DB32-T 1086-2022 高速公路建設(shè)項目檔案管理規(guī)范

ICS01.140.20CCSA14江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)DB32/T1086—2022代替DB32/T1086—2008高速公路建設(shè)項目檔案管理規(guī)范Managementspecificationforarchiveofexpressw2022-12-24發(fā)布2023-01-24實(shí)施江蘇省市場監(jiān)督管理局IDB32/T1086—2022前言 Ⅲ1范圍 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 24總體原則和要求 25項目檔案工作職責(zé) 46項目檔案管理制度體系與業(yè)務(wù)規(guī)范 67項目文件形成 78項目文件收集 89項目文件整理 1110項目文件審查與歸檔 1911項目檔案信息化管理 2112項目檔案匯總、移交及保管利用 2613項目檔案登記 2814項目檔案專項驗收 28附錄A(規(guī)范性)高速公路建設(shè)項目檔案常用表式和圖例 30附錄B(規(guī)范性)高速公路建設(shè)項目檔案分類編號體系表 73附錄C(規(guī)范性)高速公路建設(shè)項目文件材料歸檔范圍及保管期限、歸檔文件清單 77附錄D(資料性)橋梁單位工程歸檔文件清單 202附錄E(資料性)隧道單位工程歸檔文件清單 246附錄F(規(guī)范性)項目竣工圖編制要求 301附錄G(規(guī)范性)高速公路建設(shè)項目電子檔案范圍 305附錄H(資料性)高速公路建設(shè)項目竣工文件用表 306附錄I(資料性)高速公路建設(shè)項目案卷題名及文件題名示例 358參考文獻(xiàn) 369ⅢDB32/T1086—2022本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件代替DB32/T1086—2008《江蘇省高速公路建設(shè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》,與DB32/T1086—2008相比,除結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯性改動外,主要技術(shù)變化如下:a)刪除了“總則”,更改為“總體原則和要求”,細(xì)分了原則,增加了要求,并將2008年版的有關(guān)內(nèi)b)增加了“項目檔案工作職責(zé)”章節(jié),并將2008年版的有關(guān)內(nèi)容更改后納入(見第5章,2008年c)增加了“項目檔案管理制度體系與業(yè)務(wù)規(guī)范”(見第6章);d)增加了“項目文件形成”(見第7章);e)增加了“項目文件收集”“項目文件整理”“項目文件審查與歸檔”中有關(guān)項目電子文件、電子檔案管理、電子檔案管理系統(tǒng)的要求(見第8章、第9章、第10章);f)刪除了“項目檔案控制與管理”章節(jié),相關(guān)內(nèi)容整合進(jìn)“總體原則和要求”和“項目檔案工作職責(zé)”(見第4章、第5章,見2008年版的第5章);g)刪除了“項目竣工圖的編制”章節(jié),相關(guān)內(nèi)容整合進(jìn)“項目文件整理”(見9.1、9.3和9.4,2008年版的第7章);h)更改了“項目檔案信息化管理”(見第11章,2008年版的第8章);i)更改了“項目檔案整理與移交”“項目檔案登記”,改為“項目檔案匯總、移交及保管利用”(見第12章,2008年版的第9章);j)更改了“項目檔案登記”(見第13章,2008年版的第10章);k)更改了“項目檔案竣工驗收”,改為“項目檔案專項驗收”(見第14章,2008年版的第11章);l)更改了高速公路建設(shè)項目檔案分類體系及分類編號(見附錄B,2008年版的附錄B);m)更改了規(guī)范性附錄“檔案常用表式和圖例”“高速公路建設(shè)項目檔案分類編號體系”“竣工文件用表”,內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)充細(xì)化(見附錄A、附錄B、附錄H,2008年版的附錄A、附錄B、附錄D);n)更改了高速公路建設(shè)項目文件材料歸檔范圍及保管期限、歸檔文件清單,歸檔范圍進(jìn)行了擴(kuò)充細(xì)化,部分保管期限進(jìn)行了調(diào)整(見附錄C,2008年版的附錄C);。)增加了資料性附錄“橋梁單位工程歸檔文件清單”“隧道單位工程歸檔文件清單”(見附錄D、附錄E);p)增加了規(guī)范性附錄“項目竣工圖編制要求”“電子原文及數(shù)字化文件范圍”(見附錄F、附錄G);q)增加了資料性附錄“高速公路建設(shè)項目案卷題名及文件題名示例”(見附錄I)。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由江蘇省交通運(yùn)輸廳提出并歸口。本文件起草單位:江蘇省交通工程建設(shè)局、江蘇省交通運(yùn)輸廳、江蘇省檔案館、北京漢龍思琪數(shù)碼科技南京有限公司。本文件于2008年首次發(fā)布,本次為第一次修訂。1DB32/T1086—2022高速公路建設(shè)項目檔案管理規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了高速公路建設(shè)項目(以下簡稱“項目”)檔案管理的總體原則和要求、項目檔案工作職責(zé)、制度規(guī)范建設(shè)、項目文件形成、項目文件收集、項目文件整理、項目竣工圖的編制、項目文件的審查與歸檔、項目檔案的匯總與移交、項目檔案登記、項目檔案專項驗收。本文件適用于江蘇省境內(nèi)新建、改建和擴(kuò)建高速公路建設(shè)項目檔案管理,獨(dú)立橋梁、獨(dú)立隧道項目以及其他公路建設(shè)項目可參照執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T9704黨政機(jī)關(guān)公文格式GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T26163.1信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分:原則GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T32004環(huán)境管理體系通用實(shí)施指南GB/T33476黨政機(jī)關(guān)電子公文系列標(biāo)準(zhǔn)GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T28建設(shè)項目檔案管理規(guī)范DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T32公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T46文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T54照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T63錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)檔案DA/T68(所有部分)檔案服務(wù)外包工作規(guī)范DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范DA/T80政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南JTG2182公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)(第二冊機(jī)電工程)JTGB01公路工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)JTGF80/1公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)(第一冊土建工程)JTGF90公路工程施工安全技術(shù)規(guī)范JTGG10公路工程施工監(jiān)理規(guī)范2DB32/T1086—20223術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。項目文件recordsforproject項目建設(shè)全過程中產(chǎn)生的,反映項目立項、實(shí)施、管理、監(jiān)督等情況的文字、圖表、音像、實(shí)物等各種形式和載體的文件材料。3.2項目電子文件electronicrecordsforproject在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,記錄和反映項目建設(shè)和管理各項活動的文件。注:項目電子文件包含文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。3.3項目檔案archivesforproject具有保存、查考利用價值的,經(jīng)過鑒定、系統(tǒng)整理并歸檔的項目文件材料。3.4項目電子檔案electronicarchivesforproject項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。3.5項目文件歸檔filingofprojectrecord項目各參建單位將辦理完畢且具有保存價值的項目文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交項目建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。3.6項目檔案移交transferofprojectrecord建設(shè)單位根據(jù)相關(guān)規(guī)定、合同或協(xié)議將有關(guān)項目檔案移交項目接管養(yǎng)護(hù)單位、項目主管部門或有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。3.7項目檔案管理卷descriptivefileoftheprojectarchive建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)在管理項目過程中形成的,包括項目概況、合同段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等說明項目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷。4總體原則和要求4.1總體原則4.1.1項目法人負(fù)責(zé)制4.1.1.1項目法人(建設(shè)單位)對項目檔案工作負(fù)總責(zé),實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。4.1.1.2項目自籌備起到項目竣工,項目法人(建設(shè)單位)全過程組織開展項目檔案管理工作,同時接受項目所在地上級及同級行業(yè)主管部門、檔案主管部門的管理和指導(dǎo)。4.1.1.3項目法人(建設(shè)單位)明確項目檔案工作的分管負(fù)責(zé)人,設(shè)立與項目建設(shè)管理情況相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu),建立覆蓋全項目參建各單位(含設(shè)計、施工、監(jiān)理、加工制造、咨詢、外包服務(wù)等單位)的工作網(wǎng)3DB32/T1086—2022絡(luò),網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定,組織協(xié)調(diào)有效。4.1.1.4項目法人(建設(shè)單位)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)參建各單位,完成各自職責(zé)范圍及合同規(guī)定的項目文件(含電子文件)的形成、收集、整理、歸檔,確保項目檔案與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔,并加強(qiáng)對參建各單位檔案管理工作的考核。4.1.1.5項目法人(建設(shè)單位)對項目文件材料及項目檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性進(jìn)行全面審核,并負(fù)責(zé)項目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和移交等工作;項目參建各單位負(fù)責(zé)對各自形成的項目文件和項目檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、有效性進(jìn)行自檢,并對項目法人(建設(shè)單位)負(fù)責(zé)。4.1.2崗位責(zé)任制4.1.2.1項目參建各單位應(yīng)明確檔案工作責(zé)任部門(或管理機(jī)構(gòu))和責(zé)任人,明確檔案崗位(機(jī)構(gòu))及人員的職責(zé)與要求,實(shí)施項目檔案工作的組織與管理,做好項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案(含電子檔案)的核驗、匯總等工作。4.1.2.2項目參建各單位檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識、技能及專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷,了解項目管理和相關(guān)工程專業(yè)知識。從項目開工到竣工,項目參建各單位以及檔案外包服務(wù)單位應(yīng)保持檔案人員穩(wěn)定,如遇調(diào)整,應(yīng)報經(jīng)項目法人(建設(shè)單位)同意后及時清點(diǎn)交接項目文件,辦理交接手續(xù)。4.1.2.3檔案人員應(yīng)參與工作例會和工程質(zhì)量檢驗會,設(shè)備開箱,重大會議和活動、階段性檢查、合同段(各單項)驗收以及項目交(竣)工驗收等建設(shè)管理工作,參與并做好項目文件收集歸檔和項目檔案的審4.1.3全過程管理4.1.3.1項目文件的形成、收集、整理、歸檔和項目檔案的移交融入項目建設(shè)的全過程,與項目建設(shè)同步進(jìn)行。4.1.3.2遵循高速公路項目基本建設(shè)程序各階段文件的自然形成規(guī)律和成套性原則,保持項目文件和案卷間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。保存。4.2要求4.2.1納入項目管理體系項目法人(建設(shè)單位)以及參建各單位應(yīng)重視項目檔案工作,在項目管理體系相關(guān)制度、規(guī)范中明確提出檔案管理要求,提供并保障項目檔案工作所需人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等各項管理資源,確保項目檔案管理集中統(tǒng)一、規(guī)范有效、安全保密。4.2.2納入項目建設(shè)程序項目進(jìn)行單位、分部、分項工程質(zhì)量等級評定和合同段交(竣)工前,應(yīng)同步核查應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量,并提出核查意見。對于不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求或未能通過檔案核查的,項目法人(建設(shè)單位)不應(yīng)組織合同段或項目的交(竣)工驗收。4.2.3納入合同內(nèi)容4.2.3.1項目法人(建設(shè)單位)在與參建各單位簽訂合同、協(xié)議時,設(shè)立專門條款,明確約定項目文件(含相關(guān)費(fèi)用以及違約責(zé)任等管理要求。4DB32/T1086—20224.2.3.2項目參建各單位因一方違約或其他因素導(dǎo)致項目合同中止或解除合同的,中止履約方應(yīng)按約定要求將已完工程形成的項目文件及時向項目法人(建設(shè)單位)或總承包單位提交審核歸檔,不得以任何理由扣留或拒絕提交應(yīng)歸檔文件和檔案。4.2.3.3建設(shè)項目采用檔案外包服務(wù)或檔案委托業(yè)務(wù)服務(wù)的,項目法人(建設(shè)單位)應(yīng)參照DA/T31、DA/T68.1、DA/T68.2、DA/T68.3等的規(guī)定,將外包服務(wù)納入項目建設(shè)管理、合同管理、考核管理同步規(guī)范實(shí)施,從比選確定外包服務(wù)單位到檔案委托業(yè)務(wù)實(shí)施完成的全過程,確保合法、合規(guī)、安全、可控。4.2.4納入考核管理在項目建設(shè)程序、進(jìn)度計劃、階段目標(biāo)、履約考核、勞動競賽、評定與驗收等方面,同步部署項目檔案工作目標(biāo)、計劃與要求,同步開展檔案管理,同步開展檢查與考核,監(jiān)督整改并閉合。5項目檔案工作職責(zé)5.1項目法人(建設(shè)單位)職責(zé)5.1.1遵照項目檔案工作相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,完成自身形成的項目文件(含電子文件)立卷歸檔工作,全面負(fù)責(zé)并全過程組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)參建各單位開展項目檔案管理工作。5.1.2結(jié)合項目實(shí)際,制定項目檔案管理規(guī)劃和工作大綱,及時調(diào)整并不斷完善項目檔案管理制度體系和業(yè)務(wù)規(guī)范要求,組織參建各單位進(jìn)行宣貫、培訓(xùn)和交底,確保檔案管理制度和業(yè)務(wù)要求執(zhí)行有效。5.1.3將項目文件和項目檔案管理履約情況,納入履約考核內(nèi)容;對項目文件管理、歸檔質(zhì)量及完成進(jìn)度等情況進(jìn)行同步檢查,并與考核結(jié)果掛鉤。5.1.4會同有關(guān)單位對參建單位移交的項目檔案進(jìn)行檢查、審核和匯總,完成項目檔案管理登記,組織參建各單位實(shí)施好項目交(竣)工驗收階段及缺陷責(zé)任期項目檔案管理工作,并按有關(guān)規(guī)定做好檔案保管移交。5.1.5將項目檔案信息化管理納入項目信息化建設(shè)內(nèi)容,統(tǒng)籌規(guī)劃,同步實(shí)施。積極推進(jìn)電子檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè),并與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接,確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。5.1.6采用檔案外包服務(wù)單位式的項目,建設(shè)單位應(yīng)遵守政府采購、招投標(biāo)等法律法規(guī),采用詢價或招投標(biāo)方式確定外包服務(wù)單位;與外包服務(wù)單位應(yīng)簽訂服務(wù)合同,明確檔案服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、管理要求、知識產(chǎn)權(quán)、研究成果權(quán)益歸屬、違約責(zé)任等;將檔案安全保密管理列入項目檔案信息化工作重要內(nèi)容,按附錄A的圖A.17的要求簽訂保密協(xié)議;對外包服務(wù)單位進(jìn)行全過程監(jiān)督和管理。5.2設(shè)計單位職責(zé)5.2.1按照項目檔案相關(guān)規(guī)定和合同約定,向項目法人(建設(shè)單位)提供符合歸檔要求的設(shè)計文件、變更文件、施工圖紙、設(shè)計專題及相關(guān)電子文件進(jìn)行歸檔。5.2.2對于施工中的方案、技術(shù)、材料、工藝等變更,設(shè)計單位應(yīng)出具變更依據(jù)文件(含圖紙);變更文件5.3施工單位職責(zé)5.3.1配備符合崗位要求的專、兼職檔案人員,做好應(yīng)歸檔項目文件(含電子文件)的收集、預(yù)立卷和保管。5.3.2合同段交工驗收(評定)前,按項目檔案管理要求完成項目文件的匯集、整理、自檢及整改完善工作。5.3.3合同段交工驗收(評定)后,及時向項目法人(建設(shè)單位)提交符合要求的項目文件歸檔。5DB32/T1086—20225.3.4項目試運(yùn)行期(缺陷責(zé)任期),繼續(xù)收集歸檔所形成的項目文件(含電子文件),確保項目竣工檔5.4監(jiān)理單位職責(zé)5.4.1配備符合崗位要求的專、兼職檔案人員,做好應(yīng)歸檔項目文件(含電子文件)的收集、預(yù)立卷和保管。5.4.2合同段交工驗收前,按項目法人(建設(shè)單位)規(guī)定的管理標(biāo)準(zhǔn)完成項目監(jiān)理文件的收集、整理、自檢及整改完善工作。5.4.3將項目文件材料管理與審核納入監(jiān)理工作內(nèi)容,負(fù)責(zé)對實(shí)施監(jiān)理的施工合同段形成的項目文件和項目檔案,進(jìn)行完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性審查,并向項目建設(shè)單位提交合同段檔案編制說明及審核移交表(見表A.15)。5.4.4合同段交工驗收后,及時向項目法人(建設(shè)單位)提交符合要求的監(jiān)理檔案歸檔,并協(xié)助項目法人(建設(shè)單位)做好項目檔案質(zhì)量審核工作。5.4.5項目試運(yùn)行期(缺陷責(zé)任期),繼續(xù)收集歸檔所形成的項目文件(含電子文件),確保項目竣工檔5.5總承包單位職責(zé)5.5.1實(shí)行總承包制的項目,總承包單位按照與項目法人(建設(shè)單位)的合同約定以及相關(guān)要求,負(fù)責(zé)總承包范圍內(nèi)項目檔案工作的組織與管理,負(fù)責(zé)對各分包單位項目文件和項目檔案的審查與匯總并向項目法人(建設(shè)單位)歸檔,接受項目法人(建設(shè)單位)的監(jiān)督和指導(dǎo)。5.5.2各分包單位負(fù)責(zé)其分包范圍內(nèi)項目文件的收集、整理,提交總承包單位審核、匯總,總承包單位出具審查意見。5.6科研、技術(shù)咨詢等單位職責(zé)5.6.1科研、技術(shù)咨詢及應(yīng)用單位應(yīng)切實(shí)執(zhí)行項目檔案管理總則相關(guān)要求,確保文件材料的質(zhì)量符合歸檔要求并達(dá)到及時、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的目標(biāo)。5.6.2科研單位應(yīng)將科研項目的可行性研究報告、申請書、工作大綱、合同書、階段性報告、科研成果報告、查新報告、鑒定書及有關(guān)證明、獎勵證書、圖片及音、視頻文件、專利、軟著等知識產(chǎn)權(quán)文件等及時收集歸檔。5.6.3新技術(shù)應(yīng)用和推廣單位應(yīng)將新技術(shù)應(yīng)用、推廣的有關(guān)的批復(fù)文件與合同,主要負(fù)責(zé)人名單,試驗記錄和分析、計算數(shù)據(jù),應(yīng)用、推廣情況記載,使用效果及圖片、音、視頻文件等及時收集歸檔。5.7檔案外包服務(wù)單位職責(zé)5.7.1參照DA/T68.1、DA/T68.2、DA/T68.3的相關(guān)規(guī)定,檔案外包服務(wù)單位為項目建設(shè)單位提供檔案整理、數(shù)字化、咨詢等業(yè)務(wù)服務(wù),接受項目建設(shè)單位管理、監(jiān)督、考核并對其負(fù)責(zé),同時接受監(jiān)管部門5.7.2簽訂并切實(shí)履行檔案服務(wù)外包合同(見圖A.16)和承包方員工保密協(xié)議(見圖A.17),采用承包方員工備案表(見表A.14)對工作人員實(shí)行登記,并向項目建設(shè)單位報備。5.7.3按照項目檔案管理體系建設(shè)要求,明確自身工作職責(zé)和管理體系;制定檔案服務(wù)目錄、服務(wù)細(xì)則、建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序;配備具有相關(guān)專業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷或檔案專業(yè)中級以上專業(yè)技術(shù)職稱的員工;提供符合相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求并滿足項目管理需求的軟、硬件設(shè)施設(shè)備;服務(wù)質(zhì)量應(yīng)滿足相關(guān)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求,并向項目法人(建設(shè)單位)報備相關(guān)材料。5.7.4在項目檔案外包服務(wù)的規(guī)劃、合同簽訂、合同執(zhí)行及接受監(jiān)督、評估與改進(jìn)等過程中,檔案外包6DB32/T1086—2022服務(wù)單位應(yīng)配合建設(shè)單位開展實(shí)施項目檔案(含電子檔案)的整理、加工、咨詢、安全管理等合同約定的所有外包服務(wù)工作,并協(xié)助建設(shè)單位出具檔案管理咨詢服務(wù)報告,直至項目檔案通過驗收。5.7.5項目服務(wù)完成后,對項目成果進(jìn)行自評,向建設(shè)單位提交項目咨詢服務(wù)工作總結(jié)報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括:項目檔案外包服務(wù)的概況,合同簽訂、履行及變更情況,具體項業(yè)務(wù)服務(wù)所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,項目成果形成情況,各項業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量自檢情況及統(tǒng)計數(shù)據(jù),存在問題及分析總結(jié),后續(xù)改進(jìn)措施等。按照服務(wù)規(guī)范和合同要求,妥善處置項目檔案信息、服務(wù)成果及相關(guān)資料,不得以任何方式私自留存或擅自使用。5.7.6外包服務(wù)單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)范要求開展業(yè)務(wù)服務(wù),主動接受建設(shè)單位管理和考核,配合相關(guān)檢查,提交工作記錄和質(zhì)量報告,實(shí)行服務(wù)全過程的閉環(huán)管理。5.7.7外包服務(wù)單位應(yīng)實(shí)行保密安全責(zé)任制,確保保密措施的具體落實(shí)及泄密責(zé)任可追究。服務(wù)單位應(yīng)與員工簽訂書面的保密協(xié)議或保密承諾書,在服務(wù)過程中確保檔案安全,不遺失、不被摘抄、刪改、復(fù)制,或者泄露檔案內(nèi)容和其他相關(guān)信息。5.7.8合同履約期間,外包服務(wù)單位依照安全保密有關(guān)規(guī)定和檔案工作相關(guān)要求,明確專人負(fù)責(zé),工作設(shè)備物理脫網(wǎng),存儲載體應(yīng)項目專用,對檔案數(shù)字化安全保密管理工作進(jìn)行全程管理,做好工作記錄。5.7.9外包方數(shù)字化加工場所在建設(shè)單位辦公場所以外的,應(yīng)安裝視頻監(jiān)控,對數(shù)字化交工場所出入口、檔案存放區(qū)、信息存儲區(qū)和加工區(qū)等實(shí)行記錄,視頻監(jiān)控記錄產(chǎn)生之日起保存直至項目服務(wù)結(jié)束,提交項目建設(shè)單位定期檢查并留存。5.7.10外包服務(wù)單位應(yīng)對數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作情況做好記錄,對加工過程中使用的計算機(jī)硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行安全檢查和登記,統(tǒng)一保管,嚴(yán)禁擅自處理。存儲介質(zhì)中不得存有其他文件或無關(guān)內(nèi)容。5.8其他參建單位職責(zé)遵照項目檔案工作相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,按照項目檔案管理有關(guān)規(guī)定和合同約定,完成自身形成的項目文件(含電子文件)立卷歸檔工作,確保項目竣工檔案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。6項目檔案管理制度體系與業(yè)務(wù)規(guī)范6.1項目檔案管理制度體系建設(shè)6.1.1項目開工前,項目法人(建設(shè)單位)應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則,制定項目檔案管理工作方案和工作計劃;建立覆蓋全項目和項目建設(shè)全過程的文件、檔案管理制度體系和業(yè)務(wù)規(guī)范要求;按照工程實(shí)際,適時進(jìn)行修訂和完善。6.1.2項目各參建單位建立健全相應(yīng)的文件日常管理制度和預(yù)立卷制度,按照工程實(shí)際,適時進(jìn)行修訂和完善,并向項目法人(建設(shè)單位)報備。6.2項目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范要求項目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范中應(yīng)包含但不限于下列內(nèi)容:a)項目文件的管理流程、形成質(zhì)量要求、時限要求、審核要求、歸檔要求等;b)竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責(zé)任等;d)工程用表、行業(yè)用表的表式和依據(jù);e)其他要求。7DB32/T1086—20226.3項目檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范要求檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容:a)項目檔案管理辦法:包括歸檔、審核移交、登記統(tǒng)計、借閱利用、電子檔案管理、庫房管理等b)項目檔案分類方案;c)項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表;d)項目文件整理及編目要求。7項目文件形成7.1項目紙質(zhì)文件7.1.1項目文件應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定。7.1.2項目文件形成應(yīng)程序規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、簽署完備,用表規(guī)范,格式統(tǒng)一,符合原始、規(guī)7.1.3使用碳素墨水等不易褪色、耐久性好的書寫材料(不應(yīng)使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫7.1.4采用符合國際標(biāo)準(zhǔn)紙型的70g以上紙張制作項目文件。7.1.5簽名應(yīng)由本人親自書寫,字跡工整可辨析。特殊情況需要代簽,代簽人應(yīng)持有應(yīng)簽字人的委托書,在簽字處蓋上應(yīng)簽字人的簽名章(紅色不褪色印泥),并在蓋章處右側(cè)簽上蓋章人的姓名,不應(yīng)直接代簽應(yīng)簽字人姓名。7.1.6更改文件中錯誤字跡,用斜線劃去,在近旁書寫正確內(nèi)容,修改人應(yīng)簽名;不應(yīng)用覆蓋涂劃、涂改液修改或橡皮擦改等方式更改錯誤字跡。7.1.7文字、圖表、圖紙等宜采用鉛印或激光打印機(jī)打印,確保達(dá)到耐久要求。7.1.8熱敏傳真件、復(fù)寫件等原稿無法耐久保存的文件,需及時復(fù)印,將復(fù)印件與原稿一并歸檔,復(fù)印件應(yīng)清晰,符合GB/T32004的相關(guān)要求。7.2項目電子文件7.2.1一般要求7.2.1.1電子文件在形成和辦理過程中,應(yīng)具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式,并能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用。7.2.1.2能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠,未被非法更改。7.2.1.3在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整。7.2.1.4采用電子簽名的電子文件應(yīng)符合國家或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)要求,并通過相關(guān)認(rèn)證。7.2.1.5涉密電子文件的原件形式應(yīng)符合國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。7.2.2單套管理項目電子文件7.2.2.1在辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生、在電子檔案管理信息系統(tǒng)中管理的電子文件應(yīng)來源可7.2.2.2電子文件經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)和個人直接辦理形成或?qū)朕k公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng),經(jīng)系統(tǒng)授權(quán)、確認(rèn)并記錄流轉(zhuǎn)全過程,可以通過技術(shù)驗證其真實(shí)性。7.2.2.3保存電子文件關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)修改痕跡和管理過程元數(shù)據(jù)。8DB32/T1086—20227.2.2.4電子文件組件和構(gòu)成要素齊全完整,電子文件與相關(guān)元數(shù)據(jù)應(yīng)保持關(guān)聯(lián)關(guān)系。電子公文元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T33476的要求;文書、照片、音頻、視頻電子文件元數(shù)據(jù)項應(yīng)符合DA/T46、DA/T54、DA/T63的要求;其他類型電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T26163.1的要求;元數(shù)據(jù)項應(yīng)滿足并且不僅限于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中約束性標(biāo)識為“必選”的項目。其他元數(shù)據(jù)根據(jù)項目管理實(shí)際,制定接口標(biāo)準(zhǔn)和元數(shù)據(jù)要求,保障單套管理項目電子文件的元數(shù)據(jù)符合管理要求。7.3項目聲像文件7.3.1重要活動及事件、原始地形地貌、建設(shè)過程中的項目原始地貌、重大會議活動、科研(課題)、隱蔽工程、重要部位、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和工序、質(zhì)量問題、缺陷修復(fù)、重大事故等應(yīng)形成照片(含紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片)和音頻、視頻文件。7.3.2照片(含數(shù)碼照片)、音頻、視頻文件應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容,畫面完整、端正,聲音和影像清晰。7.3.3照片(含數(shù)碼照片)、音頻、視頻文件應(yīng)符合DA/T50、DA/T78等管理要求。7.3.4反映項目管理活動、建設(shè)過程的照片、視頻、音頻等文件應(yīng)全部收集,影像清晰、主題明確,像素達(dá)到1000萬以上,反映施工記錄的照片應(yīng)配有內(nèi)容提示板。7.3.5照片、視頻、音頻等電子文件應(yīng)按照所反映內(nèi)容命名電子文件名,并建立對應(yīng)文件包。7.3.6反映項目管理活動的數(shù)碼照片按照不少于5張/次拍攝,沖印照片數(shù)量按照不少于2張/次;反映項目建設(shè)重要過程和關(guān)鍵工序的,如施工實(shí)況、隱蔽工序、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、控制指標(biāo)、技術(shù)應(yīng)用、試件取樣、試驗檢測、設(shè)備檢驗、巡查旁站、事故勘察與處理等,按照不少于4張/次拍攝,沖印照片數(shù)量按照不少于1張/次。合同段沖印照片總數(shù)量不少于180張/合同段。8項目文件收集8.1收集原則8.1.1項目文件收集按照“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的原則,由項目文件的形成單位或部門負(fù)責(zé)。8.1.2采用信息化技術(shù)實(shí)施項目建設(shè)管理的,應(yīng)用單位應(yīng)對項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)、電子文件收集歸檔。8.2收集范圍8.2.1反映項目建設(shè)管理全過程的具有查考、利用價值的各種形式、載體的文件應(yīng)收盡收,包括文字、8.2.2高速公路項目按附錄C進(jìn)行收集。8.2.3橋梁項目參照附錄D進(jìn)行收集,獨(dú)立特大橋、獨(dú)立大橋等工程項目可結(jié)合實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充完善。8.2.4隧道項目參照附錄E進(jìn)行收集,可結(jié)合項目實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充完善。8.2.5項目缺陷責(zé)任期內(nèi)參照附錄H完成收集。8.2.6土建工程應(yīng)有真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整的施工原始記錄、試驗檢測數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗結(jié)果等質(zhì)量保證資料。質(zhì)量保證資料應(yīng)包括下列內(nèi)容:a)所有原材料、半成品和成品質(zhì)量檢驗結(jié)果;b)材料配合比、拌和加工控制檢驗和試驗數(shù)據(jù);c)地基處理、隱蔽工程施工記錄和橋梁、隧道施工監(jiān)控資料;d)質(zhì)量控制指標(biāo)的試驗記錄和質(zhì)量檢驗匯總圖表;e)施工過程中遇到的非正常情況記錄表及其對工程質(zhì)量影響分析評價資料;f)施工過程中如發(fā)生質(zhì)量事故,經(jīng)處理補(bǔ)救后達(dá)到設(shè)計要求的認(rèn)可證明文件資料。9DB32/T1086—20228.2.7機(jī)電工程應(yīng)有真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整的施工原始記錄、試驗檢測數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗結(jié)果等質(zhì)量保證資料。質(zhì)量保證資料應(yīng)包括下列內(nèi)容:a)設(shè)備和材料報驗資料,包括產(chǎn)品出廠檢驗合格證明和有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)出具的合格檢測報告;b)所用主要原材料、設(shè)備的現(xiàn)場抽查質(zhì)量檢驗結(jié)果,包括施工單位的委托送樣及監(jiān)理單位的抽檢委托送樣的檢驗報告;c)設(shè)備和軟件安裝調(diào)試記錄;d)隱蔽工程驗收記錄及施工影像資料;e)施工過程中的檢驗測試記錄,包括施工單位的自檢記錄和監(jiān)理單位的抽檢記錄;f)施工結(jié)束后的檢驗測試記錄;g)其他應(yīng)具備的資料,包括施工過程中遇到的非正常情況記錄表、根據(jù)工程實(shí)際情況應(yīng)具備的相關(guān)行業(yè)檢測驗收文件等。8.3收集時間8.3.1項目文件按項目基本建設(shè)程序的不同階段和各合同段單位(分部、分項)工程施工工序文件的自然形成過程,結(jié)合項目進(jìn)度,分門別類同步收集。8.3.2項目電子文件與對應(yīng)紙質(zhì)文件、特殊載體文件在形成10個工作日以內(nèi)完成收集。8.4收集質(zhì)量要求8.4.1項目紙質(zhì)文件8.4.1.1能夠全面、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程建設(shè)的實(shí)際過程。8.4.1.2歸檔項目文件應(yīng)為原件。其中,項目立項審批等文件如原件保存在項目主管單位的,可用復(fù)印件歸檔;原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件,如由供貨商提供的,可以用復(fù)印件加蓋供貨商公章后歸檔;其他文件應(yīng)為原件?？辈?、施工、測量等歸檔文件應(yīng)是現(xiàn)場原始手簿或記錄,如有清稿,應(yīng)將原始記錄與清稿后的記錄文件逐份對應(yīng)、一并歸檔。復(fù)印件歸檔應(yīng)標(biāo)明原件存放處或所在案卷。8.4.2項目電子文件8.4.2.1形成單位可通過電子檔案管理系統(tǒng)或其他人工方式,收集聲像類電子文件或辦公、繪圖等其他應(yīng)用軟件形成的電子文件。8.4.2.2電子文件收集的基本要求如下:a)項目電子文件及其組件齊全、完整,并在技術(shù)上保證其載體的有效和數(shù)據(jù)、文件的完整、安全、b)項目電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等齊全、完整;c)在計算機(jī)輔助設(shè)計和制造過程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計與工藝變更通知等電子文件及其組件齊全、完整;d)聲像類電子文件能客觀、完整地反映項目活動的主要事件、內(nèi)容、人物和場景等;e)郵件、網(wǎng)頁類電子文件的文字信息、圖像、動畫、音頻、視頻文件等齊全、完整,網(wǎng)頁版面格式保持不變;f)以專有格式存儲的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時,同時收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊等;g)以公務(wù)電子郵件及其附件形式傳輸、交換的電子文件,下載并收集、歸入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲文件夾中。8.4.2.3電子文件收集格式要求如下:10DB32/T1086—2022a)電子文件收集格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能,能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換;b)版式文件格式參照DA/T47執(zhí)行,可采用PDF、PDF/A、OFD格式;c)電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式,其他電子文件、電子文件組件可以版式文等通用格式收集;或電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件;d)在計算機(jī)輔助設(shè)計與制造過程中形成的科技類電子文件應(yīng)按以下要求收集:二維矢量文件以STEP格式收集,其他可轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔;e)以數(shù)據(jù)庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件,應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔:以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔,或參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式,將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔;f)照片類電子文件以PDF、JPG等格式歸檔;錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔;錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔,珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件;g)公務(wù)電子郵件以EML格式,網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。8.4.2.4電子文件元數(shù)據(jù)收集的基本要求如下:a)在電子文件形成過程中應(yīng)同步采集元數(shù)據(jù)一并歸檔,包括內(nèi)容元數(shù)據(jù)、背景元數(shù)據(jù)和過程元數(shù)據(jù);b)可使用表格或電子檔案管理系統(tǒng)按照電子文件實(shí)體元數(shù)據(jù)及文件辦理流程元數(shù)據(jù)等要求,著錄、采集經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù),以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)。8.4.2.5電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式的確定:a)經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式;b)選擇ebService歸檔接口、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)歸檔接口方式時,可以ETXS、DBF、XML等任一格式歸檔;c)選擇中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口方式時,可與電子文件一并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫推送至中間數(shù)據(jù)庫,也可再由中間數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件;d)聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、在單臺計算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件,可以ETXLS、DBF等格式歸檔。8.4.2.6電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式的具體要求。a)文書類電子文件歸檔元數(shù)據(jù)參照DA/T46等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,至少包括:題名、文件編號、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機(jī)文件名、計算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件元數(shù)據(jù)。文件辦理流程元數(shù)據(jù)應(yīng)包括:在發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)時間和機(jī)構(gòu)人員名稱等內(nèi)容的元數(shù)據(jù)。b)科技、專業(yè)、網(wǎng)頁、郵件、社交媒體類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)參照DA/T32、DA/T80等要求執(zhí)行,達(dá)到相關(guān)必選元數(shù)據(jù)的約束性要求,可根據(jù)項目實(shí)際適當(dāng)增加。c)聲像類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)參照DA/T54、DA/T63標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,至少包括:題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動描述、密級以ET、XLS、DBF等格式收集。8.4.3項目聲像文件8.4.3.1數(shù)碼照片文件應(yīng)按如下要求收集。11DB32/T1086—2022a)數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件,不應(yīng)修改或處理數(shù)碼照片內(nèi)容和EXIF信息。b)選擇典型代表數(shù)碼照片歸檔,所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項活動的全貌,且主題鮮明,影像清晰、完整。c)應(yīng)用JPEG或RAW格式,宜采用JPEG格式。d)照片文字說明綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素,概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容,至少應(yīng)包括但不限于以下著錄項目:檔號、保管期限、年度、單位、攝影者、時間、文字說明、參見號;分組整理的照片著錄項還應(yīng)包含照片組號、張?zhí)?、組題名。e)數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔,也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。f)歸檔時對數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。8.4.3.2錄音錄像文件應(yīng)按如下要求收集。a)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容,畫面完整、端正,聲音和影像清晰。b)收集、保存經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價值的錄音錄像文件,錄像電子文件應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材,遵循活動時序與客觀事實(shí)編輯制作的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存。c)在保證錄音錄像電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上,通過轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計算機(jī)存儲器中,經(jīng)過系統(tǒng)整理、著錄后再歸檔并注意:1)宜一并收集音頻、視頻記錄的原始載體;2)關(guān)于同一工作活動的錄音錄像電子文件應(yīng)存儲在同一個文件夾中,應(yīng)建立并命名文件夾;3)可沿用攝錄設(shè)備、轉(zhuǎn)碼設(shè)備自動為錄音錄像電子文件賦予的計算機(jī)文件名,需手工設(shè)定命名規(guī)則的,宜參照檔號構(gòu)成要素確定錄音錄像電子文件命名規(guī)則;4)采用符合要求的計算機(jī)文件格式存儲錄音錄像電子文件,不符合要求的應(yīng)做格式轉(zhuǎn)換。d)有多件錄音錄像電子文件反映相同場景或主題內(nèi)容的,應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構(gòu)圖平衡的進(jìn)行收集、歸檔。e)以通用或開放格式收集、存儲并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等,音頻采樣率不低于44.1KHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等,視頻比特率不低于8MbpS。f)重大活動籌備、實(shí)施過程中形成的各種文字材料、重要實(shí)物等應(yīng)與相應(yīng)的錄音錄像文件一并收8.4.4項目實(shí)物8.4.4.1項目建設(shè)過程中所形成的具有保存價值的各類實(shí)物應(yīng)收集歸檔,包括:榮譽(yù)獎牌、獎杯、獎狀、證書、紀(jì)念品、題詞、字畫;重大活動中形成的紀(jì)念品、宣傳品;施工、科研、試驗等過程中取得的標(biāo)本、樣8.4.4.2項目重大活動籌備、實(shí)施過程中形成的除了公文、活動日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料、名冊、簽名冊、座次表等文件外,對于宣傳冊、活動標(biāo)志、成立的臨時機(jī)構(gòu)印章、證件、紀(jì)念品、圖書圖冊、圖紙等也應(yīng)一并收集。8.4.4.3所收集的實(shí)物應(yīng)為原始件,品相完整、無污損,可保留特定原包裝。9項目文件整理9.1項目文件整理原則9.1.1項目文件遵循項目基本建設(shè)程序各階段文件的自然形成規(guī)律和成套性原則,按照文件內(nèi)在聯(lián)系12DB32/T1086—2022進(jìn)行分類整理,便于保管和利用。9.1.2項目文件應(yīng)由文件形成單位或部門進(jìn)行整理。整理組卷工作流程包括:項目文件價值鑒定、分9.1.3項目電子文件形成或收集過程中應(yīng)完成分類、排序、命名、核對、存儲等整理,并同步完成對應(yīng)紙質(zhì)文件的整理。9.1.4竣工圖編制以附錄F為基礎(chǔ)要求,項目建設(shè)單位可根據(jù)項目實(shí)際,高于此要求實(shí)施編制。9.2項目文件分類9.2.1項目文件按照附錄B進(jìn)行分類。9.2.2項目電子文件分類應(yīng)保持與項目紙質(zhì)文件分類的一致性和對應(yīng)性。9.3項目文件組合9.3.1組件要求項目文件組件要求如下:a)審批類文件:批復(fù)文件(含附件)、請示文件(含附件)各為一件;b)施工記錄類文件:開工申請單為一件,開工申請單的附件各為一件,施工組織設(shè)計報審表及附件為一件,施工技術(shù)方案報審表及附件為一件,施工放樣報驗單和附件為一件,建筑材料報驗單及附件(原廠材質(zhì)證明、施工單位自檢記錄、監(jiān)理單位抽檢記錄)為一件,進(jìn)場設(shè)備報驗單及附件為一件,單次材料試驗檢測出具的報告及附件為一件,工程檢驗認(rèn)可書和報驗單各為一件,中間檢驗申請單及附件為一件,每個分項工程質(zhì)量檢驗評定表為一件,每個分部工程質(zhì)量檢驗評定表為一件,每個單位工程質(zhì)量檢驗評定表為一件;c)每次會議紀(jì)要和簽到表為一件,施工日志、監(jiān)理日志每本或每個月為一件,各種通知、指令、聯(lián)系單按照事件閉合關(guān)系若干件組成一件;d)獨(dú)立成冊、成本文件;獨(dú)立成冊的,單冊、單本作為一件;e)原件與復(fù)印件需要一并歸檔的:作為一件;f)其他文件由建設(shè)單位按照實(shí)際形成情況統(tǒng)一規(guī)定。9.3.2組卷要求9.3.2.1卷內(nèi)文件不重復(fù),同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該卷保管期限從長。案卷分卷以及卷內(nèi)文件組合以保持文件之間有機(jī)聯(lián)系為原則,分卷厚度原則上不超過30mm,特殊情況可本著保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的原則適當(dāng)分卷。9.3.2.2項目電子文件組卷時,每個項目建立與紙質(zhì)文件案卷層級設(shè)置相一致的多級文件夾,并按照檔號標(biāo)識對應(yīng)文件夾,按照檔號及件號命名具體的電子文件。9.3.3組卷方法9.3.3.1立項審批文件按照審批事項結(jié)合重要程度分別整理組卷。9.3.3.2設(shè)計審批文件按照設(shè)計階段結(jié)合專業(yè)及設(shè)計專題分別整理組卷。13DB32/T1086—20229.3.3.3工程管理文件按準(zhǔn)備事項結(jié)合辦理流程分別整理組卷,施工管理文件按管理事項、專題并結(jié)合時間分別整理組卷。9.3.3.4施工文件9.3.3.4.1各合同段施工管理文件以合同段為單位,按管理專題結(jié)合時間分別集中整理組卷。9.3.3.4.2首批進(jìn)場原材料報驗單及質(zhì)保文件附件、試驗檢測文件的原件,歸入對應(yīng)單位(分部、分項)開工報告附件或?qū)?yīng)首件工程文件中;屬于多個分部、分項工程共用的原材料報驗單及質(zhì)保文件附件、試驗檢測文件,按單位工程集中整理組卷,原件歸入合同段單位工程通用文件中;共用分部、分項工程質(zhì)保文件中只需歸入報驗單復(fù)印件(頁面空白處標(biāo)注原件歸檔位置,附件可不再重復(fù)歸檔),并填寫合同段構(gòu)造物名稱及共用原始文件歸檔位置索引(見表A.16)。其他的原材料報驗單及質(zhì)保文件附件、試驗檢測文件按照施工具體部位歸入對應(yīng)分部、分項施工文件中。9.3.3.4.3施工原始記錄文件按照單元劃分體系(局部到總體順序)結(jié)合施工工序整理組卷,監(jiān)理平行檢驗文件并入對應(yīng)檢驗批報驗單后,作為附件與自檢文件一起組卷,自檢文件在前,平行抽檢文件之后。9.3.3.4.4工程質(zhì)量檢驗評定匯總表按合同段集中歸檔,其他質(zhì)量檢驗評定表按照單元劃分體系(總體到局部順序)歸入對應(yīng)單位、分部、分項施工文件中。9.3.3.4.5設(shè)備文件按專業(yè)、用途結(jié)合臺套整理組卷,獨(dú)立臺套設(shè)備文件按照臺套獨(dú)立組卷。9.3.3.4.6竣工圖按照合同段結(jié)合專業(yè)或單位工程分別整理組卷;設(shè)計變更文件以合同段為單位,按照變更文件體系編號結(jié)合時間順序整理組卷。9.3.3.5竣工圖文件竣工圖表文件按照合同段結(jié)合專業(yè)分別整理組卷。9.3.3.6監(jiān)理文件9.3.3.6.1根據(jù)監(jiān)理工作內(nèi)容,以監(jiān)理合同段為單位,按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、工程質(zhì)量控制文件、計劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等工作內(nèi)容結(jié)合時間順序整理組卷。平行抽檢文件與施工單位自檢文件一起由施工單位組卷。9.3.3.6.2同時監(jiān)理多個施工合同段的,針對各施工合同段獨(dú)立形成的監(jiān)理文件,按照對應(yīng)施工合同段單獨(dú)組卷。獨(dú)立抽檢的文件按結(jié)合施工合同段單位工程劃分整理組卷。9.3.3.7交竣工驗收文件工程試運(yùn)行及竣工驗收文件按照試運(yùn)行監(jiān)測及管理事項、驗收專題內(nèi)容結(jié)合時間順序分別整理組卷。9.3.3.8工程招投標(biāo)及合同文件按照合同段劃分結(jié)合工作程序整理組卷。9.3.3.9資金管理文件計量支付報表、計劃進(jìn)度報表按合同段結(jié)合時間分別整理組卷。9.3.3.10科研課題文件按照研究項目結(jié)合研究過程順序整理組卷。14DB32/T1086—20229.3.3.11特殊載體文件按照載體類型結(jié)合形成單位整理組卷。9.4項目文件排列9.4.1案卷排列檔案案卷排列應(yīng)遵循高速公路工程基本建設(shè)程序和建設(shè)過程,具體按附錄C中規(guī)定的類目和順序,結(jié)合工程施工過程及文件形成自然規(guī)律進(jìn)行案卷組卷和排列,按照案卷順序號依次裝入檔案盒內(nèi)。9.4.2卷內(nèi)文件排列9.4.2.1立項審批文件批復(fù)在前,請示在后,報批過程中有關(guān)過程性文件依次排列。9.4.2.2設(shè)計審批文件批復(fù)在前,請示在后,相關(guān)過程性文件依次排列。9.4.2.3工程管理文件9.4.2.3.1按照審批及協(xié)議事項辦理程序依次進(jìn)行排列;工程管理文件按照問題結(jié)合時間依次排列。9.4.2.3.2會議紀(jì)要按不同會議類型結(jié)合時間進(jìn)行排列,如屬專題會議,按照專題分別進(jìn)行排列。9.4.2.4施工文件9.4.2.4.1以合同段單元劃分體系結(jié)合施工工序為原則,按開工報審、原材料質(zhì)量保證、工程質(zhì)量檢驗報驗、各項施工原始記錄、試驗檢測等依次排列。9.4.2.4.2原材料質(zhì)量保證文件按材料種類結(jié)合使用部位依次排列。9.4.2.4.3施工工序文件按照單元劃分結(jié)合結(jié)構(gòu)部位依次排列。9.4.2.4.4施工管理文件區(qū)別管理專題事項(如工程質(zhì)量控制、安全管理、事故處理等),結(jié)合重要程度及時間依次排列。9.4.2.4.5設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開箱驗收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測試驗和運(yùn)行維修等順序依次排列。9.4.2.5施工圖及竣工圖初步設(shè)計及施工圖按專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號順序依次排列;合同段竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號排列組卷。9.4.2.6監(jiān)理文件9.4.2.6.1按照依據(jù)性文件、工程質(zhì)量控制文件、計劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等,按照監(jiān)理工作內(nèi)容結(jié)合問題的重要程度依次排列。9.4.2.6.2獨(dú)立抽檢記錄按照結(jié)合施工合同段單位工程劃分結(jié)合時間順序依次排列。9.4.2.7交竣工驗收文件按照工作事項、工作程序,結(jié)合重要程度依次排列。15DB32/T1086—20229.4.2.8工程招投標(biāo)及合同文件按照專業(yè)結(jié)合招投標(biāo)及合同管理工作程序依次排列。9.4.2.9資金管理文件按照合同段結(jié)合時間順序依次排列。9.4.2.10科研課題文件按照課題項目結(jié)合研究階段依次排列。9.4.2.11特殊載體文件按照主題結(jié)合時間依次排列。9.4.2.12.1原始記錄與清稿記錄一并歸檔的,清稿在前,原始記錄在后,一一對應(yīng)。合同段或單位工程產(chǎn)生的測量等原始記錄,如為整本成冊不便拆分的,集中存放于合同段或單位工程的通用文件中,排列在工程質(zhì)量評定匯總表之后。9.4.2.12.2原件與復(fù)印件作為一件歸檔的,原件在前,復(fù)印件在后。9.4.3項目電子文件排列9.4.3.1項目電子文件按照分類方案檔號編制體系為順序排列。9.4.3.2僅以數(shù)據(jù)形式歸檔的項目電子文件應(yīng)滿足能按照文件題名、責(zé)任者、形成時間等各著錄項關(guān)鍵字,對項目電子文件的元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行同步檢索和排序,并且排序結(jié)果能保持電子文件、紙質(zhì)文件之間的有機(jī)對應(yīng)聯(lián)系。9.5項目文件編目9.5.1卷內(nèi)文件頁號編寫9.5.1.1經(jīng)系統(tǒng)化排列的卷內(nèi)文件,卷內(nèi)文件有內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號。頁號編寫位置:正面右下角、背面左下角,用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編寫頁號,空白頁不編寫頁號。9.5.1.2已裝訂成冊且編有頁碼的文件,不需重新編寫頁號;如與其他文件組成一卷,將該冊文件排列在其他文件之后,作為一份文件編寫件號,不需重新編寫頁號。9.5.1.3因幅面較小采取平鋪粘貼方式歸檔的文件,按粘貼頁逐張編寫頁號。9.5.1.4頁號編寫統(tǒng)一使用鉛筆。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表均不編寫頁號。每卷文件從“1”起編頁號,各卷之間頁號互不連續(xù)。9.5.2卷內(nèi)文件目錄編制9.5.2.1卷內(nèi)文件目錄(見圖A.4)是用來登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格,采用計算機(jī)編制并打印,排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。9.5.2.2卷內(nèi)文件目錄條目以每份文件為單位形成,內(nèi)容包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、9.5.2.3卷內(nèi)目錄各欄目的填寫應(yīng)符合如下要求。a)序號用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序,每件文件一個序號。16DB32/T1086—2022b)文件編號填寫文件的文號或圖樣的圖號,無文號或圖號可空白。c)責(zé)任者填寫文件材料的形成部門,可填寫由項目法人(建設(shè)單位)統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)范簡稱,多方聯(lián)合簽審文件應(yīng)填寫主要責(zé)任者,一般可填寫兩家單位。例:監(jiān)理日志的責(zé)任者應(yīng)為監(jiān)理單位名稱;工程檢驗認(rèn)可書、工程報驗單、中間檢驗申請單、質(zhì)量檢驗評定文件的責(zé)任者應(yīng)為施工單位和監(jiān)理單位。d)文件材料題名:填寫文件材料標(biāo)題的全稱,沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的,自擬標(biāo)題,并加“[]”;案卷內(nèi)每份獨(dú)立成件的文件均逐件填寫文件標(biāo)題。e)日期填寫文件材料或圖紙形成最后日期,用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日,如2020年1月1日,標(biāo)注為20200101。文件上未注明日期編制時應(yīng)根據(jù)內(nèi)容加以考證后填寫?？⒐D填寫竣工圖章內(nèi)的編制日期。f)“頁號”填寫每份文件首頁頁號,最后一份標(biāo)注起止頁號;已裝訂成冊文件,在卷內(nèi)文件目錄頁號中填寫冊數(shù),在備注欄中注明整冊總頁數(shù)。g)“備注”填寫該份文件需要說明的其他情況,如是否含監(jiān)理抽檢記錄等。9.5.2.4卷內(nèi)文件目錄編制示例見附錄I。9.5.3卷內(nèi)備考表編制9.5.3.1卷內(nèi)備考表(見圖A.5)內(nèi)應(yīng)注明案卷組卷情況及文件的件數(shù)、頁數(shù),組卷需要說明的問題,如說明復(fù)印件歸檔原因和原件存放地等,填寫立卷人、檢查人、立卷時間等。卷內(nèi)備考表簽署應(yīng)統(tǒng)一手簽,排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。9.5.3.2卷內(nèi)備考表各欄目的填寫應(yīng)符合如下要求:a)立卷人填本案卷的立卷責(zé)任人,一般為本案卷責(zé)任單位的工作人員;b)檢查人填負(fù)責(zé)案卷審核人員,一般為本案卷責(zé)任單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人員或工作人員;c)互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號,并注明其載體類型。9.5.4案卷目錄編制9.5.4.1檔案案卷目錄表(見表A.1)主要內(nèi)容包括檔號、案卷題名、文件材料件數(shù)、頁數(shù)、立卷單位、起9.5.4.2案卷目錄由案卷形成單位采用計算機(jī)編制、打印,并獨(dú)立匯總裝訂成冊。9.5.4.3案卷目錄各欄目的填寫應(yīng)符合如下要求。a)檔號:由檔案分類號、案卷順序號及件號組成,可根據(jù)項目管理需要增加項目管理代號,各層級之間用“—”連接,同一級代碼之間用“●”隔開(如:分類號—案卷流水號—件號或分類號—件號);分類號按附錄B編制;每個分類號中,按案卷先后次序編制流水號。b)案卷題名:簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名稱(可用建設(shè)單位規(guī)定的統(tǒng)一規(guī)范簡稱)、合同段號、單位工程(分部、分項)名稱、文件主要內(nèi)容及文件種類名稱;案卷題名不得重復(fù),應(yīng)采用卷內(nèi)文件的主要特征內(nèi)容(如材料種類、施工樁號、位置、報驗批次號、起止時間等)加以區(qū)分。c)件數(shù):案卷內(nèi)所有文件材料的總件數(shù)。d)頁數(shù):案卷內(nèi)所有文件材料的總頁數(shù)。e)立卷單位:文件材料責(zé)任單位或部門。f)起止日期填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期。日期用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日,中間用“—”隔開;如:2019年1月1日至2020年1月1日,標(biāo)注為20190101—20200101。g)密級:根據(jù)國家及交通運(yùn)輸部有關(guān)保密規(guī)定確定并填寫。h)保管期限:填寫劃定的保管期限;保管期限分為永久、30年、10年三種。17DB32/T1086—20229.5.4.4檔案案卷目錄編制示例見附錄I。9.5.5案卷封面和脊背編制9.5.5.1案卷裝具分為卷盒與案卷卷皮兩種。9.5.5.2卷盒脊背(見圖A.3)主要內(nèi)容包括保管期限、檔號和案卷題名。檔號必須填寫,其他可根據(jù)需要選擇填寫。單卷案卷裝盒的,填寫該卷檔號;多卷裝盒的,填寫盒內(nèi)案卷的起止檔號。卷盒內(nèi)容可專門打印或制作標(biāo)簽粘貼。9.5.5.3案卷卷皮封面(見圖A.2)主要內(nèi)容包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及檔號,用計算機(jī)打印或鋼筆正楷填寫。9.5.6項目電子檔案編目9.5.6.1同步整理審核項目電子檔案與紙質(zhì)檔案,編制檔號。9.5.6.2審核和確認(rèn)整理階段劃定的項目電子檔案保管期限與分類,對不合理或不準(zhǔn)確的進(jìn)行調(diào)整和修改。9.5.6.3審核項目電子檔案與紙質(zhì)檔案排序,確定并編制文件級檔號。9.5.6.4采用文件級檔號作為唯一標(biāo)識符為項目電子檔案及其組件重命名,同時更新相應(yīng)的計算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)。9.5.6.5參照DA/T18的要求對項目電子檔案、紙質(zhì)檔案做進(jìn)一步著錄,規(guī)范、客觀、準(zhǔn)確地描述主題內(nèi)容與形式特征。9.5.6.6完成整理編目后,將項目電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,并分類、有序地存儲電子檔案及其元數(shù)據(jù)等。9.6案卷裝訂9.6.1項目檔案全部裝盒,除圖紙及成冊文件外,均需統(tǒng)一使用案卷卷皮裝訂。9.6.2案卷內(nèi)容的排列順序依次為案卷卷皮封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表、案卷卷皮封底。9.6.3裝訂之前要去掉易腐蝕的金屬物以及塑膠、塑膜等易老化腐蝕紙張的封面或裝訂材料。9.6.4紙張幅面超過A4幅面(297mm×210mm)的要統(tǒng)一折疊成A4幅面,文件材料一律不進(jìn)行裁切,紙張幅面過小無法裝訂的應(yīng)粘貼在A4幅面的空白紙張上,粘貼時不可壓蓋或疊放,雙面有內(nèi)容的文件,粘貼時不可全部封口。9.6.5圖紙的折疊按GB/T10609.3的規(guī)定執(zhí)行。9.6.6案卷裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀。案卷采用三孔一線方法裝訂,中孔應(yīng)在卷皮縱向的中點(diǎn),孔距8cm,距裝訂邊至少1cm,線頭打結(jié)在案卷背后。案卷底邊和裝訂邊要整齊,脊背邊與底邊成90度直角裝訂,裝訂時應(yīng)注意頁面正向、不遮蓋內(nèi)容,橫向排版文件題頭一律靠裝訂邊,裝訂邊需留出足夠空白,頁面文字完整無損。9.6.7圖紙及成冊文件可保留原有形式,需逐張或逐冊加蓋檔號章(見圖A.1),與卷內(nèi)目錄、備考表一起裝入檔案盒。9.7檔案裝具及表格質(zhì)量要求9.7.1案卷卷皮、卷盒規(guī)格和制成材料9.7.1.1案卷卷皮制作用120g無酸牛皮紙。9.7.1.2案卷卷皮的封面尺寸為297mm×210mm。18DB32/T1086—20229.7.1.3卷盒制作用無酸牛皮紙板雙裱壓制。9.7.1.4卷盒的外表面尺寸為310mm×220mm,厚度尺寸可采用20mm、40mm、60mm和100mm等規(guī)格,規(guī)格宜相對集中統(tǒng)一。9.7.2表格規(guī)格和制成材料9.7.2.1卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格統(tǒng)一為297mm×210mm。9.7.2.2卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、分類目錄用70g以上白色書寫紙制作。9.7.2.3案卷目錄的規(guī)格統(tǒng)一為297mm×210mm。9.8特殊載體文件整理9.8.1一般要求項目法人(建設(shè)單位)、施工單位與監(jiān)理單位等應(yīng)指定專人同步做好項目照片檔案、光盤檔案、實(shí)物檔案、電子檔案(含音頻、視頻檔案)等載體檔案的收集和整理。9.8.2照片整理要求9.8.2.1數(shù)碼相機(jī)拍攝照片的全部電子文件采用刻錄不可擦寫光盤或硬磁盤歸檔。參照DA/T50的規(guī)定,沖印6英寸①紙質(zhì)相片,逐張編制照片說明裝冊,提交沖印照片和數(shù)碼照片電子文件歸檔。9.8.2.2照片檔案以冊為檔案保管單位,包括照片檔案冊內(nèi)目錄、照片、照片檔案說明和備考表。9.8.2.3照片檔案的檔號由分類號—案卷流水號(冊號)—件號(張?zhí)?組成。9.8.2.4照片檔案冊內(nèi)目錄(見圖A.6)包括:照片號、題名、時間、頁號、備注等。以一組照片為單位著錄,照片號、頁號均著錄起止號,時間為起止時間。9.8.2.5照片檔案冊內(nèi)備考表項目包括本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。9.8.2.6照片檔案說明(見圖A.7)以單張照片為單位,可手寫或打印,內(nèi)容包括:照片題名、照片號、參見號、攝影者、拍攝時間、文字說明按以下要求填寫:a)題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容,人物、時間、地點(diǎn)、事由等要素;b)照片號:格式為分類號—案卷流水號(冊號)—件號(張?zhí)?;c)參見號指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號;d)照片的拍攝時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示(如:2020年1月1日表示為20200101);e)攝影者一般填寫個人,必要時可加寫單位;f)文字說明對題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。9.8.2.7照片檔案冊由建設(shè)單位統(tǒng)一配置。9.8.3光盤及實(shí)物整理要求9.8.3.1光盤以件為單位貼標(biāo)簽。光盤標(biāo)簽上注明檔號、光盤內(nèi)容、編制單位、編制人、編制日期等標(biāo)識,并做相應(yīng)的目錄,目錄內(nèi)容同標(biāo)簽內(nèi)容。其中,檔號由分類號—案卷流水號(冊號)—件號(張?zhí)?組成。光盤檔案應(yīng)填寫冊內(nèi)標(biāo)簽(見圖A.8);光盤盒封面標(biāo)簽(見圖A.9);光盤盒封底標(biāo)簽(見圖A.10);光盤盤面標(biāo)簽(見圖A.11)。9.8.3.2光盤統(tǒng)一裝入光盤檔案冊,檔案冊由建設(shè)單位統(tǒng)一配置。9.8.3.3實(shí)物檔案以件為單位整理,貼實(shí)物檔案標(biāo)簽。實(shí)物檔案檔號由分類號—件號組成。實(shí)物檔案①英寸(in)為非法定計量單位,其與法定計量單位之間的換算關(guān)系為1in=25.4mm。19DB32/T1086—20229.8.4項目電子文件整理9.8.4.1項目電子文件應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式,以便信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的文件格式應(yīng)符合國家規(guī)定的電子文件長期保存的格式要求。9.8.4.2項目電子文件整理時,應(yīng)按照項目檔案分類方案,并參照有關(guān)規(guī)定分別組成多層級文件信息包。文件信息包應(yīng)包含項目電子文件、過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。9.8.4.3項目電子文件完成整理后,由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測,包括文件內(nèi)容是否齊全完整,格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容的一致性等。項目電子文件信息包經(jīng)形成部門鑒定和檢測后,由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔,賦予歸檔標(biāo)識,歸檔標(biāo)識中應(yīng)含有歸檔責(zé)任人歸檔時間文件信息包名稱等信息。9.8.4.4推薦采用存儲載體為:硬磁盤、只讀光盤、一次性刻錄光盤等?？砂凑沾鎯?shù)據(jù)的容量結(jié)合保存和管理需要選擇。存儲介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入的狀態(tài)。存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。9.8.4.5電子文件應(yīng)把歸檔電子文件與對應(yīng)的機(jī)讀目錄保存在同一載體上,獨(dú)立軟件系統(tǒng)或自行開發(fā)應(yīng)用軟件,應(yīng)將環(huán)境軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。將相應(yīng)的其他說明等一同歸檔并附電子文件歸檔登記表(見表A.2)。9.8.4.6在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)完成物理歸檔。9.8.4.7原電子文件數(shù)據(jù)載體在完成電子文件歸檔后,至少保留1年時間。9.8.4.8在符合國家規(guī)范的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng),建立項目全部文件、全部檔案的案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫。9.8.4.9項目電子檔案包含數(shù)字復(fù)制件,范圍參見但不僅限于附錄G,項目建設(shè)單位可根據(jù)項目實(shí)際進(jìn)行增補(bǔ)。9.8.4.10把帶有歸檔標(biāo)識的電子檔案集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的異質(zhì)載體上,至少一式兩套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復(fù)制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。10項目文件審查與歸檔10.1.1項目法人應(yīng)檢查歸檔文件完整性、規(guī)范性、真實(shí)性;歸檔文件應(yīng)真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項目建設(shè)全過程和竣工時的實(shí)際情況,圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備,文件質(zhì)量符合歸檔質(zhì)量要求。10.1.2項目法人(建設(shè)單位)、監(jiān)理單位在合同段交工、竣工前,組織對施工單位項目歸檔文件(紙質(zhì)文件和電子文件)的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性情況進(jìn)行檢查與審核。10.1.3施工單位檔案質(zhì)量審查按四級進(jìn)行,即編制單位自審;監(jiān)理單位復(fù)審;項目法人(建設(shè)單位)三審,組織填寫合同段檔案編制說明及審核移交表(見表A.15);工程檔案驗收及項目驗收終審。10.1.4設(shè)計、監(jiān)理、咨詢服務(wù)等其他單位歸檔文件質(zhì)量審查按三級進(jìn)行,即編制單位自審;項目法人(建設(shè)單位)復(fù)審;工程檔案驗收及項目驗收終審。10.1.5項目歸檔文件檢查達(dá)不到歸檔質(zhì)量要求的,應(yīng)及時整改完善,直至符合相關(guān)要求。10.1.6凡項目檔案未經(jīng)審查驗收或驗收未通過的項目,不得辦理項目竣工驗收手續(xù),不得進(jìn)行工程費(fèi)用結(jié)算。10.1.7各參建單位在通過交工驗收一個月內(nèi),向項目法人(建設(shè)單位)歸檔項目檔案原件(含電子檔案)及檔案案卷目錄(見表A.1)、項目電子檔案移交目錄(見表A.4)、項目電子檔案移交與接收證明書(見表A.5);項目電子檔案參照《電子檔案移交與接收辦法》執(zhí)行。20DB32/T1086—202210.2歸檔10.2.1項目紙質(zhì)文件歸檔10.2.1.1各參建單位應(yīng)在合同段交工驗收前將經(jīng)過整理、編目、裝訂后的項目檔案、檔案案卷目錄(含電子版目錄)(見表A.1)和合同段檔案編制說明及審核移交表(見表A.15)、合同段構(gòu)造物名稱及共用原始文件歸檔位置索引(見表A.16),向項目法人(建設(shè)單位)檔案管理機(jī)構(gòu)報送歸檔。10.2.1.2合同段檔案編制說明及審核移交表(見表A.15)包括本合同段項目建設(shè)內(nèi)容、檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項目檔案整理情況及案卷數(shù)量、竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。合同段構(gòu)造物名稱及共用原始文件歸檔位置索引(見表A.16)包括共用原始文件題名、原件所在案卷檔號、所在單位分部分項工程名稱、其他共用構(gòu)造物名稱、其他共用構(gòu)造物所在單位分部分項工程名稱。10.2.2項目電子文件歸檔10.2.2.1項目電子文件在歸檔過程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)由形成或辦理部門、檔案部門完成項目電子文件及其元數(shù)據(jù)的核查、鑒定、登記等主要流程的,填寫項目電子文件歸檔登記表(見表A.2)。10.2.2.2檢查、核實(shí)項目電子文件的門類、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。10.2.2.3對項目電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行檢測,鑒定合格率應(yīng)達(dá)到100%,包括:a)項目電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求;b)項目電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對應(yīng),數(shù)量準(zhǔn)確且齊全、完整;c)項目電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合相應(yīng)要求;d)以專有格式歸檔的,其專用軟件、技術(shù)資料等齊全、完整;e)加密項目電子文件已解密;f)項目電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)傳輸、移交;g)項目電子文件無病毒,項目電子文件離線存儲介質(zhì)無病毒、無損傷、可正常使用。10.2.2.4檔案部門將核查、鑒定合格的項目電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫,自動采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù),建立電子文件的有效關(guān)聯(lián),記錄管理過程形成的元數(shù)據(jù),登記歸檔電子文件,按批次或歸檔年度填寫項目電子文件歸檔登記表(見表A.2),完成項目電子文件的歸檔。10.2.2.5基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì),采用在線歸檔或離線歸檔方式,通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的采集與歸檔。10.