湖南仙的飲品有限公司2023年10月客戶接待方案設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1背景介紹............................................................1

2接待目的............................................................1

3接待對象............................................................1

4接待時間和地點......................................................2

5接待準備............................................................2

5.1前期準備......................................................2

5.2中期準備......................................................2

5.3后期準備......................................................3

6接待日程安排........................................................3

7接待流程............................................................3

7.1第一天流程....................................................3

7.1.1接車.....................................................3

7.1.2午餐.....................................................4

7.1.3現(xiàn)場考察.................................................5

7.1.4入住酒店.................................................5

7.1.5晚宴.....................................................6

7.2第二天流程....................................................7

7.2.1早餐.....................................................7

7.2.2項目說明會...............................................7

7.2.3會談.....................................................8

7.2.4午餐.....................................................8

7.2.5市內游覽.................................................9

7.2.6送行晚宴.................................................9

7.3第三天流程...................................................10

7.3.1早餐....................................................10

7.3.2送行....................................................10

7.3.3資料整理................................................10

I

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8人員安排...........................................................11

9經費預算...........................................................12

10意外防范..........................................................13

11效果預估..........................................................14

參考資料............................................................15

II

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湖南仙的飲品有限公司2023年10月客戶接待方案設

計

1背景介紹

湖南仙的飲品有限公司（以下部分簡稱“仙的公司”）位于湖南省長沙市

芙蓉區(qū)荷花園街道萬家麗中路一段196號長房，法定代表人為李明衛(wèi)，經營范

圍包括酒、飲料及茶葉、國產酒類、進口酒類、日用品、文化用品、預包裝食

品、散裝食品的銷售，茶葉作物及飲料作物的批發(fā)，百貨的零售。

廣州瀛南酒業(yè)有限公司（以下部分簡稱“瀛南公司”）位于廣州市白云區(qū)

石井街鳳凰路29號一樓1057，法定代表人為麥劍浩，經營范圍包括互聯(lián)網商品

銷售，商品批發(fā)貿易。貨物進出口，商品零售貿易，互聯(lián)網商品零售，酒類批

發(fā)、酒類零售。

仙的公司始終堅持為廣大消費者打造綠色健康的產品，此次仙的公司推出

的“仙的小精靈活力酒（蘇打配制酒）”深受廣大消費者的喜愛，產品質優(yōu)價

廉，仙的公司秉承雙贏的經營理念，向全國誠招代理商。瀛南公司想對仙的公

司的“仙的小精靈活力酒（蘇打配制酒）”有進一步的了解，發(fā)掘合作機會，

特派考察團現(xiàn)場考察。仙的公司作為接待方，應根據考察團車輛信息、行程計

劃設計接待方案，使之有一個很好的考察體驗，更快更好地了解“仙的小精靈

活力酒（蘇打配制酒）”，體現(xiàn)仙的公司的誠意，促進雙方更好地達成合作。

2接待目的

（1）為公司“仙的小精靈活力酒（蘇打配制酒）”招到一個合適的代理商，

與廣州瀛南酒業(yè)有限公司達成友好合作；

（2）展示湖南仙的飲品有限公司良好形象，展現(xiàn)公司企業(yè)文化，為今后的

友好合作進行鋪墊；

（3）使廣州瀛南酒業(yè)有限公司考察團更好地了解仙的公司的“仙的小精靈

活力酒（蘇打配制酒）”，有一個很好的考察體驗，更好地促進合作。

3接待對象

表1：廣州瀛南酒業(yè)有限公司考察團信息表

姓名職位性別年齡/歲聯(lián)系電話

1

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王思成采購經理男3918573915386

蔡明瑞產品總監(jiān)男3618693480837

劉馨雅財務主管女3515180947214

林凱經理特助男3813150502134

李妮采購助理女2418175456558

陳彩彩財務助理女2317825565256

4接待時間和地點

接待時間：2023年10月1日-2023年10月3日

接待地點：湖南仙的飲品有限公司

5接待準備

5.1前期準備

（1）接收到瀛南公司考察團將來訪考察信息后，明確瀛南考察團到訪時間、

行程路線、考察時間，并根據來客級別參考標準制定接待方案，注明來訪日期、

來訪人員；

（2）根據瀛南考察團名單代訂酒店，安排接待車輛和接待人員，提前告知

公司各部門員工做好接待準備，做好人員分工，制定好接待安排和接待流程；

（3）準備好接待需要的物資，布置好公司環(huán)境，布置會議室，檢查設備，

營造熱鬧的氛圍，告知保潔人員打掃好公司環(huán)境，保持整潔；

（4）提前告知生產工廠工作人員相關事項，注意瀛南考察團到來時的禮儀

禮貌，展現(xiàn)工廠風貌；

（5）由秘書部起草相關文件資料，比如接待設計方案、會議文件、會議演

講稿等；

（6）提前給相關工作人員做好培訓，告知工作責任，以及一些相關禮儀。

5.2中期準備

（1）保證物資供應不斷，做好應急準備；

（2）根據瀛南考察團中途需要滿足需求；

（3）根據交談走向準備好簽訂合同相關事宜。

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5.3后期準備

（1）為瀛南考察團訂購返程的車票，送到對方手上，并提醒發(fā)車時間；

（2）預計瀛南考察團到達時間，向對方問好，敦促項目的執(zhí)行；

（3）協(xié)助瀛南考察團結算相關代訂費用；

（4）將此次接待后續(xù)文件整理總結歸檔，方便下一次安排準備。

6接待日程安排

表2：接待日程安排表

日期時間安排

10月1日09：00-10月1日11：20接車

10月1日11：20-10月1日14：00午餐

10月1日10月1日14：00-10月1日17：00現(xiàn)場考察

10月1日17：00-10月1日18：00入住酒店

10月1日18：00-10月1日19：20晚宴

10月2日06：20-10月2日07：00早餐

10月2日07：00-10月2日09：30項目說明會

10月2日09：30-10月2日11：20會談

10月2日

10月2日11：20-10月2日14：00午餐

10月2日14：00-10月2日18：00市內游覽

10月2日18：00-10月2日19：30送行晚宴

10月3日07：00-10月3日08：20早餐

10月3日10月3日08：20-10月3日10：04送行

10月3日14：00-10月5日12：00資料整理

7接待流程

7.1第一天流程

7.1.1接車

時間：10月1日09：00

地點：長沙南站

負責人：何偉、劉銘、張軍、黎大勛、沈煬

3

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流程：

（1）何偉總監(jiān)、劉銘專員和兩名專職司機分別乘坐汽車提前一個小時于

2023年10月1日9：00到達長沙南站等候，擺放好接車牌等待瀛南考察團到來；

（2）見面后對瀛南考察團的到來表示歡迎，互相介紹公司人員，由專職司

機接過瀛南考察團的行李放進后備箱，為瀛南考察團打開車門，并用手抵住車

門上方以防磕到，待對方坐好后關閉車門，發(fā)動汽車前往南景飯店。

注意事項：

（1）提前詢問瀛南考察團的車輛信息、到達時間，安排好兩輛奔馳E（5

個座位）和去接應的人員；

（2）提前詢問瀛南考察團是否有暈車等情況，在車上備好暈車藥、礦泉水、

紙巾、口罩等物品；

（3）座位尊卑順序為：后排右座、后排左座、后排中座、前排副駕駛座。

第一輛車座位安排：后排右左（王思成經理）、后排左座（蔡明瑞總監(jiān)）、后

排中座（何偉總監(jiān)）、前排副駕駛座（李妮助理）；第二輛車座位安排：后排

右左（劉馨雅主管）、后排左座（林凱特助）、后排中座（劉銘專員）、前排

副駕駛座（陳彩彩助理）。

7.1.2午餐

時間：10月1日11：20

地點：南景飯店（萬家麗店）

負責人：何偉、劉銘、沈煬

流程：

（1）10月1日11：20左右到達南景飯店，禮儀人員引導瀛南考察團前往

飯店包廂，何偉總監(jiān)詢問瀛南考察團是否有什么忌口不愛吃的，或者有什么喜

歡吃的，并推薦當?shù)靥厣穗?，比如：南京招牌烤鴨、秘制口味雞、至尊玻璃

燒鵝等；

（2）等待上菜期間，讓飯店服務人員安排茶水點心，與瀛南考察團簡單介

紹此次的招商活動、聊聊天，讓瀛南考察團感受到公司的熱情；

（3）用餐結束后，招待瀛南考察團在南景飯店稍作休息，隨后出發(fā)前往生

產工廠進行現(xiàn)場考察。

注意事項：

（1）根據瀛南考察團人數(shù)和陪同用餐人員確定用餐人數(shù)、瀛南考察團飲食

習慣和接待地點確定用餐地點，提前預訂南景飯店，安排和準備好用餐接送工

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作；

（2）根據席次禮儀確定好用餐座位，大門正對著的是主位，安排主陪入座，

主位對著副陪座位，主位兩側分別為主賓和副主賓，副陪兩側分別是三賓和四

賓，其他人員隨意入座。主陪和副陪分別由何偉總監(jiān)和劉銘專員入座，主賓和

副主賓分別由王思成經理和蔡明瑞總監(jiān)入座，三賓和四賓分別由劉馨雅主管和

林凱特助入座，其他兩位助理隨意入座；

（3）由專職司機將瀛南考察團的行李放置酒店，并妥善保管好；

（4）用餐期間，招待瀛南考察團用餐，用餐時注意文明禮貌，敬酒要適量，

不可反復勸酒。

7.1.3現(xiàn)場考察

時間：10月1日14：00

地點：生產工廠

負責人：何偉、黃海海、沈煬

流程：

（1）待瀛南考察團到達后互相介紹公司成員，何偉總監(jiān)向瀛南考察團的到

來表示歡迎，引導瀛南考察團前往工廠內部考察；

（2）黃海海專員提交生產工廠生產許可證、食品衛(wèi)生證、營業(yè)執(zhí)照等相關

資料；

（3）考察實地，由何偉總監(jiān)引導瀛南考察團考察生產工廠蘇打配制酒生產

過程中的原料，生產流程是否健康安全，介紹釀酒工人，考察國家規(guī)定工廠里

的相關設施，比如：化驗室、操作臺等，考察綠色、環(huán)保、全封閉的現(xiàn)代化生

產線，以及工廠的生產能力和儲存能力；

（4）引導瀛南考察團前往品酒室，提供“仙的小精靈活力酒（蘇打配制

酒）”樣品品嘗，口感和香味是否符合瀛南公司和廣大消費者的要求，何偉總

監(jiān)介紹這款酒的風味；

（5）詳細考察后，帶領瀛南考察團前往萬家麗國際大酒店安頓稍作休息。

注意事項：

提前告知生產工廠工作人員瀛南考察團來訪時間，準備好歡迎橫幅，何偉

總監(jiān)攜帶禮儀人員前往接應，后勤人員準備好茶水點心、礦泉水、口罩、“仙

的小精靈活力酒（蘇打配制酒）”樣品等。

7.1.4入住酒店

時間：10月1日14：00

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地點：萬家麗國際大酒店

負責人：羅梅梅、鄧意迪、沈煬

流程：

（1）由專職司機送瀛南考察團前往萬家麗國際大酒店；

（2）提前將房卡轉交給瀛南考察團，禮儀人員引導瀛南考察團前往各自的

房間稍作休息，提醒對方晚宴時間，并告知對方如有需要可撥打前臺電話，最

后說一句：“祝您入住愉快！”等禮貌話語。

注意事項：

（1）詢問瀛南考察團喜好的酒店風格、規(guī)模、類型、內部設施等，根據瀛

南考察團的職位、年齡、性別等信息幫忙在萬家麗國際大酒店代訂四間單人間，

一間雙人間；

（2）詢問對方是否有其他的要求，盡可能滿足對方，可提供一些餐飲或其

它服務。

7.1.5晚宴

時間：10月1日18：00

地點：萬家麗國際大酒店

負責人：何偉、劉銘、黃海海、羅梅梅、鄧意迪、沈煬

流程：

（1）宴會開始前十五分鐘擺冷菜等，引導瀛南考察團進入宴會廳，并拉開

座位請對方入座，開口布，上毛巾、飲料等；

（2）結束用餐后邀請瀛南考察團觀看準備好的歌舞表演、魔術表演等，邀

請對方品嘗公司生產的其他雞尾酒；

（3）表演結束后主賓盡歡，詢問用餐意見，禮儀人員引導瀛南考察團前往

酒店休息，提醒對方早餐時間。

注意事項：

（1）確定參加宴會人員，根據對方喜好提前預訂好晚宴場所，搞好宴會廳、

衣帽廳、休息廳等各部位的清潔衛(wèi)生，準備齊全宴會所需的各種物品，比如：

餐桌、椅子、餐具、藝術插花、食物、酒水等；

（2）提醒瀛南考察團晚宴開始時間是18：00；

（3）檢查服務人員的儀容儀表及個人衛(wèi)生，做好服務培訓，提前半小時在

宴會廳等候客人入場，保證就餐地點前有指引人員、接待人員，防止對方走錯；

（4）上菜時要報菜名，發(fā)音要輕，吐字準確，保持微笑，餐具輕拿輕放，

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主人和賓客敬酒時要注意及時續(xù)酒；

（5）注意餐桌禮儀，不能將筷子橫跨至飯碗或者盤子上，不能用筷子戳食

物吃、舔筷子、用筷子傳食物，吃飯喝湯時不要發(fā)出聲音等。

7.2第二天流程

7.2.1早餐

時間：10月2日06：20

地點：萬家麗國際大酒店

負責人：羅梅梅、鄧意迪

流程：

（1）準備好早餐，提供叫醒服務，禮儀人員引導瀛南考察團前往用餐地點，

用餐完畢后稍作休息，前往湖南仙的飲品有限公司參加項目說明會；

（2）提前詢問對方是否可以進房間打掃衛(wèi)生，征求同意后迅速打掃完畢，

清理垃圾，不隨意查看客人物品。

7.2.2項目說明會

時間：10月2日07：00

地點：湖南仙的飲品有限公司會議室

負責人：何偉、劉銘、黃海海、羅梅梅、鄧意迪、沈煬

會議目的：讓瀛南考察團了解仙的公司的招商活動內容，并解答瀛南考察

團的疑問

會議主題：湖南仙的飲品有限公司項目說明會議

主要環(huán)節(jié)：介紹公司，介紹招商活動的內容，解答瀛南考察團疑問

會議主持人：何偉

瀛南考察團與會人員：采購經理王思成、產品總監(jiān)蔡明瑞、財務主管劉馨

雅、經理特助林凱、采購助理李妮、財務助理陳彩彩

流程：

（1）在公司門口準備好歡迎橫幅，何偉總監(jiān)等人等待瀛南考察團到來，禮

儀人員引導前往會議室入座；

（2）何偉總監(jiān)開始會議，詳細介紹此次招商活動的內容，對代理商的要求，

仙的公司能夠提供的條件；

（3）瀛南考察團可進行提問，何偉總監(jiān)和兩位招商專員詳細解答疑問，互

動環(huán)節(jié)結束后何偉總監(jiān)總結，瀛南考察團代表發(fā)言；

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（4）項目說明會結束后帶領瀛南考察團前往休息室稍作休息，隨后前往會

議室進行會談。

注意事項：

提前安排好會議室，檢查音響、投影儀、話筒等電子設備是否正常安全，

擺放好座位和臺簽，后勤人員準備好茶水點心、礦泉水等，將座位安排表提前

以電子郵件的方式發(fā)送給瀛南考察團。

7.2.3會談

時間：10月2日09：30

地點：湖南仙的飲品有限公司會議室

負責人：何偉、劉銘、黃海海、沈煬

會議目的：進行招商活動的商洽，達成合作

會議主題：湖南仙的飲品有限公司商務談判會議

主要環(huán)節(jié)：相互介紹公司，就相關條件進行談判，簽訂合同或約定下一次

談判時間

會議主持人：何偉

瀛南考察團與會人員：采購經理王思成、產品總監(jiān)蔡明瑞、財務主管劉馨

雅、經理特助林凱

流程：

（1）兩位招商專員分發(fā)招商項目書，瀛南考察團對何偉總監(jiān)等人進行提問，

進一步了解招商活動內容；

（2）雙方就數(shù)量、質量、價格、分成等條件開始初步商洽，若是達成合作，

準備好相關合同材料，若是還需進一步商洽，可約定下一次談判；

（3）會談結束后帶領瀛南考察團前往南景飯店進行午餐。

注意事項：

提前安排布置好會議室，準備好茶水點心、礦泉水等，引導瀛南考察團入

座。

7.2.4午餐

時間：10月2日11：20

地點：南景飯店（萬家麗店）

負責人：何偉、劉銘、黃海海

流程：

（1）提前預訂好南景飯店，準備好菜肴，引導瀛南考察團入座，開始用餐；

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（2）用餐結束后前往酒店休息，下午兩點前往萬家麗廣場游玩。

7.2.5市內游覽

時間：10月2日14：00

地點：萬家麗廣場

負責人：何偉、劉銘、黃海海、蘇靜、沈煬

流程：

（1）下午14：00步行前往萬家麗廣場，后勤人員準備好礦泉水、紙巾、

傘、口罩、應急藥品等物品，帶領瀛南考察團品嘗萬家麗廣場特色小吃；

（2）憑預約門票入場，首先前往萬家麗文化大觀園游玩，講解人員負責講

解，文化大觀園總面積兩萬多平方米，分為360米藝術外長廊、500米文化內長

廊和一公里主題文化展館，外長廊采用頤和園式皇家園林的風格，雕梁畫棟，

五尊大氣、威嚴的銅像，簡單介紹各個銅像的歷史來源；

（3）隨后前往萬家麗世界名人蠟像館，五大主題館共展出名人蠟像30余

尊，每一尊人物均為全球極具影響力的精英人物、政界領袖、影視歌超級大腕、

動漫超級明星、中國古代的傳奇美女等；

（4）參觀完畢后前往萬家麗酒店觀景長廊，長廊兩邊墻壁有當下時裝模特、

清明上河圖、碧海藍天、仿佛置身于一個夢幻世界；

（5）全部參觀結束后回到萬家麗國際大酒店，晚上18：00開始晚宴。

注意事項：

告知瀛南考察團提前關注公眾號預約門票，做好萬家麗廣場游玩攻略，主

要觀賞萬家麗酒店觀景長廊、萬家麗世界名人蠟像館、萬家麗文化大觀園三個

景點，并告知瀛南考察團。

7.2.6送行晚宴

時間：10月2日18：00

地點：萬家麗國際大酒店

負責人：何偉、劉銘、黃海海、羅梅梅、鄧意迪、沈煬

流程：

（1）提前預訂宴會場所，準備宴會所需物品，安排工作人員，引導瀛南考

察團入座等（與10月1日晚宴流程相同）；

（2）結束晚宴后，何偉總監(jiān)對瀛南考察團表示這幾天招待不周之地，再次

歡迎瀛南考察團的到來，祝愿兩公司合作愉快；

（3）禮儀人員引導瀛南考察團前往酒店休息，告知對方明天早上的早餐時

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間及高鐵發(fā)車時間。

7.3第三天流程

7.3.1早餐

時間：10月3日07：00

地點：萬家麗國際大酒店

負責人：羅梅梅、鄧意迪

流程：

（1）早上6：40打電話問候瀛南考察團起床，提醒對方早餐已經準備好，

待對方洗漱好即可食用；

（2）用餐完畢后，瀛南考察團回房間收拾行李稍作休息；

（3）待瀛南考察團收拾完畢后，提醒酒店服務人員及時打掃衛(wèi)生，檢查瀛

南考察團是否遺漏物品，以便及時送還，幫瀛南考察團提好行李，啟動專車前

往長沙南站。

7.3.2送行

時間：10月3日08：20

地點：長沙南站

負責人：何偉、黃海海、張軍、黎大勛、沈煬

流程：

（1）提前幫忙預訂上午10點左右的高鐵票，上午8：20啟動專車送瀛南

考察團前往高鐵站，車上備好礦泉水、紙巾、口罩、傘、暈車藥等物品；

（2）提前一小時到達（上午9點左右），以便瀛南考察團候車準備，贈送

公司的紀念品以及當?shù)靥禺a，歡迎瀛南考察團下次再來。

7.3.3資料整理

時間：10月3日14：00

地點：湖南仙的飲品有限公司

負責人：黃海海、張軍

流程：

（1）預計瀛南考察團到達時間，大約在下午兩點左右及時發(fā)送郵件，向瀛

南考察團表示問候，將此次考察的會議記錄、相關資料、預訂酒店高鐵票清單

等整理發(fā)送給對方，并敦促招商活動執(zhí)行；

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（2）整理此次活動相關文件資料、視頻資料、以及費用清單發(fā)票等歸檔，

以便下一次活動開展。

8人員安排

接待工作的順利實施，需要保證各接待負責人員之間信息的流暢，明確各

自的工作內容，以下是仙的公司的接待人員信息表和人員安排表。

表3：接待人員信息表

姓名職位性別年齡/歲聯(lián)系電話

何偉產品總監(jiān)男3415978215521

劉銘招商專員男2914786269226

黃海海招商專員男3014862266359

蘇靜講解人員女2615348952696

羅梅梅禮儀人員女2517795255926

鄧意迪禮儀人員女2515148996285

張軍專職司機男3915395486566

黎大勛專職司機男4118089354596

何景后勤人員男2713925566325

范曉輝后勤人員男2518648952696

沈煬攝影人員男2917355965695

表4：人員安排表

職位負責內容

（1）制定接待方案，安排人員工作，指揮協(xié)調工作；

（2）介紹公司雞尾酒，引導參觀工廠；

產品總監(jiān)

（3）主持會議，講解招商活動，參加會談；

（4）融洽與瀛南考察團的氛圍，接待主要人員。

（1）協(xié)助產品總監(jiān)接待瀛南考察團；

（2）準備招商項目計劃書及相關資料；

招商專員（3）詢問瀛南考察團相關信息；

（4）講解招商活動，參加會議，接待主要人員；

（5）聯(lián)系瀛南考察團等資料整理。

禮儀人員（1）引導瀛南考察團坐車、入會、就餐、入住酒店等；

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（2）其他禮儀需要。

（1）負責接送瀛南考察團，幫忙開關車門；

專職司機

（2）其他需要。

（1）準備相關物資，及時補充物資；

（2）布置會議場所，檢查設備；

后勤人員（3）負責環(huán)境整潔、安保工作；

（4）預訂酒店、高鐵票、就餐地點；

（5）整理相關費用清單，進行報銷。

（1）負責引導瀛南考察團參觀萬家麗廣場；

講解人員

（2）講解萬家麗廣場相關景點。

（1）拍攝現(xiàn)場考察，記錄項目說明會、會談等場景；

攝影人員

（2）整理記錄資料。

9經費預算

表5：經費預算表

項目數(shù)量單價/元合計/元

接送車輛2輛15843168

酒店代訂5間3831915

午餐2餐5001000

晚餐2餐10002000

茶水點心若干/200

礦泉水4箱40160

口罩若干/20

應急物品若干/100

紙巾12包2.530

文本資料若干0.350

橫幅2條1020

小吃若干/100

禮品特產6份100600

高鐵票代訂6張2941764

共計/元11127

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10意外防范

（1）瀛南考察團高鐵延誤或者高鐵提前到達

應對措施：若瀛南考察團高鐵延誤，應及時聯(lián)系瀛南考察團大約到達時間，

并耐心等待；若瀛南考察團高鐵提前到達，首先