大學(xué)計算機基礎(chǔ)教程8-10-第4章

第4章電子表格軟件Excel2003

4.1Excel概述4.2數(shù)據(jù)的輸入與編輯4.3工作表的編輯和操作4.4格式化工作表4.5公式和函數(shù)的使用4.6數(shù)據(jù)處理和分析4.7設(shè)置打印工作表4.8Excel2007簡介

4.1Excel概述

1．采用電子表格管理數(shù)據(jù)

Excel2003采用表格來管理數(shù)據(jù)，每張工作表由65536行和256列組成，也就是說每張工作表可包含65536×256個格子(在Excel2003中稱為單元格)，每個單元格可容納32767個字符長度的數(shù)據(jù)。在單元格中可以存放的數(shù)據(jù)類型也非常豐富，主要有數(shù)值、文字、圖形、圖表等。每個Excel文件中最多可有255個工作表，因而利用Excel可以管理大量的數(shù)據(jù)。在工作表建立數(shù)據(jù)清單后，還可以創(chuàng)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)透視表或一般圖表，可以更直觀、更有效地顯示并管理數(shù)據(jù)。

2．強大的數(shù)據(jù)處理功能

采用電子表格來管理數(shù)據(jù)是Excel2003的功能之一，但其主要功能是它具有強大的數(shù)據(jù)處理功能。首先，Excel2003提供了豐富的函數(shù)，共有329個內(nèi)部函數(shù)，包含財務(wù)、日期與時間、統(tǒng)計、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、邏輯等各類函數(shù)，通過這些內(nèi)部函數(shù)可以進行各種復(fù)雜的運算；此外，Excel2003還提供了許多如統(tǒng)計分析、方差分析、回歸分析、線性規(guī)劃等數(shù)據(jù)的分析與輔助決策工具。用戶利用這些工具時，不需要掌握編程方法和相關(guān)的數(shù)學(xué)算法，只需選擇選項或按鈕即可得到分析結(jié)果。

Excel2003中還增加了一些關(guān)于公式和函數(shù)的新功能，例如屏幕提示函數(shù)參數(shù)，在函數(shù)向?qū)е型扑]函數(shù)列表等。

3．方便操作的圖形界面

Excel2003的圖形界面是標準的Windows窗口形式。菜單中不但包含了所有的常用選項，而且所有菜單的下拉子菜單都是折疊的，突出了常用選項，使得界面簡潔明了。大多數(shù)操作只需要鼠標單擊工具欄上的按鈕即可實現(xiàn)，極大地方便了用戶的使用。

在Excel2003中，鼠標在窗口中的不同區(qū)域具有不同的形狀，以提示用戶當前可以進行的操作。4.1.1Excel2003窗口簡介

關(guān)于Excel2003的啟動和退出的各種方法同Word軟件，這里不作詳細介紹。

從“開始”菜單中選擇“程序”，在彈出的級聯(lián)菜單中選擇“MicrosoftOfficeExcel2003”啟動Excel2003后，出現(xiàn)如圖4.1所示的主窗口界面。主窗口由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作簿窗口、任務(wù)窗格、狀態(tài)欄等組成。圖4.1Excel2003主窗口界面

1．標題欄

標題欄位于窗口的最頂端，用來顯示當前打開窗口的名稱，如當前在Excel2003窗口中打開了一個名為“Book1”的文件，那么在標題欄中將顯示“MicrosoftExcel-Book1”，如圖4.1標題欄所示。

2．菜單欄

菜單欄包括九個菜單項，單擊任意一個菜單項都可以打開一個菜單，它涵蓋了Excel2003的幾乎所有菜單命令。

3．工具欄

默認情況下Excel2003窗口中將出現(xiàn)“常用”工具欄和“格式”工具欄兩種?！俺Ｓ谩惫ぞ邫谑荅xcel2003在編輯過程中最常用到的工具欄，用戶可以通過“視圖”菜單中的“工具欄”命令，在彈出的菜單中選擇“自定義”命令，對工具欄進行個性化設(shè)計?！俺Ｓ谩惫ぞ邫谌鐖D4.2所示。圖4.2“常用”工具欄“格式”工具欄包括字體格式設(shè)置、對齊格式設(shè)置、數(shù)字格式設(shè)置及其他各種格式設(shè)置的相應(yīng)按鈕、下拉列表和菜單，如圖4.3所示。圖4.3“格式”工具欄

4．編輯欄

編輯欄用來顯示和編輯活動單元格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)和公式，編輯欄左端的名稱框用來顯示單元格標識和命名，并快速定位單元格和區(qū)域。

5．工作表格區(qū)

工作表格區(qū)又稱為工作簿區(qū)域，所有的數(shù)據(jù)和文字信息都將顯示在該區(qū)域中。

6．任務(wù)窗格

任務(wù)窗格是Excel2003新增的功能之一，是為了便于用戶完成正在進行的任務(wù)而設(shè)計的。在進行不同的任務(wù)時，會自動顯示出不同的任務(wù)窗格。當打開Excel2003的主窗口后，“任務(wù)窗格”將顯示在窗口的右邊，它使用戶新建和打開工作簿文件的操作更為簡便。

7．狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于窗口底部，為當前正在進行的操作提供提示或說明。4.1.2工作簿和工作表的基本操作

1．工作簿、工作表和單元格的基本概念

1)工作簿

在Excel中生成的文件叫做工作簿，最多可包含255個工作表，是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，其擴展名是xls。

工作簿窗口主要由以下幾個部分組成：

(1)標題欄。

(2)全選按鈕。

(3)行號和列標。

(4)工作表標簽。

(5)標簽拆分框。

(6)分割條。

2)工作表

工作表是由行和列構(gòu)成的一個表格，是Excel用來存儲和處理數(shù)據(jù)的最主要的文檔，由4.1.1節(jié)提到的單元格、列標、行號、工作表標簽等組成。每張工作表包括256列和65536行，單擊不同的工作表標簽可在工作表間進行切換。

3)單元格與活動單元格

單元格是Excel工作簿的最小組成單位。工作表編輯區(qū)中每一個長方形的小格就是一個單元格，每一個單元格都用其所在的單元格地址來標識，如A1單元格表示位于第A列第1行交叉處的單元格。

在工作表中被黑色方框包圍的單元格稱為當前單元格或活動單元格，用戶只能對活動單元格進行操作。

4)單元格區(qū)域

多個相鄰的單元格組成了單元格區(qū)域。單元格區(qū)域用該區(qū)域左上角單元格的名稱+冒號“:”+該區(qū)域右下角單元格的名稱來標識，如A3:E7，表示左上角單元格為A3，右下角單元格為E7的矩形區(qū)域。

2．工作簿和工作表基本操作

1)新建空白工作簿

(1)啟動Excel2003時，系統(tǒng)會自動打開一個名稱為“Book1.xls”的空白工作簿。在默認情況下，Excel為每個新建的工作簿創(chuàng)建三張工作表。

(2)使用菜單欄創(chuàng)建新工作簿。選擇“文件”菜單中的“新建”命令，如圖4.4所示，這時在工作簿窗口右側(cè)將彈出“新建工作簿”任務(wù)窗格，如圖4.5所示。圖4.4使用菜單欄創(chuàng)建新工作簿圖4.5“新建工作簿”任務(wù)窗格

(3)使用工具欄創(chuàng)建新的工作簿。單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕，結(jié)果與使用菜單欄相同。

(4)以模板創(chuàng)建工作簿。Excel提供了使用模板創(chuàng)建工作簿的方法，首先將各工作簿中相似的內(nèi)容保存在一個工作簿中，根據(jù)這個工作簿創(chuàng)建一個模板，當創(chuàng)建其他相似的工作簿時，就可以使用模板來自動獲得已經(jīng)保存在模板中的數(shù)據(jù)及格式等，從而大大提高工作效率。①創(chuàng)建模板。創(chuàng)建模板的操作步驟如下：

選擇上述方式之一創(chuàng)建一個新的工作簿。

將通用性的內(nèi)容輸入到工作簿中并進行一些格式設(shè)置。

選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，打開“另存為”對話框。

在“保存類型”下拉列表框中選擇“模板(*.xlt)”選項，這時該對話框上方“保存位置”下拉列表框中的目錄會自動顯示為“Templates”，這是專門保存模板的文件夾，如圖4.6所示。圖4.6將工作簿保存為模板

在“文件名”下拉列表框中輸入模板的名稱。

單擊“保存”按鈕即可生成模板。

②使用本機模板。Excel2003自帶了多種類型的電子表格模板?；谀０鍎?chuàng)建工作簿可快速完成專業(yè)電子表格的創(chuàng)建，這些模板具有通用性，用戶可以根據(jù)需要使用合適的模板。使用本機模板的操作步驟如下：

選擇“文件”菜單中的“新建”命令，打開“新建工作簿”任務(wù)窗格。

單擊“模板”選項區(qū)中的“本機上的模板……”超鏈接，打開“模板”對話框，如圖4.7所示。圖4.7“模板”對話框在“模板”對話框中有兩個選項卡，“常用”選項卡中的模板是用戶自己創(chuàng)建的，“電子方案表格”選項卡中的模板是Excel為用戶準備的，可用于不同的用途。

“電子方案表格”選項卡的左邊列出了所有可用的模板，當選擇其中一個模板時，“預(yù)覽”選項區(qū)會出現(xiàn)該模板的預(yù)覽圖形，“預(yù)覽”選項區(qū)上方的三個按鈕可以控制模板文件圖標的顯示方式。

選擇一個模板后，單擊“確定”按鈕，Excel會根據(jù)該模板生成一個新的工作簿。③根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建文件?？蓪⑦x擇的工作簿文件以副本的方式在一個新的工作簿中打開，這時用戶就可以在新的工作簿中編輯副本，而不會影響到原有的工作簿。

在現(xiàn)有工作簿新建文件的操作步驟如下：

選擇“文件”菜單中的“新建”命令，打開“新建工作簿”任務(wù)窗格。

單擊“新建”選項區(qū)中的“根據(jù)現(xiàn)有工作簿……”超鏈接，打開“根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建”對話框，如圖4.8所示。

在打開的對話框中選擇一個已有工作簿文件，單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可創(chuàng)建一個基于剛剛選擇的工作簿的新文件。圖4.8“根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建”對話框

2)保存和打開工作簿

當對工作簿進行了編輯操作后，為防止數(shù)據(jù)丟失，需將其保存。如果要使用或編輯已保存的工作簿文件時需打開文件，而保存和打開工作簿的方法及步驟與Word文檔相同，在此就不贅述了。

4.2數(shù)據(jù)的輸入與編輯

4.2.1數(shù)據(jù)的輸入

1．輸入文本

Excel2003的每個單元格最多可輸入32?767個字符。輸入結(jié)束后按回車鍵、Tab鍵、箭頭鍵或用鼠標單擊編輯欄的

按鈕均可確認輸入；按Esc鍵或單擊編輯欄的按鈕可取消輸入。文本是指漢字、英文，或由漢字、英文、數(shù)字組成的字符串，例如，“電子表格”、“數(shù)字1”、“A1”等都屬于文本。文本數(shù)據(jù)在單元格中靠左對齊。有些數(shù)字如電話號碼、郵政編碼常常被當作字符處理，此時，只需在輸入的數(shù)字前加上一個單引號，Excel將把它當作字符沿單元格左對齊。

當輸入的文字長度超出單元格寬度時，如右邊單元格無內(nèi)容，則擴展到右邊列，否則將截斷顯示。如果要在單元格中輸入多行數(shù)據(jù)，只需在需要換行的地方按Alt+Enter組合鍵即可。

2．輸入數(shù)值

數(shù)值除了數(shù)字(0～9)組成的字符串外，還包括正號(+)、負號(-)、指數(shù)符號(E或e)、貨幣符號(￥或$)、分數(shù)號(/)、百分號(%)、小數(shù)點(.)以及千分位符號(，)等特殊字符(如$50,000)。另外Excel還支持分數(shù)的輸入，如123/4，在整數(shù)和分數(shù)之間應(yīng)有一個空格，當分數(shù)小于1時，要寫成03/4，若不寫0將被Excel識別為日期3月4日。字符“￥”和“$”放在數(shù)字前會被解釋為貨幣單位，如$1.8。數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中一律靠右對齊。

Excel的數(shù)值輸入與數(shù)值顯示未必相同，如輸入數(shù)據(jù)太長，Excel將自動以科學(xué)計數(shù)法表示；用戶輸入123451234512，Excel表示為1.23451E+11，E代表科學(xué)計數(shù)法，其前面為基數(shù)，后面為10的冪數(shù)。又如單元格數(shù)字格式設(shè)置為兩位小數(shù)，此時輸入三位小數(shù)，則末位將進行四舍五入。值得一提的是，Excel計算時將以輸入數(shù)值而不是顯示數(shù)值為準。但有一種情況例外，因為Excel的數(shù)字精度為15位，當數(shù)字長度超過15位時，Excel2003會將多余的數(shù)字轉(zhuǎn)換為0，如輸入1234512345123456時，在計算中將以1234512345123450參加計算。

3．日期和時間型數(shù)據(jù)的輸入

Excel內(nèi)置了一些日期時間的格式，當輸入數(shù)據(jù)與這些相匹配時，Excel將識別它們。常見的日期時間格式為“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh:mm(AM/PM)”，當表示時間時，在AM/PM與分鐘之間應(yīng)有空格，比如7:20PM，若缺少空格將被當作字符數(shù)據(jù)處理。

輸入日期時，如果省略年份，則以當前的年份作為默認值。若想輸入當天日期，可以通過按組合鍵Ctrl+；快速完成；若想輸入當前時間，可以按組合鍵Ctrl+Shift+；快速完成。日期和時間型數(shù)據(jù)在單元格中一律靠右對齊。

4．數(shù)據(jù)自動輸入

如果輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)，可以考慮使用Excel的數(shù)據(jù)自動輸入功能，它可以方便快捷地輸入等差、等比以及預(yù)定義的數(shù)據(jù)填充序列。

1)自動填充

自動填充是根據(jù)初始值決定以后的填充項，用鼠標點住初始值所在單元的右下角的填充柄，當鼠標指針變?yōu)閷嵭氖中魏笸献е撂畛涞淖詈笠粋€單元格，即可完成自動填充。填充可實現(xiàn)以下幾種功能：

(1)單個單元格內(nèi)容為純字符、純數(shù)字或公式時，填充相當于數(shù)據(jù)復(fù)制。

(2)單個單元格內(nèi)容為文字數(shù)字混合體時，填充時文字不變，最右邊的數(shù)字遞增。如初始值為“輸入1”，填充為“輸入2”，“輸入3…”。

(3)若單個單元格內(nèi)容為Excel預(yù)設(shè)的自動填充序列中的一員，則按預(yù)設(shè)序列填充。如初始值為一月，自動填充二月、三月…。

2)特別的自動填充

如果只想實施數(shù)據(jù)的簡單復(fù)制，則可以按住Ctrl鍵，不論事先選中的是單個單元格還是一個區(qū)域，也不論相鄰單元格是否存在特殊關(guān)系，自動填充都將實施數(shù)據(jù)的復(fù)制。

如果自動填充時需要考慮是否帶格式或區(qū)域中是等差還是等比序列，則在序列填充時按住鼠標右鍵，拖拽到填充的最后一個單元格釋放，將出現(xiàn)快捷菜單，如圖4.9所示。

“復(fù)制單元格”：實施數(shù)據(jù)的復(fù)制，相當于按下Ctrl鍵。

“以序列方式填充”：相當于前面的自動填充。

“僅填充格式”：只填充格式而不填充數(shù)據(jù)。

“不帶格式填充”：只填充內(nèi)容而忽略格式。

“序列”：選擇它將出現(xiàn)如圖4.10所示“序列”對話框，然后按需選擇即可。圖4.9自動填充快捷菜單圖4.10“序列”對話框

3)產(chǎn)生一個序列

用菜單命令產(chǎn)生一個序列的操作步驟如下：

(1)在單元格中輸入初值并回車。

(2)用鼠標單擊選中第1個單元格或要填充的區(qū)域，選擇“編輯”菜單中的“填充”命令，在打開的子菜單中選擇“序列”命令，出現(xiàn)如圖4.10所示“序列”對話框。

(3)“序列產(chǎn)生在”指示按行或列方向填充。

(4)“類型”選擇序列類型，若選擇“日期”，則還需選擇“日期單位”。

(5)“步長值”可輸入等差、等比序列增減、相乘的數(shù)值，“終止值”可輸入一個序列終值不能超過的數(shù)值。4.2.2數(shù)據(jù)的基本編輯

1．修改單元格數(shù)據(jù)

打開一個工作簿后，選定要編輯的工作表為當前工作表(用鼠標單擊工作表標簽上的工作表名即可)，再選定當前工作表中的某個單元格為活動單元格，即可對其內(nèi)容進行編輯。

1)編輯單元格中的所有數(shù)據(jù)

當要編輯單元格中的所有內(nèi)容，即要重新在單元格中輸入新的數(shù)據(jù)時，首先，用鼠標選中要被編輯的單元格，然后直接輸入新的數(shù)據(jù)，那么新數(shù)據(jù)就會覆蓋舊數(shù)據(jù)，這樣就完成了數(shù)據(jù)的重新修改。輸入完畢后，按Enter鍵確定輸入，同時活動單元格自動下移，也可以單擊編輯欄中的“輸入”按鈕，確認輸入，但活動單元格不變。如果要取消本次輸入的內(nèi)容，按Esc鍵或單擊編輯欄中的“取消”按鈕即可。

2)編輯單元格中的部分數(shù)據(jù)

當要編輯單元格中的部分數(shù)據(jù)時，可用鼠標雙擊該單元格，光標就將置于單元格內(nèi)容中，同時在狀態(tài)欄的最左端出現(xiàn)“編輯”字樣，這時就可以對該單元格中的數(shù)據(jù)進行插入、刪除、修改的操作了。如果要刪除光標左邊的字符，就按Backspace鍵；如果要刪除光標右邊的字符，就按Delete鍵；確認修改和取消全部的修改操作方法與上面相同。

說明：如果用鼠標雙擊單元格后，光標沒有置于單元格內(nèi)容當中，說明“單元格內(nèi)部直接編輯”功能未被打開，這時可以選擇“工具”菜單中的“選項”菜單項，在打開的“選項”對話框中，選擇“編輯”選項卡，然后選中“單元格內(nèi)部直接編輯”復(fù)選框，如圖4.11所示，以后用戶就可以直接在單元格中進行編輯了。圖4.11在“選項”對話框中設(shè)置“單元格內(nèi)部直接編輯”復(fù)選框

3)在編輯欄中編輯單元格數(shù)據(jù)

首先單擊鼠標，選中要編輯的單元格，其中的數(shù)據(jù)將同時顯示在編輯欄的數(shù)據(jù)編輯區(qū)中，再單擊數(shù)據(jù)編輯區(qū)，將光標置于其中，即可編輯數(shù)據(jù)。

2．數(shù)據(jù)的清除

在編輯工作表時，有時可能需要刪除單元格、行或列中的內(nèi)容(如數(shù)據(jù)、格式或批注等)，剩下的空白單元格、行或列的位置仍然保留在工作表中，這時應(yīng)執(zhí)行單元格、行或列的清除操作。

在工作表中清除單元格、行或列的操作步驟如下：

(1)選定要清除內(nèi)容的單元格、行或列，選定行或列時可直接單擊所選行的行號或所選列的列標。

(2)選擇“編輯”菜單中的“清除”菜單項，在其彈出的子菜單中有四個子選項可供選擇，如圖4.12所示。圖4.12“清除”選項子菜單

“全部”：清除單元格、行或列的內(nèi)容、批注和格式設(shè)置，將其置為常規(guī)格式。

“格式”：僅清除單元格、行或列的格式設(shè)置，將其置為常規(guī)格式。

“內(nèi)容”：僅清除單元格、行或列的內(nèi)容，不改變其格式和批注。

“批注”：僅清除單元格、行或列的批注，不改變其內(nèi)容和格式設(shè)置。

(3)單擊所需的子選項，將按所選的選項對單元格、行或列進行清除。

如果只清除單元格、行或列的內(nèi)容，還可以采用更為快捷的方法。先選擇相應(yīng)的單元格、行或列，然后按Delete鍵或單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“清除內(nèi)容”選項。

3．數(shù)據(jù)的復(fù)制和移動

1)數(shù)據(jù)的復(fù)制、移動

Excel2003中的數(shù)據(jù)復(fù)制方法多種多樣，可以利用“編輯”菜單中的命令；“常用”工具欄上的快捷按鈕；快捷鍵組合；鼠標拖放以及剪貼板。這些方法都能實現(xiàn)復(fù)制操作，而且與Word中操作相似，需要注意的是在源區(qū)域執(zhí)行復(fù)制命令后，區(qū)域周圍會出現(xiàn)閃爍的虛線。只要閃爍的虛線不消失，粘貼可以進行多次，也可按Esc鍵結(jié)束，粘貼將無法進行。如果只需粘貼一次，有一種簡單的粘貼方法，即在目標區(qū)域直接按回車鍵。如果想把復(fù)制的內(nèi)容插入到某些單元格之間，可在粘貼時選擇“插入”菜單中的“復(fù)制單元格”命令。選擇“編輯”菜單中的“Office剪貼板”菜單項可以打開“剪貼板”任務(wù)窗格，如圖4.13所示，粘貼多達24個復(fù)制對象，鼠標指針指向“剪貼板”任務(wù)窗格中需要粘貼的內(nèi)容選項上，該選項的周圍會顯示一個藍色的邊框并在右邊顯示一個下拉按鈕，單擊該下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“粘貼”選項。

鼠標拖放復(fù)制數(shù)據(jù)的操作方法與Word有所不同：選擇源區(qū)域和按下Ctrl鍵后鼠標指針應(yīng)指向選中區(qū)域的粗邊框，按住鼠標左鍵不放，拖動鼠標，此時屏幕上會出現(xiàn)一個虛線框，在其旁邊還會出現(xiàn)提示信息，提示即將插入數(shù)據(jù)的位置，拖到指定位置后，松開鼠標，那么選中區(qū)域中的數(shù)據(jù)就復(fù)制到目標單元格或單元格區(qū)域中了。圖4.13“剪貼板”任務(wù)窗格在目標單元格中粘貼數(shù)據(jù)時，單元格的右邊顯示“粘貼選項”標記，單擊該標記會顯示一個如圖4.14所示的快捷菜單。利用該快捷菜單可以對粘貼過來的數(shù)據(jù)進行粘貼選項設(shè)置。圖4.14“粘貼選項”快捷菜單

2)選擇性粘貼

在編輯工作表中的單元格數(shù)據(jù)時，有時僅需要復(fù)制原單元格中的數(shù)據(jù)而保持目標單元格的格式，這時除了在上面提到的“粘貼選項”快捷菜單中選擇相應(yīng)的“值和數(shù)字格式”選項外，Excel還提供了“選擇性粘貼”功能。

例如，在任一Excel工作表中，選中A1單元格，輸入“選擇性粘貼”字符數(shù)據(jù)，設(shè)置字體為“加粗”格式，顏色為紅色，選擇“復(fù)制”命令，選中目標單元格，如B1，然后選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”，或者在目標單元格中單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”選項，彈出“選擇性粘貼”對話框，如圖4.15所示。圖4.15“選擇性粘貼”對話框在這個對話框中的“粘貼”選項區(qū)中選擇“數(shù)值”單選按鈕，表示僅粘貼數(shù)值而不粘貼其他內(nèi)容。單擊“確定”按鈕，即可完成選擇性粘貼。

在“選擇性粘貼”對話框中，可以實現(xiàn)以下功能。

指定粘貼內(nèi)容：選中“粘貼”選項區(qū)中相應(yīng)的單選按鈕，可以指定要粘貼到目標單元格中的內(nèi)容。

指定對粘貼的數(shù)值要進行的數(shù)學(xué)運算：選中“運算”選項區(qū)中相應(yīng)的單選按鈕，可以指定對源單元格和目標單元格中的數(shù)值進行何種數(shù)學(xué)運算，運算的結(jié)果將被粘貼到目標單元格中。

跳過空單元格：源單元格包含有多個單元格時，如果其中含有空單元格，選中“跳過空單元格”復(fù)選框，可以避免空單元格覆蓋相應(yīng)的目標單元格。

轉(zhuǎn)置：源單元格包含有多個單元格時，選中“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，可以將源單元格的行、列轉(zhuǎn)置后再粘貼到目標單元格。

數(shù)據(jù)移動與復(fù)制類似，可以利用先“剪切”再“粘貼”的方式，也可以用鼠標拖放。

說明：如果在拖放的同時沒有按住Ctrl鍵，則進行移動操作；如果按住Alt鍵進行拖放，可將數(shù)據(jù)移至其他的工作表中；如果按住的是Shift鍵進行拖放，可將數(shù)據(jù)插入到某些區(qū)域之間。

4．數(shù)據(jù)的查找和替換

1)查找

當要在工作表中查找所需的單元格數(shù)據(jù)時，可以使用查找功能來完成，它可以幫助用戶快速定位于工作表中某一處滿足條件的單元格，其具體操作步驟如下：

(1)選定搜索范圍。在進行查找操作前，首先需要選定一個搜索范圍，可以是某個單元格、單元格區(qū)域或多個工作表。

(2)選擇“編輯”菜單中的“查找”命令，或按快捷鍵Ctrl+F，在彈出的“查找和替換”對話框的“查找內(nèi)容”編輯框中輸入待查找的文字或數(shù)字等，如圖4.16所示。圖4.16“查找和替換”對話框

(3)如果要一個一個地對工作表中滿足條件的單元格進行查找，則單擊“查找下一個”按鈕，這時Excel開始查找，并且將找到的單元格作為當前的單元格。找到后，若希望繼續(xù)查找下一個，則接著單擊“查找下一個”按鈕；找到后若希望返回工作表窗口做相應(yīng)的處理，而不關(guān)閉“查找和替換”對話框，則單擊工作表窗口，處理完畢后再單擊“查找和替換”對話框，即可返回。

(4)如果要一次性找到工作表中所有滿足條件的單元格數(shù)據(jù)，則單擊“查找全部”按鈕，Excel將把全部滿足條件的單元格數(shù)據(jù)及其位置和名稱，顯示在“查找和替換”對話框的下方，供用戶進行選擇。

(5)在“查找和替換”對話框的“查找”選項卡中，通過單擊“選項”按鈕，在對話框下方出現(xiàn)“選項”設(shè)置內(nèi)容，可以設(shè)置其他查找選項，如圖4.17所示。圖4.17“查找”選項卡中的“選項”設(shè)置

(6)除了查找單元格數(shù)據(jù)的內(nèi)容外，還可以對數(shù)據(jù)格式進行設(shè)置查找，單擊“格式”按鈕右邊的下拉按鈕，在其下拉列表中，選擇“格式”選項，可出現(xiàn)“查找格式”對話框，如圖4.18所示。在這個對話框中可以對要查找的單元格格式進行設(shè)置。如果在下拉列表中選擇“從單元格選擇格式”選項，表示可以從已存在的單元格數(shù)據(jù)格式中選擇要查找的數(shù)據(jù)格式，選中某單元格即可。

(7)查找完畢后，單擊“查找和替換”對話框右上角的“關(guān)閉”按鈕，即可關(guān)閉對話框。圖4.18“查找格式”對話框

2)替換

替換功能和查找功能相似，但它需要在查找到數(shù)據(jù)后再做工作，也就是說，在找到指定的單元格數(shù)據(jù)后，替換功能才可以用新的數(shù)據(jù)替代找到的單元格數(shù)據(jù)。

替換單元格數(shù)據(jù)的操作步驟如下：

(1)選擇“編輯”菜單中的“替換”菜單命令，或按Ctrl+H快捷鍵，彈出“查找和替換”對話框，系統(tǒng)自動切換到“替換”選項卡。在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的文本內(nèi)容，這里輸入“計算機科學(xué)與技術(shù)”，在“替換為”文本框中輸入要替換的新數(shù)據(jù)，這里輸入“計算機科學(xué)”，如圖4.19所示。圖4.19“替換”選項卡

(2)單擊“查找下一個”按鈕，Excel將進行查找，若是找不到，則顯示相關(guān)的提示信息；否則將找到的單元格作為當前單元格。

(3)若希望用新數(shù)據(jù)替換該單元格的數(shù)據(jù)，可單擊“替換”按鈕，則當前單元格的數(shù)據(jù)會被“替換為”框中的數(shù)據(jù)所取代，并且替換后自動查找下一處；找到后若不希望被替換，則單擊“查找下一個”按鈕。這一過程將一直進行，直到找不到要查找的單元格數(shù)據(jù)為止。當然，只要用戶單擊對話框右上角的“關(guān)閉”按鈕，這一過程也可以隨時被中斷，返回到工作表窗口。

(4)如果找到第一個要查找的數(shù)據(jù)后，希望系統(tǒng)能自動找出其余各處，并進行自動替換，這時可以單擊“全部替換”按鈕。

(5)與查找功能類似，替換也可以設(shè)置其他的查找選項，即單擊“替換”選項卡中的“選項”按鈕，在對話框的下方也會出現(xiàn)“選項”的設(shè)置內(nèi)容，設(shè)置內(nèi)容與查找功能相似。

(6)替換完畢后，單擊“關(guān)閉”按鈕即可。4.2.3為單元格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

在建立工作表的過程中，有些單元格中輸入的數(shù)據(jù)沒有限制，而有些單元格中輸入的數(shù)據(jù)具有有效范圍。為保證輸入的數(shù)據(jù)都在其有效范圍內(nèi)，可以使用Excel提供的“有效性”命令為單元格設(shè)置條件，以便在出錯時得到提醒，從而快速、準確地輸入數(shù)據(jù)。用戶可以預(yù)先設(shè)置選定的一個或多個單元格允許輸入的數(shù)據(jù)類型、范圍，其操作步驟如下：

(1)選取要定義有效數(shù)據(jù)的若干個單元格。

(2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，出現(xiàn)如圖4.20所示對話框。在“設(shè)置”選項卡的“允許”下拉列表框中選擇允許輸入的數(shù)據(jù)類型，如“整數(shù)”、“時間”等；在“數(shù)據(jù)”下拉列表框中選擇所需要的操作符，如“介于”、“不等于”等，然后在數(shù)值欄中根據(jù)需要填入上下限。圖4.20“數(shù)據(jù)有效性”對話框

(3)選擇“輸入信息”選項卡，選中“選定單元格時顯示輸入信息”復(fù)選框，在“輸入信息”文本框中輸入要顯示的內(nèi)容。

(4)選擇“出錯警告”選項卡，選中“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告”復(fù)選框，在“樣式”下拉列表框中選擇“停止”選項，在“錯誤信息”文本框中輸入要顯示的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置。

在有效數(shù)據(jù)設(shè)置以后，當數(shù)據(jù)輸入無效時，將提示并禁止用戶輸入，直至正確為止。對已輸入的數(shù)據(jù)可進行審核，選擇“工具”菜單中的“公共審核”命令，在下拉菜單中選擇“顯示‘公共審核’工具欄”命令，在該工具欄中單擊“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕可審核工作表中的錯誤輸入并標記出來，如圖4.21所示在設(shè)置年齡介于18～60之后圈釋的無效數(shù)據(jù)。圖4.21利用審核功能圈釋無效數(shù)據(jù)4.2.4撤消和恢復(fù)

1．撤消操作

在編輯數(shù)據(jù)時，Excel會記錄最近的一系列操作。如果要撤消最近的一次操作，只需單擊“常用”工具欄上的“撤消”按鈕

或按快捷鍵Ctrl+Z即可。

有時執(zhí)行的錯誤操作太多，用戶可能記不清到底需要取消哪一步操作，這時有一種簡便的方法，其操作步驟如下：

(1)選中工作表中的任意一個單元格。

(2)用鼠標單擊“撤消”按鈕右側(cè)的按鈕，將打開一個下拉列表，在這個下拉列表中倒序排列著最近進行的一系列操作，如圖4.22所示。

(3)從中找到想撤消的操作，用鼠標單擊該項，即可撤消這步操作。圖4.22“撤銷”按鈕的下拉列表

2．恢復(fù)操作

若要恢復(fù)最近一次的“撤消”操作，只需用鼠標單擊“常用”工具欄中的“恢復(fù)”按鈕即可。

若要利用下拉列表選擇要恢復(fù)的撤消操作，操作步驟與撤消相同。

注意：

恢復(fù)操作必須建立在撤消操作的基礎(chǔ)上，否則“恢復(fù)”功能就會失效。

執(zhí)行保存操作后，撤消和恢復(fù)操作將會失效。

4.3工作表的編輯和操作

4.3.1單元格基本操作

1．選擇單元格

要對工作表進行編輯操作，首先要選擇單元格，常用選擇方法如下。

1)選擇單個單元格

(1)利用鼠標：將鼠標指針移至要選擇的單元格上方后單擊，選中的單元格以黑色邊框顯示，此時行號上的數(shù)字和列標上的字母將突出顯示。

(2)利用“名稱框”：在工作表左上角的名稱框中輸入單元格地址，按下Enter鍵，即可選中與地址相對應(yīng)的單元格。

2)選擇不相鄰單元格

首先單擊要選擇的任意一個單元格，然后在按住Ctrl鍵的同時單擊其他要選擇的單元格。

3)選擇相鄰單元格區(qū)域

要選擇相鄰單元格區(qū)域，常用方法有如下兩種：

按下鼠標左鍵拖過想要選擇的單元格，然后釋放鼠標即可。

單擊要選擇區(qū)域的第一個單元格，然后按住Shift鍵單擊最后一個單元格，此時即可選擇他們之間的多個單元格。

2．插入單元格

如果要在工作表中插入單元格，可按如下步驟進行操作。

(1)選定要插入新單元格的單元格或單元格區(qū)域。注意選定的單元格的個數(shù)應(yīng)與要插入的單元格的數(shù)目相等。

(2)選擇“插入”菜單中的“單元格”菜單命令，彈出“插入”對話框，如圖4.23所示。

(3)在“插入”對話框中有四個單選按鈕，可選擇其中任意一個，它們的含義分別如下。圖4.23“插入”對話框

3．刪除單元格

如果要刪除當前工作表中的某個單元格，操作方法如下：

(1)選定要刪除的單元格。

(2)選擇“編輯”菜單中的“刪除”菜單項，彈出“刪除”對話框，如圖4.24所示。

(3)在“刪除”對話框中有四個單選按鈕，可選其中任意一個，單擊“確定”按鈕。圖4.24“刪除”對話框

4．給單元格加批注

批注是附加在單元格中與其他單元格內(nèi)容分開的注釋，是十分有用的提醒方式。例如注釋復(fù)雜的公式如何工作或為其他用戶提供反饋信息。單元格批注如圖4.25所示。圖4.25單元格批注為單元格增加批注的操作步驟如下：

(1)選擇要加批注的單元格。

(2)執(zhí)行“視圖”菜單中“批注”命令，打開“審閱”工具欄，如圖4.26所示。圖4.26“審閱”工具欄

(3)在“審閱”工具欄中，選擇“新建批注”按鈕或單擊“插入”菜單中“批注”命令。

(4)在出現(xiàn)的批注輸入框中輸入批注文字，如圖4.25所示。

(5)如果不想在批注中留有姓名，則選擇并刪除輸入框上方第一行顯示的姓名。

(6)完成文本輸入后，可單擊批注框外部的工作區(qū)域，關(guān)閉批注輸入框。

(7)在排序時，批注與數(shù)據(jù)一起進行排序。

如果想進行上下批注查看、顯示/隱藏和刪除等操作，都可通過“審閱”工具欄。4.3.2行與列基本操作

1．選擇行與列

要選擇工作表中的一整行或一整列，可將鼠標指針移到該行的左側(cè)或該列的頂端，當鼠標指針變成向右或向下的黑色箭頭形狀時單擊，即可選中該行或該列。

要同時選定多個連續(xù)行，可將鼠標指針移到要選擇的第一行的行號左側(cè)，當鼠標變成向右的黑色箭頭時，按下鼠標左鍵并拖動到所要選擇的最后一行時松開鼠標左鍵即可；若要選擇不連續(xù)的多行，可在選定一行后，按住Ctrl鍵的同時再選擇其他行即可。

用同樣的方法也可選擇多個連續(xù)列或多個不連續(xù)列。

2．調(diào)整行高與列寬、隱藏顯示行與列

當用戶建立工作表時，所有單元格具有相同的寬度和高度。在默認情況下，當單元格中輸入的字符串超過列寬時，超長的文字被截去，數(shù)字則用“########”表示。當然，完整的數(shù)據(jù)還在單元格中，只是沒有顯示。因此可以調(diào)整行高和列寬，以便于數(shù)據(jù)完整顯示。

列寬、行高的調(diào)整用鼠標來完成比較方便。鼠標指向要調(diào)整列寬(或行高)的列標(或行號)的分隔線上，這時鼠標指針會變成一個雙向箭頭的形狀，拖拽分隔線至適當?shù)奈恢谩?/p>

列寬、行高的精確調(diào)整，可用“格式”菜單中的“列”或“行”子菜單，進行所需的設(shè)置，如圖4.27所示。圖4.27“格式”菜單中的“列”或“行”子菜單

3．插入行或列

1)插入空白行

如果要在工作表中插入一行或多行，可按如下步驟進行操作：

(1)選中需要插入新行的位置，可以是要插入的行中的某一單元格，也可以單擊行號來選中整行。

(2)選擇“插入”菜單中的“行”菜單命令，在當前選中的位置處將插入一個空行，原有的行將自動下移。

(3)如果要在工作表中插入多個空白行，則要在插入的位置上選中多行，選中的行數(shù)應(yīng)與要插入的行數(shù)相同。

2)插入空白列

如果要在工作表中插入一列或多列，可按如下步驟進行操作：

(1)選中需要插入新列的位置，可以是要插入的列中的某一單元格，也可以單擊列標來選中整列。

(2)選擇“插入”菜單中的“列”菜單命令，在當前選中的位置將插入一個空白列，原來的列自動右移。

(3)如果要在工作表中插入多個空白列，則要在插入的位置上選中多列，選中的列數(shù)應(yīng)與要插入的列數(shù)相同。

4．刪除行或列

如果要刪除當前工作表中的某行或某列，操作方法如下：

(1)選中工作表中要刪除行的行號或列的列標。

(2)選擇“編輯”菜單中的“刪除”菜單命令，被選擇的行或列將從工作表中刪除，其下方各行將自動上移或右側(cè)各列自動左移。

(2)選中要刪除的單元格，然后單擊鼠標右鍵，選擇刪除命令，將會彈出如圖4.21所示的“刪除”對話框，其余的操作與前面相同。用此方法刪除行或列將不會彈出任何對話框，而是直接刪除。4.3.3工作表的刪除、插入和重命名

工作簿內(nèi)的工作表在使用過程中不夠時，需插入；多余或重復(fù)時，需刪除；為了安全或減少輸入工作量，可復(fù)制；排列順序不合理時，可移動；要使名字反映工作表內(nèi)容時，可重命名，這些操作都稱為工作表的編輯。

空白工作簿創(chuàng)建以后，默認情況下由三個工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3組成。改變工作簿中工作表的個數(shù)可通過選擇“工具”菜單中的“選項”命令，在“常規(guī)”選項卡的“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)”中進行設(shè)置，如圖4.28所示。Excel2003最多可創(chuàng)建255個工作表。用戶可根據(jù)需要對工作表進行選取、刪除、插入和重命名。圖4.28“常規(guī)”選項卡

1．選取工作表

工作簿通常由多個工作表組成。當對單個或多個工作表進行操作時，必須選取工作表，工作表的選取可通過鼠標單擊工作表標簽欄進行。

用鼠標單擊要操作的工作表標簽后，該工作表的內(nèi)容將出現(xiàn)在工作簿窗口，標簽欄中相應(yīng)標簽變?yōu)榘咨Q下出現(xiàn)下劃線。當工作表標簽過多以至在標簽欄顯示不下時，可通過標簽欄滾動按鈕前后翻閱標簽名。

選取多個連續(xù)工作表時，可先單擊第一個工作表，然后按Shift鍵單擊最后一個工作表。選取多個非連續(xù)工作表則通過按Ctrl鍵單擊選取。多個選中的工作表組成一個工作表組，在標題欄中出現(xiàn)“[工作組]”字樣，如圖4.29所示為Sheet1和Sheet3組成的工作組。圖4.29工作組示意圖

2．刪除工作表

如果想刪除整個工作表，只要選中要刪除工作表的標簽，再選擇“編輯”菜單中的“刪除工作表”命令即可。整個工作表被刪除后，相應(yīng)標簽也將從標簽欄中消失。剩下標簽名中的序號并不重排。刪除工作組的操作與之類似。

3．插入工作表

如果用戶想在某個工作表前插入一空白工作表，只需單擊該工作表(如Sheet1)，選擇“插入”菜單中的“工作表”命令，就可在Sheetl之前插入一個空白的新工作表，且成為活動工作表。如果要插入多張工作表，需要先選擇與待添加工作表數(shù)目相同的工作表標簽后再執(zhí)行菜單欄中“插入”菜單的“工作表”命令。

4．重命名工作表

工作表的初始名字為Sheet1，Sheet2，…，如果在一個工作簿中建立了多個工作表，顯然希望工作表的名字最好能反映出工作表的內(nèi)容，以便于識別。重命名方法為：先用鼠標雙擊要命名的工作表標簽，工作表名將突出顯示，再輸入新的工作表名，按回車鍵確定。4.3.4工作表的復(fù)制或移動

1．使用菜單命令復(fù)制或移動工作表

如果在工作簿之間復(fù)制或移動工作表，以“Book1.xls”的Sheetl復(fù)制移動到“Book2.xls”的Sheet3之前為例，操作步驟如下：

(1)打開源工作表所在工作簿“Book1.xls”和所要復(fù)制到的工作簿“Book2.xls”。

(2)鼠標單擊所要復(fù)制或移動的工作表標簽“Sheet1”。

(3)選擇“編輯”菜單中的“移動或復(fù)制工作表”命令，出現(xiàn)如圖4.30所示的“移動或復(fù)制工作表”對話框。圖4.30“移動或復(fù)制工作表”對話框

(4)在“工作簿”列表中選擇所希望復(fù)制或移動到的工作簿“Book2.xls”。

(5)在“下列選定工作表之前”列表框中選擇希望把工作表插在目標工作簿哪個工作表之前，如放在最后可選擇“移到最后”選項，本例選Sheet3。

(6)如果想復(fù)制工作表則選中“建立副本”復(fù)選框，否則執(zhí)行的是移動操作。

工作簿內(nèi)工作表的復(fù)制或移動也可以用上述方法完成，只要在“工作簿”列表框中選擇源工作簿即可。

2．使用鼠標復(fù)制或移動工作表

工作簿內(nèi)工作表的復(fù)制或移動用鼠標操作更方便。如果想執(zhí)行復(fù)制操作，按住Ctrl鍵，鼠標單擊源工作表如Sheet1，光標變成一個帶加號的小表格，鼠標拖拽要復(fù)制或移動的工作表標簽到目標工作表如Sheet3上即可，Sheet1將復(fù)制到Sheet3之前。如果想執(zhí)行移動操作，則不用按Ctrl鍵，直接拖拽即可，此時光標變成一個沒有加號的小表格。

工作簿之間工作表的復(fù)制或移動需要在屏幕上同時顯示源工作簿和目標工作簿，不再細述。說明：對工作表的操作還可通過快捷菜單來進行。方法是鼠標單擊要操作的工作表標簽，按下鼠標右鍵，出現(xiàn)如圖4.31所示快捷菜單，選擇相應(yīng)命令比用菜單命令快捷許多。圖4.31工作表操作快捷菜單

4.4格式化工作表

4.4.1格式化單元格

1．自定義格式化

自定義格式化工作可以使用兩種方法實現(xiàn)：

1)使用“格式”工具欄

啟動Excel2003應(yīng)用軟件后，“格式”工具欄默認顯示在主窗口界面上，如圖4.32所示。各按鈕的功能已詳細介紹，用戶只要按需求選擇即可。圖4.32“格式”工具欄

2)使用“單元格格式”對話框

通過單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，如圖4.33所示。它共有六個標簽，下面將分別作詳細介紹。相比之下“單元格”命令彈出的對話框中格式化功能更完善，但工具欄按鈕使用起來更快捷、更方便。

在數(shù)據(jù)的格式化過程中首先選定要格式化的區(qū)域，再使用格式化命令。格式化單元并不改變其中的數(shù)據(jù)和公式，只改變它們的顯示形式。

(1)設(shè)置數(shù)字格式?！皢卧窀袷健睂υ捒蛑械摹皵?shù)字”選項卡，如圖4.33所示，用于對單元格中的數(shù)字進行格式化。圖4.33“數(shù)字”選項卡對話框左邊的“分類”列表框列出數(shù)字格式的類型，右邊顯示該類型的格式，用戶可以直接選擇系統(tǒng)已定義好的格式，也可以修改格式，如小數(shù)位數(shù)等，數(shù)字格式示例見表4.1。說明：“自定義”格式類型如圖4.34所示，為用戶設(shè)置自己所需格式提供了便利，實際上它直接以格式符形式提供給用戶使用和編輯。在默認情況下，Excel使用的是“G/通用格式”，即數(shù)據(jù)向右對齊、文字向左對齊、公式以值方式顯示，當數(shù)據(jù)長度超出單元格長度時用科學(xué)記數(shù)法顯示。數(shù)值格式包括用整數(shù)、定點小數(shù)和逗號等顯示格式。“0”表示以整數(shù)式顯示；“0.00”表示以兩位小數(shù)方式顯示；“#,##0.00”表示小數(shù)部分保留兩位，整數(shù)部分每千位用逗號隔開；“[紅色]”表示當數(shù)據(jù)值為負時，用紅色顯示。

(2)設(shè)置對齊格式。默認情況下，Excel根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動調(diào)節(jié)數(shù)據(jù)的對齊格式，比如，文字內(nèi)容向左對齊、數(shù)值內(nèi)容向右對齊等。利用“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡，如圖4.35所示，可以自己設(shè)置單元格的對齊格式。圖4.34“自定義”格式類型圖4.35“對齊”選項卡

(3)設(shè)置字體。在Excel中的字體設(shè)置中，字體類型、字體形狀、字體尺寸是最主要的三個方面。“單元格格式”對話框的“字體”選項卡的各項意義與Word2003的“字體”對話框相似，在此不作詳細介紹。

(4)設(shè)置邊框線。默認情況下，Excel的表格線都是一樣的淡虛線。這樣的邊線不適合于突出重點數(shù)據(jù)，可以給它加上其他類型的邊框線?！皢卧窀袷健睂υ捒虻摹斑吙颉边x項卡如圖4.36所示。

邊框線可以放置在所選區(qū)域各單元格的上、下、左、右、外框(即四周)、斜線上；邊框線的樣式有點虛線、實線、粗實線、雙線等，均可在“樣式”框中進行選擇；在“顏色”列表框中可以選擇邊框線的顏色。圖4.36“邊框”選項卡邊框線也可以通過“格式”工具欄的“邊框”列表按鈕來設(shè)置，這個列表中含有12種不同邊框線的設(shè)置。

(5)設(shè)置圖案。圖案就是指區(qū)域的顏色和陰影，設(shè)置合適的圖案可以使工作表顯得更為生動活潑、錯落有致?！皢卧窀袷健睂υ捒蛑械摹皥D案”選項卡如圖4.37所示。其中“顏色”框用于選擇單元格的背景顏色；“圖案”框中則有兩部分選項：上面三行列出了18種圖案，下面七行則列出了用于繪制圖案的顏色。

“格式”工具欄按鈕中的“顏色”按鈕可以用來改變單元格的背景顏色。圖4.37“圖案”選項卡

(6)設(shè)置單元格保護。若要使單元格的內(nèi)容不被他人修改就要對其加以保護，要修改內(nèi)容，就必須授權(quán)，即要有口令。設(shè)置單元格保護的操作步驟如下：

①單擊“工具”菜單中的“保護”命令，執(zhí)行“保護工作表”命令，出現(xiàn)如圖4.38所示的“保護工作表”對話框。

②在“取消工作表保護時使用的密碼”輸入框中輸入口令，單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)如圖4.39所示的“確認密碼”對話框。圖4.38“保護工作表”對話框圖4.39“確認密碼”對話框③在此對話框的“重新輸入密碼”輸入框中再次輸入口令，單擊“確定”按鈕即可。

④若此時從“格式”菜單中選擇“單元格”命令，則“單元格”命令的功能失效，表示用戶已無權(quán)更改單元格。

⑤若修改單元格，則出現(xiàn)如圖4.40所示的警告信息。圖4.40警告信息⑥若要撤消單元格的保護功能，可以單擊“工具”菜單中的“保護”命令，執(zhí)行“撤消工作表保護”命令，出現(xiàn)如圖4.41所示的“撤消工作表保護”對話框。在“密碼”輸入框中輸入保護口令，單擊“確定”按鈕后就解除了工作表的口令保護。圖4.41“撤銷工作表保護”對話框

(7)條件格式。條件格式可以在很大程度上改進了電子表格的設(shè)計和可讀性，允許指定多個條件來確定單元格的行為，根據(jù)單元格的內(nèi)容不同而顯示不同的格式。

操作方法：選定要設(shè)置格式的區(qū)域；選擇“格式”菜單中的“條件格式”命令，彈出“條件格式”對話框，在該對話框中選擇條件運算符和條件值，設(shè)置格式(本例為大于600分，加紅色圖案)如圖4.42所示，結(jié)果如圖4.43所示，在該圖中，涉及到字體、字型、合并及居中、邊框線、圖案、最合適的列寬等格式的設(shè)置。圖4.42“條件格式”對話框圖4.43條件格式設(shè)置結(jié)果示例

2．自動格式化

自動格式化的操作步驟如下：

(1)選定要格式化的區(qū)域。

(2)選擇“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，顯示對話框，如圖4.44所示。

(3)在對話框左邊的“格式”框中選擇某種已有的格式，在中間的“示例”框中顯示出了所選格式的預(yù)覽。

(4)若單擊“選項”按鈕，可擴展“應(yīng)用格式種類”框(見圖4.44的底部)，取消某個復(fù)選按鈕，可保持工作表中原有該項格式。圖4.44“自動套用格式”對話框4.4.2格式的復(fù)制和刪除

1．格式復(fù)制

格式復(fù)制一般使用“常用”工具欄的“格式刷”按鈕。格式復(fù)制的操作步驟如下：

(1)選定所需格式的單元格或區(qū)域。

(2)單擊按鈕，這時鼠標指針變成刷子。

(3)用鼠標指向目標區(qū)域并拖拽即可。

2．格式刪除

當對已設(shè)置的格式不滿意時，可以單擊“編輯”菜單中的“清除”命令進行格式的清除。格式清除后單元格中的數(shù)據(jù)以通用格式來表示。

4.5公式和函數(shù)的使用

4.5.1使用公式

公式就是通過已知的數(shù)值來計算新數(shù)值的等式，它以一個等號(=)開頭，由常量、各種運算符、一些Excel內(nèi)置的函數(shù)以及單元格引用等組成。例如下面的一個公式：=(B4+25)/SUM(D5:F5)，其中就包含了數(shù)值型常量“25”、運算符“/”、Excel內(nèi)置函數(shù)“SUM()”和單元格引用“B4”以及單元格區(qū)域引用“D5:F5”。

1．公式中的運算符

Excel包含四種類型的運算符：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。

(1)算術(shù)運算符。要完成諸如加法、減法、乘法和除法等的數(shù)學(xué)運算，可以使用如表4.2所示的算術(shù)運算符列表。

(2)比較運算符。要完成兩個值的比較，可以使用如表4.3所示的比較運算符列表。用這些運算符對兩個值進行比較時，運算的結(jié)果是一個邏輯值，即TRUE或FALSE。

(3)文本運算符。該運算符主要是文本連接運算符(&)，它可以將多個字符串連接起來產(chǎn)生一串文本，例如“北京”＆“歡迎您”就會產(chǎn)生新的字符串“北京歡迎您”。

(4)引用運算符。使用如表4.4所示的引用運算符可以將單元格區(qū)域合并計算。

2．運算符優(yōu)先級

在Excel中含有多種運算符，每一種運算符都有一個固定的運算優(yōu)先級。如果在一個公式中含有多個運算符，則Excel將由高級到低級進行計算，即按各個運算符的運算次序從左到右進行運算。

各種運算符的優(yōu)先級如表4.5所示，其中優(yōu)先級的數(shù)字越小，該運算符的運算優(yōu)先級別就越高。

如果公式中包含相同優(yōu)先級的運算符，則Excel將從左到右進行計算。

如果要改變公式中一些運算符的優(yōu)先級別，可以將公式中先要計算的部分用括號括起來，Excel將先計算括號內(nèi)的部分，再計算括號外的部分。4.5.2公式的輸入及編輯

1．公式的輸入

輸入公式有兩種方法，下面分別加以介紹。

1)在單元格內(nèi)輸入公式

在單元格內(nèi)輸入公式的方法很簡單，其操作步驟如下：

(1)在工作表中選中一個單元格，如C2。

(2)在單元格內(nèi)輸入等號(=)。

(3)在等號后面輸入公式的內(nèi)容，例如：=(50+25)/5-10。

(4)單擊Enter鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕，在單元格中即顯示公式計算后的值“5”。

2)在編輯欄中輸入公式

在編輯欄中輸入公式的操作步驟如下：

(1)在工作表中選中一個單元格，如C2。

(2)在編輯欄中輸入等號(=)。

(3)在等號后面輸入公式的內(nèi)容，例如：=(50+25)/5-10。

(4)單擊Enter鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕，即可在單元格中顯示公式計算后的值。

2．公式的編輯

輸入了公式以后，如果需要對已有的公式進行編輯修改，可以使用下列兩種方法進行：

(1)雙擊要修改的公式所在的單元格，在單元格中出現(xiàn)公式的內(nèi)容，移動鼠標光標，即可對公式進行修改。

(2)單擊要修改的公式所在的單元格，再單擊編輯欄上相應(yīng)的公式，移動鼠標光標，即可對公式進行修改。

3．公式的移動和復(fù)制

1)移動公式

要移動公式，最簡單的方法就是：選中包含公式的單元格，將鼠標指針移到單元格的邊框線上，當鼠標指針變成十字箭頭形狀時，按住鼠標左鍵不放，將其拖到目標單元格后釋放鼠標即可。

也可通過剪切、粘貼的方法來移動公式。

2)復(fù)制公式

復(fù)制公式可以使用填充柄，也可以使用復(fù)制、粘貼命令。其中利用復(fù)制、粘貼的方法與復(fù)制單元格內(nèi)容的操作一樣，可參考前面學(xué)過的知識，但是此方法會將單元格中的所有信息都粘貼進來(如單元格格式)，利用“選擇性粘貼”命令可以只將其中的公式復(fù)制過來。

(1)使用填充柄。在Excel中，當想將某個單元格中的公式復(fù)制到同列(行)中相鄰的單元格時，可以通過拖動“填充柄”來快速完成。

(2)使用“選擇性粘貼”功能。首先選中包含要進行復(fù)制的公式的單元格或單元格區(qū)域進行復(fù)制，然后單擊目標單元格或區(qū)域，再單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，如圖4.45所示。此時在該對話框中選擇“公式”單選按鈕。最后單擊“確定”按鈕，公式即被粘貼到選定的單元格或區(qū)域中。圖4.45“選擇性粘貼”對話框

4．單元格引用

1)相對引用

相對引用是指包含公式的單元格與被引用的單元格之間的位置是相關(guān)的，單元格或單元格區(qū)域的引用是相對于包含公式的單元格的相對位置而言的，即如果將公式從某個單元格復(fù)制或填充到其他單元格，公式中引用的單元格的地址也會發(fā)生改變，相對引用將自動調(diào)整計算結(jié)果。

相對引用是用單元格所在的列標和行號作為其引用或者用單元格區(qū)域的左上角單元格的引用?+?冒號(:)?+?右下角單元格引用表示。例如，B3引用了第B列與第3行交叉處的單元格，B3:F7引用了以單元格B3為左上角、以F7為右下角的矩形單元格區(qū)域。

新建一個成績工作表，如圖4.46所示?？衫孟鄬σ脴邮揭脝卧?，計算出“本學(xué)期總分”的數(shù)據(jù)，具體的操作步驟如下：圖4.46相對引用的例子

(1)選定工作表中的單元格H3，在其中輸入公式“=E3+F3+G3”，此時被引用的單元格E3、F3、G3被彩色的邊框包圍，按編輯欄上的“輸入”按鈕后，該單元格內(nèi)將顯示公式的計算結(jié)果，同時被引用單元格周圍的彩色邊框也消失。

(2)按住鼠標左鍵，拖動H3單元格右下角的填充柄向下拖拽至單元格H12處松開鼠標，這樣單元格H3內(nèi)的公式就被復(fù)制到了H4～H12單元格內(nèi)，結(jié)果如圖4.47所示。圖4.47相對引用復(fù)制公式

2)絕對引用

如果在復(fù)制公式時不希望Excel自動調(diào)整引用，可以使用絕對引用。所謂絕對引用是指公式中引用的單元格的地址與公式所在單元格的位置無關(guān)，即被引用的單元格地址不隨公式所在單元格位置的變化而變化。無論將公式粘貼到哪一個單元格，公式所引用的還是原來單元格的數(shù)據(jù)。

絕對引用的單元格在其行號和列標前分別加上美元符號“$”，例如，$B$3表示單元格B3的絕對引用，$B$3:$F$7表示單元格區(qū)域B3:F7的絕對引用。將上例中H3單元格內(nèi)的公式改為“=$E$3+$F$3+$G$3”，可以看到H3單元格的計算結(jié)果與使用相對引用時一樣。然后將公式復(fù)制到H4～H12單元格中，各個單元格內(nèi)的計算結(jié)果仍為“E3”、“F3”和“G3”三個單元格數(shù)據(jù)相加之和，如圖4.48所示。也就是說，公式被復(fù)制到其他單元格后，公式中引用的單元格的地址并沒有發(fā)生改變。圖4.48使用絕對引用的公式復(fù)制后的結(jié)果

3)混合引用

所謂混合引用是指行采用相對引用而列采用絕對引用或行采用絕對引用而列采用相對引用的單元格引用。例如，$B3、B$3都是混合引用。

混合引用的作用在于，當復(fù)制公式時，保持某行或某列的地址固定不變。即如果公式所在單元格的位置改變，則相對引用改變，而絕對引用不變。如果在多行或多列復(fù)制公式，則相對引用自動調(diào)整，而絕對引用不作調(diào)整。絕對引用列采用$A1、$B1等形式，絕對引用行采用A$1、B$1等形式。4.5.3使用函數(shù)

所謂函數(shù)，就是Excel中預(yù)定義的具有一定功能的內(nèi)置公式。對于一些繁瑣的公式，如前面用到的求學(xué)生總分的連續(xù)求和公式，采用人工編寫公式，這種方法不僅容易出錯，而且工作效率較低。此外，我們?nèi)粘Ｉ钪羞€經(jīng)常用到求平均值、最大值、最小值、統(tǒng)計數(shù)量等操作，Excel將這些功能都轉(zhuǎn)換成了函數(shù)，從而使輸入量減少，也降低了輸入錯誤的概率。

1．函數(shù)的類型

Excel提供了豐富的內(nèi)置函數(shù)，大約有幾百種，按照其功能可以分為以下幾類：

數(shù)據(jù)庫函數(shù)：分析和處理數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)。

日期與時間函數(shù)：在公式中分析和處理日期和時間值。

工程函數(shù)：對數(shù)值進行各種工程上的運算和分析。

財務(wù)函數(shù)：對數(shù)值進行一般的財務(wù)運算。

信息函數(shù)：用于確定保存在單元格中的數(shù)據(jù)類型。

邏輯函數(shù)：用于進行真假值判斷或者進行復(fù)合檢驗。

查找與引用函數(shù)：在數(shù)據(jù)清單或工作表中查找特定數(shù)值，還可以查找某一單元格的引用。

數(shù)學(xué)與三角函數(shù)：處理各種簡單的數(shù)學(xué)運算。

統(tǒng)計函數(shù)：對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。

文本函數(shù)：對字符串進行各種運算與操作。

2．函數(shù)的輸入

在工作表中建立函數(shù)的方法有三種：直接輸入法，利用“插入函數(shù)”方法輸入函數(shù)，使用函數(shù)下拉列表輸入函數(shù)。

1)直接輸入法

如果能記住函數(shù)的名稱、參數(shù)，可直接在單元格中輸入函數(shù)。輸入方法如下：

(1)選中要輸入函數(shù)的單元格。

(2)依次輸入等號(=)、函數(shù)名、括號及具體參數(shù)。

(3)單擊編輯欄中的“輸入”按鈕或按Enter鍵，單元格中即可顯示公式運算的結(jié)果。

2)利用“插入函數(shù)”方法輸入函數(shù)

由于Excel提供了大量的函數(shù)，并且有許多函數(shù)不經(jīng)常使用，因此，用戶很難記住函數(shù)及其用法。如果利用“插入函數(shù)”方法，可以按照系統(tǒng)指示，逐步選擇需要的函數(shù)及其相應(yīng)的參數(shù)，其具體操作方法如下：

(1)選中要輸入函數(shù)的單元格。

(2)選擇“插入”菜單中的“函數(shù)”命令或者單擊編輯欄左側(cè)的“插入函數(shù)”按鈕，彈出如圖4.49所示的“插入函數(shù)”對話框。圖4.49“插入函數(shù)”對話框

(3)在“插入函數(shù)”對話框中的“選擇類別”下拉列表中選擇一種函數(shù)類型。在“選擇函數(shù)”列表框中選擇一種函數(shù)名，此時列表框的下方會出現(xiàn)關(guān)于該函數(shù)功能的簡單提示；也可以在“搜索函數(shù)”框中輸入要搜索的內(nèi)容進行函數(shù)的查找。

(4)單擊“確定”按鈕，將會出現(xiàn)如圖4.50所示的“函數(shù)參數(shù)”對話框。

(5)在“函數(shù)參數(shù)”對話框中可以給函數(shù)添加參數(shù)，既可以在各文本框中輸入數(shù)值、單元格或單元格區(qū)域的引用，也可以用鼠標在工作表中選定單元格區(qū)域。參數(shù)輸入完成后，公式的計算結(jié)果將出現(xiàn)在該對話框的最下方“計算結(jié)果=”的后面。

(6)單擊“確定”按鈕，計算結(jié)果將顯示在選中的單元格中。圖4.50“函數(shù)參數(shù)”對話框

3)使用函數(shù)下拉列表輸入函數(shù)

當用戶在單元格中輸入“=”后，位于編輯欄左側(cè)原來用于顯示單元格地址的編輯框中將顯示函數(shù)名稱。單擊其右側(cè)的按鈕，將打開函數(shù)列表，從中可以選擇某個函數(shù)，如圖4.51所示，同樣也將打開如圖4.50所示的“函數(shù)參數(shù)”對話框。圖4.51在函數(shù)下拉列表中選擇函數(shù)

3．常用函數(shù)

1)求和函數(shù)SUM()

SUM函數(shù)的功能是將函數(shù)的各個參數(shù)進行求和。語法格式為

SUM(number1,number2,…)

例如，計算單元格A1:A5中數(shù)據(jù)的總和，就可以使用SUM()函數(shù)。在單元格A6中輸入“=SUM(A1:A5)”，按Enter鍵，則單元格A6中出現(xiàn)計算結(jié)果如圖4.52所示。圖4.52SUM函數(shù)的應(yīng)用

2)平均值函數(shù)AVERAGE()

平均值函數(shù)的作用是返回參數(shù)的平均值(算術(shù)平均值)。語法格式為

AVERAGE(number1，number2，…)

例如，計算單元格A1:A5中數(shù)據(jù)的平均值，這時就可以使用AVERAGE()函數(shù)。在單元格A6中輸入“=AVERAGE(A1:A5)”，按Enter鍵，則單元格A6中出現(xiàn)的計算結(jié)果如圖4.53所示。圖4.53AVERAGE函數(shù)的應(yīng)用

3)最大值函數(shù)MAX()

如果要在多個數(shù)據(jù)中找到最大值，可以使用最大值函數(shù)MAX()來解決，該函數(shù)將返回一組值中的最大值。語法格式為

MAX(number1,number2,…)

其中，number1，number2，…?等是要從中找出最大值的1到30個數(shù)字參數(shù)。可以將參數(shù)指定為數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達式。若參數(shù)為錯誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本，將產(chǎn)生錯誤；若參數(shù)為數(shù)組或引用，則只有數(shù)組或引用中的數(shù)字將被計算，數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值或文本將被忽略。若參數(shù)不包含數(shù)字，函數(shù)MAX返回0(零)。例如，找出區(qū)域中數(shù)字的最大值，如圖4.54所示。圖4.54MAX函數(shù)的應(yīng)用

4)最小值函數(shù)MIN()

如果要在多個數(shù)據(jù)中找到最小值，可以使用最小值函數(shù)MIN()來解決，該函數(shù)將返回一組值中的最小值。語法格式為

MIN(number1,number2,…)

其中，number1，number2，…?等是要從中找出最小值的1到30個數(shù)字參數(shù)?？梢詫?shù)指定為數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達式。若參數(shù)為錯誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本，將產(chǎn)生錯誤；若參數(shù)為數(shù)組或引用，則只有數(shù)組或引用中的數(shù)字將被計算，數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值或文本將被忽略；若參數(shù)不包含數(shù)字，則函數(shù)MIN返回0(零)。例如，找出區(qū)域中數(shù)字的最小值，如圖4.55所示。圖4.55MIN函數(shù)的應(yīng)用

5)參數(shù)個數(shù)函數(shù)COUNT()

COUNT()函數(shù)返回包含數(shù)字以及參數(shù)列表中的數(shù)字的單元格的個數(shù)。利用函數(shù)COUNT可以計算單元格區(qū)域或數(shù)字數(shù)組中數(shù)字字段的輸入項個數(shù)。語法格式為

COUNT(value1,value2,…)

其中，value1，value2，…?等為包含或引用各種類型數(shù)據(jù)的1到30個參數(shù)，但只有數(shù)字類型的數(shù)據(jù)才被計算。函數(shù)COUNT在計數(shù)時，將把數(shù)字、日期或以文本代表的數(shù)字計算在內(nèi)；但是錯誤值或其他無法轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文字將被忽略。如果參數(shù)是一個數(shù)組或引用，那么只統(tǒng)計數(shù)組或引用中的數(shù)字；數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值、文字或錯誤值將都被忽略。例如，計算某個已選定區(qū)域中包含多少個數(shù)字。該區(qū)域“A1:A5”中包含數(shù)字、文字和日期，在單元格“A6”中輸入“=COUNT(A1:A5)”，按Enter鍵，由于只計算數(shù)字和日期而忽略了文本，單元格“A6”中的結(jié)果為“4”，如圖4.56所示。圖4.56COUNT函數(shù)的應(yīng)用

6)參數(shù)個數(shù)函數(shù)COUNTA

返回參數(shù)列表中非空值的單元格個數(shù)。利用函數(shù)COUNTA可以計算單元格區(qū)域或數(shù)組中包含數(shù)據(jù)的單元格個數(shù)。語法格式為

COUNTA(value1,value2,…)

其中，value1，value2，…?等為所要計算的值，參數(shù)個數(shù)為1到30個。在這種情況下，參數(shù)值可以是任何類型，它們可以包括空字符("")，但不包括空白單元格。如果參數(shù)是數(shù)組或單元格引用，則數(shù)組或引用中的空白單元格將被忽略。若不需要統(tǒng)計邏輯值、文字或錯誤值，請使用函數(shù)COUNTA。例如，計算某區(qū)域中非空值的單元格個數(shù)，如圖4.57所示。圖4.57COUNTA函數(shù)的應(yīng)用圖4.57COUNTA函數(shù)的應(yīng)用

7)邏輯函數(shù)IF()

邏輯函數(shù)IF()執(zhí)行真假值的判斷，根據(jù)邏輯計算的真假值，返回不同的結(jié)果，可以使用函數(shù)IF()對數(shù)值和公式進行條件檢測。語法格式為

IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)

logical_test：表示計算結(jié)果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。例如，A10=100就是一個邏輯表達式，如果單元格A10中的值等于100，表達式即為TRUE，否則為FALSE。

value_if_true：logical_test為TRUE時返回的值。

value_if_false：logical_test為FALSE時返回的值。

例如，利用IF()函數(shù)查看結(jié)果是否正確，如圖4.58所示。圖4.58IF函數(shù)的應(yīng)用4.5.4使用單變量求解

單變量求解是尋求公式的特定解。它好比解一個一元一次方程，已知結(jié)果，根據(jù)公式求出變元。下面介紹單變量求解在實際工作中的應(yīng)用。

通過單變量求解可以很方便地計算出結(jié)果，具體操作步驟如下：

(1)在工作表中輸入如圖4.59中所示的數(shù)據(jù)。

(2)執(zhí)行菜單欄“工具”菜單中的“單變量求解”命令。

(3)在打開的“單變量求解”對話框中，單擊“選擇”按鈕選擇“目標單元格”為“$B$6”，“目標值”輸入“40000”，“可變單元格”選擇為“$B$5”，如圖4.60所示。圖4.59用于創(chuàng)建單變量求解的數(shù)據(jù)圖4.60“單變量求解”對話框

(4)單擊“確定”按鈕，便可以看到最后的結(jié)果。

4.6數(shù)據(jù)處理和分析

4.6.1數(shù)據(jù)的排序

1．簡單排序

簡單排序是指只根據(jù)單個字段值進行排序，這種排序方法比較簡單，利用“常用”工具欄上的“升序”按鈕或“降序”按鈕，就可以實現(xiàn)對某一字段值按遞增方式或遞減方式進行排序。

例如，打開“學(xué)生信息數(shù)據(jù)清單.xls”，按學(xué)生的“出生日期”從小到大進行排序。

(1)選中數(shù)據(jù)清單中要進行排序的字段列中的某一單元格，本例中為E列中的某一單元格，如E3。

(2)單擊“常用”工具欄上的“升序”按鈕，即可實現(xiàn)按“出生日期”的遞增排序，排序結(jié)果如圖4.61所示。圖4.61排序后的數(shù)據(jù)清單

2．復(fù)雜排序

在按單列進行排序后，可能會遇到一列中有相同數(shù)據(jù)的情況。針對這種情況，可能還需要進一步排序，即在這一列中有相同數(shù)據(jù)時，再按另一列的數(shù)據(jù)大