工程采購(gòu)制度及流程

工程采購(gòu)制度及流程一、制定目的及范圍為提升公司工程采購(gòu)的管理水平，規(guī)范采購(gòu)行為，確保工程項(xiàng)目的順利實(shí)施，特制定本制度。本制度適用于所有涉及工程的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、外包服務(wù)采購(gòu)等。通過(guò)明確采購(gòu)流程與職責(zé)，優(yōu)化資源配置，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)工作的透明度與合規(guī)性。二、采購(gòu)原則1.采購(gòu)活動(dòng)必須遵循“公開、公平、公正”的原則，確保各種資源的合理利用。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格和交貨期，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好的合格供應(yīng)商。3.所有采購(gòu)必須使用正規(guī)發(fā)票，確保財(cái)務(wù)合規(guī)，增強(qiáng)公司財(cái)務(wù)透明度。4.各部門需指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)事宜，申購(gòu)人與采購(gòu)人應(yīng)明確分開，以防止利益沖突。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)準(zhǔn)備階段1.1需求確認(rèn)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需對(duì)工程所需物資進(jìn)行全面評(píng)估，明確采購(gòu)需求。1.2預(yù)算編制：根據(jù)需求制定詳細(xì)的采購(gòu)預(yù)算，預(yù)算應(yīng)涵蓋所有相關(guān)費(fèi)用并經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)審核。1.3市場(chǎng)調(diào)研：對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集供應(yīng)商資料，評(píng)估其資質(zhì)及信譽(yù)。2.采購(gòu)申請(qǐng)流程2.1填寫采購(gòu)申請(qǐng)單：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，詳細(xì)列出所需物資、數(shù)量和預(yù)算。2.2申請(qǐng)審批：采購(gòu)申請(qǐng)單需經(jīng)過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門的逐級(jí)審批，確保采購(gòu)的合理性。2.3需求變更管理：如需求發(fā)生變化，需重新提交采購(gòu)申請(qǐng)單，并遵循相應(yīng)的審批流程。3.供應(yīng)商選擇3.1詢價(jià)環(huán)節(jié)：采購(gòu)部門需向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，獲取報(bào)價(jià)并記錄。3.2評(píng)估報(bào)價(jià)：對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期及服務(wù)等因素，選擇符合要求的供應(yīng)商。3.3供應(yīng)商審核：對(duì)選擇的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書及以往合作記錄。4.合同簽訂4.1合同準(zhǔn)備：在確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門需準(zhǔn)備《采購(gòu)合同》，合同應(yīng)包括采購(gòu)內(nèi)容、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后服務(wù)等條款。4.2合同審批：合同需經(jīng)過(guò)法律顧問(wèn)審核，確保合同條款的合法性及有效性。4.3簽署合同：合同經(jīng)雙方確認(rèn)無(wú)誤后，需由授權(quán)代表簽字，并分別存檔。5.采購(gòu)實(shí)施與驗(yàn)收5.1下單與跟蹤：采購(gòu)部門需及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤訂單進(jìn)度，確保按時(shí)交貨。5.2物資驗(yàn)收：物資到貨后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員需對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量及配件是否齊全。5.3驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收合格后，需填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，記錄驗(yàn)收情況并歸檔。6.付款與報(bào)銷6.1付款申請(qǐng)：在物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門需向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及發(fā)票。6.2財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保所有單據(jù)齊全、合規(guī)。6.3付款執(zhí)行：審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門及時(shí)執(zhí)行付款，確保供應(yīng)商及時(shí)收到款項(xiàng)。7.采購(gòu)后評(píng)估7.1供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估：項(xiàng)目完成后，需對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，包括交貨及時(shí)性、物資質(zhì)量及服務(wù)態(tài)度。7.2總結(jié)與反饋：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，記錄供應(yīng)商的優(yōu)缺點(diǎn)，作為未來(lái)采購(gòu)決策的參考。7.3流程優(yōu)化建議：結(jié)合實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題及不足，提出改進(jìn)建議，優(yōu)化采購(gòu)流程。四、備案與文檔管理所有采購(gòu)活動(dòng)需建立完整的文檔管理體系。采購(gòu)相關(guān)文件，包括采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及付款憑證等，均需歸檔保存。文檔應(yīng)分類整理，以便日后查閱與審計(jì)，確保信息的透明與可追溯性。五、采購(gòu)紀(jì)律與責(zé)任1.采購(gòu)人員職責(zé)：采購(gòu)人員需遵循公司采購(gòu)制度，確保采購(gòu)的公正性與合規(guī)性，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.供應(yīng)商管理：采購(gòu)人員需建立供應(yīng)商檔案，定期更新供應(yīng)商信息，確保采購(gòu)渠道的多樣性與穩(wěn)定性。3.禁止行為：采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的禮品、回扣等不當(dāng)利益，違者將受到公司紀(jì)律處分。4.責(zé)任追究：對(duì)違反采購(gòu)制度的行為，將依據(jù)公司制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰，確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購(gòu)流程的持續(xù)優(yōu)化，設(shè)立反饋機(jī)制。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及采購(gòu)人員可定期提交采購(gòu)流程的意見(jiàn)與建議，采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)反饋進(jìn)行整理、分析，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)流程進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)。此機(jī)制有助于提高采購(gòu)的靈活性與