外部合同與協(xié)議管理制度

外部合同與協(xié)議管理制度1.前言為了規(guī)范企業(yè)與外部合作伙伴的合同與協(xié)議管理，確保企業(yè)合作的合法性、合規(guī)性及順利進行，訂立本《外部合同與協(xié)議管理制度》。2.定義外部合同：指企業(yè)與合作伙伴（包含供應(yīng)商、客戶、合作公司等）簽訂的各類合同，包含但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。外部協(xié)議：指企業(yè)與合作伙伴達成的全都看法，但未以正式合同形式體現(xiàn)的文件，包含但不限于保密協(xié)議、合作協(xié)議、諒解備忘錄等。3.外部合同管理流程3.1合同申請與審批流程3.1.1合同需求方填寫《合同申請表》，包含合同類型、合同重要內(nèi)容、合同金額、合同期限等信息，并附上相應(yīng)的支持文件，如需求方與供應(yīng)商之間的往來函件、談判紀要等。3.1.2合同申請表需經(jīng)需求方所在部門主管審批，再由法務(wù)部門進行法律合規(guī)性評審。3.1.3合同申請經(jīng)過審批通過后，由合同管理部門進行合同起草，并告知需求方與供應(yīng)商進行協(xié)商。3.2合同協(xié)商與簽署流程3.2.1需求方與供應(yīng)商依據(jù)合同起草結(jié)果進行協(xié)商，確保合同條款符合雙方利益，并達成全都看法。3.2.2合同起草經(jīng)過雙方確認后，由需求方所在部門主管與供應(yīng)商簽署合同。3.2.3簽署的合同需經(jīng)過法務(wù)部門的最終審核，確認其合法性及合規(guī)性后方可生效。3.3合同履行與更改流程3.3.1合同生效后，需求方及供應(yīng)商按合同商定履行各自義務(wù)，并及時溝通、解決履行中的問題。3.3.2如需對合同進行更改，需由需求方填寫《合同更改申請表》，并說明更改原因及具體內(nèi)容，并由法務(wù)部門評估其合法性、合規(guī)性及可能帶來的風險。3.3.3合同更改申請經(jīng)過評估并獲得相關(guān)部門審批后，方可進行更改，并及時通知合同相關(guān)方。3.4合同歸檔與保管3.4.1合同管理部門負責對已簽署的合同進行歸檔，并建立合同檔案庫。3.4.2合同歸檔時，應(yīng)將合同及相關(guān)文件依照合同編號、類型、簽署日期等分類整理，并進行密封、編號及蓋章。3.4.3合同檔案庫需設(shè)置權(quán)限掌控，僅授權(quán)人員可訪問，并定期進行備份和存檔。3.4.4合同文件的保管期限依照法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，過期合同需及時銷毀并做好相應(yīng)記錄。4.外部協(xié)議管理流程4.1協(xié)議簽署與生效流程4.1.1需求方與合作伙伴共同起草協(xié)議內(nèi)容，并確保協(xié)議條款明確、合法、合規(guī)。4.1.2協(xié)議內(nèi)容經(jīng)雙方確認后，由需求方所在部門主管與合作伙伴簽署。4.1.3簽署的協(xié)議需經(jīng)過法務(wù)部門的最終審核，確認其合法性及合規(guī)性后方可生效。4.2協(xié)議履行與更改流程4.2.1協(xié)議生效后，需求方及合作伙伴按協(xié)議商定履行各自義務(wù)，并及時溝通、解決履行中的問題。4.2.2如需對協(xié)議進行更改，需由需求方填寫《協(xié)議更改申請表》，并說明更改原因及具體內(nèi)容，并由法務(wù)部門評估其合法性、合規(guī)性及可能帶來的風險。4.2.3協(xié)議更改申請經(jīng)過評估并獲得相關(guān)部門審批后，方可進行更改，并及時通知協(xié)議相關(guān)方。4.3協(xié)議歸檔與保管4.3.1合同管理部門負責對已簽署的協(xié)議進行歸檔，并建立協(xié)議檔案庫。4.3.2協(xié)議歸檔時，應(yīng)將協(xié)議及相關(guān)文件依照協(xié)議編號、類型、簽署日期等分類整理，并進行密封、編號及蓋章。4.3.3協(xié)議檔案庫需設(shè)置權(quán)限掌控，僅授權(quán)人員可訪問，并定期進行備份和存檔。4.3.4協(xié)議文件的保管期限依照法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，過期協(xié)議需及時銷毀并做好相應(yīng)記錄。5.監(jiān)督與責任5.1合同管理部門負責監(jiān)督并執(zhí)行本制度，包含合同申請與審批、合同協(xié)商與簽署、合同履行與更改、合同歸檔與保管等流程。5.2部門主管負責審核相應(yīng)的合同申請與更改申請，并確保合同與協(xié)議的合法性、合規(guī)性。5.3法務(wù)部門負責對各類合同與協(xié)議進行法律合規(guī)性評審，并進行最終審核。5.4合同相關(guān)方須認真閱讀、理解并履行合同及協(xié)議商定，對于合同履行中的問題應(yīng)及時溝通并尋求解決。5.5違反本制度的行為將受到相應(yīng)的紀律處分，并承當相應(yīng)的法律責任。6.附則6.1本制度自發(fā)布之日起生效，并適用于全體員工。