備用金管理制度及流程

備用金管理制度及流程一、制定目的及范圍為規(guī)范公司備用金的管理，提高資金使用效率，確保資金安全，特制定本備用金管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部各部門的備用金使用、報銷及審批流程，明確備用金的申請、使用與管理職責。二、備用金管理原則1.備用金的使用必須遵循“合法、合規(guī)、合理”的原則，確保資金用途符合公司規(guī)定。2.各部門備用金的使用須經(jīng)過嚴格審批，嚴禁挪用和隨意使用備用金。3.備用金的管理應透明，定期對備用金使用情況進行審計和檢查，確保資金的安全與合理使用。三、備用金管理流程1.備用金申請流程1.1申請準備：各部門在使用備用金前，需根據(jù)實際需求提前準備備用金申請表，詳細說明備用金使用目的、金額及使用時間。1.2部門審批：申請表填寫完成后，需經(jīng)部門負責人審核批準，確保申請的合理性和合規(guī)性。1.3提交財務(wù)審核：部門負責人批準后，將申請表提交財務(wù)部進行審核，財務(wù)部核實申請的真實性及必要性。1.4財務(wù)審批：財務(wù)部審核通過后，填寫《備用金審批表》，并由財務(wù)負責人簽字確認，作為備用金發(fā)放的依據(jù)。2.備用金發(fā)放流程2.1現(xiàn)金發(fā)放：財務(wù)部根據(jù)審批通過的《備用金審批表》，向申請部門發(fā)放備用金，發(fā)放時需記錄發(fā)放金額及領(lǐng)款人信息。2.2收據(jù)索取：領(lǐng)取備用金的部門需提供相應的收據(jù)或票據(jù)，作為備用金使用的憑證，確保備用金發(fā)放的合規(guī)性。3.備用金使用與報銷流程3.1備用金使用：部門在使用備用金時，須按照申請的用途進行支出，并保留所有相關(guān)的原始票據(jù)。3.2報銷申請：使用完備用金后，部門需填寫《備用金報銷單》，附上所有相關(guān)票據(jù)，并說明備用金的實際使用情況。3.3部門審核：報銷單需經(jīng)部門負責人審核，確保報銷金額與實際支出相符。3.4財務(wù)審核：經(jīng)部門審核的報銷單提交財務(wù)部進行審核，財務(wù)部將核實票據(jù)的真實性及合規(guī)性，并進行報銷處理。4.備用金的清算與結(jié)賬流程4.1定期清算：各部門需定期對備用金進行清算，確保備用金的實際使用情況與賬面記錄相符。4.2專項審計：財務(wù)部每季度對各部門備用金使用情況進行專項審計，將審計結(jié)果反饋至各部門，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.3結(jié)賬處理：清算完畢后，財務(wù)部將對備用金進行結(jié)賬處理，確保備用金余額與實際發(fā)放金額相符。四、備案與存檔所有備用金相關(guān)的申請表、審批表、報銷單和票據(jù)必須妥善保存。各部門需按月將備用金使用情況報送財務(wù)部，財務(wù)部負責將所有相關(guān)資料進行整理存檔，以備后續(xù)審核和稽查。五、備用金管理紀律1.責任制：各部門負責人對備用金的使用和管理負有直接責任，確保資金使用符合相關(guān)規(guī)定。2.違規(guī)處理：如發(fā)現(xiàn)備用金被挪用、虛報或其他違規(guī)行為，相關(guān)責任人將受到嚴肅處理，情節(jié)嚴重者將依法追究責任。六、反饋與改進機制為確保備用金管理制度的有效性，鼓勵各部門對制度提出意見和建議。定期召開備用金管理工作會議，聽取各部門反饋，結(jié)合實際情況對制度進行優(yōu)化和調(diào)整。七