湖南華日制藥有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡(jiǎn)介................................................................................................................1

2公司管理費(fèi)用現(xiàn)狀................................................................................................1

3公司管理費(fèi)用報(bào)銷存在的問題............................................................................2

3.1費(fèi)用審批不嚴(yán).............................................................................................2

3.2差旅費(fèi)報(bào)銷監(jiān)管不到位.............................................................................2

4公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)................................................................3

4.1細(xì)化管理費(fèi)用管控措施.............................................................................3

4.1.1明確費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間..........................................................................3

4.1.2明確費(fèi)用報(bào)銷附件..........................................................................3

4.1.3明確審核人員職責(zé)..........................................................................4

4.2差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì).................................................................5

4.2.1明確差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)......................................................................5

4.2.2差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程......................................................................6

5總結(jié).......................................................................................................................7

參考資料...................................................................................................................8

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南華日制藥有限公司管理費(fèi)用

報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

湖南華日制藥有限公司成立于2001年7月23日，位于湖南省寧鄉(xiāng)市經(jīng)濟(jì)

開發(fā)區(qū)二環(huán)東路，注冊(cè)資金500萬人民幣，專注于各類醫(yī)藥產(chǎn)品的研究、開發(fā)、

生產(chǎn)和銷售。公司主要業(yè)務(wù)覆蓋多個(gè)領(lǐng)域，包括化學(xué)藥品、生物制品、中藥提

取物及保健食品等，廣泛應(yīng)用于抗感染、抗腫瘤、治療和預(yù)防心血管、神經(jīng)系

統(tǒng)、呼吸系統(tǒng)等疾病。公司擁有一支豐富經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技術(shù)的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，以及高

度自動(dòng)化的生產(chǎn)線，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量與安全。公司經(jīng)過多年的發(fā)展，已成為

國(guó)內(nèi)外多種藥品的主要供應(yīng)商。公司組織結(jié)構(gòu)如圖1-1所示：

圖1-1公司組織架構(gòu)圖

2公司管理費(fèi)用現(xiàn)狀

湖南華日制藥有限公司是一家醫(yī)藥制造公司，其公司管理費(fèi)用分為管理部

門發(fā)生的管理費(fèi)用和研發(fā)部門發(fā)生的計(jì)入費(fèi)用類的研發(fā)費(fèi)用。管理部門發(fā)生的

管理費(fèi)用主要有職工薪酬、折舊與攤銷、租賃費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、修理費(fèi)、

安全及勞動(dòng)保護(hù)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、水電費(fèi)、其他費(fèi)用。

具體管理費(fèi)用項(xiàng)目明細(xì)表如表2-1所示：

表2-1管理費(fèi)用明細(xì)

費(fèi)用大類費(fèi)用科目所屬部門

職工薪資

租賃費(fèi)

管理費(fèi)用管理部門

辦公費(fèi)

維修設(shè)備費(fèi)

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

安全及勞動(dòng)保護(hù)費(fèi)

保險(xiǎn)費(fèi)

其他費(fèi)用

差旅費(fèi)

湖南華日制藥有限公司對(duì)于每一類費(fèi)用，在一些主要的關(guān)鍵控制點(diǎn)上，大

多數(shù)有著具體的控制措施。費(fèi)用報(bào)銷管理的流程雖然有一些共性，但是每一項(xiàng)

費(fèi)用之間也有差異，所以管理的方式方法還是略有不同，以下就各類費(fèi)用的管

理方法特點(diǎn)進(jìn)行分別介紹:

表2-2費(fèi)用管理方式

費(fèi)用發(fā)生方式管理方式審核流程

差旅費(fèi)財(cái)務(wù)相關(guān)政策監(jiān)控個(gè)人審批流程

職工工資費(fèi)財(cái)務(wù)按績(jī)效勞務(wù)實(shí)施財(cái)務(wù)部門直接審核

租賃費(fèi)按合同進(jìn)行管控財(cái)務(wù)部門憑票報(bào)銷

辦公費(fèi)財(cái)務(wù)相關(guān)政策監(jiān)控財(cái)務(wù)部門憑票報(bào)銷

3公司管理費(fèi)用報(bào)銷存在的問題

3.1費(fèi)用審批不嚴(yán)

湖南華日制藥有限公司股東于2023年2月初聘請(qǐng)了大信會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)公

司2021-2022年財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行審計(jì)，該事務(wù)所在審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)公司費(fèi)用審批不

嚴(yán)的問題。

（1）費(fèi)用報(bào)銷不及時(shí)，部分費(fèi)用出現(xiàn)跨年報(bào)銷的現(xiàn)象。例如：2021年10

月份購(gòu)置的一批低值易耗品，至2022年2月份才審批入賬。

（2）費(fèi)用附件不全，難以審核其真實(shí)性。湖南華日制藥有限公司員工在報(bào)

銷辦公用品的時(shí)候，并沒有將有效的購(gòu)物明細(xì)清單附在報(bào)銷單之后，這在很大

程度上增加了公司員工將個(gè)人辦公用品與公司辦公用品混合使用后無法分辨的

風(fēng)險(xiǎn)，由于沒有購(gòu)物清單明細(xì)，財(cái)務(wù)審核人員因此根本無法具體審查，審查實(shí)

際發(fā)生的費(fèi)用難度較大。

3.2差旅費(fèi)報(bào)銷監(jiān)管不到位

（1）在員工出差期間，由于一些不可預(yù)見的因素（如突發(fā)事件、節(jié)假日旅

游高峰期、臨時(shí)出差等），可能導(dǎo)致員工難以購(gòu)買符合公司規(guī)定的車票或住宿

旅店。

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（2）由于公司的差旅費(fèi)管理制度存在缺陷，部分員工可能會(huì)在出差期間選

擇昂貴的交通方式，即便實(shí)際距離并不遠(yuǎn)。或者訂購(gòu)豪華酒店來滿足員工個(gè)人

需求。

（3）各部門對(duì)于當(dāng)?shù)夭惋嫎?biāo)準(zhǔn)的了解準(zhǔn)備不足，可能會(huì)導(dǎo)致員工虛報(bào)較高

額度的差旅費(fèi)用。

（4）出差員工除正常報(bào)銷的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)三大項(xiàng)以外，還

可能私自參雜電話費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、材料費(fèi)、油料費(fèi)等額外費(fèi)用。

總體而言，財(cái)務(wù)部門在審核差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，而這種監(jiān)督差

旅費(fèi)報(bào)銷不到位的情況，可能會(huì)導(dǎo)致實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用與員工報(bào)銷額度出現(xiàn)較大

差異，從而造成員工的不滿情緒，對(duì)公司的團(tuán)結(jié)不利。

4公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1細(xì)化管理費(fèi)用管控措施

4.1.1明確費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間

明確費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間非常重要，因?yàn)榧皶r(shí)報(bào)銷可以避免費(fèi)用的滯留和拖延，

同時(shí)也可以加快財(cái)務(wù)結(jié)算和賬務(wù)核對(duì)的速度。湖南華日制藥有限公司應(yīng)設(shè)定費(fèi)

用報(bào)銷的時(shí)間限制：

1.原則上在業(yè)務(wù)結(jié)束后的7個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)賬手續(xù)。

2.當(dāng)年12月份發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)原則上允許跨年報(bào)賬，1-11月所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)

事項(xiàng)不允許跨年度報(bào)賬。

3.每周的周一至周四為財(cái)務(wù)人員審批與核驗(yàn)原始憑證時(shí)間，周五為賬務(wù)整理

時(shí)間，除特殊情況之外，不對(duì)外辦理業(yè)務(wù)。

4.結(jié)賬期為月末最后一天至次月3日，結(jié)賬期內(nèi)停止報(bào)賬。次月4日起財(cái)務(wù)

部門授理相關(guān)報(bào)銷單據(jù)。

5.每年度報(bào)賬截止時(shí)間由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)籌規(guī)劃后決定。

如果有特殊情況需要延遲報(bào)銷，員工應(yīng)該提前向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。

4.1.2明確費(fèi)用報(bào)銷附件

在明確費(fèi)用報(bào)銷附件時(shí)，湖南華日制藥有限公司應(yīng)該考慮到員工的實(shí)際情

況和工作需要，避免因?yàn)橐筮^于苛刻導(dǎo)致員工無法按時(shí)報(bào)銷費(fèi)用。同時(shí)，應(yīng)

通過辦公平臺(tái)以通知等方式，讓員工都能清楚地知道哪些附件需要提交，如何

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提交附件以及附件審批流程，以確保費(fèi)用報(bào)銷的準(zhǔn)確性和合法性。

1.維修費(fèi)：費(fèi)用報(bào)銷單、經(jīng)審批維修申請(qǐng)單（單次維修超500元）、設(shè)備維

修清單和發(fā)票，另維修金額超過1萬元，需附維修合同。

2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：費(fèi)用報(bào)銷單、經(jīng)審批的招待費(fèi)申請(qǐng)單、餐飲發(fā)票（附上菜

單）、住宿發(fā)票等。

3.差旅費(fèi)：差旅費(fèi)報(bào)銷單、經(jīng)審批的出差申請(qǐng)單、車票、住宿發(fā)票、油料發(fā)

票、過路過橋費(fèi)等。

4.辦公費(fèi)：費(fèi)用報(bào)銷單、用品清單、發(fā)票、辦公用品驗(yàn)收單。

5.租賃費(fèi)：租賃費(fèi)報(bào)銷單、租賃合同、發(fā)票。

6.水電費(fèi)：費(fèi)用報(bào)銷單、起止碼數(shù)、水電費(fèi)發(fā)票。

7.保險(xiǎn)費(fèi)：費(fèi)用報(bào)銷單、保險(xiǎn)費(fèi)用發(fā)票、保險(xiǎn)合同復(fù)印件。

4.1.3明確審核人員職責(zé)

圖4-1公司管理費(fèi)用審批流程圖

部門主管審核：部門主管審核費(fèi)用的合理性和必要性，確保費(fèi)用支出符合

公司的政策和規(guī)定，如果費(fèi)用金額較大或者屬于特殊情況，可以向財(cái)務(wù)部門提

出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)主管審核后再進(jìn)行審批通過。

財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)主管審核費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)和附件的真實(shí)性和合法性，對(duì)

費(fèi)用進(jìn)行核對(duì)和整理，確保報(bào)銷金額和報(bào)銷事由的準(zhǔn)確性和完整性。

總經(jīng)理審批：報(bào)銷是否批準(zhǔn)，由總經(jīng)理對(duì)報(bào)銷費(fèi)用的必要性和合法性進(jìn)行

綜合評(píng)價(jià)后進(jìn)行決定。

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4.2差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.2.1明確差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)

差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照分地區(qū)、分級(jí)別的原則制定，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、市場(chǎng)

價(jià)格和消費(fèi)水平等變動(dòng)情況適時(shí)調(diào)整。

（1）公共交通工具乘坐標(biāo)準(zhǔn)

公司應(yīng)根據(jù)員工級(jí)別制定相應(yīng)的出行方式要求。具體標(biāo)準(zhǔn)見下表所示：

表4-1公共交通工具乘坐標(biāo)準(zhǔn)

職位/出差工具高鐵火車飛機(jī)其他交通

經(jīng)濟(jì)艙

員工出差二等座硬座憑單據(jù)報(bào)銷

（緊急情況）

部門主管一等座軟座經(jīng)濟(jì)艙憑單據(jù)報(bào)銷

經(jīng)理出差一等座軟座經(jīng)濟(jì)艙憑單據(jù)報(bào)銷

總經(jīng)理出差商務(wù)座軟臥頭等艙憑單據(jù)報(bào)銷

出差人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的級(jí)別乘坐公共交通工具。乘坐公共交通工具的出

差人員如果未按規(guī)定級(jí)別正確選擇的，超支部分應(yīng)當(dāng)由個(gè)人自行承擔(dān)。在緊急

情況下（例如臨時(shí)出差時(shí)無法購(gòu)買到指定等級(jí)的車票或機(jī)票），可在征得上級(jí)

領(lǐng)導(dǎo)同意后購(gòu)買其他等級(jí)的車票或機(jī)票。

（2）其他差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)

公司差旅費(fèi)報(bào)銷存在的主要問題是未對(duì)差旅費(fèi)用設(shè)定限制，因此需設(shè)定清

晰的差旅費(fèi)用上限。對(duì)差旅費(fèi)支出，各地市要制定相應(yīng)的限制條件。具體標(biāo)準(zhǔn)

見下表所示：

表4-2其他差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)

地點(diǎn)/項(xiàng)目住宿標(biāo)準(zhǔn)交通標(biāo)準(zhǔn)餐飲標(biāo)準(zhǔn)

北京、上海、天津、重慶、320/天120/天100/天

廣州、深圳

其他省會(huì)城市280/天120/天100/天

市240/天100/天80/天

縣城200/天80/天60/天

村鎮(zhèn)180/天60/天60/天

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4.2.2差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程

湖南華日制藥有限公司應(yīng)健全出差審批制度。嚴(yán)格控制出差人數(shù)和天數(shù)，

按規(guī)定必須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批的出差經(jīng)費(fèi)開支，控制規(guī)模；嚴(yán)禁無實(shí)質(zhì)目的、無

明確目的的出差活動(dòng)。

（1）出差申請(qǐng)審批流程

出差人員填寫出差申請(qǐng)表：職工出差前需填寫出差申請(qǐng)表，注明出差目的、

時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

部門經(jīng)理審核：出差申請(qǐng)表需要提交給部門經(jīng)理進(jìn)行審核。部門經(jīng)理會(huì)根

據(jù)實(shí)際情況判斷員工是否需要出差，并對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行批準(zhǔn)或駁回。

財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批：部門經(jīng)理批準(zhǔn)的出差申請(qǐng)表需要提交給財(cái)務(wù)部經(jīng)理進(jìn)行

審批。財(cái)務(wù)部經(jīng)理將根據(jù)公司的財(cái)務(wù)政策和預(yù)算情況，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批。

出納人員進(jìn)行借支：經(jīng)過財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批通過的申請(qǐng)表將交給出納人員，

出納人員會(huì)根據(jù)申請(qǐng)表中的信息為員工提前支付出差所需的費(fèi)用。具體流程如

圖4-2所示：

出差人員部門經(jīng)理財(cái)務(wù)經(jīng)理

出納借支

填寫申請(qǐng)表審核審批

圖4-2出差審批流程圖

（2）差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程

當(dāng)員工出差之后，需在10天內(nèi)提交差旅費(fèi)報(bào)銷單。

員工填寫出差報(bào)銷申請(qǐng)單：?jiǎn)T工按照公司制定的出差報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，填寫包括

出差費(fèi)用明細(xì)、交通出行方式、出差目的等信息，并附相關(guān)憑證和附件，報(bào)銷

出差費(fèi)用。

部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工提交的差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)單進(jìn)行審批，

包括差旅費(fèi)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否存在不合理費(fèi)用等問題。

財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)已通過部門負(fù)責(zé)人審批的差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)單進(jìn)

行審核，包括費(fèi)用計(jì)算、憑證審核等，確保費(fèi)用真實(shí)、合理、準(zhǔn)確。

總經(jīng)理審批：總經(jīng)理對(duì)已通過財(cái)務(wù)部門審核的差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)單進(jìn)行審批，

包括審批費(fèi)用是否符合公司政策、是否存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等問題。

財(cái)務(wù)部門付款：經(jīng)總經(jīng)理審批的差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)單，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款操

作，并記錄在賬冊(cè)中。具體流程圖如圖4-3所示：

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