數(shù)據(jù)使用習(xí)慣

Excel使用的良好習(xí)慣----數(shù)據(jù)處理規(guī)范性1、內(nèi)部統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)：統(tǒng)一工作薄中相同數(shù)據(jù)的名稱、編碼、以及需要引用的公用內(nèi)容。對(duì)于像公司名稱或者人名等公用信息不要使用簡(jiǎn)寫、別稱，以便使用函數(shù)查找、引用并有利于使用替換等工具。對(duì)于工作中不同部門協(xié)同的項(xiàng)目或者共同使用的名稱也應(yīng)該統(tǒng)一名稱或者采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，方便數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)的傳遞以及共同使用。如果使用過(guò)vlookup等查找函數(shù)函數(shù)就可體會(huì)到這個(gè)習(xí)慣的必要性。2、排版的規(guī)范化設(shè)置：輸入字符時(shí)不要在字符串內(nèi)、前后插入空格，盡量使用對(duì)齊功能來(lái)排版，以便使用函數(shù)查找、引用。盡量不使用合并單元格功能（可使用跨列對(duì)齊來(lái)居中），以便填充公式、排序、篩選。排版時(shí)使用頂端標(biāo)題行、標(biāo)題列功能。數(shù)字及文本的對(duì)齊方式請(qǐng)使用Excel默認(rèn)的格式，即數(shù)字靠右對(duì)齊，文本靠左對(duì)齊。數(shù)字使用千位分隔符。學(xué)會(huì)使用拆分窗口功能，免除為看到標(biāo)題行而大量滾屏，以提高工作效率。3、鍵盤功能快捷鍵使用

工作簿內(nèi)工作表較多時(shí)，使用建立目錄的工具或者工作表標(biāo)簽的快捷菜單（通過(guò)用鼠標(biāo)右鍵單擊標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕，顯示快捷菜單。），快速選取工作表。經(jīng)常使用快捷鍵，提高工作效率。4、函數(shù)使用要進(jìn)行乘除等運(yùn)算時(shí)，要養(yǎng)成在公式的最外層使用round函數(shù)的習(xí)慣，以免出現(xiàn)四舍五入的誤差。計(jì)算結(jié)果可能出現(xiàn)#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等錯(cuò)誤，而其它單元格又需對(duì)此單元格進(jìn)行運(yùn)算時(shí)，要養(yǎng)成使用if和ISERROR函數(shù)消除錯(cuò)誤值的習(xí)慣。對(duì)于有些需要查找的函數(shù)，為了防止在輸入時(shí)的不規(guī)范性，對(duì)于需要查找的數(shù)據(jù)應(yīng)去除其空格，如使用trim函數(shù)。養(yǎng)成使用狀態(tài)欄進(jìn)行臨時(shí)性的求和、計(jì)數(shù)、求平均值的習(xí)慣。5、多人協(xié)作時(shí)需要適當(dāng)?shù)姆止?quán)限當(dāng)工作表要提交他人（多人）填寫時(shí)，養(yǎng)成保護(hù)工作表、鎖定單元格以及對(duì)特定單元格設(shè)定數(shù)據(jù)有效性的習(xí)慣，以避免他人的錯(cuò)誤操作影響報(bào)表的匯總。6、數(shù)據(jù)勾稽的檢查對(duì)于一個(gè)工作薄中有多張工作表，期間的數(shù)據(jù)有比較嚴(yán)密的勾稽關(guān)系，應(yīng)在一張工作表中反映這些勾稽關(guān)系，并且應(yīng)夠校驗(yàn)出表間的關(guān)系是否正確。7、養(yǎng)成經(jīng)常思考的習(xí)慣對(duì)于簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的、機(jī)械性質(zhì)的勞動(dòng)應(yīng)該思考有無(wú)改進(jìn)的可能性，對(duì)于一些自己無(wú)法解決的應(yīng)該去論壇上面開設(shè)討論帖，或者查找以前類似問(wèn)題的處理，如可以利用宏能夠處理的重復(fù)性勞動(dòng)，應(yīng)該學(xué)習(xí)初步的錄制宏的功能，方便工作、提高效率。8、提高工作簿打開速度工作表中的格式過(guò)于復(fù)雜（如多種字體，多種顏色，條件格式等等）圖片或者其他繪圖圖形較多，或者圖片選擇了不恰當(dāng)?shù)母袷焦胶兔Q較多或者公式，名稱，數(shù)據(jù)透視表等所引用的單元格范圍過(guò)大外部鏈接（特別是死鏈接）的影響8、提高工作簿打開速度頁(yè)面設(shè)置對(duì)打開速度的影響有時(shí)候在打開一個(gè)只是有1m多的文件時(shí)總是很慢,百思不得其解,于是對(duì)于上述的個(gè)個(gè)原因進(jìn)行分析,最后測(cè)試中發(fā)現(xiàn),上述的幾個(gè)原因是對(duì)打開速度的影響并不是很大,只是有些影響,他們對(duì)文件的體積影響比較大,而頁(yè)面設(shè)置的【分頁(yè)預(yù)覽】狀態(tài)下，打開的速度很慢，因?yàn)樵谝晥D中需要對(duì)分頁(yè)符，以及頁(yè)面狀態(tài)進(jìn)行設(shè)置，所以會(huì)很慢。加快打開速度的方法為，如果文檔不需要打印，就不要對(duì)其進(jìn)行分頁(yè)預(yù)覽，因?yàn)樵撛O(shè)置會(huì)在打開時(shí)占用太多的資源，致使打開速度下降，而采用普通視圖狀態(tài)，其速度會(huì)很快。8、提高工作簿打開速度自動(dòng)重算，自動(dòng)保存選項(xiàng)的考量。這兩個(gè)選項(xiàng)在一定程度上給我們的工作帶來(lái)了便利。但在有些時(shí)候（例如是公式比較多的時(shí)候），特別