湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司員工借支與費(fèi)用報銷管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介............................................................1

2公司員工借支與費(fèi)用報銷管理存在的問題................................2

2.1未明確限定員工借支額度及用途..................................2

2.2未制定各項費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)........................................2

2.3員工借支及費(fèi)用報銷審批流程簡單................................2

2.4員工借支與費(fèi)用報銷時間不合理..................................3

3公司員工借支與費(fèi)用報銷制度優(yōu)化設(shè)計..................................3

3.1員工借支用途和額度規(guī)范化......................................3

3.1.1明確借支用途.............................................3

3.1.2明確借支額度.............................................3

3.2制定費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)..............................................4

3.2.1差旅費(fèi)借支及報銷標(biāo)準(zhǔn)：...................................4

3.2.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)...........................................5

3.2.3員工交通費(fèi)..............................................5

3.3優(yōu)化借支及費(fèi)用報銷審批管理....................................6

3.3.1優(yōu)化員工借支單與費(fèi)用報銷審批流程.........................6

3.3.2明確員工借支與費(fèi)用報銷審批職責(zé)...........................6

3.4采用網(wǎng)絡(luò)報銷機(jī)制加強(qiáng)財務(wù)核算..................................7

4小結(jié)................................................................7

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司員工借支與費(fèi)用報銷管

理制度優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

2020年，湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司正式成立，注冊資本200萬人民幣，

設(shè)在湖南省懷化市鶴城區(qū)紫東路大漢龍城電信小區(qū)10棟101號。公司宗旨是為

消費(fèi)者提供優(yōu)質(zhì)的銷售服務(wù)，經(jīng)營范圍廣。包括：金屬材料銷售；機(jī)械零件、

汽車零部件銷售、五金產(chǎn)品批發(fā)；建筑建材產(chǎn)品銷售;電子產(chǎn)品銷售；塑料制品

經(jīng)銷；軟件開發(fā)等多種經(jīng)營項目。公司經(jīng)營理念是，在成長路上，不斷帶領(lǐng)員

工奮發(fā)圖強(qiáng)，真誠協(xié)作互惠共贏。公司組織結(jié)構(gòu)如下圖：

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司的日常費(fèi)用主要包括進(jìn)行業(yè)務(wù)拓展的業(yè)務(wù)招待

費(fèi)、出差產(chǎn)生的差旅費(fèi)、購買辦公用品費(fèi)用、交通費(fèi)等。員工借支情況發(fā)生少，

還未形成行之有效的借支標(biāo)準(zhǔn)和流程。當(dāng)前公司依然采用手工填寫報銷單的方

式進(jìn)行費(fèi)用報銷，對涉及公司經(jīng)營管理的各項費(fèi)用進(jìn)行審批，經(jīng)過紙質(zhì)審批后，

財務(wù)人員根據(jù)審批結(jié)果通過手工記賬，將審批通過的報銷流程給予員工借支和

費(fèi)用支付。

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2公司員工借支與費(fèi)用報銷管理存在的問題

2.1未明確限定員工借支額度及用途

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司對于員工借支金額以及用途沒有明確的限定。

借支金額沒有明確上限，而且對于用借支金額辦理公司業(yè)務(wù)的期限、業(yè)務(wù)明細(xì)、

項目效果也沒有詳細(xì)說明。例如：趙某是公司駐外地的經(jīng)理，與公司簽定了勞

動合同，因需要在外地拓展業(yè)務(wù)，趙某向公司申請借支10萬元并且出具了借條。

事后，因開展業(yè)務(wù)不順被公司解雇，導(dǎo)致借款無法收回。員工隨意借支，且未

進(jìn)行業(yè)務(wù)項目分析報告就直接拿走款項可能導(dǎo)致員工借款不還、不按規(guī)定期限

報銷、報銷金額過大對企業(yè)經(jīng)營造成影響。

2.2未制定各項費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司規(guī)模較小，對于公司費(fèi)用報銷過于依賴財務(wù)人

員主觀，各項費(fèi)用的報銷標(biāo)準(zhǔn)和所需的原始資料缺乏統(tǒng)一的界定和標(biāo)準(zhǔn)。受行

業(yè)特點和公司規(guī)模影響，工作人員會產(chǎn)生較多業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、交通費(fèi)。

因為個人費(fèi)用報銷單據(jù)所涉及類型比較繁雜，財務(wù)人員可能會按照自身工作經(jīng)

歷主觀確定，而一旦在報銷流程中的某個環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)人員調(diào)整，那么也會極大地

影響報銷的一貫性，甚至?xí)?dǎo)致前后數(shù)據(jù)不統(tǒng)一影響報銷效果。不少員工因為

謀取個人私利而報銷一些虛假費(fèi)用，以及部分財務(wù)人員由于未能仔細(xì)核實報銷

人提供的原始憑證，最終出現(xiàn)嚴(yán)重的虛假報銷情況，造成企業(yè)巨大資金損失。

2.3員工借支及費(fèi)用報銷審批不嚴(yán)謹(jǐn)

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司雖然有相應(yīng)的借支及費(fèi)用報銷審批流程，但執(zhí)

行效果不太理想。公司現(xiàn)有的審批流程是員工填寫借支單或報銷單交給部門主

管審批，審批完將單據(jù)送至財務(wù)處，費(fèi)用會計審核單據(jù)是否真實合理后登記入

賬交給出納進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。由于部門主管和財務(wù)審批即可借支或報銷費(fèi)用，權(quán)

限過大，導(dǎo)致管理失控，公司不合理費(fèi)用支出現(xiàn)象嚴(yán)重?，F(xiàn)有的審批流程如下：

圖2員工借支與費(fèi)用報銷審批流程圖

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2.4員工借支與費(fèi)用報銷時間不合理

公司規(guī)定在每個月的10-20號報賬，其他時段不接受辦理，時間過于集中，

導(dǎo)致許多員工由于出差等原因無法及時完成報賬工作。這種傳統(tǒng)報銷模式不適

合當(dāng)前快節(jié)奏的業(yè)務(wù)需要。員工只能在固定時間進(jìn)行借支事項的辦理，往往造

成事項積壓，借支費(fèi)用遲遲不能核算清楚，不利于公司對費(fèi)用的管控。費(fèi)用報

銷工作過于經(jīng)常集中在某一相同時間段，容易導(dǎo)致財務(wù)核算出現(xiàn)錯誤，給公司

造成不必要的損失。

3公司員工借支與費(fèi)用報銷制度優(yōu)化設(shè)計

3.1員工借支用途和額度規(guī)范化

公司員工借支是指員工用個人名義向公司臨時性、用于經(jīng)營活動的暫借款。

作為高效運(yùn)轉(zhuǎn)的體系，財務(wù)系統(tǒng)中的借支環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)具備完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障

員工借支整個流程具備嚴(yán)格性和規(guī)范性。明確規(guī)定員工的借支額度和借支用途，

避免員工拖欠、無力償還。

3.1.1明確員工借支用途

根據(jù)湖南標(biāo)磊物資公司的實際業(yè)務(wù)需要，按照用途將借支分為兩類：

（1）因公借支：主要涉及差旅費(fèi)、備用金、部門活動資金等不便以公司賬

戶直接支付的款項，以及其他臨時借款，如業(yè)務(wù)費(fèi)、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)該

及時報賬，除周轉(zhuǎn)金以外其他借款原則上不允許跨月借支。

（2）因私借支：是在員工或家庭突遭重大變故的情況下經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的特

殊借支，此外，員工不得因私向公司借支。

3.1.2明確員工借支額度

為了加強(qiáng)公司借支事項的管理，對于員工借支事項應(yīng)遵循“前款不清后款

不借”的原則，杜絕占用公司資金的情況。借支額度必須嚴(yán)格按借支的用途制

定。公司的周轉(zhuǎn)金借支原則上不能超過2萬元，由各有關(guān)部門專人負(fù)責(zé)管理。

針對部門急需的某款項、臨時申請的專項借支稱為專項費(fèi)用借支，其金額不得

超過1萬元，如果超過1萬元則需要采用支票形式支付。公司對于借支金額超

過3萬元的款項則需要報告總經(jīng)理簽字，且需出具一份詳細(xì)明確的申請事由報

告以便了解資金去向防范風(fēng)險。對借支額度進(jìn)行規(guī)范有利于提高資金的使用效

率，確保公司資金的安全、完整。

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3.2制定費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司常規(guī)報銷內(nèi)容主要是差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、交

通費(fèi)、通訊費(fèi)、辦公費(fèi)。其中差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用和交通費(fèi)借支和報銷業(yè)務(wù)

較多，需要制定合理的標(biāo)準(zhǔn)以使員工有據(jù)可循，規(guī)范化辦理業(yè)務(wù)。

3.2.1差旅費(fèi)借支及報銷標(biāo)準(zhǔn)

為保證出差人員的正常工作和生活需求，加強(qiáng)費(fèi)用管理，控制支出，避免

資金浪費(fèi)，員工需按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行借支和報銷。差旅費(fèi)借支及報銷標(biāo)準(zhǔn)如下表：

表1差旅費(fèi)借支及報銷標(biāo)準(zhǔn)

費(fèi)用類型報銷標(biāo)準(zhǔn)票據(jù)類型補(bǔ)充說明

副總經(jīng)理及以上800(省會及一線城市)

600(其他地區(qū))超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由出

部門正副職（含享受600(省會及一線城市)提供酒店、差人自行承擔(dān)；自行解

賓館、招待決住宿公司補(bǔ)貼150元/

正副職待遇人員）400(其他地區(qū))

住宿費(fèi)所發(fā)票天，可使用其他費(fèi)用發(fā)

其他人員400(省會及一線城市)

票報銷

300(其他地區(qū))

副總經(jīng)理及以上飛機(jī)（商務(wù)倉）、高鐵（商務(wù)飛機(jī)票、火必須提供發(fā)票，普通員

座）、自駕實報實銷車票、高鐵工不出差不得報銷，銷

部門正副職（含享受飛機(jī)（經(jīng)濟(jì)倉）、高鐵（商務(wù)票、過橋過售部門可憑業(yè)務(wù)記錄據(jù)

交通費(fèi)正副職待遇人員）座）、自駕包干路及油票實報銷不超過1000元/

其他人員高鐵（二等座）、自駕包干等月

伙食補(bǔ)貼150元/天提供餐飲不得超過公司核定標(biāo)準(zhǔn)，

發(fā)票憑票據(jù)據(jù)實報銷

出差當(dāng)?shù)亟粦{票據(jù)實報銷、普通員工限額報銷公交票、的票據(jù)背面注明起始地點

通費(fèi)士票、加油及業(yè)務(wù)內(nèi)容

票等

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司是一個以銷售業(yè)務(wù)為主的公司，對外出差時有

發(fā)生。為規(guī)范公司差旅費(fèi)管理工作，統(tǒng)一差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)，公司規(guī)定員工必須

填報“出差申請表”，寫明出差隨行人員、日期、地點、事由、天數(shù)、所需經(jīng)費(fèi)，

經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人審批簽字。同時出差員工借款需持審批過后的“出

差申請表”填寫“借款單”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以借款，

原則上前賬不清，后賬不借。出差期間產(chǎn)生的共同費(fèi)用報銷，報銷單須有出差

人員及隨行人員簽字確認(rèn)。

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3.2.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司是從事批發(fā)業(yè)和零售業(yè)的公司，對外業(yè)務(wù)比較

多，業(yè)務(wù)招待費(fèi)的支出占比大。業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指企業(yè)為了生產(chǎn)、經(jīng)營業(yè)務(wù)所必

需的應(yīng)酬費(fèi)用。業(yè)務(wù)招待費(fèi)包括因業(yè)務(wù)需要而招待有關(guān)人員的餐飲費(fèi)、禮品費(fèi)、

贈送商品、贈送福利卡開支等。公司堅持分級預(yù)算管理，實行記錄管理制度，

據(jù)實記錄招待地點、人員、陪同人數(shù)、時間。具體業(yè)務(wù)招待標(biāo)準(zhǔn)如下：

表2業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

招待人員招待標(biāo)準(zhǔn)備注

一般業(yè)務(wù)員含酒、水、飯、菜每位就餐者費(fèi)用不公司陪同人員不應(yīng)超過2人

超過50元/人

業(yè)務(wù)單位部門領(lǐng)含酒、水、飯、菜每位就餐者費(fèi)用不陪客人數(shù)從減，原則上每桌

導(dǎo)超過100元/人陪客不超過3人

業(yè)務(wù)單位主要領(lǐng)含酒、水、飯、菜每位就餐者費(fèi)用不由公司高管級領(lǐng)導(dǎo)陪同，每

導(dǎo)或重要客戶超過150元/人桌陪客人數(shù)不超過3人

附：單次招待超過2000元的，必須事先報分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可發(fā)生，報銷前需分管

領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)票背面審核簽字

3.2.3員工交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司為了吸引人才，每個月給予員工上下班交通補(bǔ)

貼幫助員工解決交通費(fèi)用問題。為了在體現(xiàn)人性關(guān)懷的基礎(chǔ)上加強(qiáng)公司成本管

理。員工自駕車或乘坐公交車、地鐵等公共交通工具予以補(bǔ)貼，出租車不屬于

補(bǔ)貼范疇。此制度適用于上下班距離單程超過兩公里的公司正式職員，試用期

員工、勞務(wù)派遣工不享受本福利待遇。根據(jù)不同崗位、自備車或乘坐交通工具，

補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)如下:

表3交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

員工級別報銷金額報銷要求

副總經(jīng)理及以上600元/月公共交通工具憑票據(jù)或提供截圖證明

進(jìn)行報銷，自駕車提供上下班距離證明，

部門正副經(jīng)理500元/月

按照1.2元/公里進(jìn)行報銷。

部門主管400元/月不得超過公司核定標(biāo)準(zhǔn)，超支部分自行承

擔(dān)。

普通員工300元/月

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3.3優(yōu)化借支及費(fèi)用報銷審批管理

3.3.1優(yōu)化員工借支單與費(fèi)用報銷審批流程

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司原有的審批流程過于簡單，且缺乏公司高層管

理人的審批環(huán)節(jié)，導(dǎo)致費(fèi)用管理失控，應(yīng)當(dāng)完善審批流程，防范和控制資金風(fēng)

險。優(yōu)化后的審批流程如下圖：

圖3報銷審批

3.3.2明確員工借支與費(fèi)用報銷審批職責(zé)

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司對原有審批職責(zé)劃分不清楚，常常由部門主管

和財務(wù)審批即可借支或報銷費(fèi)用，權(quán)限過大，導(dǎo)致資金流動隨意。為此公司應(yīng)

對員工借支單與費(fèi)用報銷單的審批職責(zé)進(jìn)行明確。通過明確職責(zé)更好地對部門

經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行計劃、指揮和控制，優(yōu)化審批工作流程，強(qiáng)化各部門的合作與聯(lián)

系，完善內(nèi)部的管理制度。具體員工借支與費(fèi)用報銷審批職責(zé)如下：

表3員工借支單與費(fèi)用報銷審批職責(zé)

審批環(huán)節(jié)審批內(nèi)容責(zé)任人

填報借支單或詳細(xì)填報員工借支單或費(fèi)用報銷單信息（報銷人員需將費(fèi)報銷人員、證

費(fèi)用報銷單信用報銷單打印出來，附上相應(yīng)發(fā)票；員工借支則寫明借款明人

息緣由以及準(zhǔn)確金額）；費(fèi)用報銷除經(jīng)辦人簽字外，還應(yīng)有

至少一名證明人簽字。

部門審批審批借支單或費(fèi)用報銷單，核對金額、事由進(jìn)行審批簽字部門經(jīng)理

財務(wù)審批審核借支單、報銷單真實性，（存在超出費(fèi)用或不合理費(fèi)財務(wù)經(jīng)理

用，在單據(jù)上注明），復(fù)審單據(jù)金額是否準(zhǔn)確、事由是否

真實

總經(jīng)理審批審核借支及報銷單據(jù)，部門負(fù)責(zé)人以及財務(wù)經(jīng)理是否簽字總經(jīng)理

出納付款出納進(jìn)行付款，需注意付款申請的簽批手續(xù)是否按規(guī)定流出納

程簽批完畢，檢查付款申請單上的支付方式，檢查銀行存

款余額是否足夠支付

經(jīng)辦人領(lǐng)款經(jīng)辦人進(jìn)行借支或費(fèi)用報銷領(lǐng)款，經(jīng)辦人和領(lǐng)款人需一致，經(jīng)辦人

不得代領(lǐng)

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3.4采用網(wǎng)絡(luò)報銷機(jī)制提高財務(wù)審核效率

湖南標(biāo)磊物資貿(mào)易有限公司提出報銷時間碎片化的概念，將報銷從傳統(tǒng)的

固定時間與空間中解放?？稍诰€報銷員工借支及費(fèi)用，在手機(jī)端提交報銷申請，

審批人在手機(jī)里進(jìn)行審批，不受時間地點的限制。根據(jù)不同的崗位設(shè)置不同的

審批人員，制定好自動傳遞審批任務(wù)，由各個環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人具體掌握自己的審

批流程，讓員工，特別是長期出差的人員在移動端就可以申請借支、費(fèi)用報銷，

讓公司管理人員可隨時隨地的進(jìn)行審批管理，節(jié)約報銷時間。

賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，可采用系統(tǒng)自動化處理。以前每報銷一筆費(fèi)用，會計就必

須做一筆分錄，不但工作效率低，且容易出現(xiàn)錯誤。隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，公司可

以開通與會計科目相配套的報銷管理系統(tǒng)和財務(wù)核算管理系統(tǒng)。財務(wù)核算系統(tǒng)

以及費(fèi)用報銷系統(tǒng)能夠有效提高員工報銷的效率。例如員工在出差后可以第一

時間將原始憑證拍照上傳至系統(tǒng)的個人賬戶，避免丟失原始憑證。現(xiàn)在許多手

機(jī)APP高效發(fā)展，許多財務(wù)管理系統(tǒng)可以通過手機(jī)端直接進(jìn)行操作，財務(wù)人員

可以根據(jù)線上流程及審批狀況進(jìn)行線上結(jié)算。利用線上報銷系統(tǒng)，財務(wù)人員還

可以對公司相關(guān)運(yùn)營數(shù)據(jù)進(jìn)行提煉，對管理人員所需各項運(yùn)營數(shù)據(jù)也可以及時

查詢和整理。