湖南鮮食食品股份有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南鮮食食品股份有限公司簡(jiǎn)介........................................1

2湖南鮮食食品股份有限公司現(xiàn)有的應(yīng)付賬款管理制度......................1

2.1公司的采購(gòu)管理制度............................................1

2.2應(yīng)付賬款的支付管理制度........................................2

2.3應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理............................................2

3湖南鮮食食品股份有限公司應(yīng)付賬款管理制度中存在的問(wèn)題................3

3.1采購(gòu)管理制度不規(guī)范............................................3

3.2應(yīng)付賬款未能及時(shí)支付..........................................3

3.3未對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行定期對(duì)賬......................................3

4關(guān)于應(yīng)付賬款管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)......................................3

4.1采購(gòu)制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)............................................3

4.1.1合理制定采購(gòu)計(jì)劃流程....................................3

4.1.2建立供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案..................................4

4.2應(yīng)付賬款的支付制度優(yōu)化........................................5

4.2.1建立信用管理部門(mén)........................................5

4.3應(yīng)付賬款的對(duì)賬流程優(yōu)化........................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

4.3.1完善對(duì)賬流程............................................6

4.3.2完善應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理..................................6

5總結(jié)................................................................7

參考資料.............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南鮮食食品股份有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)

計(jì)

1湖南鮮食食品股份有限公司簡(jiǎn)介

湖南鮮食食品股份有限公司于2019年8月27日成立。法定代表人張曉，以

蛋制品、速凍食品、蔬菜制品、生鮮、水產(chǎn)品干腌制品、水果和堅(jiān)果、魚(yú)糜制

品、淀粉及淀粉制品、調(diào)料和食品添加劑的生產(chǎn)、加工、銷(xiāo)售、蛋類(lèi)和水產(chǎn)品的

批發(fā)零售為主；以及預(yù)包裝食品批發(fā)和零售；農(nóng)副產(chǎn)品銷(xiāo)售；土特產(chǎn)銷(xiāo)售；調(diào)味

品批發(fā)和零售；散裝食品批發(fā)和零售；收購(gòu)農(nóng)副產(chǎn)品；農(nóng)產(chǎn)品配送；便利店經(jīng)

營(yíng)；服務(wù)業(yè)等。

2湖南鮮食食品股份有限公司現(xiàn)有的應(yīng)付賬款管理制度

2.1公司的采購(gòu)管理制度

湖南鮮食食品股份有限公司是一家小型企業(yè)，在采購(gòu)這一方面規(guī)模較小，也

沒(méi)有過(guò)于復(fù)雜的采購(gòu)及審批流程，由于資金不夠充裕，在供應(yīng)商的選擇上多考慮

價(jià)格方面因素，采購(gòu)的最終決定權(quán)由總經(jīng)理行使。當(dāng)各部門(mén)發(fā)生采購(gòu)需求時(shí)，該

部門(mén)根據(jù)需求填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》交由該部門(mén)負(fù)責(zé)人，獲得部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意

后再上交給采購(gòu)部相關(guān)人員，采購(gòu)人員根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)單》內(nèi)填寫(xiě)的物品和數(shù)量

估算價(jià)格，而后進(jìn)行一系列詢(xún)價(jià)比價(jià)來(lái)確定供應(yīng)商，交由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽

字，通過(guò)后才能簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)人員核實(shí)好“采購(gòu)申請(qǐng)單”后向供應(yīng)商訂

貨，隨后確定好供貨日期。

所有采購(gòu)物資到貨后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人按照事先制定好的采購(gòu)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及

數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，開(kāi)好驗(yàn)收入庫(kù)單。如果需要立即使用不能及時(shí)入庫(kù)，先由采購(gòu)人

驗(yàn)收，之后再辦理入庫(kù)手續(xù)。采購(gòu)人應(yīng)帶著原始單據(jù)在貨到后1個(gè)月內(nèi)辦理報(bào)銷(xiāo)

手續(xù)，如果超過(guò)報(bào)銷(xiāo)時(shí)間財(cái)務(wù)部門(mén)不受理報(bào)銷(xiāo)，且責(zé)任由采購(gòu)人承擔(dān)。采購(gòu)物資

不論金額大小，一律由采購(gòu)人簽字，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)告給公司總經(jīng)理審核

簽字后才能夠報(bào)銷(xiāo)，之后要求采購(gòu)人員將供應(yīng)商的送貨單及我放開(kāi)出的單據(jù)交送

至財(cái)務(wù)部才能結(jié)款。公司的采購(gòu)制度可以在一定程度上體現(xiàn)公司的生產(chǎn)能力和經(jīng)

濟(jì)發(fā)展水平。公司采購(gòu)管理制度是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，由管理層所倡導(dǎo)。*湖南鮮

食食品股份有限公司部門(mén)圖*如圖1所示：

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

總經(jīng)理

采購(gòu)部門(mén)行政管理部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)

采購(gòu)監(jiān)督付款

圖1公司部門(mén)圖

*湖南鮮食食品股份有限公司采購(gòu)流程圖*如圖2所示：

發(fā)出采購(gòu)申請(qǐng)審批簽字詢(xún)價(jià)比價(jià)

審批簽字

報(bào)銷(xiāo)審核簽字驗(yàn)收入庫(kù)訂貨

圖2公司采購(gòu)流程圖

2.2應(yīng)付賬款的支付管理制度

在采購(gòu)物資入庫(kù)后倉(cāng)儲(chǔ)部及時(shí)填寫(xiě)好入庫(kù)單交至采購(gòu)部，采購(gòu)部門(mén)人員收到

入庫(kù)單后向財(cái)務(wù)部提出付款申請(qǐng)，隨后財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)單據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的單據(jù)進(jìn)行核對(duì)

如：“采購(gòu)訂單”、“物流單”、“入庫(kù)單”等，檢查單據(jù)上的信息（物資名

稱(chēng)、數(shù)量和金額）是否無(wú)誤，檢查無(wú)誤后，提示供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票并填制記賬憑證

交財(cái)務(wù)部門(mén)審查核驗(yàn)，并由出納人員支付貨款，出納付款后及時(shí)提示供應(yīng)商核實(shí)

貨款。

2.3應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理

財(cái)務(wù)部門(mén)在保證會(huì)計(jì)核算有關(guān)信息真實(shí)、完整、合法、合理的同時(shí)，根據(jù)核

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

實(shí)無(wú)誤的原始憑證來(lái)進(jìn)行記賬憑證的填制。當(dāng)發(fā)現(xiàn)原始憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)

務(wù)不同時(shí)，應(yīng)馬上向采購(gòu)部門(mén)詢(xún)問(wèn)原因，并且及時(shí)做出相應(yīng)的處理。并且，嚴(yán)格

規(guī)范應(yīng)付賬款的掛賬工作，確保相關(guān)部門(mén)人員在采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、應(yīng)付賬款業(yè)

務(wù)記錄和貨幣資金支付等重要流程的職權(quán)分離，保證經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性。

3湖南鮮食食品股份有限公司應(yīng)付賬款管理制度中存在的問(wèn)題

3.1采購(gòu)管理制度不規(guī)范

應(yīng)付賬款是由日常采購(gòu)、銷(xiāo)售活動(dòng)產(chǎn)生的負(fù)債。公司生產(chǎn)計(jì)劃的安排不合

理，采購(gòu)隨意性較大，對(duì)市場(chǎng)變化趨勢(shì)的預(yù)判不夠準(zhǔn)確，以致于原材料和產(chǎn)成品

庫(kù)存積壓，浪費(fèi)了大量資源還產(chǎn)生了大量不必要的應(yīng)付賬款，沒(méi)有走合理的審批

流程，甚至弄虛作假，不僅導(dǎo)致采購(gòu)材料質(zhì)量低價(jià)格高，還形成不必要的應(yīng)付賬

款。

3.2應(yīng)付賬款未能及時(shí)支付

公司存在應(yīng)付賬款支付不及時(shí)的問(wèn)題，與公司的內(nèi)部控制管理和現(xiàn)金流入有

關(guān)，雖能可以暫時(shí)性的改善公司現(xiàn)金流量的狀況，但企業(yè)隨之也會(huì)面臨信譽(yù)受損

的風(fēng)險(xiǎn)，影響企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)，無(wú)法及時(shí)還清負(fù)債還有可能會(huì)使公司面臨破產(chǎn)清

算的風(fēng)險(xiǎn)

3.3未對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行定期對(duì)賬

由于企業(yè)采購(gòu)時(shí)與供貨商缺乏足夠多的溝通，未明確達(dá)成付款期限的約定，

且公司內(nèi)部管理制度不夠完善，管理層也缺乏一定的管理意識(shí)，以至于供貨商來(lái)

結(jié)賬時(shí)沒(méi)有做好準(zhǔn)備，沒(méi)有準(zhǔn)確地登記貨款金額而無(wú)法及時(shí)支付應(yīng)付貨款，損害

了企業(yè)的信譽(yù)與發(fā)展。

4關(guān)于應(yīng)付賬款管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1采購(gòu)制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1.1合理制定采購(gòu)計(jì)劃流程

企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)環(huán)境制定應(yīng)急物資采購(gòu)計(jì)劃，在應(yīng)急物資采購(gòu)過(guò)程中，

應(yīng)優(yōu)先安排企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃，企業(yè)應(yīng)充分考慮企業(yè)的資金需求和資金需求。申請(qǐng)

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

收購(gòu)的議案及批準(zhǔn)權(quán)限：采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)包含必要的詳細(xì)信息名稱(chēng)、數(shù)量金額、供貨

方式、用途等，以及其他重要信息做出明確規(guī)定。部門(mén)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核本部

門(mén)采購(gòu)報(bào)名表內(nèi)容是否準(zhǔn)確、齊全。申購(gòu)申請(qǐng)表格經(jīng)審核通過(guò)后，申購(gòu)申請(qǐng)將在

申購(gòu)部匯總后執(zhí)行。

明確銷(xiāo)售計(jì)劃：銷(xiāo)售部門(mén)制定一定的銷(xiāo)售預(yù)測(cè)，指定第二年的銷(xiāo)售計(jì)劃，公

司每年年底指定一次年度采購(gòu)計(jì)劃，具體依據(jù)是年度目標(biāo)、客戶訂單意向、市場(chǎng)

預(yù)測(cè)等。制訂生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)部門(mén)按照本年度末的銷(xiāo)售計(jì)劃和預(yù)計(jì)庫(kù)存情況以及

下一年度的庫(kù)存情況來(lái)安排生產(chǎn)計(jì)劃。編制第二年度生產(chǎn)預(yù)測(cè)方案：物控人員根

據(jù)年度目標(biāo)和生產(chǎn)計(jì)劃，指定各單位對(duì)各年度各種消耗品的需求量進(jìn)行預(yù)測(cè)，并

根據(jù)生產(chǎn)預(yù)測(cè)方案、材料清單、庫(kù)存狀況等，編制采購(gòu)數(shù)量方案。編制采購(gòu)方案

是要避免過(guò)于樂(lè)觀，采購(gòu)過(guò)程中必須緊跟原材料生產(chǎn)進(jìn)度和對(duì)材料質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)

督，并在詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)后選擇相對(duì)合適的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)

責(zé)人審核通過(guò)后，確保物品按時(shí)送達(dá)公司。采購(gòu)人員在發(fā)貨驗(yàn)收時(shí)，必須確定原

材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時(shí)間等在各種材料完成檢驗(yàn)后是否正確、合理、

無(wú)誤，并辦理入庫(kù)結(jié)算手續(xù)，如有不合格則安排退貨并辦理退運(yùn)手續(xù)。/湖南鮮

食食品股份有限公司采購(gòu)流程圖/如圖3所示：

明確銷(xiāo)售計(jì)劃明確生產(chǎn)計(jì)劃編制采購(gòu)計(jì)劃審批

訂貨簽訂采購(gòu)合同審批選擇供應(yīng)商

是

結(jié)算入庫(kù)

生產(chǎn)跟進(jìn)驗(yàn)收是否合格

辦理退貨

否

圖3采購(gòu)流程圖

4.1.2建立供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案

建立供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案，可以更有效地管理供應(yīng)商，提高工作效率。在品

質(zhì)保證上，對(duì)于同類(lèi)供應(yīng)商的優(yōu)劣進(jìn)行橫向比較，可以對(duì)供應(yīng)商的情況有更全

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面、快速的了解，對(duì)供應(yīng)商的品質(zhì)變化進(jìn)行縱向跟蹤也相對(duì)更容易。

建立供應(yīng)商管理檔案：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)對(duì)供貨商的經(jīng)營(yíng)許可證、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)

生許可證、印刷許可證和稅務(wù)登記證等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，分類(lèi)方法一般可按商品

來(lái)劃分，各個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，使供貨商的基本資料可以有統(tǒng)一的編

號(hào)。對(duì)業(yè)務(wù)來(lái)往頻繁的供應(yīng)商記錄應(yīng)當(dāng)根據(jù)詳細(xì)資料表進(jìn)行登記，供應(yīng)商簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)

為供應(yīng)商全稱(chēng)，為便于采購(gòu)業(yè)務(wù)的操作，供貨商的供貨要求應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)采購(gòu)部、財(cái)

務(wù)部和總經(jīng)理的詳細(xì)審核，以方便采購(gòu)業(yè)務(wù)的進(jìn)行，以文檔形式分別保存已開(kāi)發(fā)

的供應(yīng)商和潛在可開(kāi)發(fā)的供應(yīng)商，便于在需要時(shí)使用或時(shí)開(kāi)發(fā)以備不時(shí)之需。采

購(gòu)人應(yīng)及時(shí)更新和保存有關(guān)資料，以備供應(yīng)商聯(lián)系方式或地址變更時(shí)使用。及時(shí)

將符合條件的供應(yīng)商資料信息錄入符合公司發(fā)展要求的經(jīng)審核供應(yīng)商。可以根據(jù)

實(shí)際情況確定是否要重新啟用終止合作的供貨商資料，同時(shí)做出相應(yīng)的說(shuō)明。

定期保管、整理檔案頻次：按規(guī)定位置存放紙質(zhì)檔案，并且保證在一個(gè)月內(nèi)

至少整理一次，過(guò)期資料至少一年打包一次，電子檔案上應(yīng)當(dāng)有明確的標(biāo)題(如

標(biāo)明供貨商或供貨原料名稱(chēng)等)。

4.2應(yīng)付賬款的支付制度優(yōu)化

4.2.1建立信用管理部門(mén)

企業(yè)設(shè)置信用管理部門(mén)有助于落實(shí)企業(yè)信用管理職能，有序開(kāi)展信用管理活

動(dòng)和防范降低信用風(fēng)險(xiǎn)。由此可知企業(yè)有一個(gè)獨(dú)立的信用管理部門(mén)非常重要，而

如果是財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)或者銷(xiāo)售部門(mén)兼管，考慮到企業(yè)內(nèi)部的管理是一個(gè)統(tǒng)一整

體，內(nèi)部各部門(mén)之間需要相互配合，相互促進(jìn)，相互制約，這對(duì)于企業(yè)任何一個(gè)

部門(mén)來(lái)說(shuō)，并不是一個(gè)應(yīng)有的工作職責(zé)和工作范圍。這些部門(mén)或多或少都會(huì)把本

部門(mén)的工作看得更重，而且還可能伴隨著業(yè)務(wù)繁忙的問(wèn)題，隨后便很少能顧及信

用管理的工作職責(zé)，而信用管理部門(mén)又是一個(gè)不依賴(lài)于其他部門(mén)而單獨(dú)成立的部

門(mén)，能夠確保信用管理人員的公正客觀，使信用管理人員的應(yīng)有作用得以充分發(fā)

揮。畢竟，信用對(duì)于公司的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展尤為重要，良好的信譽(yù)使公司在同行業(yè)的

競(jìng)爭(zhēng)中更容易獲得客戶的支持和認(rèn)可，也能為公司打造一個(gè)好的口碑，如果一家

公司擁有較高的信用度，顧客和供應(yīng)商不會(huì)擔(dān)心自己會(huì)受到欺騙，因?yàn)槲覀円呀?jīng)

建立了信任關(guān)系。此外，良好的信譽(yù)可以為公司帶來(lái)更多的機(jī)會(huì)和資源，比如更

優(yōu)惠的融資條件、更有吸引力的投資者，也更容易與其他企業(yè)建立商業(yè)合作伙伴

關(guān)系。只有建立良好的信譽(yù)，公司才能有更多贏得客戶信賴(lài)和支持的機(jī)會(huì)。

*湖南鮮食食品股份有限公司支付流程圖*如圖4所示：

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

發(fā)出付款申請(qǐng)

財(cái)務(wù)部門(mén)

核對(duì)訂單

提示供應(yīng)商

開(kāi)出發(fā)票

填制記賬憑證

審核

出納收付

提示供應(yīng)商查收

圖4公司支付流程圖

4.3應(yīng)付賬款的對(duì)賬流程優(yōu)化

4.3.1完善對(duì)賬流程

財(cái)務(wù)部門(mén)在月末進(jìn)行對(duì)賬工作。對(duì)賬，也就是核對(duì)賬簿記錄，一般是在賬務(wù)

結(jié)清之前進(jìn)行，也就是月底（包括賬賬核對(duì)，賬實(shí)核對(duì)，賬證核對(duì)）。對(duì)賬過(guò)程

尤為重要，它關(guān)系著會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量，需特別注意。

4.3.2完善應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理

首先，由生產(chǎn)部門(mén)審核后，經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)確認(rèn)，財(cái)務(wù)部門(mén)存檔，生產(chǎn)部門(mén)提交

的付款審批表。再者每次交費(fèi)時(shí)，都要經(jīng)過(guò)生產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)兩個(gè)科室的審核

確認(rèn)后才能進(jìn)行交費(fèi)。操作流程如下：對(duì)合同金額、已付款金額在登記簿上進(jìn)行

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核對(duì)是否無(wú)誤；如果有合法發(fā)票出具的相關(guān)合同，應(yīng)查明總賬上是否存在掛賬的

情況；如果沒(méi)有訂票合同，又沒(méi)有相關(guān)的記錄要在總賬中查明清楚；對(duì)于無(wú)票合

約的，要在管理賬上查清楚，到底有沒(méi)有審批表上標(biāo)注了相關(guān)批注，