人事檔案管理制度范文（2篇）

人事檔案管理制度范文一、目的和適用范圍：本制度的目的是規(guī)范公司人事檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和保密。適用于公司所有員工的人事檔案管理工作。二、檔案管理職責(zé)：1.人事部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整個(gè)公司的人事檔案管理工作，并指定專人負(fù)責(zé)具體的管理事務(wù)。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人需負(fù)責(zé)本部門(mén)員工的人事檔案的管理。三、檔案管理內(nèi)容：1.招聘紀(jì)錄：包括招聘廣告、應(yīng)聘簡(jiǎn)歷、面試評(píng)估表、錄用通知等文件。2.員工基本信息：包括入職申請(qǐng)表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)等。3.合同和協(xié)議：包括勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等。4.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)材料、培訓(xùn)評(píng)估等。5.職務(wù)變動(dòng)記錄：包括晉升、調(diào)離等變動(dòng)的申請(qǐng)表和批準(zhǔn)文件。6.績(jī)效評(píng)估記錄：包括年度績(jī)效評(píng)估表、獎(jiǎng)懲記錄等。7.離職手續(xù)：包括離職申請(qǐng)表、辦理離職手續(xù)的相關(guān)文件。四、檔案管理流程：1.新員工入職時(shí)，人事部門(mén)負(fù)責(zé)人向員工索取相關(guān)的個(gè)人檔案資料，并錄入電子檔案系統(tǒng)中。2.所有的檔案資料需經(jīng)過(guò)人事部門(mén)審查確認(rèn)后方可歸檔。3.檔案按照員工的姓名或員工編號(hào)分類整理，并存放在安全、密封、防火的檔案柜中。4.檔案柜的使用必須由人事部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員授權(quán)。5.檔案的借閱必須經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的許可，并需填寫(xiě)借閱登記表。五、檔案保密：1.檔案管理人員需嚴(yán)格遵守保密責(zé)任，對(duì)檔案信息進(jìn)行保密。2.社會(huì)保險(xiǎn)信息、個(gè)人隱私等涉及個(gè)人隱私的檔案資料，不得隨意外泄或提供給非相關(guān)人員。3.檔案柜的使用和檔案借閱必須記錄并留存，以便查閱。六、檔案的保存和銷毀：1.檔案需保存至員工離職后的五年后，期滿后可進(jìn)行銷毀。2.檔案的銷毀須由人事部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員進(jìn)行，并需填寫(xiě)銷毀登記表。七、違反制度的處理：對(duì)違反本制度的管理規(guī)定的人員，將按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。人事檔案管理制度范文（二）1.目標(biāo)本人事檔案管理制度旨在規(guī)范公司員工的人事檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，以便及時(shí)提供員工相關(guān)信息，為公司的人事決策提供可靠依據(jù)。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有員工的人事檔案管理活動(dòng)。3.責(zé)任劃分3.1人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行人事檔案管理制度，并監(jiān)督其運(yùn)行效果。3.2各部門(mén)需承擔(dān)員工檔案管理工作，包括檔案的建立、歸檔、查詢和更新。4.檔案建立與歸檔4.1員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)將建立人事檔案，記錄包括個(gè)人基本信息、合同詳情、教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等在內(nèi)的一系列信息。4.2檔案以實(shí)體文件和電子文件并存的方式歸檔，實(shí)體文件由人力資源部門(mén)保管，電子文件存入公司電子檔案系統(tǒng)。4.3歸檔過(guò)程需遵循分類索引原則，以保證檔案的有序性，便于后續(xù)查詢和管理。5.檔案查詢與更新5.1公司內(nèi)部各級(jí)管理人員在獲得人力資源部門(mén)的批準(zhǔn)后，有權(quán)查詢員工人事檔案。5.2員工有權(quán)查詢自身檔案，需提交書(shū)面申請(qǐng)并獲得人力資源部門(mén)的批準(zhǔn)。5.3員工個(gè)人信息變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門(mén)，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。人力資源部門(mén)應(yīng)定期核對(duì)檔案信息，確保其完整性。6.保密規(guī)定6.1人事檔案被認(rèn)定為公司機(jī)密，未經(jīng)授權(quán)的人員不得擅自查閱或泄露檔案內(nèi)容。6.2檔案管理人員應(yīng)具備保密意識(shí)，采取必要措施防止信息泄露，確保檔案的安全性。7.檔案保存期限7.1員工離職后，其人事檔案將按照公司規(guī)定保留一定時(shí)間，以備后續(xù)查詢和核對(duì)。7.2檔案保存期限結(jié)束后，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行安全銷毀，以確保檔案管理的合規(guī)性