公司車輛和油費審計操作手冊

公司車輛和油費審計操作手冊

車輛的使用是否符合規(guī)定如何做

第一步看制度

查看制度規(guī)定，關(guān)注車輛保管、用車規(guī)定、車輛違章的

處理、車輛維修等行政管理制度。

第二步訪談

1、詢問行政管理人員

1）公司一共幾輛車，在哪里，用途是什么，哪些是領(lǐng)導(dǎo)

專車

2）用車需要走什么流程，是否有用車記錄

3）車輛存放在哪里

4）是否允許司機開車回家，如果不允許，繼續(xù)追問有無

特殊和例外的情況。

5）若車輛發(fā)生違章，罰款是公司承擔還是司機承擔，有

何規(guī)定。

2、詢問司機

1）是否可以把車輛開回家，如果發(fā)生當天無法回公司的

情況如何處理

2）是否有領(lǐng)導(dǎo)專車（這里主要針對車輛配置有明確規(guī)定

的，如國資企業(yè)，集團對下屬公司等）

3）發(fā)生違章誰出錢

4）車輛發(fā)生維修、保養(yǎng)如何辦理，需要什么手續(xù)，是否

有定點機構(gòu)，費用如何結(jié)算。

5）詢問員二平時需要用車如何辦理，處理速度如何，有

沒有覺得用車流程中有不妥的地方。

第三步測試

1、獲取車輛的信息、相應(yīng)的用車記錄，關(guān)注以下方面：

1）用車是否按規(guī)定進行相應(yīng)的申請、審批

2）用車單、用車記錄是否信息完整、尤其是關(guān)鍵信息，

如用車時間、用車人、地點等。是否要求在用車結(jié)束后將用

車里程記錄在案（這里主要針對油耗分析，防止車輛亂開，

油卡亂用）。

2、實物保管

1）在下班后對未存放在指定位置的車輛進行核實

2）車鑰匙是否要求下班后交回

3）是否定期進行盤點、檢查盤點記錄

4）審計人員進行抽盤，尤其關(guān)注異地車輛

3、費用檢查

1）檢查維修、保養(yǎng)的費用是否按規(guī)定進行審批、支持性

文件是否齊全，可以先做一些分析，例如按月按車輛關(guān)注異

常。

2）檢查票據(jù)時，注意票據(jù)的地點和時間，如過路、過橋

費用，查看去的是哪里，是否有可能去，停車費發(fā)票上所列

的地點是否異常。

3）洗車費，洗車的頻率是否異常，洗車的地點是否異常。

4）違規(guī)罰款費用是否超過司機允許報銷的限額，可以查

詢財務(wù)賬中相關(guān)費用的列式。

需要資料

1、相關(guān)制度、流程文件

2、用車記錄

3、汽車相關(guān)費用明細及支持性資料

審計中常見問題

1、公車私用

2、用車未按規(guī)定審批

3、用車超標

油卡的使用和管理是否符合規(guī)定如何做

第一步看制度

查看制度規(guī)定，關(guān)注油卡保管、油卡充值與分配等相關(guān)

行政管理制度。

第二步訪談

1、詢問行政管理人員

1）公司目前有幾張油卡，由誰保管，是否一卡一車。

2）油卡的充值由誰負責辦理，是否定期打印油卡充值記

錄。有的公司采取一張總卡加n張副卡策略，相關(guān)辦事人員

定期對總卡充值，然后在網(wǎng)上通過總卡向副卡進行充值，

3）是否定期查詢油卡的余額。

4）是否允許司機自行加油后，回公司報銷，針對這種情

況如何規(guī)定，是否發(fā)生過此類情況。

5）是否定期進行油耗分析

2、詢問司機

1）油卡怎么保管，由誰保管

2）誰去辦理油卡充值

3）如果遇到油卡不夠，如何處理

4）是否允許個人先墊付加油款后，回公司報銷的情況。

第三步測試

1、油卡信息是否有隱瞞，建議采取以下方法

1）在進行車輛檢測的時候，先獲取車輛對應(yīng)的油卡信息

2）對公司的油卡進行盤點，獲取油卡的數(shù)量、卡號、用

途等信息。

3）查詢財務(wù)憑證上油卡充值憑證的信息

4）將上述信息與行政人員提供的油卡信息進行核對，看

是否存在異常。

2、是否對油卡實物進行有效管理。如油卡的數(shù)量、保管

人、用途是否清楚，建立臺賬的，臺賬是否及時更新；油卡

賬實是否相符；油卡由誰保管，是否安全。對油卡進行盤點,

檢查賬實是否一致，保管情況是否符合規(guī)定。

3、獲取油耗分析記錄及油卡的定期額度，關(guān)注以下方面:

1）是否定期進行油耗分析，分析的依據(jù)是否合理

2）對油耗異常的月份，需要關(guān)注當月的用車情況，公司

的業(yè)務(wù)情況等，并詢問相關(guān)人員，以驗證對方的解釋是否合

理

3）對于月度使用超額度或接近限額的情況進行關(guān)注，并

結(jié)合里程匹配分析結(jié)果是否存在異常，不過這里有一個前提,

就是能對油耗進行一個較為合理的評估，一般情況下，都會

用車輛里程數(shù)來評估，但前提是里程數(shù)是正確的，這又涉及

到用車記錄上是否對每次的用車里程進行記錄

4）是否存在余額異常的情況，如余額明顯偏大

需要資料

1、相關(guān)制度、流程文件

2、油耗記錄

3、油