項(xiàng)管上線指南合同數(shù)據(jù)治理培訓(xùn)V0.5

施工項(xiàng)目管理系統(tǒng)項(xiàng)目上云指南——合同管理部分

業(yè)財(cái)協(xié)同直屬項(xiàng)目部·合同組

2024年4月1目錄第一章合同數(shù)據(jù)管理的要求及規(guī)則第二章合同數(shù)據(jù)治理內(nèi)容一、

合同數(shù)據(jù)管理要求合同數(shù)據(jù)一次錄入、一次審批、自動(dòng)入庫(kù)賦碼：各類型合同在合同發(fā)起端錄入一次，審批一次，自動(dòng)入庫(kù)賦碼，確保一數(shù)一源。以下情況視為不滿足標(biāo)準(zhǔn)：（1）合同在某系統(tǒng)完成審批后在其他系統(tǒng)再次進(jìn)行合同信息錄入，簡(jiǎn)易審核、入庫(kù)賦碼；（2）合同本層級(jí)組織授權(quán)范圍外的合同，在完成本層級(jí)組織審核審批后，需重新錄入合同信息，手動(dòng)發(fā)起上級(jí)管理單位的流程完成合同全鏈條審批。確保合同數(shù)據(jù)單一來(lái)源系統(tǒng)入庫(kù)：本單位同一類型的合同只能通過(guò)一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送入庫(kù)賦碼，確保一數(shù)一源，提高入庫(kù)合同數(shù)據(jù)質(zhì)量源頭來(lái)、源頭改，一源多用：合同數(shù)據(jù)的修改必須從源頭業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起，并通過(guò)多系統(tǒng)間數(shù)據(jù)集成的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)共享，保證數(shù)據(jù)的一致性，提升數(shù)據(jù)的共享效率合同審批流程需完整、合規(guī)：合同管理流程需要按合同管理制度，落實(shí)本單位的授權(quán)管理體系，配置必要審批節(jié)點(diǎn)，且實(shí)現(xiàn)各層級(jí)貫通，確保審批流程完整、合規(guī)。二、上云項(xiàng)目的合同數(shù)據(jù)處理規(guī)則依照施工項(xiàng)管的推廣規(guī)劃，項(xiàng)管組會(huì)向合同庫(kù)提供上云的生產(chǎn)項(xiàng)目清單（PJ碼），合同庫(kù)需做如下控制：合同新增入庫(kù)控制：所有在已上云項(xiàng)目上發(fā)生的合同，必須通過(guò)項(xiàng)管系統(tǒng)發(fā)起合同的新增及變更。各單位應(yīng)做好合同發(fā)起入口的宣貫，及系統(tǒng)權(quán)限控制。合同數(shù)據(jù)初始化：合同庫(kù)提供接口，支持項(xiàng)目在正式切換上云之前查詢與此項(xiàng)目清單（PJ碼）關(guān)聯(lián)的全部的歷史合同明細(xì)數(shù)據(jù)（CT碼）合同變更控制：正式切換上云時(shí)，由項(xiàng)管系統(tǒng)對(duì)需拉取到項(xiàng)管系統(tǒng)管理的合同數(shù)據(jù)，向合同庫(kù)發(fā)起合同源頭切換申請(qǐng)，將對(duì)應(yīng)合同的源頭業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由“原合同來(lái)源系統(tǒng)”統(tǒng)一切換為“施工項(xiàng)目管理系統(tǒng)”，切換后，該批數(shù)據(jù)僅能通過(guò)項(xiàng)管系統(tǒng)發(fā)起合同的變更以及補(bǔ)充協(xié)議的新增。（注意：該操作不可逆，合同數(shù)據(jù)源頭系統(tǒng)一經(jīng)調(diào)整無(wú)法切換回原系統(tǒng)，請(qǐng)確保上云切換時(shí)，均已完成歷史數(shù)據(jù)的治理工作?。┠夸浀谝徽潞贤瑯?biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)傳輸流向第二章合同數(shù)據(jù)治理內(nèi)容1.合同類型租賃合同錯(cuò)誤數(shù)據(jù)清洗合同內(nèi)容為租賃合同，在供應(yīng)鏈系統(tǒng)錄入時(shí)為租賃，推送合同系統(tǒng)變?yōu)榱瞬少?gòu)，合同類型不準(zhǔn)確導(dǎo)致項(xiàng)管系統(tǒng)無(wú)法進(jìn)行關(guān)聯(lián)。治理方案：要求項(xiàng)目上云之前，用戶在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中發(fā)起合同變更，補(bǔ)充租賃類合同的必填信息包括不限于免租期等，重新審批且推送至合同管理系統(tǒng)完成生效。2.

其他類合同類型錯(cuò)誤數(shù)據(jù)清洗除分包、物資（設(shè)備）租賃合同外，其他類型的合同類型選擇錯(cuò)誤，例如其他工程類合同選擇為其他服務(wù)類合同。不符合合同管理要求。治理方案：要求項(xiàng)目上云之前，各源頭業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)對(duì)接合同管理系統(tǒng)提供的合同類型變更接口后，從源頭業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起合同類型變更及補(bǔ)充合同缺失字段。3.

分包類合同類型錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)清洗要求項(xiàng)目上云之前，開(kāi)展對(duì)合同類型錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的糾正，以確保上云項(xiàng)目在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)持續(xù)性。合同類型錯(cuò)誤導(dǎo)致的常見(jiàn)場(chǎng)景：合同內(nèi)容為分包合同，但按照其他合同——內(nèi)部經(jīng)營(yíng)協(xié)議進(jìn)行報(bào)批，無(wú)法按分包合同進(jìn)行管理，成本核算錯(cuò)誤。在一些項(xiàng)目中，本應(yīng)標(biāo)為分包合同的文件被登記為其他服務(wù)合同，導(dǎo)致部分項(xiàng)目無(wú)法在分包管理模塊中正確處理合同，影響進(jìn)度管理和物資管理；合同類型錯(cuò)誤導(dǎo)致不能正常管理成本；合同類型因?yàn)榉止緵](méi)有資質(zhì)證書，不符合分包商條件，所以使用內(nèi)部協(xié)議來(lái)繞過(guò)這個(gè)障礙等問(wèn)題。治理方案：要求項(xiàng)目上云之前，各源頭業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)對(duì)接合同管理系統(tǒng)提供的合同類型變更接口后，從源頭業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起合同類型變更及補(bǔ)充合同缺失字段。4.

合同的對(duì)方信息錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)清洗源頭自建系統(tǒng)取數(shù)接口錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)推送合同管理系統(tǒng)后，項(xiàng)管從合同管理系統(tǒng)獲取的合同對(duì)方信息錯(cuò)誤，導(dǎo)致項(xiàng)管系統(tǒng)數(shù)據(jù)推送財(cái)務(wù)云的收入方信息錯(cuò)誤，最終業(yè)務(wù)鏈條中斷。治理方案：要求項(xiàng)目上云之前，從源頭系統(tǒng)發(fā)起變更重新推送正確的合同數(shù)據(jù)。5.

合同與項(xiàng)目未關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)清洗從源頭自建業(yè)務(wù)系統(tǒng)或統(tǒng)建合同系統(tǒng)發(fā)起的合同評(píng)審生效時(shí)，未選擇關(guān)聯(lián)所屬項(xiàng)目，導(dǎo)致項(xiàng)目獲取的合同中缺少該合同。治理方案：要求項(xiàng)目上云之前，從源頭自建系統(tǒng)發(fā)起的合同，在自建系統(tǒng)將合同與項(xiàng)目的PJ編碼進(jìn)行關(guān)聯(lián)；從統(tǒng)建系統(tǒng)發(fā)起的合同，在統(tǒng)建系統(tǒng)將合同與項(xiàng)目的PJ編碼進(jìn)行關(guān)聯(lián)。6.

物資合同錄錯(cuò)誤為分包合同的數(shù)據(jù)清洗針對(duì)將物資合同錯(cuò)誤錄入為分包合同的問(wèn)題，變更合同類型的過(guò)程需要在分包管理系統(tǒng)和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)之間進(jìn)行。治理方案：項(xiàng)目上云之前，將物資合同錄為分包合同的數(shù)據(jù)進(jìn)行糾正。首先在分包系統(tǒng)先將錄入錯(cuò)誤的合同數(shù)據(jù)作廢，然后在供應(yīng)鏈系統(tǒng)正確簽訂一份新的物資合同（在供應(yīng)鏈錄入建議按照實(shí)際未履約金額簽訂）。7.

需求單位選擇不到采購(gòu)方案的數(shù)據(jù)清洗物資采購(gòu)方案的需求單位需要準(zhǔn)確選擇，實(shí)際簽訂的乙方單位要和中標(biāo)的乙方單位保持一致（包括BP碼一致）。應(yīng)用場(chǎng)景一，發(fā)布采購(gòu)方案時(shí)，由于項(xiàng)目部還未成立、分公司代為采購(gòu)等原因，導(dǎo)致需求單位未選擇為實(shí)際正確的項(xiàng)目部，在項(xiàng)目部成立后無(wú)法選擇到該采購(gòu)方案治理方案：要求項(xiàng)目上云之前，在供應(yīng)鏈系統(tǒng)變更需求單位，完成數(shù)據(jù)治理。8.

框架協(xié)議使用范圍的數(shù)據(jù)清洗要求項(xiàng)目上云之前，需要引用框架協(xié)議的項(xiàng)目部要在框架協(xié)議的使用范圍中完成維護(hù)。例如：軌分公司下設(shè)多個(gè)總分項(xiàng)目部，總分項(xiàng)目部下有多個(gè)參建單位，參建單位未被添加到軌分框架協(xié)議的使用范圍中，無(wú)法選擇到該框架協(xié)議。治理方案：項(xiàng)目上云之前，聯(lián)系供應(yīng)鏈系統(tǒng)各單位管理員在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中增加框架協(xié)議的使用單位。9.

采購(gòu)方案/框架協(xié)議需求單位的數(shù)據(jù)清洗項(xiàng)管按照采購(gòu)單位獲取采購(gòu)方案，統(tǒng)招分簽的合同，在分包系統(tǒng)中進(jìn)行招采時(shí)，采購(gòu)單位應(yīng)選擇為實(shí)際簽約的單位（或項(xiàng)目部），否則在項(xiàng)管中無(wú)法被引用。例如：總分項(xiàng)目統(tǒng)招分簽，組織單位為總承包部，采購(gòu)單位也默認(rèn)為總承包部，分部無(wú)法獲取該分包方案治理方案：項(xiàng)目上云之前，聯(lián)系分包管理系統(tǒng)各單位管理員在分包管理系統(tǒng)改需求單位，確保項(xiàng)目上云后業(yè)務(wù)不中斷。10.

主合同審批生效的數(shù)據(jù)清洗項(xiàng)目提前進(jìn)場(chǎng)，創(chuàng)建項(xiàng)目在前，在簽訂主合同時(shí)，已有業(yè)務(wù)發(fā)生。（目前因管理要求，項(xiàng)目上云后業(yè)主合同無(wú)法在項(xiàng)管發(fā)起審批、變更）。治理方案：從源頭業(yè)務(wù)系統(tǒng)（各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)）、一體化合同審批系統(tǒng)發(fā)起的與上云項(xiàng)目相關(guān)的主合同，項(xiàng)目上云之前，必須完成全同審批和賦碼使合同生效。11.

合同甲乙方更名的數(shù)據(jù)清洗項(xiàng)目上云之前，對(duì)源頭業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)起的合同開(kāi)展合同的甲乙方單位更名的數(shù)據(jù)治理。例如：（1）在源頭系統(tǒng)中合同信息甲乙方單位名稱發(fā)生變更；（2）甲乙方單位發(fā)生分公司機(jī)構(gòu)合并、分子公司變換；而項(xiàng)目業(yè)務(wù)人員未同步