深圳博德越科技有限公司銷售與收款內部控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-3"\h\u1 公司簡介 深圳博德越科技有限公司銷售與收款內部控制制度優(yōu)化設計公司簡介深圳博德越科技有限公司成立于2012年9月13日，位于深圳市寶安區(qū)航城街道黃麻布社區(qū)勒竹角鴻業(yè)工業(yè)園1棟，注冊資本為1000萬元。經營項目包括電力電子器件、電線、電纜、光纖、數(shù)據(jù)線等。公司現(xiàn)有員工400名左右，在深圳設有七層廠房，各項目在海外國內均有合作伙伴。公司主要由總經理負責，內部職能部門包括財務部、人事部、業(yè)務部、工程部、采購部、制造部、電商部門、后勤部、稽查部、行政部、廉政部等?？偨浝砜偨浝砣耸虏控攧詹恐圃觳亢笄诓炕椴啃姓侩娚滩块T采購部業(yè)務部工程部人事部財務部制造部后勤部稽查部行政部電商部門采購部業(yè)務部工程部廉政部廉政部圖1公司組織結構圖2公司銷售與收款內部控制制度存在的主要問題2.1銷售環(huán)節(jié)溝通不暢，信息同步制度不完善深圳博德越有限公司對于其銷售環(huán)節(jié)中訂單的下達、發(fā)貨批次、收款到賬、應收款以及到賬款的信息沒有進行有效匯總，這些信息都存在時間差異，從而導致商品的銷售環(huán)節(jié)信息不能同步，也難以向相關部門傳達有效的信息；公司內部的微信群、企業(yè)微信等辦公交流軟件的交流效率存在問題，在提交流程的環(huán)節(jié)中，需要經過幾層流程、幾個部門，導致時間拖長，不能達到預計效果，耽誤了某些訂單進展的重要時刻，也不能及時有效反饋存在的問題，給公司造成損失；公司外部與客戶在銷售環(huán)節(jié)上的溝通存在時間差異性，不能及時獲得客戶的要求和發(fā)現(xiàn)產品的問題、批次、發(fā)貨時間、到貨時間等銷售細節(jié)，缺乏有效對接，仍依靠舊方式進行一系列操作。如今科技高速發(fā)展，我們也需要跟上時代步伐。2.2公司銷售與收款環(huán)節(jié)監(jiān)督不到位深圳博德越科技有限公司雖設置了專門的審計部門，但從屬于財務部，缺乏一定的獨立性。公司的監(jiān)督機制沒有得到高層的重視，導致項目上出現(xiàn)私吞公司財產的現(xiàn)象，還有各種不作為，混日子的現(xiàn)象，給公司的銷售環(huán)節(jié)造成不良影響；審計人員專業(yè)素質不高，部分員工沒有獲取相關證書，也缺乏相關的經驗。公司很多員工都是剛出社會的年輕人，對于監(jiān)督沒有明確認知，造成專業(yè)知識與社會經驗的雙重缺乏。審計部門作為公司重要部門，如果管理不當，會造成的各項漏洞，在銷售與收款的各項環(huán)節(jié)讓有心之人存心鉆空，獲取私利，也會造成公司氛圍的改變，員工對公司的忠誠度也會因此下降，有損公司信譽；審計部門不單獨設立以及財務和審計人員的工資沒有得到有效提升，導致員工對工作缺乏熱情，這既不利于員工有效進行監(jiān)督，也不利于審計人員的職業(yè)發(fā)展，讓員工職業(yè)發(fā)展受到一定的限制，各項工作難以開展，不利于公司長期穩(wěn)定的發(fā)展。2.3缺乏風險防范措施深圳博德越科技有限公司在深圳屬于中小型企業(yè)，沒有完整的產銷結構，在它的生產經營范圍內依賴于銷多少產多少的單一結構，市場競爭力不足，遏制了公司的進一步發(fā)展。深圳博德越公司的內部控制環(huán)節(jié)沒有制定完整的風險防范措施，今年突如其來的疫情對于公司海外市場受到嚴重影響，沒有完整的可以規(guī)避風險的能力，讓公司的銷售環(huán)節(jié)承擔巨大壓力，海外市場在疫情期間處于停滯不前的狀態(tài)，讓公司的這部分利潤大打折扣。公司還缺乏對客戶的信用管理約束機制。在銷售與收款的環(huán)節(jié)里，會出現(xiàn)公司已經交貨了，而客戶貨款還沒有收到的情況，這直接導致公司的賬目不能及時收回，若對方逃賬，會對公司的利益造成巨大損失。公司銷售計劃不完善，業(yè)務訂單有所差異，每個季度，月度的各類產品訂單數(shù)目都不一致，需提前制定一個銷售訂單的預算，讓總體數(shù)目控制在業(yè)務范圍內。2.4銷售人員和財務人員隊伍不穩(wěn)定因公司位于深圳市，是外地務工人員較多的一座城市，所以公司內部員工的流動性也較大，造成人員流失。公司對業(yè)務員秉承的要求是拿下訂單的數(shù)目，所以對職員隊伍的學歷要求并沒有很高，導致后面訂單收款環(huán)節(jié)出現(xiàn)一些紕漏，讓公司承擔更多的成本。業(yè)務員的工資是基本工資加上全勤獎，績效提成等綜合合計的，在績效方面公司的規(guī)定需要變化，更接近現(xiàn)在的提成獎勵機制；公司的財務人員大部分都是在校招上招聘的應屆生，缺乏經驗，在對賬目的核實、清點、盤對過程里可能因經驗不足會犯一些小錯誤，影響公司正常的操作流程。財務部是個很敏感的部門，掌握公司最具體的數(shù)據(jù)及資料，如果內部人員流動性較大，不利于公司穩(wěn)定發(fā)展。3公司銷售與收款內部控制制度優(yōu)化設計3.1建立完整的銷售與收款信息溝通制度和流程對公司內部的各項制度進行整改和完善，在公司內部建立一個完整的信息交流制度。首先，業(yè)務員對自己的銷售訂單及時報告上級部門，銷售部跟據(jù)訂單信息及時向制造部確認數(shù)量以及客戶的要求和交貨時間，制造部按輕重緩急制定制造計劃并且向財務部申請制造預算，采購部門訂購相應的原材料，制造部在制造完成后由后勤部門統(tǒng)一發(fā)貨，部分商品可由電商部門網絡銷售。保證各項目，各個小組都能及時獲取消息，準時完成各個任務，對訂單的交貨、發(fā)貨、進度要及時了解和跟進，對存在的問題及時反饋和解決。在內部的協(xié)調溝通里，無論是哪個職位和崗位的工作人員都要及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取有效的措施，引起重視。銷售部公司高層銷售部公司高層制造部制造部財務部財務部采購部采購部電商部后勤部銷售電商部后勤部銷售圖2銷售與收款信息溝通流程3.2建立銷售與收款崗位監(jiān)督制度建立銷售與收款崗位監(jiān)督制度，根據(jù)不同的項目，分別設立銷售、收款、信用稽核等職務，并詳細規(guī)定好每個職務的權利和義務，做到職務之間互相分離與制約。制定總經理、副經理、財務部、市場部、行政人事部、制造部、職業(yè)廉政部、技術部等不同部門崗位的分工圖表，哪個崗位負責什么必須要搞清楚，負責到底，公司的廉政部加強對公司的各個部門之間的監(jiān)管，查找公司在銷售與收款問題上存在的漏洞。圖3銷售與收款崗位分工圖建立監(jiān)督機制：如果一個公司的領導班子出了問題，那這個公司肯定做不長久，所以實行高層回避制度，公司高層的親屬、親戚，不能擔任公司重要的負責人和管理者以及財務相關工作。廉政部監(jiān)督到位，對于公司內部人員的舉報以及公司外部的舉報，要去驗證是否屬實，是誰的問題，為什么會這樣，搞清楚，查到底。審計部門監(jiān)督檢查，公司定期對銷售收款環(huán)節(jié)的各項數(shù)據(jù)，賬目進行抽查，核驗。不定期的檢查各訂單之間往來款項、發(fā)貨數(shù)目、凈收益、成本、費用支出等。財務部門協(xié)助審計部門完成監(jiān)督，各項目的負責人加強監(jiān)督，在銷售的過程中，負責人起到全面統(tǒng)籌的作用，要自行加強對銷售環(huán)節(jié)的各項數(shù)目，數(shù)據(jù)，款項的審核監(jiān)督。公司內部舉報信息以及外部的舉報信息核實，追究責任。公司高層的親屬，親戚不能擔任公司重要負責人及公司管理者。高層回避制度廉政部監(jiān)督公司內部舉報信息以及外部的舉報信息核實，追究責任。公司高層的親屬，親戚不能擔任公司重要負責人及公司管理者。高層回避制度廉政部監(jiān)督 對銷售過程中各項數(shù)據(jù)，款項，合同審查，單據(jù)驗收一一核對。對銷售收款數(shù)據(jù)定期抽查核對，檢查訂單款項，發(fā)貨數(shù)目，支出。對銷售過程中各項數(shù)據(jù)，款項，合同審查，單據(jù)驗收一一核對。對銷售收款數(shù)據(jù)定期抽查核對，檢查訂單款項，發(fā)貨數(shù)目，支出。負責人監(jiān)督審計部門監(jiān)督負責人監(jiān)督審計部門監(jiān)督圖4博德越公司監(jiān)督管理圖3.3建立銷售與收款風險識別制度建立銷售與收款風險識別制度，公司必須實施有效的風險評估程序。公司可先設定銷售與收款的目標，然后辨認影響該目標實現(xiàn)的有關事項，全面考慮該事項發(fā)生的機率。首先，我們應當建立一個預警機制，在銷售的環(huán)節(jié)中對可能發(fā)生的情況做一個風險評估，預警機制主要包括采集外部競爭者和市場變化的相關數(shù)據(jù)資料，對存貨商品，銷售商品的價格做出比對內容。其次，建立約束機制，對各職位的員工職責做到分工明確，各司其職。在銷售與收款的業(yè)務中，制造部負責對生產的訂單在規(guī)定時間內完成，業(yè)務部要去外面與客戶交談，簽訂單，監(jiān)督部門負責在相關事宜中業(yè)務的監(jiān)督。最后，建立一個問責機制，對于犯了什么錯，應當接受什么懲罰，獎罰分明。對于收款往來，首先要核對訂單數(shù)目，確定單價；在原材料采購上，貨比三家，降低成本，爭取利益最大化，采用預付定金的方法，定金付全部貨款的50%，防止客戶跑路造成損失，在交貨后在讓客戶付剩余的款項。圖5風險評估機制圖3.4制定合理的銷售策略制定理的銷售策略，根據(jù)千變萬化的市場環(huán)境，深入考察，明確自己的顧客群體，并擬定切合自身特征的方案。公司可以通過銷售折讓和銷售返利等促銷政策，讓客戶關注并且購買我們的產品。二是規(guī)范銷售合同的簽訂，公司在與新老客戶訂立合同前，要對合同條款是否合法、合同的賒銷金額是否超過客戶信用額度、合同的銷售價格是否切合企業(yè)銷售政策進行審批。在與客戶簽訂單，可以對客戶進行再次合作綜合考量，讓公司業(yè)務有更大的拓展空間，更加穩(wěn)定的發(fā)揮空間，加大優(yōu)惠力度，保持穩(wěn)定互利的合作關系，從多角度，全方位的去加深各項目之間的合作。表1銷售計劃表銷售計劃表產品類別項目單價數(shù)量策略電子產品零件一般經營項目15500000個主要產品，質量好，產品聲譽大，合作客戶數(shù)量多3300000個薄利多銷，制作簡單省時省工。電線電纜電線2520000個價格比較實惠，吸引更多這樣的顧客前來。電纜3020000個光纖3520000個數(shù)據(jù)線8100000根硬盤網卡2550000個口罩防護用品口罩0.2500000個壓低成本，在疫情期間供應需求大，正在擴大生產。防護服3650000套酒精630000瓶消毒物品與設備消毒用品1550000個需求大，適量生產，利潤大。醫(yī)療防護用品消毒水840000瓶市場大，競爭對手少。消毒設備4510000臺制作較復雜。3.5制定合理的員工激勵制度3.5.1銷售人員績效考核制度制定銷售人員績效考核制度，銷售人員的工資采取底薪加上績效的方式，并進行月度考核、獎懲有度，提高銷售人員的工作激情以及對工作的熱情，大家打工都是為了賺錢，用這種方式激勵工作人員，提高了公司整體的訂單，為公司擴大規(guī)模有了更加明確的目標。首先，業(yè)務員的底薪公司的標準為5000元每月，提升至5500元每月，然后設立績效獎金，從績效目標，開辟客戶，控制銷售費用，顧客滿意度這幾個方面綜合考核。表2銷售員績效考核與增長表姓名：xxx職務：績效時間：績效增長績效目標具體指標比重衡量標準評估來源完成期限具體績效增長金額計劃業(yè)務量與銷售額業(yè)務訂單種類數(shù)量，以及綜合銷售額增長10%60%每月末完成指標的金額數(shù)量財務部提供的數(shù)據(jù)每月末之前完成在基礎訂單目標上，按訂單金額2%提成。開辟客戶開辟現(xiàn)有客戶10%新客戶25%開辟新客戶的數(shù)量質量業(yè)務部提供數(shù)據(jù)每月末之前完成每開辟一個新客戶獎勵1000元獎金?？刂其N售費用計算銷售費用率10%節(jié)約成本，選擇較經濟的銷售渠道財務部提供的銷售費用數(shù)據(jù)每月末之前完成銷售成本未超支的訂單，每筆訂單獎勵300元。滿意度調查客戶意見5%顧客的滿意程度業(yè)務部的售后訪問每月末之前完成無客戶投訴獎勵300元每月，客戶表揚每次200元獎金?？蛻敉对V每次扣200元3.5.2財務人員績效考核制度建立財務人員績效考核制度，需要制定財務人員考核表，對財務人員在資金處理、現(xiàn)金銀行存款收支處理、財務報表的填寫、公司人事部的評價、財務部領導評價做一個綜合考核表。每月對財務部的人員進行績效考核，按完成的正確性及時性打分，增加員工的績效，同時也起到了約束員工，激勵員工的作用。如表3財務人員績效考核表姓名：xxx績效時間：xxx崗位：xx考核內容比重評估來源期限得分資金管理和調整現(xiàn)金銀行存款收支結算正確性和規(guī)范性60%財務部經理副經理，人事部每月末現(xiàn)金銀行存款收支結算及時性40%財務部經理副經理，人事部每月末占總體比重35%公司資金報表利潤表，資產負債表，日記賬完成的正確性和規(guī)范性60%財務部經理副經理，人事部每月末利潤表，資產負債表，日記賬完成的及時性40%財務部經理副經理，人事部每月末占總體比重35%文檔處理財務部的文書，合同，文件的整理與登記15%財務部經理副經理，人事部每月末人事部財務部評價財務部領導和人事部專員對員工評價15%財務部經理副經理，人事部每月末4評價這次主要解決了深圳博德越公司在銷售與收款方面主要存在的幾個問題：1.企業(yè)內部交流溝通,信息同步制度不完善，主要制定了并建立完整的銷售與收款的溝通渠道，制定任務清單，按照上面的輕重緩急去完成。針對公司銷售與收款環(huán)節(jié)監(jiān)督不到位的問題，完善了銷售與收款環(huán)節(jié)的崗位職責，做到分工明確，公司的高層實行回避制度，廉政部、審計部門加強監(jiān)督。針對缺乏風險防范措施，建立了銷售與收款風險識別機制。針對銷售人員和財務人員隊伍