大型活動策劃與管理第四章 大型活動策劃

第四章大型活動籌劃本章系統(tǒng)介紹了活動籌劃的含義、根本原那么以及活動籌劃的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一、活動籌劃的涵義活動籌劃是指活動主辦方依據(jù)活動舉辦的目標(biāo)而對整個活動的主題、環(huán)節(jié)、創(chuàng)意等內(nèi)容進行精心設(shè)計的行為過程，旨在保證活動的順利進行、提高活動的效益、滿足活動各利益相關(guān)者的需求。活動籌劃就是要保障活動在預(yù)算、資源、時間、目標(biāo)等限制范圍內(nèi)得以順利進行，并最大程度地實現(xiàn)其傳播效果。二、大型活動籌劃的根本原那么活動籌劃要答復(fù)為誰籌劃、活動目標(biāo)是什么、擁有哪些資源、如何突出特色等根本問題。要權(quán)衡活動目標(biāo)、創(chuàng)新意識與可行性的關(guān)系。首先，活動籌劃要具有目的性。其次，活動籌劃要具有可行性。第三，活動籌劃要具有創(chuàng)新性。效益性原那么、標(biāo)準(zhǔn)性原那么。。。。。。目的性原那么CASE高端客戶答謝活動的主要目標(biāo)：1、加強與客戶之間的聯(lián)系溝通，表達以客戶為中心的效勞宗旨；2、提高主辦方的知名度和社會影響力，樹立了良好的公眾形象，在高端客戶群中形成良好口碑。三、大型活動籌劃的關(guān)鍵環(huán)節(jié)調(diào)研與立項明確方向目標(biāo)、構(gòu)思活動形式和主題、擬定調(diào)研方案、收集相關(guān)信息、得出結(jié)論、撰寫調(diào)研報告、可行性研究、撰寫立項籌劃書、完成報批手續(xù)。運作與實施設(shè)立組織機構(gòu)、制定工作方案、細分任務(wù)、安排進度、管理和監(jiān)控活動過程、編制預(yù)算、籌集和整合資源、制定營銷方案、確定媒體策略、現(xiàn)場效勞管理、組織配套效勞、發(fā)布對外宣傳、制定應(yīng)急預(yù)案。總結(jié)與評估主要總結(jié)提綱、評估指標(biāo)體系、數(shù)據(jù)收集渠道、評估執(zhí)行單位、后續(xù)效勞方案、媒體銜接聯(lián)系、活動結(jié)果宣傳、內(nèi)部效益評價?！惨弧郴顒又鬓k方的目標(biāo)分析活動的主辦方是誰？主辦方品牌的定位是什么？它的文化和內(nèi)涵如何描述？主辦方舉辦此次活動的主要訴求是什么，背景是什么？主辦方希望通過這個活動到達什么樣的目標(biāo)？是為了文化交流、合作、營銷、樹立品牌形象、公益還是其他目標(biāo)。案例：澳大利亞瑪樂尼稻草人狂歡節(jié)案例：吉拉賴布爾體育節(jié)〔二〕活動參與者的需求調(diào)查活動的主要目標(biāo)群體是誰？次要目標(biāo)群體是誰？他們?yōu)槭裁匆獏⑴c這個活動？他們的期待、需求、興趣、習(xí)慣、喜好是什么？他們最容易接受什么信息？〔三〕活動的可行性研究這個活動的社會需求和社會環(huán)境因素怎樣？主辦方所提出的活動設(shè)想是否能獲得目標(biāo)市場群體足夠的支持？是否能吸引群眾？否能獲得媒體支持？活動能否獲得有關(guān)部門的批準(zhǔn)？時間上是否來得及？是否能在既定日期以力所能及的價格獲得活動場地？為什么選擇這9首曲目？這9首名曲既凸顯中國元素，又在世界范圍內(nèi)認知度高，能表達人類共通的感受。事例3.節(jié)目最后燃放煙花的最初設(shè)想是無人機載著煙花在空中燃放出“G20〞字樣，但因信號干擾最終放棄。〔四〕活動主題確實定主題應(yīng)緊扣目的，并能調(diào)動參與者的觸覺、嗅覺、味覺、視覺和聽覺。主題應(yīng)與客人的需要保持一致，貫穿于活動始終。識別和突出主題：為此，許多活開工程的入場券、節(jié)目單、制服、裝飾、廣告海報和相關(guān)產(chǎn)品都采取同一色調(diào)。主題的選擇是無窮盡的，需要拓寬思路。專享活動正在逐漸成為創(chuàng)造令人難忘的客戶體驗的絕佳選擇，比方邀請各界名人助陣的營銷活動。名人之旅可以教育、時尚、品酒、賽車、網(wǎng)球、高爾夫等各種元素為主題，或是上述所有元素的融合。房地產(chǎn)公司可能會精選一批有意購房的客戶，邀請他們參加有名人參與的活動，如名廚相伴的意大利之旅，在采購蔬菜、集體準(zhǔn)備晚餐的過程中有名廚相伴，讓客人學(xué)到健康膳食的制作方法。CASE專享活動活動氣氛莊嚴肅穆、輕松愉快、溫馨感人。對于特大活動而言，活動氣氛的塑造會觸及整個城市，需要進行城市環(huán)境整治，以凈化、綠化、硬化、亮化、美化、暢通、有序、整潔為標(biāo)準(zhǔn)，努力營造文明、衛(wèi)生、和諧、舒適、生態(tài)的人居環(huán)境，提升城市品位，樹立良好的城市形象。〔七〕活動的財務(wù)方案和資金額度財務(wù)方案包括測定本錢、制定預(yù)算、確定資金來源、現(xiàn)金流和會計安排。財務(wù)考慮要有整體觀，初始的財務(wù)預(yù)測很容易失去控制。如果某些經(jīng)營理念缺乏財政上的操作性，就應(yīng)在早期加以制止?！财摺郴顒拥呢攧?wù)方案和資金額度資金額度“以最少的錢，做最出彩的事情！〞公司要參加一個商貿(mào)會，究竟該以何種身份介入？參展方？參觀者？籌辦者？某公司打算舉辦員工獎勵活動，去外地度假七天，在預(yù)算中，機票占去了大局部費用。那么如何在有限的預(yù)算內(nèi)搞好活動呢？〔八〕活開工程舉辦的時機和時間管理活開工程的時機選擇應(yīng)考慮天氣、季節(jié)、每周中的日期、每天的時間段、持續(xù)時間等具體因素。活開工程舉辦時機的選擇看似簡單，但令人驚訝的是眾多活動都選在不合時宜的日子來舉辦。對大型活動而言，未雨綢繆是制勝先機?！簿拧郴顒訄龅氐倪x擇1、活動場地的類型常規(guī)地點：本身即為大型活動而興建，具有用于活動的專屬性，如：會展中心、展覽場館、酒店。常規(guī)地點被稍加裝飾就能滿足活動主題的需求；特殊地點：其本身的功能并不是單純?yōu)榱伺e辦活動提供場所，但是其也可以用于舉辦活動，如：廢舊建筑地、停車場、隧道、娛樂公園、果園、水族館。特殊地點需要燈光、音響、餐飲、天氣等方面的特殊安排。常規(guī)地點的優(yōu)點是具有比較高的穩(wěn)定性、本錢低、風(fēng)險小，其缺點是形式單一，較難創(chuàng)新。特殊地點的優(yōu)點是更富新意，更能夠創(chuàng)造出獨特的氣氛和體驗，彌補常規(guī)地點的缺乏，增加活動場地的選擇時機，但特殊地點也有缺乏，其風(fēng)險較大，本錢不可小覷。室內(nèi)場地：會議中心、酒店、俱樂部等；室外場地：草坪、廣場、公園等。室內(nèi)場地的選擇主要考慮：場地的容納人數(shù)、使用面積、動力的提供、收費標(biāo)準(zhǔn)、會場層高、場地價格、效勞收費、餐飲〔茶歇、茶點、雞尾酒會、中西式自助餐、食品樣式〕價格、擺臺形式、貴賓間硬件提供〔投影儀、麥克風(fēng)、音響、舞臺拼接地塊、主席臺、桌椅〕、物品提供〔信紙、筆、飲用水、指引水牌、桌卡〕和停車場數(shù)量和收費等。室外場地的選擇需要考慮：場地根本情況〔是否平整以及現(xiàn)場施工問題〕、場地是否提供電力支持〔還是要自帶發(fā)電設(shè)備〕、場地是否有洗手間等。

2、活動場地選擇所應(yīng)遵循的原那么第一，要考慮選場地實現(xiàn)活動目的的潛力；第二，要考慮待選場地營造的氣氛是否契合活動主題；第三，要考慮參與者到達場地的便利性和本錢(大多數(shù)嘉賓住哪？會發(fā)生哪些交通和食宿費用？)；第四，要考慮活動場地是在室內(nèi)還是室外〔室外需要帳篷等以防不測天氣，安裝費時、費〕第五，要考慮待選場其他活動是否會造成干擾；第六，要考慮活動是否同時有好幾個場地〔交通花費的時間；迎賓問題〕。第七，要考慮獲得場地租用、場地裝飾所需的費用及各種附加費用。

3、活動場地選擇的過程思考:第一，我們需要一個什么樣的場地？〔從活動本身的屬性出發(fā)〕第二，有哪些可供選擇的場地？〔從實際出發(fā)〕詢價—考察〔siteinspection〕—比較—談判—簽訂合同CASE不當(dāng)?shù)幕顒拥攸c選擇活動場地選擇的大膽創(chuàng)新公司籌劃慶典活動時如何布置室內(nèi)外場景？天津夏季達沃斯論壇“文化之夜〞活動的場地選擇案例四：不當(dāng)?shù)幕顒拥攸c某女士生日聚會，選擇舉行港灣游艇午餐會。隨著活動的展開，一系列問題出現(xiàn)了：下雨了！最有樂趣的游艇頂部甲板不能使用，游艇下層的甲板變得非常擁擠；港灣的水面波動很大，導(dǎo)致有人暈船；小孩子圍繞船舷圍欄四處跑動，母親們跟著追，到活動結(jié)束時，母親們看似都要摔出船欄外；水上停留時間太長，有人喝多了，有人那么厭倦了，期盼快點上岸。思考題：1關(guān)于如何防止天氣問題你有什么建議？2如何使孩子在活動中感覺到樂趣？3如果有客人坐輪椅來又沒有上坡道怎么辦？4你對于這樣一個家庭生日聚會有什么建議？案例五：活動場地選擇的大膽創(chuàng)新新奧爾良式野餐被換成新奧爾良爵士樂俱樂部會餐公司預(yù)算4500美元為250名客人舉辦戶外午餐活動。預(yù)算需要用來支付露營、桌椅、桌布、餐具、食品、酒水、娛樂消遣、小禮物。每個人只有18美元的預(yù)算來買單。而單是250名客人露營的費用就遠超出預(yù)算。新奧爾良主題是公司實現(xiàn)活動目標(biāo)的核心元素〔公司正推出新奧爾良的獎勵方案〕，可創(chuàng)新，包下當(dāng)?shù)匾患揖羰繕肪銟凡俊簿羰繕分谑淄菩聤W爾良〕，利用該俱樂部自身的設(shè)備就可以獲得布景、娛樂、佳肴、開放式吧臺等一條龍效勞，再加上稅費和效勞費也不會超出預(yù)算，并能保存活動的核心元素?；ㄙM不高的新奧爾良特產(chǎn)果仁糖，可作為送給客人的小禮物。我們從以上案例中可以得到什么啟示呢？如果沒有將活動從頭到尾設(shè)想一遍、沒有根據(jù)客戶和活動的根本要求確定活動應(yīng)包含的重要因素、沒有了解經(jīng)費狀況，就匆匆選定活動場地，可能會錯過既滿足要求又符合預(yù)算的絕佳場所。案例六：公司籌劃慶典活動時如何布置室內(nèi)外場景？室外慶典通常在空曠的場所進行，因為空間大包容人數(shù)多，可構(gòu)成氣勢雄偉場景，方案表現(xiàn)的境地較大。但其凌亂程度遠比在室內(nèi)安排高，因而要通盤思考各種要素的安排。室外方案易受天氣、風(fēng)力、用電的影響，平安性尤為重要，尤其是基地舞臺布景受風(fēng)的沖擊最強，嘉賓又首要會合在舞臺上，因而舞臺必定要設(shè)置牢固。另外，還有其他設(shè)備的設(shè)置也要思考周全，如遮陽避雨的頂棚，演藝人員的換裝室，賓客的衛(wèi)生間、招待休息室等。案例七：天津夏季達沃斯論壇“文化之夜〞活動的場地選擇夏季達沃斯文化之夜地點選擇：意大利風(fēng)情街〔2021〕文化廣場〔2021〕民園廣場〔2021〕天津文化中心〔2021〕天津之夜文化晚宴舉行達沃斯陶醉在迷人夜色中2021-09-1609:19來源：北方網(wǎng)

昨晚的意式風(fēng)情區(qū)新意街內(nèi)，古典與現(xiàn)代交相輝映，歡歌與笑語此起彼伏，參加夏季達沃斯論壇的中外嘉賓在這里歡聚一堂。市長黃興國、世界經(jīng)濟論壇主席施瓦布在文化晚宴上致辭，市委副書記何立峰出席，副市長任學(xué)鋒主持。施瓦布在致辭中對天津市給予與會嘉賓的盛情招待表示感謝。他還問臺下的嘉賓，天津是不是一座美麗而偉大的城市？你們是不是愿意再次來到天津？嘉賓們以熱烈的歡呼給予肯定的答復(fù)。

這是一個令人陶醉的夜晚。海河岸邊流光溢彩，在音樂與歌聲的映襯下，更加顯現(xiàn)出迷人的魅力。身著傳統(tǒng)盛裝的小伙子和姑娘們站列道路兩旁，用中國禮儀迎接嘉賓的到來。市規(guī)劃展覽館的幕墻上，點點燈光宛假設(shè)繁星閃爍。主會場的兩個大屏幕，不間斷播放著展示天津經(jīng)濟社會開展成就的電視短片。整個意式風(fēng)情區(qū)內(nèi)，處處洋溢著中國風(fēng)情和天津特色，展示出包容、開放的天津文化神韻。【要點和進一步的思考】1.活動籌劃的含義是什么？2.活動籌劃的根本原那么是什么？3.如何理解活動籌劃的目的性原那么？4.如何理解活動籌劃的創(chuàng)新性原那么？5.如何理解活動籌劃的可行性原那么？6.活動籌劃的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是什么？7.活動主辦方在做活動目標(biāo)分析時，具體要考慮哪些方面？8.不同類型的活動具有不同的具體目標(biāo)，那么，會議活動、展覽活動、答謝活動、籌款活動、獎勵活動、社區(qū)活動各自的目標(biāo)是什么？9.活動主辦方在做活動參與者的需求調(diào)查時，需要做好哪些方面的調(diào)查？10.假設(shè)想激發(fā)和營造活動參與者美好的活動感受和體驗，應(yīng)從哪些方面著手？11.在作活動的可行性分析時，要具體思考哪些問題？12.確定活動主題時，需要注意哪些方面？13.什么是客戶專享活動？其有哪些特殊安排？14.如