機(jī)密與文件管理制度

機(jī)密與文件管理制度1.前言為了確保公司的機(jī)密信息和文件得到妥當(dāng)管理和保護(hù)，本制度針對(duì)公司內(nèi)部的機(jī)密信息和文件進(jìn)行了明確的管理規(guī)定。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人有責(zé)任組織和監(jiān)督全體員工遵守本制度，并對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行矯正和處理。2.定義2.1機(jī)密信息：指公司在業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生、取得或接觸到的具有保密性、緊要性和機(jī)密性，而且對(duì)公司利益造成重點(diǎn)影響的信息，包含但不限于商業(yè)秘密、客戶信息、合同、戰(zhàn)略計(jì)劃等。2.2文件：指以書面、電子或其他形式記錄的公司文件、資料和信息。3.機(jī)密信息的分類和等級(jí)3.1分類依據(jù)機(jī)密信息的性質(zhì)和緊要性，將機(jī)密信息分為三類：常規(guī)機(jī)密、緊要機(jī)密和核心機(jī)密。3.2等級(jí)常規(guī)機(jī)密：對(duì)公司運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)發(fā)展有肯定影響的機(jī)密信息。緊要機(jī)密：對(duì)公司運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)發(fā)展有較大影響的機(jī)密信息。核心機(jī)密：對(duì)公司運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)發(fā)展起決議性作用的極其緊要的機(jī)密信息。4.機(jī)密信息和文件的管理責(zé)任4.1企業(yè)管理負(fù)責(zé)人的責(zé)任企業(yè)管理負(fù)責(zé)人是機(jī)密信息和文件的重要保管人，負(fù)責(zé)組織和管理機(jī)密信息和文件的保密工作，并確保機(jī)密信息和文件的安全性和完整性。4.2員工的責(zé)任全部員工都有責(zé)任遵守機(jī)密信息和文件的管理規(guī)定，妥當(dāng)保管和使用機(jī)密信息和文件，不泄露、不竄改機(jī)密信息和文件。如發(fā)現(xiàn)機(jī)密信息和文件存在泄露、遺失或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)向企業(yè)管理負(fù)責(zé)人報(bào)告。5.機(jī)密信息和文件的存儲(chǔ)和傳輸5.1存儲(chǔ)5.1.1紙質(zhì)文件存儲(chǔ)（1）核心機(jī)密文件要單獨(dú)存放，存儲(chǔ)環(huán)境要保持干燥、防塵、防火、防盜。（2）緊要機(jī)密文件和常規(guī)機(jī)密文件要分門別類、標(biāo)明保密等級(jí)，并存放在特地的柜子或保險(xiǎn)柜內(nèi)。5.1.2電子文件存儲(chǔ)（1）核心機(jī)密文件要采取加密措施，并存放在特地的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器內(nèi)，訪問權(quán)限需進(jìn)行嚴(yán)格掌控。（2）緊要機(jī)密文件要設(shè)置訪問權(quán)限，并存放在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或加密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)。（3）常規(guī)機(jī)密文件要存放在合適的文件夾或存儲(chǔ)設(shè)備內(nèi)，并設(shè)置適當(dāng)?shù)脑L問權(quán)限。5.2傳輸5.2.1紙質(zhì)文件傳輸（1）核心機(jī)密文件要由經(jīng)過保密教育和簽署保密協(xié)議的人員負(fù)責(zé)傳送，并采取必需的保障措施，如密封、專人攜帶等。（2）緊要機(jī)密文件和常規(guī)機(jī)密文件的傳輸要選擇可信任的快遞服務(wù)或?qū)Ｈ藬y帶，并進(jìn)行必需的保密封裝。5.2.2電子文件傳輸（1）核心機(jī)密文件的傳輸要采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式，并進(jìn)行加密保護(hù)，傳輸過程要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。（2）緊要機(jī)密文件的傳輸要采用加密傳輸方式，并選擇安全可靠的傳輸通道，傳輸過程要進(jìn)行監(jiān)控和記錄。（3）常規(guī)機(jī)密文件的傳輸要采用合規(guī)的電子郵件、即時(shí)通訊工具等方式，并遵守相關(guān)安全規(guī)定。6.機(jī)密信息和文件的使用與銷毀6.1使用6.1.1內(nèi)部使用除非獲得相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人的授權(quán)，任何員工不得將機(jī)密信息和文件供應(yīng)給公司以外的人員使用。6.1.2外部使用在與外部合作伙伴共享機(jī)密信息和文件時(shí)，應(yīng)與對(duì)方簽署保密協(xié)議，并明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。6.2銷毀6.2.1紙質(zhì)文件銷毀（1）核心機(jī)密文件應(yīng)通過安全可靠的文件銷毀單位進(jìn)行銷毀，銷毀過程要進(jìn)行監(jiān)控和記錄。（2）緊要機(jī)密文件和常規(guī)機(jī)密文件可以使用公司指定的文件銷毀設(shè)備進(jìn)行銷毀，銷毀前要進(jìn)行必需的保密封裝。6.2.2電子文件銷毀（1）核心機(jī)密文件的銷毀要使用安全可靠的數(shù)據(jù)銷毀工具，并進(jìn)行銷毀記錄。（2）緊要機(jī)密文件和常規(guī)機(jī)密文件的銷毀要采用可靠的數(shù)據(jù)銷毀工具，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份以及銷毀記錄的保管。7.違規(guī)處理和責(zé)任追究任何違反機(jī)密信息和文件管理規(guī)定的行為都將受到嚴(yán)厲處理和追究責(zé)任，處理措施包含但不限于口頭警告、書面警告、停職、降職、解聘等。同時(shí)，被認(rèn)定為有意泄露機(jī)密信息和文件的行為將依法追究刑事責(zé)任。8.監(jiān)督與改進(jìn)企業(yè)管理負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織對(duì)機(jī)密信息和文件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取矯正措施并進(jìn)行改進(jìn)。該《機(jī)密與文件管理制度》自發(fā)布之日起生效，全部員工須遵守并執(zhí)行該制度的各項(xiàng)規(guī)定。如有需要，本制度可依據(jù)公司的實(shí)際情況進(jìn)行修訂，修訂后的內(nèi)容同樣具有法