)部門無法報(bào)銷，需補(bǔ)開單據(jù)，拉低了工作效率。2.3.3缺少采購預(yù)算管理體系紅雙喜公司，在辦公用品采購管理過程中，雖然企業(yè)建立了庫存采購審批制度和預(yù)算管理程序，但對于采購物資時(shí)間，并未考慮庫存臨界點(diǎn)等因素，為了確保日常工作的順利進(jìn)行，避免因缺乏辦公用品而造成工作開展延誤，一般沒有明確的預(yù)算機(jī)制。因此，辦公用品采購具有一定的盲目性和隨機(jī)性，使得庫存所占用的資金高，庫存管理的成本高，從而影響企業(yè)的成本。2.3.4采購方式單一辦公用品采購形式單一，采購人員對所需物品市場價(jià)不了解。選取線下采購的方式，又沒有遵循貨比三家，擇優(yōu)選取的規(guī)則。很容易造成成本過高，預(yù)算超支的情況。如果公司有固定的辦公用品采購場所，產(chǎn)品價(jià)格質(zhì)量就有一定保障。但在沒有固定的場所下，采用線上采購的方式更能節(jié)約采購成本。3上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)3.1問題解決方案3.1.1建立供應(yīng)商管理體系對于公司需求比較少的物品可以考慮選擇固定的供應(yīng)商,對公司的固定供應(yīng)商應(yīng)該建立檔案，檔案上除了要有基本的信息比如編號、銀行賬號、聯(lián)系方式和地址之外，還應(yīng)該要有主營業(yè)務(wù)范圍、注冊資本、營業(yè)執(zhí)照登記號等更詳細(xì)的信息，只有像這樣詳細(xì)的記錄好各種信息，使供應(yīng)商的檔案能通過嚴(yán)格審核之后，才可對其進(jìn)行歸檔處理，并需要安排專門人員來管理和關(guān)注更新情況。3.1.2規(guī)范采購工作流程公司明確各崗位人員職責(zé)，分工協(xié)作，共同完成采購工作。由需求人員提出請購要求，經(jīng)公司同意后，向財(cái)務(wù)經(jīng)理遞交采購清單。(3）財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行采購成本預(yù)算并選擇合適采購方式。(5）線下采購至少有2名人員參與。(6）采購?fù)瓿捎闷沸杞?jīng)倉管員驗(yàn)收合格。(7）合格的辦公用品由采購員根據(jù)發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。(8）經(jīng)驗(yàn)收入庫報(bào)銷完成的用品，由財(cái)務(wù)經(jīng)理統(tǒng)一保管、發(fā)放。3.1.3完善采購管理系統(tǒng)對于辦公用品信息系統(tǒng)管理和使用，在公司每個(gè)部門都有主管或經(jīng)理，他們都可以通過系統(tǒng)看出物品的一系列情況，比如價(jià)格等信息，各部門向主管提交申購單后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷其是否超出了限額，沒有超出就會(huì)發(fā)送到總經(jīng)理并提醒其審批，總經(jīng)理查看沒有其他問題后，就下達(dá)到采購部門，采購部門就可以通知供應(yīng)商開始發(fā)貨。在這樣的采購體系下，流程十分清晰，相關(guān)責(zé)任也明確得十分到位。通過完善信息系統(tǒng)可以加快信息在公司內(nèi)部的流通速度。當(dāng)采購計(jì)劃更改時(shí)和需求數(shù)量更改時(shí)，采購部可以及時(shí)在信息系統(tǒng)上的到信息，采購員能夠及時(shí)更改采購計(jì)劃，能夠避免采購來的辦公用品積壓在倉庫，這樣可以合理的利用公司的資金，節(jié)約成本。3.2業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)3.2.1流程表設(shè)計(jì)表1辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表序號操作流程辦公人員操作內(nèi)容1填寫采購單采購員根據(jù)所需填寫采購清單(如線上采購直接交給財(cái)務(wù)經(jīng)理審批)2審批采購清單財(cái)務(wù)經(jīng)理預(yù)算審核采購清單3填寫借款審批單采購員根據(jù)所需現(xiàn)金填寫借款審批單4借款審批單財(cái)務(wù)經(jīng)理審核借款審批單的合理性、準(zhǔn)確性；將借款審批單轉(zhuǎn)交給出納5填寫兩聯(lián)式借款單出納按借款審批單填兩聯(lián)式借款單(出納拿回執(zhí)聯(lián),會(huì)計(jì)拿憑證聯(lián))6支付采購現(xiàn)金出納按借款單借款金額支付現(xiàn)金給采購人員7編制記賬憑證會(huì)計(jì)根據(jù)借款審批單編制記賬憑證；將記賬憑證交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核8審核記賬憑證財(cái)務(wù)經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確性9登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬；登記完成將記賬憑證交由會(huì)計(jì)10采購采購員到市場采購辦公用品(線上采購:選定網(wǎng)店購買并和網(wǎng)店商家協(xié)商開據(jù)電子發(fā)票)11費(fèi)用結(jié)算并開具發(fā)票生產(chǎn)廠家計(jì)算采購辦公用品總價(jià)；開具相關(guān)票據(jù)12辦公用品驗(yàn)收入庫倉管員根據(jù)票據(jù)驗(yàn)收質(zhì)雖合格辦公用品13交付單據(jù)出納出納接收采購員提交的單據(jù)；將借款單回執(zhí)提交采購員；將單據(jù)交由會(huì)計(jì)制作憑證14編制記賬憑證會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)票及借款單第二聯(lián)編制記賬憑證；將記賬憑證交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核15審核記賬憑證財(cái)務(wù)經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確性、合理性，并簽字16登記科目明細(xì)賬會(huì)計(jì)登記管理費(fèi)用和其他應(yīng)收款科目明細(xì)賬3.2.2流程圖設(shè)計(jì)圖1辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)圖3.3業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)運(yùn)行說明3.3.1在采購成本控制方面(1)通過優(yōu)化辦公用品采購業(yè)務(wù)流程，結(jié)合采購業(yè)務(wù)流程表。從采購人員填寫采購清單開始，到填制借款審批單，這個(gè)過程需財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，使采購人員領(lǐng)取采購款項(xiàng)的過程更加合理、嚴(yán)格。上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司加強(qiáng)了對資金的管理，防止工作人員出現(xiàn)坐支現(xiàn)金的情況。采購辦公用品前，財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算，從而達(dá)到節(jié)約成本，理性購買的目的。(2)采用線上采購方式購買辦公用品，合理控制采購成本。填寫好采購清單直接交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，審核完畢，即可上網(wǎng)采購。采購中采購人員需運(yùn)用多項(xiàng)數(shù)據(jù)，找信譽(yù)、產(chǎn)品品質(zhì)良好的商家進(jìn)行交易。并要求商家提供電子發(fā)票，購買的辦公用品與電子票據(jù)一同寄出。到貨后憑電子發(fā)票，商家聊天記錄到財(cái)務(wù)處報(bào)銷。3.3.2在辦公用品管理方面首先，線下采購可參照以往購買物品的質(zhì)量,用品品質(zhì)好的到相應(yīng)商店回購，質(zhì)量差的不予回購，采用貨比三家，擇優(yōu)選擇方式重新選擇商家購買。然后，采購大件辦公用品，需要求商家提供保修卡并協(xié)商維修期。不建議采用線上購買的形式購買大件辦公用品，如實(shí)需采用此方法，可關(guān)注大型品牌網(wǎng)上旗艦店，并與商家協(xié)商試用期，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，在試用期內(nèi)買家可無條件退換貨物。最后，購買到貨的辦公用品，根據(jù)辦公用品管理?xiàng)l例，交由倉管員統(tǒng)一驗(yàn)收入庫。倉管員再交由出納保管。財(cái)務(wù)人員領(lǐng)取辦公用品，按照所需件數(shù)，到出納處領(lǐng)取并進(jìn)行登記簽名，防止出現(xiàn)公物私用、私自領(lǐng)取的情況。購買簽字筆要求采購人員購買替換芯，多次循環(huán)節(jié)約使用。A4紙除必須單面打印，一律采用雙面打印。A4紙管理需保持干燥、放置高于地面的柜子頂層，防止由于潮濕天氣出現(xiàn)紙張無法使用的情況。對于隨意丟棄可繼續(xù)使用的辦公用品行為，公司采取罰款的形式，約束員工不愛惜公共財(cái)物的行為。3.3.3在采購時(shí)效性方面第一，公司出具辦公用品采購條例管理規(guī)定,提高公司員工的工作積極性與業(yè)務(wù)專業(yè)性。第二，公司根據(jù)采購緊急與否提出要求，采購員需按采購要求進(jìn)行調(diào)整。第三，對于沒有設(shè)專用采購員一職，提高代購人員的采購知識(shí)，從而高效無誤完成辦公用品采購工作。第四，對于填制采購清單，審批單，嚴(yán)格按采購流程進(jìn)行，讓采購過程透明，不是由采購員全權(quán)負(fù)責(zé)，導(dǎo)致公司內(nèi)部出現(xiàn)腐敗。第五，員工各司其職，共同協(xié)作互相監(jiān)督高效完成采購審批流程。在公司要求緊急采購情況下，采購人員需根據(jù)各商家到貨時(shí)間，選擇到貨快、信譽(yù)高的商家進(jìn)行采購。4結(jié)束語在沒有建立合理的辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程之前，本公司在采購辦公用品時(shí)存在一定的盲目性和隨意性，使得占用的資金和庫存管理成本較高。本畢業(yè)設(shè)計(jì)對辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)后，優(yōu)化和健全了預(yù)算管理制度，減少了許多材料的不必要損耗,完善采購信息系統(tǒng)的管理和使用使得采購部門與倉庫管理、財(cái)務(wù)部門更