管理程序文件-QA01001文件與資料控制程序(第3版)

文件與材料控制程序

1目的和適用范圍

1.1為進一步規(guī)范上海寶鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司（以下簡稱寶鋼國

際）文件的制定、修訂、審批、下發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔、作廢和銷毀等管

理工作，特制定本程序。

1.2本程序適用于各事業(yè)部、職能部門、貿(mào)易部門、子公司，以下簡

稱各單位。

2職責

2.1戰(zhàn)略企劃部是寶鋼國際管理文件的綜合管理部門，擔任組織對由

有關(guān)單位制定、修訂的寶鋼國際管理文件進行認定，協(xié)調(diào)有關(guān)成績，

明白職責分工。

2.2公司辦公室擔任寶鋼國際文件的送審、擬辦、下發(fā)、流轉(zhuǎn)、簽收

以及有關(guān)文件和材料的歸檔工作，指點、檢查、督促各有關(guān)單位做好

文書處理工作，協(xié)調(diào)文書處理中的有關(guān)成績，建立實時、高效的文件

自動化管理系統(tǒng)。

2.3各單位擔任對寶鋼國際下發(fā)的各類文件的接收、流轉(zhuǎn)和歸檔。

2.4各單位擔任本單位外部文件的制（修）訂、控制和實施。

2.5按專業(yè)分工準繩，公司級管理文件由相關(guān)部門擔任制定、修訂和

執(zhí)行狀況的評審。

2003年4月28日發(fā)布2003年5月12日實施

3文件的分類

3.1寶鋼國際管理文件。管理文件是寶鋼國際專業(yè)管理制度的總稱。

寶鋼國際管理文件按專業(yè)分為綜合管理、人事管理、財務(wù)管理、貿(mào)易

管理、技術(shù)和質(zhì)量管理、知識和科研管理、安環(huán)消防管理、設(shè)備管理

八大類。

3.2寶鋼國際行政文件。指除寶鋼國際管理文件以外的一切以“上海

寶鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司文件”作為文頭所發(fā)的文件。

3.3部門文件。指寶鋼國際職能部門就職權(quán)范圍內(nèi)的內(nèi)容觸及寶鋼國

際有關(guān)部門的事務(wù)，以“寶鋼國際部門文件”作為文頭所發(fā)的文件。

3.4部門外部文件。指以各單位名義下發(fā)的僅適用于本單位的管理文

件、外部行政文件及技術(shù)文件和作業(yè)指點書等。

3.5外來文件。指政府部門、下級機關(guān)及其它單位發(fā)送來的文件。

3.6請示、報告。指各單位上報公司指導閱示的各類請示、報告

4管理文件的擬定、審批、下發(fā)流程

4.1擬定

4.1.1公司管理文件由職能部門擔任起草，由起草單位擔任送相關(guān)單

位進行會簽。文件會簽記錄格式一致運用“寶鋼國際管理文件擬稿”

（附件4）,起草單位根據(jù)各會簽單位的修正意見對管理文件草案進

行修訂。

4.1.2管理文件制定后，擬稿人、審核者均需在代擬文稿紙原件上簽

名，部門審核者為職能部門擔任人。

4.1.3管理文件在送總裁辦公會審核前必須經(jīng)戰(zhàn)略企劃部最后會簽。

4.2審批

4.2.1由起草單位擔任將待審文件送公司辦公室，由公司辦公室報送

公司分管副總裁審閱。

4.2.2由戰(zhàn)略企劃部擬訂需求總裁辦公會討論經(jīng)過的管理文件清單并

提交總裁辦公會審議或采用總裁會簽的方式，清單以外的管理文件可

不經(jīng)總裁辦公會討論，直接由總裁簽發(fā)，或由總裁委托副總裁或業(yè)務(wù)

總裁簽發(fā)。

4.2.3屬于貫標體系內(nèi)的管理文件，文件稱號一致為“***程序”；不

屬于貫標體系的需需總裁辦公會討論的文件一致稱為“***管理辦法

不需總裁辦公會討論的管理文件，文件稱號一致為“***制度

4.3下發(fā)

4.3.1管理文件經(jīng)寶鋼國際指導審批贊同后，由公司辦公室經(jīng)過0A系

統(tǒng)或以紙質(zhì)文件方式下發(fā)至有關(guān)單位，0A系統(tǒng)的發(fā)放記錄在系統(tǒng)中

完成；紙質(zhì)文件按附件3作好發(fā)放記錄，原件由公司辦公室歸檔；

4.3.2為保證管理文件在實施日前傳送到有關(guān)單位，管理文件的發(fā)布

日期與實施日期必須有6個工作日以上的間隔；公司辦公室對管理文

件的發(fā)放在3個工作日內(nèi)完成；經(jīng)過公文系統(tǒng)下發(fā)的管理文件，自下

發(fā)之日起，各單位必須在3個工作日內(nèi)完成簽收；如遇節(jié)假日順延；

4.3.3如公文系統(tǒng)發(fā)生缺點，運用單位應在發(fā)現(xiàn)缺點并無法掃除的當

日告訴公司辦公室，由公司辦公室采取其它補救措施并做好記錄。

4.3.4各單位可視需求，由本單位綜合管理部門復印下發(fā)，并做好發(fā)

放記錄。

5管理文件的修訂及管理

5.1必須對有關(guān)管理文件進行修訂時，由成績提出單位填寫“管理文

件修正懇求表”（附件7）,由原制定單位審核并經(jīng)戰(zhàn)略企劃部審核確

認后，擔任管理文件的修訂，必要時需提供修正所根據(jù)的各類有關(guān)材

料，并填寫“管理文件修正變更記錄"（附件5）交公司辦公室保存。

此外，改版時，必須在文件內(nèi)本次修正內(nèi)容所在段落的右側(cè)空白處用

粗實線做出分明的標識。

5.2修訂文件的審核、同意、發(fā)放等程序，與新文件程序相分歧。

5.3各單位必須及時從一切發(fā)放和運用場所撤銷及回收作廢的文件，

并作好記錄。對因積累知織等為目的而保留的作廢文件應在首頁上作

分明標識。其他不需求保留的管理文件由各單位自行銷毀并作好銷毀

記錄（附件6）。

5.4因管理文件在處理過程中出現(xiàn)錯誤（如頁碼顛倒、漏頁、漏字等）

和多字、錯別字等需求修正的，不屬于改版范圍，由公司辦公室發(fā)更

正告訴予以糾正c

5.5公司辦公室擔任發(fā)布有效管理文件目錄，每年至少一次，普通在

年終發(fā)布。并以“受控文件清單”的方式發(fā)放（見附件2）。

5.6各單位必須明白責任人，嚴厲控制管理文件的發(fā)放，建立發(fā)放記

錄臺帳，確保運用的管理文件均為有效版本。

5.7管理文件的運用期限最多不超過5年，到期的管理文件一概作廢,

并由制定單位擔任改版。

6行政文件管理流程

6.1行政文件由職能部門起草，一致運用“寶鋼國際代擬發(fā)文稿”（附

件11）,由起草單位送相關(guān)單位會簽。擬稿人、審核者均需在代擬文

稿紙原件上簽名（審核者必須是起草單位的指導）。

6.2由起草單位將待簽發(fā)文件（需會簽的文件必須在會簽當前）原件

送公司辦公室，同時由起草單位在0A公文系統(tǒng)中將電子文檔送公司

辦公室信箱。由公司辦公室送公司總裁審批并簽發(fā)。必要時，公司總

裁可委托公司副總裁作為公司行政文件的簽發(fā)人（其中觸及公司干部

任免的文件，按干部任免有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。

6.3文件的發(fā)放經(jīng)過公文系統(tǒng)或紙質(zhì)文件方式下發(fā)。經(jīng)過公文系統(tǒng)下

發(fā)的電子行政文件，以文件送達各單位電子信箱為有效到達，由系統(tǒng)

自動記錄文件的發(fā)放單位，各單位每天至少調(diào)閱三次，以確保文件的

及時處理。經(jīng)過紙質(zhì)方式下發(fā)的文件，由公司辦公室做好發(fā)放記錄（附

件8）o承辦性的文件，發(fā)至有關(guān)單位綜合管理部門的公文管理系統(tǒng)

信箱，閱知性的文件同時經(jīng)過外部郵件系統(tǒng)發(fā)放至郵件系統(tǒng)一切單位

用戶。

6.4適用于事業(yè)部范圍內(nèi)的公司行政文件，由業(yè)務(wù)總裁簽發(fā)，事業(yè)部

管理部擔任管理并制定相應的管理流程。新產(chǎn)業(yè)由研發(fā)中心代行管

理。

7部門文件管理流程

7.1部門文件由職能部門起草，并填寫“寶鋼國際代擬發(fā)文稿”（見

附件13）o

7.2經(jīng)公司分管指導贊同后，由職能部門擔任人審批簽發(fā)。

7.3由各單位自行擔任部門文件的下發(fā)和控制。

8部門外部文件流程

8.1部門外部文件由各單位自行起草。

8.2由各單位分管指導審簽。

8.3部門外部文件的發(fā)放由各單位自行控制，并建立受控文件清單，

每年至少頒布一次；此類文件的修正可不填寫“管理文件修正懇求

表”，但必須做好變更記錄。

9外來文件流程

9.1外來文件的收、發(fā)、存等，由公司辦公室擔任，并歸入公文的管

理范疇。公司辦公室擔任對外來文件進行登錄、擬辦，以“寶鋼國際

經(jīng)濟貿(mào)易有限公司收文處理單”（見附件14）登錄基本信息和擬辦意

見，并呈報寶鋼國際有關(guān)指導或批轉(zhuǎn)有關(guān)單位。經(jīng)寶鋼國際指導指示

后的外來文件由公司辦公室擔任轉(zhuǎn)發(fā)，由各接收單位簽收。

9.2未注明前往公司辦公室的外來文件，包括各類標準、圖紙等技術(shù)

文件，由各接收單位自行管理。

9.3外單位向?qū)氫搰H所屬各單位提供的文件、材料，由各單位自行

管理、保存。

9.4屬于公開發(fā)布的法律、法規(guī)、政府規(guī)章的外來文件，公司不再轉(zhuǎn)

發(fā)；屬于非公開發(fā)布的政府規(guī)定或投資者發(fā)布的文件，公司辦公室收

到后，呈相關(guān)指導閱示；屬于對公司運營管理活動有自創(chuàng)作用的文件,

由公司分管指導提出要求，并由相關(guān)職能部門草擬文件按看管理文件

或行政文件的制發(fā)規(guī)定下發(fā)。

10請示、報告流程。

10.1由各單位報公司的請示、報告，由各單位按規(guī)定格式，在“寶

鋼國際文件處理單”（附件15）上登錄基本信息，由各單位綜合管理

部門經(jīng)過公文系統(tǒng)送公司辦公室，帶附件的文件，在電子文件最后一

頁最下方，注明附件標題，并將紙質(zhì)附件送公司辦公室。

10.2由公司辦公室呈送有關(guān)公司指導閱示。

10.3指導指示后的請示、報告，由公司辦公室經(jīng)過公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到

相關(guān)單位綜合管理部門公文系統(tǒng)信箱，由相關(guān)單位按公文處理有關(guān)規(guī)

定處理，帶附件的紙質(zhì)文件同時流轉(zhuǎn)到相關(guān)單位。

11其他觸及公司運營計劃、嚴重資產(chǎn)處置、財務(wù)預算、利潤分配、

法人授權(quán)委托管理、由董事會聘用人員的人事故動等屬于董事會職權(quán)

的事宜，由公司總裁提交董事會審議經(jīng)過后，由總裁簽發(fā)。

12文件的內(nèi)容及基本格式

12.1公司管理文件

12.1.1次要內(nèi)容普通應包括：目的與適用范圍、職責、工作程序、

相關(guān)文件、質(zhì)量記錄及其他需求規(guī)定的內(nèi)容。

12.1.2基本格式及闡明見附件10

12.1.3編號

(1)寶鋼國際管理文件的編號由公司辦公室擔任一致編制。

(2)管理文件編號采用7位數(shù)，前兩位代表寶鋼國際，用字母“QA”

表示；第三、第四位“01?08”代表八大專業(yè)分類號；第五?第七

位為順序號，用“001?999”表示。

代碼專業(yè)屬性代碼專業(yè)屬性

01綜合管理05技術(shù)和質(zhì)量管理

02人事管理06知識和科研管理

03財務(wù)管理07安環(huán)消防管理

04貿(mào)易管理0S設(shè)備管理

(3)管理文件版本號用阿拉伯數(shù)字表示。初次頒布為第1版；每次

換版，版本號增1。

(4)有關(guān)記錄格式編號，按“文件編號+順序號(用“01?99"

表示)+修正碼(用大寫英文字母表示，初版用表示；第一次

修正用“B”表示，以下依此類推)編制。

12.2公司行政文件

12.2.1公司范圍的行政文件由公司辦公室一致編號、排版。

12.2.2適用于事業(yè)部范圍的行政文件，由各事業(yè)部管理部擔任編號、

排版。新產(chǎn)業(yè)由研發(fā)中心擔任。

12.2.3行政文件基本格式和闡明見附件90

12.2.4文件的編號一致采用“寶鋼國際*發(fā)［］第號”的方式

12.3部門文件

12.3.1由起草單位自行編號、排版

12.3.2部門文件的基本格式和闡明見附件10o

12.3.3部門文件的編號一致采用“寶鋼國際***發(fā)［］第號”

的方式，其中“***，，表示各部門簡稱。

12.4部門外部文件

12.4.1由各單位自行編號、排版

12.4.2部門外部文件的基本格式和闡明見附件12和附件13

12.4.3部門外部文件行政文件編號采用“寶鋼國際***發(fā)［］第

號''的方式，其中“***”為單位簡稱。

12.4.4部門外部文件管理文件的編號根據(jù)外部管理文件“文件與材

料控制程序”規(guī)定程序處理。

13文件和材料控制的記錄按“質(zhì)量記錄管理程序”保存。

14相關(guān)文件

14.1質(zhì)量記錄管理程序

14.2附件1管理文件基本格式及闡明

14.3附件9行政文件基本格式和闡明

14.4附件10部門文件基本格式和闡明

14.5附件12部門外部文件（行政文件）基本格式和闡明

14.6附件13部門外部文件（管理文件）基本格式及闡明

15質(zhì)量記錄

15.1附件2_______受控文件清單QA01001-01A

15.2附件3受控文件發(fā)放記錄QA01001-02A

15.3附件4寶鋼國際管理文件擬稿QA01001-03B

15.4附件5管理文件修正變更記錄QA01001-04A

15.5附件6文件鎮(zhèn)毀記錄QA01001-05A

15.6附件7管理文件修正懇求表QA01001-06A

15.7附件8寶鋼國際文件發(fā)放記錄QA01001-07A

15.8附件11寶鋼國際代擬發(fā)文稿QA01001-08B

15.9附件14寶鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司收文QA01001-09A

處理單

15.10附件15寶鋼國際文件處理單QA01001-10A

制定:馮偉日期：2003年2月26日

審核:傅新宇日期：2003年2月26日

附件1：管理文件基本格式及闡明

上海寶鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司管理文件

文件編號:第版簽發(fā):

K管理文件稱號1

制定：日期：年月日

審核：日期：年月日

XXXX年XX月XX日發(fā)布XXXX年XX月XX日實施

闡明：

(1)公司管理文件的第一頁上必須制造刊頭、刊尾。

(2)刊頭應標注上海寶鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司管理文件、文件編

號、版本號和簽發(fā)人；刊頭與標題間要添加1.5磅的橫線?！吧虾?/p>

鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司管理文件”地位居中?！拔募幪枺骸懊疤柡?/p>

用大寫英文字母及阿拉伯數(shù)字填寫，地位居左；“簽發(fā)：”地位居右。

(3)第一頁的刊尾應有發(fā)布日期和實施日期，在第一頁底部留三行光

標以添加一根細橫線。在細橫線下填寫發(fā)布和實施期。

（4）最后一頁上的刊尾與注釋內(nèi)容間隔三行，標注制定者、審核者和

日期。制定、審核分兩行陳列，地位居中。

（5）設(shè)置頁腳，地位居右，顯示“”。

（6）管理文件的字體魄式:

上海寶鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司管理文件楷體小1號字

（文件標題）黑體3號字

文件編號、（版本號）、簽發(fā)仿宋體4號字

（注釋）仿宋體4號字

制定者、審核者和相應日期仿宋體4號字

發(fā)布日期、實施日期仿宋體4號字

仿宋體小4號字

（7）頁邊距：上下2.54厘米左右3.17厘米頁眉1.3厘米

頁腳2厘米

行距：最小值設(shè)置值：29磅

（8）序號：序號以層層展開的內(nèi)容按需編制，最多不超過4個層面。

如還需展開，可運用A、B、C,或a、b、c,或（1）、（2）、（3）,或①、

②、③等字母或數(shù)字分列（3個層面即可運用）。

附件2：表格編號QA01001-01A

受控文件清單

序號制定單位文件稱號文件編號版本號最新發(fā)布日期

制表:同意:發(fā)布日期:

附件3：表格編號QA01001-02A

受控文件發(fā)放記錄

K文件稱號X

文件編號:第版發(fā)文單位:

發(fā)文日期收文單位簽收人備注

附件4：表格編號：QA01001-03B

寶鋼國際管理文件擬稿

秘級:緊急程度:

共印

：

文件

又、行政

件

件：

管理文

號：

版本

核：

部審

管理

核：

壬人審

1

部門擔

：

單位

會簽

：

門審核

主管部

處理：

辦公室

：

簽發(fā)

指導

主管

標題：

主送：

抄送：

抄報：

：

主題詞

日

年萬

A

1-04

0100

：QA

格編號

5：表

附件

記錄

變更

修正

文件

管理

號:

文件編

:

稱號

文件

管理

序更改版日次要修正內(nèi)容原制定現(xiàn)修訂單位及

O性質(zhì)本期單位指導簽字

闡明：1.更改性質(zhì)：①體制變化、職責和業(yè)務(wù)調(diào)整；②文件內(nèi)容不完善；③文件要素不

全；④文件相關(guān)內(nèi)容需合并；⑤文件運用期限超過5年；⑥其它。

2.版本指修正前的管理文件版本號。

附件6：表格編號：QA01001—05A

文件銷毀記錄

單位:

序號文件稱號版本份數(shù)銷毀日期同意銷毀人姓名

附件7：表格編號：QA01001—06A

管理文件修正懇求表

提出單位:管理文件稱號版本號:

建議修正內(nèi)容及緣由

制定單位審核

意見

制定單位指導審核：日期

戰(zhàn)略企劃部審核

意見戰(zhàn)略企劃部指導審核：日期：

附件8：表格編號：QA01001-07A

寶鋼國際文件發(fā)放記錄

文件稱號

寶鋼國際發(fā)文號:存檔份數(shù):

指導或單位份數(shù)簽收人日期單位份數(shù)簽收人日期

附件9：行政文件基本格式和闡明

上海寶鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司文

件

寶鋼國際*發(fā)［］第號

（注釋）

編排：校正：年月日印發(fā)

闡明：

1）刊頭應標注上海寶鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司文件、文件編號；刊

頭與標題間要添加橫線?！吧虾氫搰H經(jīng)濟貿(mào)易有限公司文件''地位

居中。紙質(zhì)刊頭和橫線按標準印刷格式,電子文件刊頭中“上海寶鋼

國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司文件”采用宋體26號字并加粗，“寶鋼國際發(fā)

［］第號”字體與注釋相反并在橫線上方地位居中；

〃“寶鋼國際*發(fā)［］第號”中的如沒有，則代表公司范

圍的行政文件?！暗V”、“鋼”、“設(shè)”、“物”、“金”、“新”分別代表“礦

業(yè)”、“鋼鐵業(yè)”、“設(shè)備工程業(yè)”、“物流業(yè)”、“金屬資源業(yè)”、“新產(chǎn)

業(yè)”的適用于所轄業(yè)務(wù)單元的公司行政文件。

3）除代表公司范圍的部分紙質(zhì)文件必需加蓋公司印章外，其他文件一

概不再加蓋公司印章。

4）行政文件的字體魄式：

（文件標題）黑體3號字

文件編號仿宋體4號字

（注釋）仿宋體4號字

5）頁邊距：上下2.54厘米左右3.17厘米頁眉1.3厘米

頁腳2厘米

行距：最小值設(shè)置值：29磅

附件10：部門文件基本格式和闡明

寶鋼國際部門文件

寶鋼國際***發(fā)［］第號

（注釋）

編排:校正:￡月日印發(fā)

闡明：

1）刊頭應標注寶鋼國際部門文件、文件編號；刊頭與標題間要添加

橫線。“寶鋼國際部門文件”地位居中。紙質(zhì)刊頭和橫線按標準印刷格

式，電子文件中刊頭“寶鋼國際部門文件”采用宋體46號字，“寶鋼

國際***發(fā)［］第號”字體與注釋相反并在橫線上方地位居中；

其中“***”為各部門簡徐。

2）部門文件的字體魄式：

（文件標題）黑體3號字

文件編號仿宋體4號字

（注釋）仿宋體4號字

（3）頁邊距：上下2.54厘米左右3.17厘米頁眉1.3厘米

頁腳2厘米

行距：最小值設(shè)置值：29磅

（4）紙質(zhì)文件落款處蓋發(fā)文部門印章

附件11：表格編號：QA01001-08B

寶鋼國際代擬發(fā)文稿

秘級：緊急程度：

文行政文件：共印會簽單位：

件管理文件：

份數(shù)

主辦單位：擬稿：電話：

部門擔任人審核：管理部審核：

辦公室處理：

業(yè)務(wù)總裁審核：主管指導意見：

標題：

主送：

抄送：

抄報：

主題詞:

備注：

年月0

附件12：部門外部文件（行政文件）基本格式和闡明

XXXXXXXX文件

寶鋼國際***發(fā)［］第號

（注釋）

編排：校正：在月日印發(fā)

闡明：

1）刊頭應標注xxxxxxxx文件、文件編號；刊頭與標題間要

添加橫線。“XXXXXXXX文件”地位居中。紙質(zhì)刊頭和橫線按標

準印刷格式，電子文件中刊頭“XXXXXXXX文件”采用宋體，

字體大小根據(jù)各單位稱號字數(shù)自行設(shè)定；“寶鋼國際***發(fā)［］第

號”字體與注釋相反并在橫線上方地位居中；其中“XXXXXXX

X”為單位全稱，“***”為各單位簡稱。

2）部門文件的字體魄式：

（文件標題）黑體3號字

文件編號仿宋體4號字

（注釋）仿宋體4號字

（3）頁邊距：上下2.54厘米左右3.17厘米頁眉1.3厘米

頁腳2厘米

行距：最小值設(shè)置值：29磅

附件13：部門外部文件（管理文件）基本格式及闡明