文書檔案管理制度（三篇）

文書檔案管理制度一、總則為規(guī)范文書檔案管理工作，提升工作效率，確保文件的安全性與可追溯性，特制定本制度。二、定義1.文書檔案：指機(jī)關(guān)、單位在履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的各類書面文件，涵蓋公文、會議記錄、備忘錄等。2.檔案管理：指對文書檔案進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理工作，涉及收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。三、管理機(jī)構(gòu)和責(zé)任1.檔案管理部門：各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。2.檔案管理員：具體負(fù)責(zé)文書檔案的管理工作，包括文件的收集、整理、登記、保管等。四、檔案管理流程1.文件收集：各單位應(yīng)依據(jù)文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對產(chǎn)生的文件進(jìn)行及時收集，并進(jìn)行登記。2.文件整理：檔案管理員應(yīng)對收集到的文件進(jìn)行整理，包括分類、編號、目錄等。3.文件登記：檔案管理員應(yīng)對每一份文件進(jìn)行登記，記錄文件的編號、日期、標(biāo)題、歸屬部門等信息。4.文件保管：收集到的文件應(yīng)依據(jù)一定規(guī)則進(jìn)行保管，包括使用密封袋、文件柜、密集架等檔案保管工具。5.文件利用：檔案管理員應(yīng)根據(jù)需求，提供文件的查閱和復(fù)制服務(wù)，并確保文件的安全性和完整性。五、檔案管理規(guī)范1.文件整理規(guī)則：文件整理應(yīng)依據(jù)文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，包括按照文件的種類、用途、日期等進(jìn)行分類。2.文件編號規(guī)則：文件編號應(yīng)依據(jù)一定的編碼規(guī)則進(jìn)行，包括設(shè)定文件類別、順序號等信息。3.文件登記規(guī)則：文件登記應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的登記表格，記錄文件的關(guān)鍵信息，以便查詢和跟蹤。4.文件保管規(guī)則：文件保管應(yīng)依據(jù)一定的安全措施進(jìn)行，包括定期檢查檔案柜、備份檔案等。5.文件利用規(guī)則：文件利用應(yīng)遵循依法、及時、準(zhǔn)確的原則，不得隨意使用和外借檔案。六、檔案查詢與跟蹤1.查詢方式：檔案管理員應(yīng)提供多種查詢方式，包括電子檢索、紙質(zhì)目錄查詢等。2.查詢權(quán)限：檔案查詢應(yīng)根據(jù)工作需求設(shè)置權(quán)限，確保信息的安全性和保密性。3.跟蹤要求：對于需要跟蹤的文件，檔案管理員應(yīng)進(jìn)行特殊處理，并及時反饋查詢結(jié)果。七、檔案銷毀1.銷毀程序：檔案銷毀應(yīng)遵循一定的程序，包括審批、備案、公告等環(huán)節(jié)。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，包括燒毀、粉碎等。3.銷毀記錄：檔案管理員應(yīng)及時記錄銷毀的文件信息，包括日期、數(shù)量、種類等。八、檔案安全1.檔案保密：檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案不被泄露。2.檔案備份：檔案管理員應(yīng)定期對重要文件進(jìn)行備份，以防止文件丟失或損壞。3.檔案防火：檔案存放地點應(yīng)具備防火設(shè)施，并定期進(jìn)行防火檢查。九、附則本制度由各單位自行制定執(zhí)行，并根據(jù)工作需求進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和修改。十、責(zé)任追究對違反本制度的行為，將依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。文書檔案管理制度（二）一、目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)文書檔案管理工作，確保文書檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可靠性和規(guī)范性，提升工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有文書檔案管理工作。三、文書檔案管理職責(zé)1.文件發(fā)放與接收：依據(jù)既定程序向相關(guān)部門或人員發(fā)放文件，并確保及時回收；2.文件歸檔：對回收文件進(jìn)行歸檔處理，保障文件存儲安全及便于檢索；3.文件調(diào)閱：根據(jù)相關(guān)程序和要求提供文件調(diào)閱服務(wù)，并記錄調(diào)閱詳情；4.文件銷毀：依照規(guī)定程序處理到期、廢止或無效文件的銷毀事宜，并記錄銷毀詳情；5.文件備份：對重要文件執(zhí)行備份操作，確保文件安全性和可靠性；6.文件整理：對文件進(jìn)行分類整理，確保文件的有序性和易于檢索；7.文件傳送：按照規(guī)定程序?qū)⑽募魉徒o相關(guān)部門或人員，并記錄傳送詳情；8.文件編碼：對文件進(jìn)行編碼處理，確保文件的唯一性和可識別性；9.文書檔案管理制度的宣傳與培訓(xùn)：向相關(guān)人員宣傳和培訓(xùn)文書檔案管理制度，以提高管理意識和工作效率。四、文書檔案管理流程1.文件發(fā)放與接收流程：(1)文件發(fā)放部門依據(jù)文件發(fā)放申請單發(fā)放文件；(2)文件接收部門或人員依據(jù)文件接收單接收文件。2.文件歸檔流程：(1)文件歸檔部門依據(jù)文件歸檔要求執(zhí)行歸檔；(2)歸檔完成后，將歸檔信息錄入檔案管理系統(tǒng)。3.文件調(diào)閱流程：(1)調(diào)閱部門或人員填寫文件調(diào)閱申請單；(2)文書檔案管理部門接收申請單并查找相關(guān)文件；(3)查找到相關(guān)文件后，將文件交付申請人，并記錄調(diào)閱詳情。4.文件銷毀流程：(1)文件銷毀部門依據(jù)文件銷毀要求執(zhí)行銷毀；(2)銷毀完成后，將銷毀信息錄入檔案管理系統(tǒng)。五、文書檔案管理制度的宣傳與培訓(xùn)為提升文書檔案管理意識和工作效率，應(yīng)定期開展宣傳和培訓(xùn)活動?？赏ㄟ^組織培訓(xùn)班、制作宣傳資料等形式進(jìn)行。六、違紀(jì)違規(guī)處理對于違反文書檔案管理制度的人員，將依據(jù)企業(yè)相關(guān)規(guī)定予以處理，情節(jié)嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任。七、附則本制度未盡事宜，應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。本企業(yè)文書檔案管理制度應(yīng)由執(zhí)行人員嚴(yán)格遵守，確保文書檔案的完整性和規(guī)范性。如有必要，本制度可依據(jù)實際情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。文書檔案管理制度（三）【文書檔案管理制度】第一條為規(guī)范和統(tǒng)一文書檔案的管理工作，提升工作效率，確保信息安全，特制定本制度。第二條文書檔案涵蓋各類文件、公文、合同、報告、紀(jì)要、備忘錄等文字資料及電子檔案。第三條文書檔案管理工作應(yīng)遵循以下原則：1.規(guī)范性原則：遵循國家法律法規(guī)及公司相關(guān)制度，實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理。2.完整性原則：確保文書檔案的收集、整理、保存和歸檔工作全面、完整。3.保密性原則：依據(jù)文件性質(zhì)及涉密程度，制定相應(yīng)保密措施，保障信息安全。4.便捷性原則：確保文書檔案的查閱、調(diào)取和歸還工作便捷、高效。第四條文書檔案管理工作主要包括以下內(nèi)容：1.文書檔案的收集：負(fù)責(zé)收集公司內(nèi)部各類文書檔案，并進(jìn)行分類和整理。2.文書檔案的保存：制定文書檔案的保存期限和方式，并負(fù)責(zé)文書檔案的存儲與保管。3.文書檔案的歸檔：將已停用或完成任務(wù)的文書檔案進(jìn)行歸檔，并編制歸檔目錄。4.文書檔案的銷毀：根據(jù)公司相關(guān)制度，對即將銷毀的文書檔案進(jìn)行審核，確保安全銷毀。5.文書檔案的查閱：負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要或領(lǐng)導(dǎo)要求，提供文書檔案的查閱服務(wù)。第五條各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文書檔案的管理工作，并定期對文書檔案進(jìn)行檢查和整理。第六條違反文書檔案管理制度的，將按照公司相關(guān)制度予以處理，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第七條本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，經(jīng)審批后執(zhí)行。【附】文書檔案管理流程1.收集各部門負(fù)責(zé)收集本部門的各類文書檔案，包括紙質(zhì)文件和電子檔案。文書檔案應(yīng)依據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如按年度、部門、文件類型等。2.保存確定文書檔案的保存期限，依據(jù)公司相關(guān)制度進(jìn)行存儲和保管。紙質(zhì)文書檔案應(yīng)保存于密閉的柜子或房間內(nèi)，采取防潮、防火、防盜措施。電子檔案應(yīng)保存于特定電腦或服務(wù)器中，設(shè)置密碼和權(quán)限控制，防止非授權(quán)人員訪問。3.歸檔將停用或完成任務(wù)的文書檔案進(jìn)行歸檔，編制歸檔目錄。歸檔的文書檔案應(yīng)妥善保管，確保不受損壞或遺失。4.銷毀根據(jù)