機(jī)關(guān)會(huì)議室日常管理制度

機(jī)關(guān)會(huì)議室日常管理制度第一章總則

為保證機(jī)關(guān)會(huì)議室使用的有序、高效，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本管理制度。

一、制度依據(jù)

本管理制度依據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)及機(jī)關(guān)內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合機(jī)關(guān)實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議室的使用、管理等方面進(jìn)行規(guī)范。

二、適用范圍

本管理制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議室的使用、管理和維護(hù)。

三、管理原則

1.統(tǒng)一管理：會(huì)議室由機(jī)關(guān)辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理和調(diào)配，確保會(huì)議室資源合理分配，提高使用效率。

2.定期檢查：定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備完好，滿足會(huì)議需求。

3.節(jié)約使用：提倡節(jié)約使用會(huì)議室資源，減少浪費(fèi)，降低會(huì)議成本。

4.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

四、責(zé)任主體

1.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理和維護(hù)。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)召開(kāi)會(huì)議的申請(qǐng)、組織和實(shí)施。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議管理制度，愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

五、制度執(zhí)行

1.本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

2.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)本管理制度的解釋和修訂。

3.各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本管理制度，對(duì)違反規(guī)定的行為，將按照機(jī)關(guān)內(nèi)部管理規(guī)定予以處理。

4.本管理制度的執(zhí)行情況納入機(jī)關(guān)年度考核內(nèi)容。

六、意見(jiàn)反饋

各部門(mén)在使用會(huì)議室過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有改進(jìn)建議，應(yīng)及時(shí)向機(jī)關(guān)辦公室反饋，共同推進(jìn)會(huì)議室管理水平的提升。

機(jī)關(guān)會(huì)議室日常管理制度的制定和實(shí)施，旨在提高會(huì)議效率，優(yōu)化資源配置，為機(jī)關(guān)工作提供有力保障。請(qǐng)各部門(mén)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程至關(guān)重要。以下為會(huì)議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議申請(qǐng)：各部門(mén)在召開(kāi)會(huì)議前，須提前向機(jī)關(guān)辦公室提交書(shū)面申請(qǐng)，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。

2.會(huì)議通知：機(jī)關(guān)辦公室審核通過(guò)后，負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門(mén)和人員，并確保通知到位。

3.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議資料，包括會(huì)議議程、會(huì)議文件、發(fā)言稿等，并在會(huì)議開(kāi)始前分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議簽到

1.簽到時(shí)間：會(huì)議開(kāi)始前10分鐘，參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議室進(jìn)行簽到。

2.簽到方式：采用電子簽到、紙質(zhì)簽到或其他便捷方式，確保簽到信息的準(zhǔn)確性。

3.會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員簽到情況，并及時(shí)向機(jī)關(guān)辦公室報(bào)告。

三、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人按照議程安排，逐項(xiàng)組織討論。

2.各參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題，積極發(fā)言，提出意見(jiàn)和建議。

3.會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議討論充分、有序，避免偏題和跑題現(xiàn)象。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)記錄會(huì)議議程、討論內(nèi)容、決定事項(xiàng)等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映會(huì)議的主要精神和成果。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并提交給會(huì)議組織部門(mén)。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)充分討論，形成明確意見(jiàn)。

2.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

3.參會(huì)人員對(duì)決策建議進(jìn)行表決，形成會(huì)議決定。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任部門(mén)和完成時(shí)限。

2.會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)將會(huì)議決定和總結(jié)報(bào)告提交給機(jī)關(guān)辦公室。

3.機(jī)關(guān)辦公室對(duì)會(huì)議決定進(jìn)行督辦，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)。

七、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人宣布散會(huì)。

2.參會(huì)人員帶走個(gè)人物品，保持會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理，確保設(shè)施設(shè)備完好。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議決策的有效實(shí)施，強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)相關(guān)規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)及完成時(shí)限等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，由機(jī)關(guān)辦公室發(fā)布給相關(guān)部門(mén)和人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的傳達(dá)與學(xué)習(xí)

1.各部門(mén)收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)組織本部門(mén)人員進(jìn)行傳達(dá)和學(xué)習(xí)，確保每一位員工了解會(huì)議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

2.對(duì)涉及多個(gè)部門(mén)協(xié)作的事項(xiàng)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)溝通，共同推進(jìn)決策的實(shí)施。

三、決策事項(xiàng)的落實(shí)與跟進(jìn)

1.責(zé)任部門(mén)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時(shí)限和階段性目標(biāo)。

2.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)決策事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行定期跟進(jìn)，確保決策事項(xiàng)按計(jì)劃推進(jìn)。

3.跟進(jìn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)議組織部門(mén)，并采取措施予以解決。

四、進(jìn)度反饋與調(diào)整

1.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照完成時(shí)限，定期向會(huì)議組織部門(mén)報(bào)告決策事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度。

2.會(huì)議組織部門(mén)對(duì)進(jìn)度情況進(jìn)行匯總，向機(jī)關(guān)辦公室報(bào)告，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

3.對(duì)嚴(yán)重影響決策實(shí)施的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，研究解決方案。

五、考核評(píng)價(jià)與問(wèn)責(zé)

1.機(jī)關(guān)辦公室將會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況納入各部門(mén)年度考核，對(duì)落實(shí)不力的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

2.對(duì)在決策落實(shí)過(guò)程中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，為改進(jìn)會(huì)議管理和提高決策效率提供參考。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.各部門(mén)需提前向機(jī)關(guān)辦公室提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.機(jī)關(guān)辦公室根據(jù)會(huì)議室使用情況，統(tǒng)籌安排會(huì)議室資源，確保各部門(mén)合理使用。

3.預(yù)訂成功的部門(mén)應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到和會(huì)前準(zhǔn)備。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，保持室內(nèi)整潔，禁止在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，應(yīng)保持安靜，手機(jī)等通訊工具應(yīng)調(diào)至靜音或振動(dòng)狀態(tài)。

3.未經(jīng)允許，嚴(yán)禁私自攜帶會(huì)議室設(shè)備離開(kāi)，如有需要，應(yīng)向機(jī)關(guān)辦公室申請(qǐng)。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.各部門(mén)在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向機(jī)關(guān)辦公室報(bào)告。

3.會(huì)議室設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，整理線纜，恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，服從會(huì)議組織者管理，共同維護(hù)會(huì)議室安全。

五、會(huì)議室衛(wèi)生與環(huán)保

1.會(huì)議室衛(wèi)生由機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行打掃和清潔。

2.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室衛(wèi)生，不亂丟垃圾，不損壞公物。

3.機(jī)關(guān)辦公室提倡綠色環(huán)保，減少會(huì)議室用品的浪費(fèi)，提高資源利用率。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，將按照機(jī)關(guān)內(nèi)部管理規(guī)定給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定，導(dǎo)致設(shè)備損壞、安全事故等嚴(yán)重后果的，將依法追究責(zé)任。

第五章附則

為確保本管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，原有相關(guān)規(guī)定與