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外包管理與委托事項(xiàng)制度1.前言為了規(guī)范企業(yè)的外包管理與委托事項(xiàng),提高企業(yè)管理效率,并確保外包合作與委托事務(wù)的安全、順利進(jìn)行,訂立本規(guī)章制度。2.外包管理2.1外包定義外包是指將非核心業(yè)務(wù)或部分業(yè)務(wù)委托給專業(yè)機(jī)構(gòu)或服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行處理的一種管理模式。2.2外包實(shí)施流程2.2.1外包需求確認(rèn):針對(duì)非核心業(yè)務(wù)或部分業(yè)務(wù),部門經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人需要提出外包需求,并將其報(bào)告給企業(yè)管理負(fù)責(zé)人。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人組織評(píng)審會(huì)議,分析外包需求的可行性與必需性,確定是否進(jìn)行外包管理。2.2.2外包供應(yīng)商選擇:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人成立外包供應(yīng)商評(píng)估小組,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員構(gòu)成。評(píng)估小組依據(jù)外包業(yè)務(wù)的特點(diǎn),訂立供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),擬定評(píng)估方案,并邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商供應(yīng)相關(guān)資料進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估小組依據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),對(duì)每家供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估,并形成評(píng)估報(bào)告。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人依據(jù)評(píng)估報(bào)告,選定合適的供應(yīng)商,并簽訂合同。2.2.3外包合同管理:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂外包合同,并明確合同中的雙方權(quán)益與責(zé)任。外包合同需要明確業(yè)務(wù)范圍、期限、費(fèi)用、服務(wù)質(zhì)量要求、報(bào)告要求、保密條款等內(nèi)容。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人將合同副本歸檔,并建立外包合同管理臺(tái)賬,記錄相關(guān)信息。2.3外包服務(wù)監(jiān)督與評(píng)估2.3.1監(jiān)督與溝通:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)定期與外包供應(yīng)商進(jìn)行溝通,了解外包服務(wù)的進(jìn)展情況。外包供應(yīng)商需定期向企業(yè)管理負(fù)責(zé)人提交工作報(bào)告,報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包含工作紀(jì)要、問題與解決方案、進(jìn)度情況等。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)要求外包供應(yīng)商供應(yīng)相關(guān)數(shù)據(jù)或報(bào)告。2.3.2外包服務(wù)質(zhì)量評(píng)估:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人定期組織外包服務(wù)質(zhì)量評(píng)估工作,評(píng)估內(nèi)容包含服務(wù)水平、工作成績(jī)、客戶滿意度等。評(píng)估結(jié)果用于評(píng)價(jià)外包供應(yīng)商的績(jī)效,并作為續(xù)約或解除合同的依據(jù)。2.3.3問題處理與風(fēng)險(xiǎn)掌控:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理外包服務(wù)中的問題和糾紛。外包供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)處理外包服務(wù)過程中的問題,并樂觀找尋解決方案。風(fēng)險(xiǎn)掌控措施需在外包合同中明確,如保證金、違約責(zé)任等。3.委托事項(xiàng)管理3.1委托事項(xiàng)定義委托事項(xiàng)是指將肯定的工作或任務(wù)委托給外部機(jī)構(gòu)、單位或個(gè)人進(jìn)行處理的一種管理方式。3.2委托實(shí)施流程3.2.1委托需求確認(rèn):部門經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人提出委托需求,并將其報(bào)告給企業(yè)管理負(fù)責(zé)人。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人組織評(píng)審會(huì)議,分析委托需求的可行性與必需性,確定是否進(jìn)行委托事項(xiàng)。3.2.2委托機(jī)構(gòu)選擇:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人成立委托機(jī)構(gòu)評(píng)估小組,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員構(gòu)成。評(píng)估小組依據(jù)委托業(yè)務(wù)的特點(diǎn),訂立機(jī)構(gòu)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),擬定評(píng)估方案,并邀請(qǐng)潛在委托機(jī)構(gòu)供應(yīng)相關(guān)資料進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估小組依據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),對(duì)每個(gè)委托機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估,并形成評(píng)估報(bào)告。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人依據(jù)評(píng)估報(bào)告,選定合適的委托機(jī)構(gòu),并簽訂委托合同。3.2.3委托合同管理:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)與委托機(jī)構(gòu)簽訂委托合同,并明確合同中的雙方權(quán)益與責(zé)任。委托合同需要明確工作范圍、期限、費(fèi)用、工作成績(jī)要求、報(bào)告要求、保密條款等內(nèi)容。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人將合同副本歸檔,并建立委托合同管理臺(tái)賬,記錄相關(guān)信息。3.3委托服務(wù)監(jiān)督與評(píng)估3.3.1監(jiān)督與溝通:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人定期與委托機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通,了解委托服務(wù)的進(jìn)展情況。委托機(jī)構(gòu)需定期向企業(yè)管理負(fù)責(zé)人提交工作報(bào)告,報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包含工作紀(jì)要、問題與解決方案、進(jìn)度情況等。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)要求委托機(jī)構(gòu)供應(yīng)相關(guān)數(shù)據(jù)或報(bào)告。3.3.2委托服務(wù)質(zhì)量評(píng)估:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人定期組織委托服務(wù)質(zhì)量評(píng)估工作,評(píng)估內(nèi)容包含服務(wù)水平、工作成績(jī)、客戶滿意度等。評(píng)估結(jié)果用于評(píng)價(jià)委托機(jī)構(gòu)的績(jī)效,并作為續(xù)約或解除合同的依據(jù)。3.3.3問題處理與風(fēng)險(xiǎn)掌控:企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理委托服務(wù)中的問題和糾紛。委托機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)處理委托服務(wù)過程中的問題,并樂觀找尋解決方案。風(fēng)險(xiǎn)掌控措施需在委托合同中明確,如保證金、違約責(zé)任等。4.其他事項(xiàng)4.1信息保密外包供應(yīng)商和委托機(jī)構(gòu)需對(duì)企業(yè)的商業(yè)秘密和其他敏感信息予以保密,并簽署保密協(xié)議。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人需監(jiān)督外包供應(yīng)商和委托機(jī)構(gòu)的保密工作,并及時(shí)處理保密違規(guī)行為。4.2外包與委托事項(xiàng)的更改與停止外包供應(yīng)商或委托機(jī)構(gòu)需提前通知企業(yè)管理負(fù)責(zé)人,若需更改外包或委托事項(xiàng),需重新進(jìn)行評(píng)估和合同簽訂。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人有權(quán)依據(jù)實(shí)際需要,隨時(shí)更改外包供應(yīng)商或委托機(jī)構(gòu),或解除合同。5.附則本規(guī)章制度由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋和修改,并及時(shí)通知全體員工。本規(guī)章制度自頒布之日起施行,廢止以前的任何與本規(guī)章制度

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