采購管理制度及采購流程

采購管理制度及采購流程一、制定目的及范圍為提升公司的采購效率，優(yōu)化資源配置，降低采購成本，確保采購工作的規(guī)范性與透明度，特制定本采購管理制度。此制度適用于所有采購活動，包括項目采購、年度采購、零星采購及應急采購等。二、采購原則1.公正、公平、公開的原則是采購工作的基本要求。采購過程中需綜合考慮質量、價格及服務，優(yōu)中選優(yōu)。2.所有采購物資必須從具備合法資質的供應商處購買，并確保開具正規(guī)發(fā)票。3.各部門需設立專人負責采購，申購人與采購人應為不同人員，確保責任分離。三、采購流程1.一般采購流程采購申請申購人需在進行采購前查詢庫存情況，確認所需物資的緊急程度，隨后填寫“申購單”。該單應詳細列明所需物資的名稱、數(shù)量、用途及預計預算。申購審批項目采購需提交預算審批，其他類型的采購應經(jīng)部門負責人批準后，填寫流轉單以便后續(xù)跟蹤。流轉單上需注明采購理由及選擇供應商的依據(jù)。詢價采購責任部門需對所需物資進行市場調研，至少提供三家符合條件的供應商報價。詢價過程中，需關注價格、質量、交貨時間及售后服務等因素。核價在收到報價后，采購責任人需參考歷史價格及市場行情，對報價進行核價，填寫流轉單中的核價結果，并附上相關報價單及市場調研報告。審批流轉單需逐級審批，確保各級管理人員對采購的必要性及合理性進行審核，最終報告公司負責人審批，以獲得采購授權。采購實施與驗收入庫得到批準后，采購人應及時下單，確保物資按時到貨。物資到達后，相關人員應進行驗收，確保數(shù)量與質量符合要求，驗收合格后方可入庫。報銷采購物資的報銷工作應在物資到貨后的一個月內完成，相關的發(fā)票及其他支付憑證需一并提交財務審核，逾期不予受理。2.特殊采購流程集中計劃采購辦公用品等定期需求物資由各部門在每月25日前提交流轉單，辦公室負責統(tǒng)一采購，確保購買的物資種類與數(shù)量符合各部門的實際需求。零星采購針對金額較小或偶發(fā)性需求的采購，采購人需征得部門負責人同意后，方可執(zhí)行相關采購。此類采購需嚴格控制在預算范圍內，避免不必要的資源浪費。應急采購當出現(xiàn)突發(fā)情況需立即采購的物資時，由應急處置小組進行采購。在特殊情況下可不進行詢價，采購人需以最快的方式獲取所需物資，以保證公司的正常運轉。年度采購針對定期需求的采購，相關部門需提前編制年度采購預算，并向財務部報備，確保年度采購計劃的合理性及可執(zhí)行性。四、備案所有采購活動結束后，采購人需將采購單、流轉單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復印兩份。一份交給財務部門進行審核，另一份需妥善存檔，以備日后查閱及審計。五、采購紀律1.采購人職責采購人應建立供應商資料檔案，進行市場調研，確保所采購物資的質量符合公司標準。采購人應定期對供應商進行評估，確保其持續(xù)滿足公司的需求。2.采購人員行為規(guī)范采購人員在采購過程中不得接受供應商的任何贈品或回扣，違者將受到公司嚴肅處理，以維護公司利益與采購的公正性。六、監(jiān)督與反饋機制為確保采購管理制度的有效性，需設立監(jiān)督機制，定期對采購流程進行檢查與評估。各部門應反饋在采購過程中遇到的問題與建議，以便于制度的持續(xù)優(yōu)化。采購部應定期匯總各類采購情況與供應商表現(xiàn)，形成報告，供管理層決策參考。七、培訓與宣傳公司應定期對員工進行采購管理制度的培訓，提高員工對采購流程及相關規(guī)定的認識。通過宣傳和培訓，確保每位員工都能理解并遵循采購管理制度，提升公司整體的采購效率。八、制度的修訂與更新采購管理制度應根據(jù)公司實際情況與市場變化進行定期修訂與更新。由采購部牽頭，廣泛征求各部門意見，確保制度的時效性與適用性。修訂后的制度需及