大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ) 課件 5.6.1 知識(shí)點(diǎn)解析

大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)——基于計(jì)算思維（Windows10+Office2016）5.6.1知識(shí)點(diǎn)解析第5章Excel基本應(yīng)用5.6制作成績(jī)通知單1.Word的郵件合并功能

如圖所示，“郵件合并”是將一組變化的信息（如每個(gè)學(xué)生的姓名，總評(píng)成績(jī)等）逐條插入到一個(gè)包含有模板內(nèi)容的Word文檔（如未填寫的成績(jī)通知單）中，從而批量生成需要的文檔，大大提高工作效率。

包含有模板內(nèi)容的Word文檔稱為郵件文檔（也稱為主文檔），而包含變化信息的文件稱為數(shù)據(jù)源（也稱為收件人），數(shù)據(jù)源可以是Word及Excel表格、Access數(shù)據(jù)表等。郵件合并功能主要用于批量填寫格式相同、只需修改少數(shù)內(nèi)容的文檔?！班]件合并”除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以輕松地批量制作工資條、準(zhǔn)考證等。1.Word的郵件合并功能2.Word的郵件合并實(shí)現(xiàn)方式

實(shí)現(xiàn)郵件合并有兩種方式：采用“郵件合并分步向?qū)А被蛘呤褂谩班]件”功能區(qū)來執(zhí)行郵件合并。單擊“郵件”選項(xiàng)卡/“開始郵件合并”組/“開始郵件合并”按鈕/“郵件合并分步向?qū)?w)…”，在文檔窗口的右邊將出現(xiàn)“郵件合并”任務(wù)窗格，用戶可以根據(jù)提示完成選擇數(shù)據(jù)源文件、插入合并域、預(yù)覽信函和完成合并等步驟，最終生成郵件合并文件。郵件合并分步向?qū)荳ord中提供的一個(gè)向?qū)洁]件合并工具，通過采用交互方式，引導(dǎo)用戶按系統(tǒng)設(shè)計(jì)好的步驟分步完成信函、電子郵件、信封、標(biāo)簽或目錄的郵件合并工作。而使用“郵件”選項(xiàng)卡的功能區(qū)，可以實(shí)現(xiàn)功能強(qiáng)大的郵件合并文檔（例如，可以針對(duì)數(shù)據(jù)源的“男/女”性別信息，而在生成的郵件合并文檔中顯示“先生/小姐”），適用于郵件合并功能的個(gè)性化設(shè)計(jì)。在Excel中，工作表中可能有些區(qū)域的數(shù)據(jù)使用頻率比較高，在這種情形下，可以將這些數(shù)據(jù)定義為名稱（如“郵件合并成績(jī)區(qū)域”），由相應(yīng)的名稱（“郵件合并成績(jī)區(qū)域”）來代替這些數(shù)據(jù)，這樣可以讓操作更加便捷，提高工作效率。3.Excel的名稱定義

由于在Word中進(jìn)行郵件合并時(shí)，需要使用到的數(shù)據(jù)只是“課程成績(jī)”工作表中的B4:K41單元格區(qū)域（其中第4、5行的數(shù)據(jù)為標(biāo)題欄）中的數(shù)據(jù)，因此，可以將B4:K41單元格區(qū)域定義為名稱（“郵件合并成績(jī)區(qū)域”），以便在Word中來訪問這些