岳陽市步步高連鎖超市有限責(zé)任公司華容店用友財務(wù)軟件操作問題優(yōu)化

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1 岳陽市步步高連鎖超市有限責(zé)任公司華容店簡介 岳陽市步步高連鎖超市有限責(zé)任公司華容店用友財務(wù)軟件操作問題優(yōu)化1 岳陽市步步高連鎖超市有限責(zé)任公司華容店簡介1.1 業(yè)務(wù)范圍岳陽步步高連鎖超市有限責(zé)任公司華容店（如表1-1），在2013年4月7日正式成立。位于地理位置卓越，景色優(yōu)美，擁有廣饒的土地和充裕的水產(chǎn)，以洞庭湖聞名的岳陽。具體辦公地址位于岳陽市華容縣的章華鎮(zhèn)橋西路，到今天為止該超市已經(jīng)為消費者提供了8年多周到的服務(wù)。而該超市主要經(jīng)營的產(chǎn)品有：電器、日用百貨、文具、紡織絲質(zhì)品、農(nóng)副產(chǎn)品、散稱零食、調(diào)味品、乳制品、食鹽、護膚品、眼鏡、鐘表、珠寶首飾等。表1-1公司簡介名稱：岳陽市步步高連鎖超市有限責(zé)任公司華容店創(chuàng)立時間：2013年4月7日正式成立公司地址：岳陽市華容縣的章華鎮(zhèn)橋西路主要產(chǎn)品：電器、日用百貨、文具、紡織絲質(zhì)品、農(nóng)副產(chǎn)品、散稱零食、調(diào)味品、乳制品、食鹽、護膚品、眼鏡、鐘表、珠寶首飾等。公司文化：共創(chuàng)美好生活1.2 岳陽市步步高連鎖超市有限責(zé)任公司華容店對用友的運用情況自步步高公司華容店成立以來，企業(yè)經(jīng)營狀況良好，但隨著企業(yè)的發(fā)展，每年會計工作人員需要處理的業(yè)務(wù)量越來越大，僅僅憑借會計人員手工做賬，已經(jīng)很難滿足步步高公司發(fā)展規(guī)模的需求。2014年，步步高公司開始使用用友財務(wù)軟件做賬，這一舉措在很大程度上縮減了會計人員的工作時間，促使財務(wù)人員的工作效率大為提升，也使得步步高公司財政狀況可以更及時而快速地被掌握。1.2.1 企業(yè)使用用友財務(wù)軟件的重要性用友財務(wù)軟件不僅能精準的提供步步高公司財務(wù)人員所需要的會計信息，還可以利用這些會計信息去分析企業(yè)的經(jīng)營成果和財務(wù)現(xiàn)狀，使企業(yè)高層人員做出更為精準的決議。同時自步步高公司華容店的財務(wù)人員使用用友軟件進行會計核算以來，業(yè)務(wù)的計算準確度也得到了提高，只要財務(wù)人員輸入的數(shù)據(jù)不出錯，很少發(fā)生錯誤。而在手工模式下，財務(wù)人員重復(fù)性的工作多而雜，難免會發(fā)生錯誤，這時候用友財務(wù)軟件的重要性就顯示出來了。1.2.2 岳陽市步步高公司連鎖超市有限責(zé)任公司華容店使用用友的現(xiàn)狀目前步步高企業(yè)使用的財務(wù)軟件為用友U8系統(tǒng)，它方方面面歸納并剖析了我們各個企業(yè)的業(yè)務(wù)運行與管理特征，面對我國各個企業(yè)不同的管理層次、不同的管理模式以及各企業(yè)互不相同的行業(yè)特性的需要來設(shè)計的，企業(yè)對該軟件所啟用的模塊（如圖1-2）包括財務(wù)模塊、業(yè)務(wù)模塊和供應(yīng)鏈管理模塊。企業(yè)啟用的模塊企業(yè)啟用的模塊財務(wù)模塊業(yè)務(wù)模塊供應(yīng)鏈管理進銷存核算管理成本管理圖1-2企業(yè)啟用用友模塊圖從步步高公司華容店使用用友以后，不僅使員工的工作內(nèi)容得到減少，而且還提升了企業(yè)日常財務(wù)數(shù)據(jù)計算的正確率。例如在業(yè)務(wù)往來這一方面，公司剛成立的時候，財務(wù)人員往往需要根據(jù)往來單據(jù)來編制憑證以及入賬，工作效率較低。但公司安裝用友之后，會計人員只需把往來公司及其相應(yīng)的數(shù)據(jù)輸入到該財務(wù)軟件往來管理模塊中，系統(tǒng)就可以自己結(jié)算出公司往來的款項，這樣財務(wù)人員不僅僅工作量減少了，核算往來款項的準確度也提高了。而在工資結(jié)算這一方面，步步高公司剛成立的時候，企業(yè)財務(wù)人員每到了月底，無論是報表的填制還是員工薪資的支付，都得消耗許多時間用手工一步步完成工作。但企業(yè)使用用友財務(wù)軟件之后，財務(wù)人員只需要運用用友的工資模塊，錄入企業(yè)員工工作的天數(shù)和每天的工資數(shù)，用友就會自動結(jié)算企業(yè)各員工的工資然后生成報表，并且自動生成一張對應(yīng)的會計憑證。步步高公司華容店在使用用友財務(wù)軟件時，整體看來使用情況較為良好，但在企業(yè)財務(wù)人員使用過程中，總會有層出不窮的問題存在。2 岳陽市步步高連鎖超市有限責(zé)任公司華容店操作用友軟件存在的問題及原因分析2.1 企業(yè)經(jīng)營模式與用友購銷模塊不符步步高公司華容店在銷售日常產(chǎn)品，或開展一些公司產(chǎn)品的宣傳時，為了給公司主打的商品做一些促銷活動而向消費者贈送一些小樣或商品。這些商品或小樣送給消費者之后，就需要財務(wù)人員來結(jié)轉(zhuǎn)成本并修改庫存，由于是贈品，這筆業(yè)務(wù)在填寫發(fā)貨單或者出庫單等單據(jù)時的主營業(yè)務(wù)收人是零，因此手工記賬時是不填寫收入的。而用友的購銷存系統(tǒng)不同，用友是不能錄入價格為零的發(fā)貨單或出庫單的，所以這種問題無法得到處理。發(fā)生以上問題，這是因為企業(yè)在使用用友財務(wù)軟件時，沒有充分考慮到用友U8系統(tǒng)本身是否符合本企業(yè)的經(jīng)營模式。用友U8系統(tǒng)的購銷模塊設(shè)置相對簡單，而步步高公司華容店購貨和銷售業(yè)務(wù)比較復(fù)雜，所以導(dǎo)致用友系統(tǒng)不能按要求準確的打出單據(jù)，使得企業(yè)在提供贈品時的銷售業(yè)務(wù)無法正常運轉(zhuǎn)。2.2 企業(yè)財務(wù)人員權(quán)限設(shè)置不完整步步高公司財務(wù)人員工作時會發(fā)生的問題：①用友提示“操作員非法”的頁面。比如審核人員在查詢憑證時，系統(tǒng)會顯示“操作員無此權(quán)限”，發(fā)生以上問題，很可能是賬套主管沒有賦予財務(wù)人員查詢憑證的權(quán)限。②在設(shè)置明細賬權(quán)限時，沒有看見本應(yīng)該被賦予權(quán)限的財務(wù)人員的名字出現(xiàn)，這主要是由于當前的操作員還沒有以賬套主管的身份登錄到用友的系統(tǒng)管理的權(quán)限。而在實際的會計工作中，財務(wù)主管首先要做的就是分配好財務(wù)工作人員的工作內(nèi)容，給每位財務(wù)人員賦予他們相應(yīng)的完整的權(quán)利，以便于大家分工合作和相互監(jiān)督（企業(yè)主要操作員權(quán)限一覽如表2-1）。用友財務(wù)軟件當中也是如此。正是由于步步高公司華容店的管理層沒有正確的設(shè)置用戶的權(quán)限，才會出現(xiàn)以上問題。表2-1企業(yè)主要操作人員權(quán)限展示表用戶用戶權(quán)限賬套主管擁有本賬套所有權(quán)限審核√【財務(wù)會計】|【總賬】賬表、憑證處理、查詢憑證、期末；√【財務(wù)會計】|【應(yīng)收款管理】初始設(shè)置、日常查詢、其他處理、自定義報表、期末處理、；√【財務(wù)會計】|【應(yīng)收款管理】|【日常處理】應(yīng)收單據(jù)處理、結(jié)匯單管理、單據(jù)核銷、自動核銷、付款單導(dǎo)出、票據(jù)管理、轉(zhuǎn)賬、壞賬、匯兌損益、制單處理；√【財務(wù)會計】|【應(yīng)收款管理】|【日常處理】|【收款單據(jù)處理】審批中修改、卡片刪除、卡片查詢、列表查詢、收款單審核、收款單棄審、付款單提交、付款單撤銷、銷售定金轉(zhuǎn)出；√【財務(wù)會計】|【應(yīng)付款管理】初始設(shè)置、日常查詢、其他處理、期末處理、自定義報表；√【財務(wù)會計】|【應(yīng)付款管理】|【日常處理】應(yīng)付單據(jù)處理、結(jié)匯單管理、單據(jù)核銷、自動核銷、付款單導(dǎo)出、票據(jù)管理、轉(zhuǎn)賬、匯兌損益、制單處理；√【財務(wù)會計】|【應(yīng)付款管理】|【日常處理】|【付款單據(jù)處理】審批中修改、卡片刪除、卡片查詢、列表查詢、付款單審核、付款單棄審、付款單提交、付款單撤銷√【財務(wù)會計】固定資產(chǎn)；√【人力資源】薪資管理；2.3 會計科目編碼出現(xiàn)錯誤在軟件的設(shè)計過程中，每一層次的會計科目都需要按照一定的設(shè)計規(guī)則新型編碼的制定（如圖2-2），如果違反相關(guān)規(guī)則，則系統(tǒng)認定為非法編碼進而拒絕接受運行的指令，從而顯示系統(tǒng)運行錯誤。步步高公司的會計人員在設(shè)置會計科目明細時用友軟件偶爾會彈出“科目編碼長度與分配原則不符”的提示。這其實是軟件系統(tǒng)編碼錯誤情況的一種，出現(xiàn)的主要原因是用戶在輸入編碼時發(fā)生錯誤，導(dǎo)致后續(xù)操作無法進行。圖2-23 步步高華容店用友財務(wù)軟件操作問題優(yōu)化3.1 針對企業(yè)經(jīng)營模式與用友購銷模塊不符的問題優(yōu)化步步高公司華容店的銷售和購貨業(yè)務(wù)量是非常大的。用友U8系統(tǒng)購銷系統(tǒng)設(shè)置得較為簡單，不能達到企業(yè)要求。針對以上問題，企業(yè)可以在填制出庫單或者發(fā)貨單時，將一個很小的數(shù)字填入單據(jù)的單價中。比如在錄入銷售發(fā)貨單時點擊進入發(fā)貨單填制界面，金額輸入0.0001元，然后根據(jù)銷售發(fā)貨單生成銷售發(fā)票(流程圖如3-1)。這樣一來，這些金額遠遠沒有達到0.01元的單據(jù)就不會產(chǎn)生記賬憑證，繼而也就不會發(fā)生收入。如此一來步步高公司華容店的贈品問題就得到了處理。進入發(fā)貨單填制界面進入發(fā)貨單填制界面點擊增加選擇發(fā)貨單錄入金額0.0001保存并審核點擊銷售發(fā)票點擊增加選擇普通發(fā)票選擇相關(guān)信息保存并審核圖3-1對贈品的銷售業(yè)務(wù)處理流程圖3.2 針對財務(wù)人員權(quán)限設(shè)置不完整的問題優(yōu)化用友在系統(tǒng)設(shè)置的時候，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)財務(wù)人員的職位對財務(wù)人員設(shè)置權(quán)限。但步步高公司在使用用友的時候，常會發(fā)生一人多崗或者財務(wù)人員無法進入系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)的問題。出現(xiàn)這種情況主要是企業(yè)管理者沒有初步熟悉用友的基礎(chǔ)運作流程。對于會計人員無法查詢憑證的問題，我們應(yīng)該首先登錄到用友的系統(tǒng)管理系統(tǒng)，賦予該會計人員查詢憑證的權(quán)限（如圖3-2），或使別的有權(quán)限的會計人員再一次進入用友軟件查詢憑證。系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理總賬選中用戶修改查詢憑證用戶權(quán)限展開財務(wù)會計圖3-2查詢憑證賦權(quán)流程圖在設(shè)置明細賬權(quán)限時，沒有發(fā)現(xiàn)想要給與權(quán)限的操作員，這時候給相應(yīng)的操作員授予相應(yīng)的功能級權(quán)限，點擊總賬系統(tǒng)中的“系統(tǒng)賬單”頁面，然后點擊“選項”，最后在“賬簿”中選中“憑證審核控制到操作員”、“明細賬查詢權(quán)限控制到科目”選項（功能級權(quán)限分配流程圖如3-3所示）。總賬總賬系統(tǒng)賬單選項賬簿明細賬查詢權(quán)限控制到科目憑證審核控制到操作員圖3-3功能級權(quán)限分配流程圖3.3 針對會計科目編碼出現(xiàn)錯誤的問題優(yōu)化發(fā)生以上的問題，應(yīng)該是財務(wù)人員錄入的編碼存在錯誤，錄入的編碼與會計科目編碼的長度不符。想要處理這個錯誤，首先要先刪除掉用過的會計科目對應(yīng)的憑證，其次再以賬套主管的身份重新登錄系統(tǒng)，最后在設(shè)置-基本信息-編碼方案中修改編碼級次（如圖3-4所示）。修改編碼級次修改編碼級次基本信息以賬套主管的身份登錄刪除憑證設(shè)置編碼方案圖3-4修改會計科目編碼流程圖4 結(jié)語在如今的這個時代，財務(wù)軟件在我國企業(yè)發(fā)展過程中越來越不能被取代。步步高公司華容店在剛開始使用用友財務(wù)軟件時，管理者需要先創(chuàng)建一個賬套，在建立賬套之后，不能省略設(shè)置權(quán)限的過程，而去進行初始化的操作，首要的任務(wù)是對企業(yè)操作員賦權(quán)。同時在設(shè)置權(quán)限的時候也有需要注意的地方，比如在選中正確的用戶之后，要按規(guī)定和職能來分配權(quán)限，并且必須將憑證的錄入與審核記賬區(qū)分開，以便于互相監(jiān)督。步步高公司雖然經(jīng)營狀態(tài)良好，但在用友的使用方面還存在一些問題需要繼續(xù)改進，以確保企業(yè)高效快速的掌握企業(yè)的財務(wù)狀況。

參考資料[1]易永